LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 9
(всего 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Офис как информационная система. В этой модели офис рассматривается как производственная система, основной продукт которой - информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности:
1. генерирование информации;
2. хранение информации;
3. распространение информации;
4. восприятие.
Главными целями документационной деятельности учреждения являются:
* создание атмосферы понимания важности делопроизводственных проблем;
* продуманная организация документационного обеспечения процессов принятия решений;
* рационализация и интеграция информационных и документационных процессов;
* устранение дублирования документной информации;
* улучшение организационной структуры;
* повышение эффективности работы.
Офис как коммуникационная система. Значительную часть времени сотрудники затрачивают на общение (коммуникации), результатом которых напрямую не является составление документа или принятие решения. Концепция предполагает, что такие коммуникации являются нежелательными и снижают эффективность работы.
С другой стороны, офис можно рассматривать как систему взаимосвязанных коммуникационных процессов, основным элементом которой является человек. Статистика показывает, что до 90% рабочего времени тратится на совещания, встречи, переговоры, чтение корреспонденции и т.д. Эффективность коммуникаций на одном уровне может достигать 90%, а при движении по иерархической лестнице вниз резко падает, причем потери могут составить до 80%. Значит, основой работы офиса является расширение коммуникаций за счет внедрения новейших компьютерных технологий.
Коммуникации могут быть неформальными (основанными на личных отношениях) и формальными (в виде приказов, инструкций, отчетов).
Офис как социально - техническая система. Результат работы зависит не только от выполняемой работы, но и от взаимоотношений между людьми (личной заинтересованности, сложившейся системы ценностей и т.д.). По этой модели офис - совокупность взаимодействующих элементов, таких как
* система принятия решений;
* организация информационного и документационного обеспечения;
* технология выполнения работ;
* роль руководства в работе с документами;
* социально - психологическая атмосфера;
* групповое взаимодействие в работе над подготовкой и исполнением документов.
При разнообразии подходов в основе всех концепций лежит следующее положение: основой управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком - либо носителе и оформленная по современным правилам.

Вопросы:
1. Как вы понимаете термин делопроизводство?
2. Что такое офис как система?

Практическая работа:
Напечатайте следующие буквы, слоги и слова СДМ:
Апа оро впв лрл ыпы дрд жпж жрж оэо акеа огно амиа отьо ние
Аено амиа отьо венл ыкгд ыымиы дтьд фкеф жнгж апим орть енит
Пррпр прпрп ррпрп ппрпр рпррп пррпр ппррп ррпрп пррпр пррр
Ров пол дар пыж род фары повар парад пожары форвард пропажа
Кееке еккек кекке кекке ккеке еккек кекек кееке еккее кекке
Код лев рак дека кожа река поле кедр дерево веревка кафедра
Нггнг ггнгн гннгн ннгнг гнггн нгнгн ггнгг нгнгг гнгнг нгннг
Дно рог нега гонг негр гора нога жена дренаж огонек генерал
Миимм мимми миими ммими миими миими миими мимми имиими мимииъ
Мир мак миф лом кино мера лира мина лимон прима длина имидж
Тььть тьтьь тьтьт ьтьтт ьттьт ьттьт ьттьт тьтьт ттьть тььть ьтьть
Дар пар ров пол пал под род рыла нить фара плод ноги рвал лавр
Тень поры пары фары форд мамам окно орлы орда река арфа арап
Плыл тигр двор игра аврал выпол книги повод мерно горит фон
парад амин актер дворы огонь опора попал театр права камин
флора орган греет повар вырыла кенарь камень аромат дрожала
выплыла фарфор аврора выпала продал правда повара провожала
подвал провод вправо играть вражда доллар рыдала порода три
капрон падала тикает плавал провал картон выдать продолжали




Тема 3: Понятие о документе, документообороте, документировании

Информация - это товар, носителем информации выступает документ.
К информации предъявляются следующие требования:
1. достоверность,
2. точность,
3. своевременность,
4. полнота.
Информация может быть представлена в устной форме и в виде документа.

Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях, мыслительной и действительной деятельности человека (ГОСТ).
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Делопроизводство - это система документального оформления работы учреждения.
Документационное обеспечение управления - работа с готовыми документами, созданными в учреждении или полученными из вне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль за исполнением, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению.

В делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и документами, представленными в электронной форме.

Жесткий диск - принтер - бумага - сканер - жесткий диск
(дискета) (дискета)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Основные функции документов:
1. Информационная (документирование, хранение, предоставление информации).
2. Управленческая (решаются управленческие вопросы).
3. Коммуникативная (средство обмена информации).
4. Правовая (письменное доказательство в суде, источник права)
5. Организационная (устанавливает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция)
6. Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопросы:
1. Дайте определение понятиям документ, документирование, документационное обеспечение управления.
2. Назовите основные функции документов.

Практическая работа:
Напечатайте следующие буквы, слоги и слова СДМ:
Оо. Аа. Лл. Дд. Ыы. Жж. Фф. Ро. Па. Эо. Ог. Он. От. Оь.
Оо. Аа. Лл. Дд. Ыы. Жж. Фф. Ро. Па. Эо. Ог. Он. От. Оь.
Вагон подали рано. Виден экран летнего кинотеатра.
Картон книги намок. Это может делать только король.
Дорога вела в Крым. На картине дорога и голое поле.
Нина протирала окно. Жанна долго играла на пианино.
Роман играл в карты. Антрепренер камерного театра.
Великаны жили долго. Книга долго лежала на полке.
Река гонит катамаран. Повар подал помидоры и дыни.
Тигр опекает котенка. Маша ждала деда на парадном.
Родина помнит своих героев. Ганна колдовала над пеплом.
Гармонь играет громко. На ферме копали картофель.
Кенарь поет на камине. Кот мирно лежал на диване.
Котенок играет камнем. Манит аромат маргаритки.
Рита жарила картофель. Огонь камина греет ноги.
Он лидер игры в кегли. Фирма накопила капитал.

Тема 4: Стандарты и унифицированные системы документации
Виды документов

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
1. безопасности продукции, работ и услуг, для окружающей среды, жизни, здоровья, имущества;
2. обеспечения технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции;
3. обеспечения качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;
4. экономии всех видов ресурсов.

Стандарты на унифицированные системы документации (УСД) составляют самостоятельный комплекс:
- ГОСТ 16.487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,
- ГОСТ 6.10.5. -87 (УСД) Требования к построению формуляра образца,
- ГОСТ 6.10.6 - 87 Единая система внешнеторговой документации,
- ГОСТ Р 6.30 - 97 (УСД. Система ОРД) Требования к оформлению документов.

ГОСТ - это международный стандарт,
ГОСТ Р - стандарт государственный,
ОСТ - отраслевые стандарты,
СТП - стандарты предприятия.

Работа по унификации документов и созданию УСД проводится в целях сокращения количества применяемой в деятельности учреждения документации, типизации форм документов, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку.

Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач.

УСД ОРД включают следующие формы документов:
- акт,
- докладная записка,
- заявление,
- инструкции,
- кадровая анкета,
- протокол и др.

Унифицированы не только формы ОРД, но и текст:
- структура текста,
- состав информации,
- правила построения словосочетаний и предложений,
- стиль языка (д. б. официально-деловым).

Виды документов

Условно документы можно разделить на следующие группы:
1. По способу документирования:
- рукописные,
- электронные,
- графические,
- кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
- организационно-распорядительные,
- финансово-бухгалтерские,
- научно-технические,
- по труду,
- отчетно-статистические.
3. По месту составления:
- входящие (поступающие в организацию),
- исходящие (отправляемые из организации),
- внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По грифу ограничения доступа:
- открытые,
- с грифом ограничения (Секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.).
5. По происхождению:
- официальные,
- личные.
6. По юридической значимости:
- подлинники,
- копии,
- заверенные копии,
- дубликаты.
7. По форме изложения:
- индивидуальные,
- трафаретные,
- типовые.
8. По срокам хранения:
- постоянного хранения,
- долговременного хранения (свыше 10 лет),
- временного хранения (до 10 лет).

Организационно-распорядительная документация (ОРД)
Делится на 5 групп:
1. организационная:
- положения,
- уставы,
- инструкции,
- правила,
2. распорядительная:
- распоряжения,
- решения,
- приказы по организационным вопросам,
3. справочно-информационная:
- письма,
- телеграммы,
- докладные записки,
- справки,
- акты;
4. о личном составе:
- приказы по личному составу,
- личные дела,
- характеристики,
- резюме и т.д.
5. Предложения, заявления, жалобы граждан
6. Контракты.

Вопросы:
1. Дайте определение стандартизации и унификации.
2. Назовите, на какие группы делятся документы.
3. Перечислите организационно-распорядительные документы.

Практическая работа:
Напечатайте следующие буквы, слоги и слова СДМ:
Мирно тикает метроном. Актер играет на органе.
Фирма накопила капитал. Он лидер игры в кегли.
Огонь камина греет ноги. Рита жарила картофель.
Манит аромат маргаритки. Котенок играет камнем.
Кот мирно лежал на диване. Кенарь поет на камине.
На ферме копали картофель. Гармонь играет громко.
Ганна колдовала над пеплом. Родина помнит своих героев.
Маша ждала деда на парадном. Тигр опекает котенка.
Повар подал помидоры и дыни. Река гонит катамаран.
Книга долго лежала на полке. Великаны жили долго.
Антрепренер камерного театра. Роман играл в карты.
Жанна долго играла на пианино. Нина протирает окно.
На картине дорога и голое поле. Дорога вела в Крым.
Виден экран летнего кинотеатра. Вагон подали рано.

Тема 5:
Элементы машинописи: бумага, форматы, оформление машинописной страницы, оформление страницы на ПК

Служебные документы изготавливают на бумаге стандартных форматов в соответствии с НСО 216:1975 (международной организации по стандартизации).
Все форматы делятся на 3 ряда:
А, В, С
Ряд А - основной, служит для изготовления пищебумаги.
Ряды В, С - дополнительные, служат для изготовления изделий: конвертов, папок и т.д.
Каждый ряд делится на классы, которые показывают размеры формата бумаги.
В ряду А - 13 классов (А1, А2, А3...)
Исходный формат А - равен 1 м2 (1189 х 841)
Формат А3 - (297 х 420),
Формат А4 - (210 х 297),
Формат А5 - (148 х 210)

Бумага выпускается следующих номеров: 0, 1, 2, 3.
Бумага № 0, 1 - белая, из целлюлозы, прочная выдерживает длительное хранение.
Бумага № 2, 3 - сделана из древесной массы, полубелая, долго не хранится.

Страница имеет 4 поля.
Поле - это расстояние от границы текста до края листа. Поля предназначены для предохранения текста от износа.
Левое поле - предназначено для закрепления документа в средствах хранения.
Верхние и нижние поля - для делопроизводственных пометок.

Размер полей:
Левое - от 20 до 35 мм (8-13 ударов)
Правое - 10 мм (3-4 удара)
Верхнее и нижнее - 20 мм.

Интервал - расстояние между строк (1, 1 1/2, 2, 3)
Тексты печатаются через 1 или 1 1/2 интервала.

Пробел - расстояние между словами (всегда один).

Шаг письма - расстояние между центрами знаков.

Практическая работа:
Напечатайте следующий текст СДМ:
Нам пора идти в кино. Кто слышал голос грача? Кот пил молоко и ворчал. Врач прописал больным бром и холод. Там наша школа. Мы поднялись на борт корабля. Волга тихо гнала волны мимо острова. Гриша мог дать вам свои очки. Что ты видишь с горы? Нам привезли дрова на год. Наш город хорош. Молодежь прибыла в хозяйство для сбора помидоров. Работы была выполнена в срок. Дорога шла с горы вниз.

Тема 6: Понятие реквизита и формуляра
Правила оформления реквизитов

ГОСТом определен максимальный состав реквизитов документа.
Реквизит - это информационный элемент документа. За каждым из них закреплено строго определенное место.
Совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа.
Каждый документ должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности документов.
Формуляр - это совокупность реквизитов, присущих определенному виду документа, расположенных в установленной последовательности.

Перечень реквизитов документа:
1. Герб РФ
2. Герб субъекта РФ
3. Эмблема организации или товарный знак
4. Код организации
5. Код формы документа
6. Наименование министерства
7. Справочные данные об организации
8. Наименование вида документа
9. Дата
10. Регистрационный индекс документа
11. Ссылка на регистрацию и индекс документа
12. Место составления или издания документа
13. Гриф ограничения доступа к информации
14. Адресат
15. Гриф утверждения документа
16. Резолюция
17. Заголовок к тексту
18. Отметка о контроле
19. Текст
20. Отметка о наличии приложения
21. Подпись
22. Гриф согласования документа
23. Визы согласования
24. Оттиск печати
25. Отметка о заверении копии
26. Фамилия исполнителя и его номер телефона
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28. Отметка о поступлении документа в организацию
29. Идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов

1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3. Наименование вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ) без кавычек, точку не ставим.
В письме наименование вида документа не указывают.
4. Дата
Датой документа является дата его подписания или утверждения,
Для протокола - дата заседания,
Для акта - дата события.

01.04.2000
01.04.2000 г.
01.04.2000 год
В документах, содержащих сведения финансового характера, употребляется словесно-цифровой способ:
1 мая 2002 г.

5. Регистрационный номер документа (индекс)
Состоит из:
а) номера структурного подразделения,
б) порядкового номера документа,
в) номера дела, в котором он будет храниться
№ 73/02-1
Индекс печатается на 16 ударе.

6. Ссылка на дату и номер входящего документа, на который дается ответ.
На № 00 от 00.00.00

7. Гриф ограничения доступа к документу
Размещается в заголовочной части документа, выше реквизита "адресат" или реквизита "Гриф утверждения".
На документах, содержащих не секретные сведения ограниченного распространения, ставится гриф "для служебного пользования".
Ставится на 1 строке на 32 ударе, ниже 1,5 интервалами ставится номер экземпляра:
Секретно
Экз. 4

8. Адресат
Документы, адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу.
Наименование организации, его структурной части указываются в Именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу, должность и фамилия указываются в Дательном падеже.

Министерство связи
Начальнику планового отдела
И.И. Иванову
г. Москва
Печатается на 32 ударе.
Если документ адресуют руководителю организации, то наименование организации должно водить в состав наименования должности адресата:

Директору школы № 133
И.В. Добролюбову

Документ не должен содержать более 4-х адресатов.
Если он содержит более 4-х адресатов, то составляется список рассылки. При этом на каждом экземпляре отправляемого документа указывается только 1 адрес.
Если документ адресуют частному лицу, то сначала печатается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилию получателя.
Инициалы ставятся до фамилии.

9. Гриф утверждения
Состоит из слова (прописными буквами, без кавычек):
- УТВЕРЖДАЮ,
- наименования должности лица, утверждающего документ,
- его подписи,
- расшифровки подписи,
- даты утверждения:

СОГЛАСОВАНО
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы № 113
________ И.И. Иванов
00.00.0000

Гриф печатается на 40 ударе.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом:

УТВЕРЖДЕНО
Решением общего
собрания акционеров
от 00.00.0000

10. Текст
Это главный реквизит, ради которого составлен документ. Документ может быть составлен на русском языке или на 2 языках: русском и национальном.
Служебные документы должны иметь нейтральный тон. Переписка ведется от 3-го лица. Местоимения заменяются существительными.
Текст делится на абзацы. С него начинается каждая новая жизнь. Абзац начинается, отступив 5 знаков от левого поля.
Тексты сложных, больших по объему документов подразделяются на составные части:
- разделы,
- подразделы,
- пункты,
- подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Номер каждой составной части включает в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления:
1. Раздел
1.1. подраздел
1.1.1. пункт
1.1.1.1. подпункт.

<< Пред. стр.

страница 9
(всего 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign