LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 10
(всего 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


11. Заголовок к тексту.
Составляется к документам формата А4 независимо от его назначения. Он должен быть кратким, максимально точным.
Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем?"
- об изменении,
- об отмене;
или на вопрос "Кого? Чего?"
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях. Разрешается не проставлять его на документах, текст которых печатается на формате А5.
Заголовок печатается через 1 интервал строчными (маленькими) буквами в одной строке не должно быть более 28 знаков.
Если заголовок занимает больше 5 строк, то его продлевают до правого поля. Переносы не допускаются. Точка после заголовка не ставится.

12. Согласование
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.
Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, о его целесообразности.
Согласование может быть внутренним и внешним.
Внутреннее согласование производится с различными подразделениями или должностными лицами и оформляется визированием проекта документа.
Виза состоит из подписи визирующего, даты согласования.
На внутренних документах визу ставят на последней странице первого экземпляра ниже реквизита "подпись" от левого поля.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации.

Внешнее согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями и может оформляться "грифом согласования".
Гриф согласования состоит из слова:
- СОГЛАСОВАНО, без разрядки, кавычек и двоеточия,
- Наименования должности лица, с которым согласуется документ,
- Его подписи,
- Расшифровки подписи,
- Даты согласования.

Если документ имеет несколько грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В этом случае "гриф согласования" печатается ниже реквизита "подпись".

13. Удостоверение документов
Это форма выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения является:
- подписание,
- утверждение,
- проставление печати.

Подпись - это обязательный реквизит документа.
В состав реквизита входит:
1. наименование должности лица, подписывающего документ,
2. личная подпись,
3. расшифровка подписи.

Директор Подпись Расшифровка подписи
(на 48 ударе или выровнять)
по правому полю)

Подписывается первый экземпляр документа.
Если документ написан не на бланке, то в реквизит включает наименование организации.
Две или более подписи проставляются, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одна под другой, в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Нужно дать не менее 3 интервалов от текста до подписи.
Если документ подписан несколькими должностными лицами одной должности, их подписи располагают на одном уровне.
Не допускается подпись от руки "зам" или косая черта, если документ подписывает заместитель.
Печать - ставится на документах, требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен охватывать часть наименования должностного лица, подписывающего документ.
Гербовая печать ставится на документах, перечень которых предусмотрен нормативными актами.
Простая печать ставится на копиях.
Не удостоверяют печатью служебные письма, выполненные на бланках учреждения.

14. Отметка о заверении копии
При заверении соответствующей копии документа, ниже реквизита "подпись" проставляется завершительная подпись:

ВЕРНО

Должность лица, Личная подпись Расшифровка подписи
Заверяющего копию

Дата заверения

15. Фамилия исполнителя
Указывается в исходящих документах на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

ПЕТРОВ 181 07 09

Этот реквизит важен для оперативной связи с этим лицом для уточнения разъяснения.

16. Отметка об исполнении
Проставляется в левом нижнем углу первой строки документа (ниже реквизита "отметка об исполнителе", если документ на 1 листе).

Отметка включает в себя:
- краткие сведения об исполнении,
- ссылку на дату и номер документа,
- номер дела, в котором документ будет храниться,
- подпись исполнителя,
- дата проставления отметки.

В дело 00-00
Дата подпись
исполнителя

Получено 12.05.2001
Сообщено по тел.
О.Б. Павловой 12.05.2001

В дело 03-13
______ И.И. Иванов
00.00.00

Отметка проставляется сразу же после принятия решения вопроса, затронутого в документе или направлении ответа.

17. Отметка о поступлении
Располагается в нижней правой части первого листа документа. Состоит из:
- сокращенного наименования организации,
- номера и даты поступления документа.
АО "Старт"
00.00.00
№ 48/08-15
18. Резолюция
Ставится рукописным способом под реквизитом "адресат" под углом 25.
Состоит:
- фамилия исполнителя,
- содержание поручения,
- срока исполнения,
- подпись,
- дата.

Схема расположения реквизитов
Наименование организации Адресат

Справочные данные об организации

Гриф согласования Гриф утверждения

Наименование вида документа

Дата №

На № от

Заголовок к тексту

Начало текста

Текст

Приложения

Должность лица,
Подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

Визы согласования

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении
И направлении в дело
Практическая работа:
Составьте документы, используя следующий текст и схему расположения реквизитов:

1 вариант:
ЗАО "КАРИМОС" Начальнику Отдела снабжения А.В. Рощину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2002 О заказе новых бланков документов В связи с переименованием организации и производственной необходимостью прошу Вас заказать в типографии новые бланки нашего структурного подразделения в количестве 1000 экз. Начальник отдела И.Р. Логинов

2 вариант:
ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ" Адрес, телефон СПРАВКА 01.02.2002 № 5 Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окладом в 5200 рублей. Директор А.В. Иванов Главный бухгалтер Н.П. Петрова

3 вариант:
Законодательное собрание Ростовской области Постоянная комиссия по вопросам местного самоуправления г. Ростов-на-Дону РЕШЕНИЕ 20.01.2001 № 25 О проекте решения законодательного собрания Постоянная комиссия РЕШИЛА: Рекомендовать законодательному собранию для рассмотрения и принятия проект решения Законодательного собрания "О назначении выборов главы муниципального образования "Город Азов". Председатель А.И. Ищенко

4 вариант:
ОАО "ФИЗИК" РАСПОРЯЖЕНИЕ 22.05.2001 № 28 г. Москва Об образовании рабочей группы по доработке проекта "Квант" В целях обеспечения организации работ по доработке проекта "Квант" ПРЕДЛАГАЮ:
1. Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе: П.П. Платова - инженера-проектировщика, А.И. Смелова - начальника правового отдела. 2. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой. Зам. директора С.П. Рудницкий

5 вариант:
ООО "МЕТАЛЛИСТ" РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.05.2001 № 6 г. Москва О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы ПРЕДЛАГАЮ: 1. Начальнику ремонтной службы И.И. Сизову организовать проведение ремонтных работ в цехе № 1 до 18.05.2001. 2. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой. Начальник цеха № 1 В.И. Андреев

6 вариант:
ООО "МЕТАЛЛИСТ" УКАЗАНИЕ 12.05.2001 № 34 О предоставлении табелей рабочего времени Во исполнением приказа директора от 10.05.2001 № 56 "О переходе на повременную оплату труда" ОБЯЗЫВАЮ: 1. Начальникам металлообрабатывающих цехов предоставить табели рабочего времени сотрудников до 28.05.2001. 2. Контроль за исполнения указания оставляю за собой. Заместитель директора Н.В. Гуров

7 вариант:
Московский станкостроительный завод "Красный пролетарий" им. А.Н. Ефремова ПРИКАЗ 10.06.2001 № 45 Москва О внедрении СТП-02-601 В целях упорядочения работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ 1. Внедрить стандарт предприятия (СТП-02-06) в структурных подразделениях завода с 10.06.2001. 2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам А.П. Семенова. Директор завода Д.М. Лунин

Тема 7: Правила набора текстовых работ
(научный, литературно-публицистический стиль)

Правила написания заголовков

1. Заголовок пишем прописными буквами. Он должен иметь длину строки не более 40 знаков.
2. Переносы слов в заголовке не разрешаются. Если заголовок большой, он делится по смыслу на несколько строк. Между строк ставится 1 интервал.
3. Текст от заголовка пишут через 3-4 интервала.
4. Заголовки можно располагать центрированным и флаговым (от левого поля) способом.
5. Короткие заголовки, менее 15 знаков, пишут в разрядку (с пробелами).
6. Точка после заголовка не ставится.
7. Заголовок не пишут в конце страницы, если нет места для текста ( 3-4 строки).

Оформление подзаголовков

1. Подзаголовок пишут строчными буквами.
2. Между заголовком и подзаголовком ставят два интервала.
3. От подзаголовка до текста ставят 3 интервала - при печати 1,5 интервала. При печати 2 интервала - удвоенно.
4. При оформлении подзаголовка посередине расчет аналогично заголовку.
5. Подзаголовки можно выделять подчеркиванием, разрядкой, заключать в скобки.

Написание знака "тире"

1. Пишется как знак переноса - слитно со словом, без пробела.
2. Как знак "тире" - перед и после него делается промежуток.
3. Как знак "дефис" - со словом слитно, без пробела.
4. Для обозначения прямой речи - черту ставят с абзацного отступа, после нее пробел.

Нумерация пунктов
Нумерация пунктов выполняется арабскими цифрами. Число, обозначающее порядковый номер, отделяют от текста точкой и пробелом.
Существует 2 варианта нумерации:

1. ____________________
____________________

2. ____________________
____________________


1. _________________________
___________________________
2. _________________________
____________________________


Написание знаков №, §, %, о, арифметических знаков
Знаки №, §, %, о во множественном числе не удваивают и кавычками не выделяют.
% с цифрой пишется слитно - 100%.
№ и § печатают с пробелами.
0 знак градуса - слитно 12оС.

Знаки + - х : = отделяют от цифры 1 ударом:
3 х 2 = 6
Эти знаки применяются только с цифрами, в тексте пишут словами.
Знак предельного отклонения "±" пишут с цифрой слитно. Знаки отрицательных и положительных температур - слитно с цифрой:
3±1 -5о +10о

Написание знаков препинания
Скобки и ковычки:
Слово (слово) слово. Слово "слово" слово.
Многоточие, точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знак печатают слитно с предыдущим словом:

Слово.
Слово:
Слово;
Слово!
Слово?
Слово...

Правила оформления сносок
Сноска - это текст, помещаемый в конце страницы, отделяется от основного текста отчеркивающей линией.

Слово в тексте*
Второе слово в тексте**

______________________

*Это же слово, затем продолжение текста.
**Второе слово и продолжение текста.

Правила оформления примечаний
Примечания отделяют от основного текста 2-4 интервалами.

Примечания: 1. ________________
__________________

2. ________________
__________________

Практическая работа:
Наберите текст СДМ
Территория города Казани характеризуется неблагоприятными условиями рассеивания и накопления загрязняющих веществ в атмосфере за счет низких скоростей ветра, частых явлений штиля (10-12%) и инверсий. В связи с этим особую опасность представляют выбросы автотранспорта, которые, как правило, могут оказывать влияние на здоровье населения, проживающего вблизи транспортных магистралей. В связи с этим, была поставлена цель изучить влияние загрязняющих веществ автотранспорта на здоровье населения. В качестве объекта воздействия были приняты работники дорожно-патрульной службы, которые находятся на постах в течение 8 часов и подвергаются постоянному воздействию комплекса факторов риска, обусловленных загрязнением атмосферного воздуха и шума.
По данным наших исследований на каждом посту работают 2-3 работника ДПС в любые погодные условия. Средний возраст работников дорожно-патрульной службы в 1998 году был равен 39,3 ± 7,6 лет, тогда как в 2002 году данный параметр равен 34,6 ± 6,2 года, что связано с сокращением числа лиц в возрасте 50-59 и 40-49 лет, а так же высокой текучестью кадров.
По данным социологических исследований работников ДПС 51,2% респондентов считают, что атмосферный воздух загрязнен, 35,5% - как загрязненный и лишь 3,3% опрошенных не замечают наличие загрязняющих веществ. Максимальное качество отметивших сильное загрязнение атмосферного воздуха находятся в Московском (95%), Советском (89%) районах, годе отмечается высокая степень загрязнения воздушного бассейна за счет стационарных источников загрязнения.

Тема 8: Оформление табличных форм

Таблица - перечень систематизированных данных или каких-либо сведений расположенных в определенном порядке по графам.
В зависимости от материала, приведенного в табличной форме, таблицы делятся на:
- цифровые и текстовые,
- отчетно-статистические, печатаемые в виде самостоятельных изданий,
- пустографки, т.е. графы, оставленные пустыми для вписывания необходимых сведений,
- таблицы-проформы, у которых полностью дана только заголовочная часть и графы обозначены короткими вертикальными линиями, служат в качестве образца.
Таблица 1

Содержание ДНК по фракциям, %

Фракция
Контрольные

Влажные
Подсушенные
Тяжелый хроматин
30,6
35,1
Легкий хроматин
49,3
48,0

Оформление заголовков таблицы
1. Нумерационный заголовок таблицы пишут без кавычек, строчными буквами. Порядковые номера нумеруют арабскими цифрами. Знак номера не ставят. Слово "таблица" пишется от правого поля.
2. Тематический заголовок м.б. расположен:
- центрированным способом,
- флаговым способом.
Печатается строчными буквами, 1- прописная. Через 1 интервал. Точка не ставится.
Тематический заголовок отделяется от нумерационного и верхней ограничительной черты таблицы 2 интервалами.
Тематический заголовок от подзаголовка отделяется 2 интервалами. Подзаголовок оформляется так же как заголовок. Переносы и сокращения запрещаются. Делим на смысловые строки, если он длинный.

Оформление головки таблицы

1. Головка таблицы содержит: заголовки и подзаголовки граф и наименование боковика. Все первые строки заголовков и подзаголовков пишут на одной горизонтали, а вторые и последующие строки выравнивают слева по первой строке. Заголовки граф указываются в единственном числе.
2. Заголовки граф пишут с прописных букв. Подзаголовки пишут со строчных букв, если они представляют одно предложение с основным заголовком.
3. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение пишут с прописной буквы. В конце знаки препинания не ставят.
4. Отдельные графы: "единицы измерения", "номер п/п", "примечание" в таблицу не включают.
a) Единицу измерения и размерности, общую для всех показателей таблицы, выносят в тематический заголовок.
b) Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах, то их указывают в заголовке каждой графы и выносят в боковик.
c) Нумерацию граф и строк дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте.
d) Графа "примечание" целесообразна в случае, когда имеются самостоятельные примечания к большинству строк. Если примечания даны только к 1 или 2 строкам, то примечания выносят под таблицу в виде списка.
5. Если таблица большая и не умещается на 1 листе, то её переносят на следующую страницу. При переносе заголовки не повторяют. А нумеруют вертикальные графы. На следующей странице пишут слово "продолжение" с Указанием номер "табл. 1" и продолжают только нумерацию.

Оформление боковика

1. Текст всех строк боковика пишут с прописной буквы.
2. Для соединения строки боковика со смежной цифрой графы ставят отточие (......). Оно помогает правильно соотнести строки боковика и граф.
3. Запятую в боковике ставят вместо предлога "в" перед обозначением размерности.
м, длина
4. Все элементы таблицы пишут от вертикальных и горизонтальных линий с промежутком 1 знак и 1 интервал.

Оформление примечаний и сносок в таблицах

1. Примечания и сноски в таблицах пишут непосредственно под таблицей, а не в конце страницы.
2. Сноски обозначают не цифрами, а звездочкой, чтобы не принять цифру за степень.
3. От последней строки таблицы надо сделать 2 интервала и провести горизонтальную черту не более 15 ударов. А затем по правилам оформить сноску или примечание.

Оформление горизонтальных и вертикальных граф

1. Числа в таблице, имеющие более 4-х знаков должны делится на классы по 3 цифры в каждом с промежутком в 1 удар, за исключением цифр, обозначающих номера и даты.
1 300 640
760 120
30 020
2. В многозначных десятичных дробях классы выделяются промежутками слева от запятой.
640, 32
3. Если в одной и той же графе приведены неоднородные числа. То каждое число пишут в середине колонки
12
0, 44
- 0, 002
4. При наличии в вертикальных графах только цифр их пишут на уровне последней строки текста.

------------------------------------------------------


90


30
------------------------------------

40

20

5. При наличии в вершине графы цифр и текста, элементы граф пишут на уровне первой строки

------------------------------------------------------

30-----------------------------------------

6. Одинаковый текст в графах размером не более 1 строки, заменяют кавычками. Если текст в 1 или более строки при первом повторении заменяют словами "то же". При повторении слов "то же" ставятся кавычки.
7. Не разрешается заменять кавычками повторяющиеся цифры и знаки: %, №, = и т.д. (математические и химические), отдельные буквы, сокращенные обозначения.
8. В таблице не должно быть пустых граф. Если цифровые или иные данные в графе не приводятся, то ставится тире.

Оформление выводов

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В отличие от таблицы в выводе колонки д.б. разделены не линиями, а отточиями.

Физические свойства
Масса, т.......................18, 016
Радиус, м.....................0, 138

Выводы не нумеруют. Пишут их 2 способами:
- от левого поля,
- от 5-го удара (абзаца)
Выводы могут иметь тематический заголовок, сноски и примечания.

Практическая работа:
Наберите таблицу

Объем и масса продукции, г

Вид продукции
Объем

Стакан
Столовая ложка
Чайная ложка
Рис шлифованный
220
25
10
Крупа манная
220
25
8
Крупа гречневая (ядрица)
160
18
7
Крупа гречневая (продел)
210
22
9

<< Пред. стр.

страница 10
(всего 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign