LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 3
(всего 8)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

8. Определите фазу проекта. Какие существенные этапы пропущены?

Действия в проекте акции "Дети-детям"
Какая фаза?
1. Разработка идеи акции (основные цели, способы).
2. Определение списка возможных партнеров.
3. Получение одобрения вышестоящих органов.
4. Отбор концертных номеров, репетиция концерта.
5. Изготовление и отбор поделок и предметов на продажу в ходе ярмарки,
6. Оповещение СМИ, подготовка рекламной продукции.
7. Выбор тех, для кого будет проводиться акция (кому будут переданы деньги от проведения акции).
8. Проведение акции.
9. Организация видеосъемки концерта.
10. Монтаж видеоматериала, озвучивание.
11. Организация доставки кассеты партнерам из других регионов.
12. Подготовка газетных статей о ходе акции.
13. Привлечение новых партнеров, развитие сети акций.


________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Участники проекта
Окружение проекта
Сферу деятельности, в которой появляется и развивается проект, можно условно разделить на собственно "проект" и "окружение проекта" (внешнюю среду). Проект не является жестким и стабильным образованием - часть его элементов может переходить из проектной среды во внешнюю и обратно. Ряд элементов проекта могут использоваться как в составе проекта, так и вне его. Например, специалисты могут часть своего времени работать над реализацией проекта, а часть трудиться над другим проектом или участвовать в базовой деятельности предприятия или учреждения. Рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта обычно все равно, находится он внутри проекта или вне его. Для него важно то, какую конкретную работу он выполняет, какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело - ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в проекте. Для них вопрос о том, где они находятся - вне или внутри проекта - один из значимых факторов их успешной работы по реализации проекта.
Проект можно рассматривать как кратковременную мини-организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Проект зависит от руководства предприятия, от финансового его положения, от материального обеспечения предприятия (учреждения), от уровня разработанности инфраструктуры.

Задание:
Определите, от чего внутри вашего учреждения зависит проект, что является критическим фактором его существования (от чего зависит его успешная реализация)


_______________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________


Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие (учреждение), так и непосредственно. К наиболее существенным факторам внешнего окружения относятся:
* политические условия
* экономические условия
* социальные условия,
* правовые условия
* культурные условия
* природные и географические условия
* потребители продукции проекта
* конкуренты.

Из перечисленных факторов следует выделить наиболее существенно влияющие на реализацию проекта. Пропуск значимых факторов может привести к кризису или даже разрушению проекта.

Задание:
Выделите важные факторы для реализации вашего проекта. Уточните, в чем именно они заключаются.
_______________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________



Выявление внешних участников проекта
Помимо проектного коллектива и руководителя проекта к числу участников проекта относятся люди и организации внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях реализации проекта.
Для эффективной работы с участниками требуется: выявить всех участников, которые имеют воздействие на проект, провести классификацию участников по степени их воздействия на проект и их отношению к проекту. Установить приоритеты в требуемых связях и строить с ними отношения таким образом, чтобы их воздействие на проект было максимально эффективным.


Карта ключевых участников проекта

На карту наносятся все ключевые (наиболее важные) участники проекта соответственно их отношению и включенности в проект. Те персоны, поддержка которых является для реализации проекта жизненно необходимой, обводятся рамкой. Далее следует попытаться воздействовать на каждого участника с тем, чтобы из противников он перешел в более нейтральное положение, а из нейтрального - в позитивное отношение к проекту. Этому может помочь включение этой персоны в Совет или Правление проекта, разъяснение выгод участия в проекте, приглашение на различные конференции и презентации, упоминание о положительном и ключевом влиянии данного лица на успешность проекта в прессе и другие способы.

Задание:
1. Определите список участников проекта.

Категория
Название организации или ФИО конкретного лица
Краткая характеристика
Инициатор





Заказчик





Инвесторы





Потребители конечной продукции





Поставщики





Конкуренты





Органы власти





Общественные организации, население.





Менеджер


Сотрудники проекта





























2. Составьте карту ключевых участников проекта.

Степень включенности в проект
высокая







средняя







низкая








оппонент
нейтрален
энтузиаст
Отношение к проекту

Организационные структуры управления.

Для выбора адекватной формы управления конкретным проектом необходимо понять, какая организационная структура будет использована при организации проекта.
Все организации можно разделить на два класса по используемости проектов в деятельности:
* Организации, полностью основанные на проектах, такие как учреждения дополнительного образования. У них каждая новая образовательная услуга - это реакция на изменение рынка образовательных услуг, ситуации в стране и образовании. Ее разработка, апробирование и внедрение может быть рассмотрено как проект.
* Организации, основой которых является базовая (регулярная) деятельность, но которые используют в отдельных подразделениях проектные работы.
Модель организации деятельности предприятия в значительной мере определяет тип организационной структуры управления проекта на данном предприятии (учреждении).

Функциональная структура
Классическая функциональная организация представляет собой иерархию, для каждого члена которой жестко определен вышестоящий руководитель. Персонал при этом группируется по специальностям: педагоги (учителя и воспитатели; или профессура и ассистенты), методическая служба, библиотечная служба, медицинский персонал, психологическая служба, социальная служба и т.д. Функциональная структура допускает выполнение проектов, но масштаб этих проектов ограничен рамками функциональных подразделений. Например, разрабатывается проект "методика тестирования младших школьников" и в ней принимают участие только служащие психологической службы. Если для реализации этого проекта необходима помощь медиков или учителей, то функциональный руководитель делает запрос функциональному руководителю соответствующей службы, который в свою очередь переадресует (поручает) ее конкретному исполнителю. Таким образом, процесс занимает много времени и требует усилий тем большего числа людей, чем большее количество уровней надо преодолеть. Например, городское управление образование (служба информатизации) готовит проект подключения к Интернету школ города. Запрос от руководителя рассылается главам районных управлений образования, которые назначают ответственных за сбор информации и рассылают запрос в школы района (директорам), которые в свою очередь поручают подготовить материалы к проекту, скажем, учителю информатики. Затем учителя информатики подают информацию своему директору, который передает ее ответственному в РУО, который, в свою очередь, комплектует пакет документов по району и передает его своему непосредственному руководителю, который и посылает пакет в Городское управление образования, где информация должна еще попасть в службу информатизации.

Матричная структура
Матричная структура представляет собой комбинацию функционального и проектного подходов. Существует несколько типов матричных структур. Разница между ними заключается в соотношении функционального и проектного принципов управления.
Руководитель проекта может получить из функциональных отделов столько человек, сколько ему необходимо для реализации работ на данном этапе, на такую часть дня или недели, которая даст эффективный результат.
При проектной форме разработки "Методики тестирования младших школьников" руководителем проекта назначается, как правило, представитель психологической службы, который привлекает к участию сотрудников, как своей службы, так и сопутствующих (например, учителей и медиков), которые несколько раз в неделю собираются для работы над проектом (дополнительно к своей основной деятельности) до получения эффективного результата. После завершения работы над проектом команда расформировывается.
Взаимодействие руководителей проектов с функциональными подразделениями происходит по горизонтали. Эти горизонтальные связи накладываются на вертикальные отношения руководства - подчинения и образуют матрицу взаимодействия. Основной недостаток матричной структуры - нарушение принципа единоначалия в организации. Члены проектной команды порой не могут решить кому они подчиняются в первую очередь - своему линейному руководителю или менеджеру проекта. Например, учителю, участвующему в проекте разработки "Методики тестирования младших школьников" необходимо присутствовать и на сборе, посвященном проекту и на методическом объединении учителей района. А медика срочно вызывают по поводу нездоровья ребенка. Куда должны идти указанные лица? Часто все это осложняется узкими временными рамками для реализации проекта. (Например, если методика нужна в готовом виде к конференции, срок которой уже определен). Такое двоевластие может породить серьезные конфликты в учреждении.
Матричные структуры можно подразделить на упрощенные (где руководителя проекта нет, есть только диспетчер работ), сбалансированные (когда назначается руководитель проекта, который занимается работой по проекту только часть своего времени) и усиленные (где руководитель проекта занимается исключительно вверенным ему проектом и не имеет других обязанностей). Для усиления матричных структур может быть использован и такой параметр, как широта полномочий менеджера при распределении ресурсов учреждения.

Проектная структура
В проектной структуре определенные функции (бухгалтерия, медики, психологи и т.д.) передаются на самый верхний уровень управления. Сохраняются и соответствующие функциональные подразделения, но их роль существенно меняется. Теперь их назначение - оказывать проектам необходимые сервисные услуги. Все остальные задачи решаются на уровне управления отдельными проектами.
Проектная структура (особенно при реализации крупных проектов) позволяет представить каждый конкретный проект как филиал фирмы внутри предприятия со своими функциональными подразделениями, либо отдельным предприятием, созданным специально под проект. Члены проектной команды полностью ориентированы на результаты проекта и на его руководителя.
Таким образом, для реализации проекта по разработке методики тестирования младших школьников выделяются несколько человек, которые организуют свою работу только исходя из интересов грамотного построения методики, ее валидизации и завершения (издания, подготовке специалистов по ее использованию и распространению). После окончания работ сотрудники снова становятся психологами своего учреждения (или своих учреждений), учителями и медиками.
Такая структура наиболее предпочтительная при наличии больших проектов с жизненным циклом более 2 лет.

Все описанные структуры имеют свои преимущества и недостатки, поэтому на практике каждая из упомянутых структур в чистом виде используется нечасто. Чаще используется некоторая их комбинация, что позволяет сгладить недостатки, характерные для каждой из составляющих. Например, для выполнения критического (крайне важного) проекта в функциональной компании вполне возможно создание отдельной команды. Эта команда может нести в себе черты проектно-ориентированного подхода, включая откомандирование на условиях полной занятости специалистов из функциональных подразделений, предоставление менеджеру проекта всей полноты власти, включая финансовые полномочия в рамках бюджета проекта. Для такого проекта могут быт установлены свои собственные управленческие процедуры и процедуры отчетности, отличные от принятых в учреждении в целом. Кроме того, в некоторых случаях для оказания одному или нескольким проектам ряда сервисных услуг, может быть сформировано отдельное подразделение (например, отдел по оказанию бухгалтерских услуг или отдел по сбору и распространению проектной информации, пресс-служба, центр стратегического планирования и т.д.).

Задание:
1. Какие структуры существуют в вашем учреждении?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________




2. Продумайте организационную структуру своего проекта.









3. Каким будет сценарий проекта при использовании различных типов структур.


функциональная
матричная
проектная
Оптимистический сценарий развития событий










Пессиместический сценарий развития событий











Глава 2. Организация проекта
Процессы управления проектами
Управление проектами - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
Инициация включает единственный подпроцесс - авторизацию, то есть ответственное решение начать следующую фазу проекта.
процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами - это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает
* определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения и пересмотр целей проекта.
Процессы анализа исполнения предназначены
* для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
И, наконец, анализируются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться сигналом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
Существует множество методик анализа эффективности выполнения проекта. Все они сводятся в выбору группы показателей, наиболее адекватно описывающих состояние проекта и постоянному мониторингу с целью обнаружить отклонения от плановых величин как можно раньше.
Таким образом, процессы анализа - это определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий.
процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
управление контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рисунке.



Задание:
Нарисуйте график уровня трудозатрат руководителя, исполнительного директора, рядового участника для каждой фазы проекта.

<< Пред. стр.

страница 3
(всего 8)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign