LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 5
(всего 15)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру. Последняя может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например к подразделению.
Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает не только в качестве посредника, но источника и контролера коммуникаций.
В то же время, структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.
Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности. Это дает гарантию, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. Но в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения информации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Коммуникации — взаимодействие звеньев управленческой структуры. Взаимодействие бывает информационным, административным, техническим и осуществляется как непосредственно, так и опосредованно.
Коммуникационные каналы — «линии связи» между звеньями управления. Характеризуются направленностью (односторонние или двусторонние), пропускной способностью, величиной потерь. Могут быть горизонтальными, вертикальными, диагональными; формальными и неформальными.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Выберите наиболее подходящий вариант ответа на вопрос о том, что собой представляет управленческая структура:
— группа руководителей, организации;
— совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и должностей;
— оборудованный всем необходимым офис;
— система связей между руководителем и подчиненными.
2. Объясните, что лежит в основе формирования управленческих структур и какие факторы определяют их особенности.
3. Вспомните, что собой представляет норма управляемости, и покажите, насколько это понятие применимо к учебной группе.
4. Обсудите вопрос о том, какой тип управленческой структуры применяется в учебном заведении.











Глава VIII
Можно ли делать то, что хочется?

Что такое - полномочия?
От чего зависят полномочия?
Кому быть главным?
Что позволено Юпитеру - не позволено быку
Кто кому подчиняется?

МОЖНО ЛИ ДЕЛАТЬ ТО, ЧТО ХОЧЕТСЯ?

Если звенья производственной структуры связаны между собой технологически, то управленческие прежде всего — линиями полномочий.
Именно с полномочиями нам предстоит познакомиться в настоящей главе: узнать, что под ними понимается, чем определяется их объем в том или ином звене управления, как они распределяются в рамках организации, образуя вертикальный «срез» структуры управления ею, и какие проблемы в связи с этим возникают.

ЧТО ТАКОЕ ПОЛНОМОЧИЯ?

• Полномочия и способы распределения
• Иерархия полномочий

Когда субъекты действуют сами по себе, то вольны в своих поступках. Они по собственной инициативе принимают те решения, которые считают нужными, и ведут себя так, как им заблагорассудится.
Другое дело, если люди выступают как представители организации и решают стоящие перед ней задачи. В этом случае именно она определяет основные направления и рамки их служебного поведения. Происходит это путем предоставления официальных полномочий, то есть совокупности прав и обязанностей самостоятельно без согласования с другими принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации. Прежде, когда организации были невелики, всеми полномочиями обладал собственник, который одновременно являлся ее главным управляющим.
Увеличение масштабов и сложности организаций приводит к тому, что ни один человек не в состоянии единолично руководить ими и решать все возникающие задачи. Во-первых, этих задач слишком много, а время у него ограничено, а во-вторых, они настолько сложны, что требуют использования знаний и опыта многих людей.
В связи с этим руководителю приходится отдавать часть своих полномочий подчиненным. Это дает ему возможность освободиться от второстепенных задач и одновременно приблизить принятие решений к месту их реализации.
Распределение управленческих полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов. Первый основывается на единоначалии и разделении полномочий.
Единоначалие предполагает, что полномочия принимаются из рук только одного непосредственного руководителя, перед которым осуществляется вся полнота ответственности. Разделение же полномочий означает, что сам руководитель не вмешивается в текущие дела подчиненных, а лишь осуществляет общий контроль за ними. Таким образом, не допускается руководство «через голову» (вспомните известный из истории средних веков принцип феодального вассалитета, гласящий, что «вассал моего вассала — не мой вассал»), а также подчинение нескольким руководителям одновременно.
В отдельных случаях встречается иной подход к распределению полномочий — система поглощения полномочий и множественного подчинения. Ее суть состоит в том, что вышестоящий руководитель (обычно являющийся собственником), передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия всех нижестоящих сотрудников, что в предыдущем случае считается недопустимым.
Распределение полномочий всегда происходит сверху вниз по уровням управления. При этом возникает своего рода лестница полномочий, «ступеньками» которой эти уровни являются. Аналогия с лестницей (лат. — scala) дала процессу распределения полномочий другое, более краткое название — скалярный.
В результате складывается иерархия полномочий, которая предполагает их четкое распределение по уровням управления и установление рангов каждого участника управленческой структуры. Эти ранги закрепляются юридически и являются показателями социального неравенства.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Полномочия — совокупность прав и обязанностей самостоятельно без согласования с другими принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации
Иерархия полномочий — распределение полномочий по уровням управления и установление рангов каждого участника управленческой структуры.
Основные способы распределения полномочий:
— единоначалие и разделение полномочий;
— множественное подчинение и поглощение полномочий.


ОТ ЧЕГО ЗАВИСЯТ ПОЛНОМОЧИЯ?

• Факторы, влияющие на величину полномочий
• Принципы распределения полномочий

Величина полномочий, сосредоточенных у отдельного субъекта, определяется многими обстоятельствами. Прежде всего, это — сложность, важность и разнообразие решаемых проблем. Так, чем они больше и сложнее, тем значительнее должны быть полномочия тех, кто занят их решением. В условиях же простых постоянно повторяющихся задач больших полномочий работникам предоставлять не требуется.
Не нужны они и тогда, когда легко связаться с руководством и получить от него необходимые указания.
Во многом размер полномочий предопределяется личными особенностями людей, например квалификацией, опытом, образованием. Чем они выше, тем полномочий может быть предоставлено больше.
Наконец, полномочия зависят от морально-психологического климата в организации. Если он благоприятен, исполнителям может быть предоставлена значительная самостоятельность, которой они не будут злоупотреблять. И наоборот, неблагополучные коллективы должны быть под жестким контролем руководства.
В количественном отношении масштабы полномочий характеризуются двумя моментами: величиной ресурсов, которыми их обладатель может распоряжаться самостоятельно, без согласования с вышестоящим, и числом лиц, которые юридически или фактически должны выполнять принятые им решения.
При распределении управленческих полномочий необходимо соблюдать ряд важных принципов.
Во-первых, полномочия должны быть достаточными для достижения поставленных целей. Например, если в организации предстоит ревизия, лицо, ее проводящее, должно иметь возможность знакомиться со всеми финансовыми документами.
Во-вторых, полномочия каждого работника должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать. Это позволяет обеспечить четкое взаимодействие персонала. Если бы полномочия перекрывались или, наоборот, не охватывали все необходимые проблемы, работники либо мешали бы друг другу, либо не имели возможности полностью выполнить стоящие задачи.
В-третьих, каждый сотрудник должен точно знать, от кого он получает полномочия, кому их передает, перед кем отвечает и кто должен отвечать перед ним.
В-четвертых, работники обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, решать самостоятельно, не переадресовывая их руководителю, и полностью отвечать за свои действия и достигнутые результаты.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Обстоятельства, определяющие величину полномочий субъекта управленческой деятельности: сложность, важность решаемых проблем; личные особенности руководителей и исполнителей; состояние морально-психологического климата.
Принципы распределения полномочий: достаточность для выполнения задания; увязка с полномочиями других лиц; знание «линии» полномочий и ответственности; обязательность самостоятельных действий в рамках полномочий.

КОМУ БЫТЬ ГЛАВНЫМ?

• Централизация и децентрализация управленческих полномочий: достоинства и недостатки
• Факторы, определяющие их соотношение

Полномочия в организации обычно распределяются неравномерно и могут быть по тем или иным причинам сосредоточены преимущественно на верхних или на нижних ее «этажах». Тогда в первом случае имеет место их централизация, а во втором — децентрализация.
Все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что высшие руководители располагают ограниченным временем, знаниями, опытом, квалификацией, могут одновременно решать лишь определенное число проблем. При полной же децентрализации каждый будет действовать на свой страх и риск независимо от других, и организация может потерять управляемость. Поэтому централизация в одном отношении требует одновременно децентрализации в другом.
Степень централизации управленческих полномочий определяется следующими обстоятельствами. Прежде всего, необходимостью распределения дефицитных ресурсов. Чем меньше ресурсов и больше желающих их получить, тем на более высоком уровне должны приниматься соответствующие решения.
Другим обстоятельством является срочность проблем, величина риска и возможных потерь, связанных с принятием общеорганизационных решений. Чем они выше, тем на более высоком уровне соответствующие вопросы должны рассматриваться.
Степень централизации определяется необходимостью обеспечить единообразие в действиях организации. При значительной децентрализации сделать это весьма затруднительно.
Еще одним фактором, определяющим степень централизации, являются размеры организации. Чем она крупнее, тем сложнее координировать работу ее отдельных подразделений. Поэтому в крупных фирмах необходимы децентрализация полномочий и предоставление подразделениям максимальной самостоятельности.
Степень централизации характеризуется долей решений, принимаемых на высших ступенях управления организацией, уровнем: принятия важных решений; частотой привлечения подчиненных к участию в управленческой деятельности и пр.
Централизация и децентрализация полномочий имеют как свои достоинства, так и недостатки,
В условиях централизации можно легче концентрировать усилия персонала на главных направлениях деятельности организации, экономить затраты (например, вместо бухгалтерии в каждом подразделении в фирме создается единая бухгалтерия с меньшим штатом сотрудников); сосредоточить принятие решений в руках высших руководителей, лучше знающих общее положение дел, имеющих больший кругозор, знания, опыт; рационально использовать имеющийся управленческий персонал.
Однако централизация имеет свою оборотную сторону: затрачивается много времени на передачу информации (последняя должна сначала поступать к высшему руководству и только потом направляться тем, кто в ней нуждается; прямые же связи недопустимы). При этом значительная часть ее теряется или искажается.
В условиях централизованного управления важнейшие решения принимаются высшими руководителями, оторванными от жизни и плохо представляющими себе конкретную ситуацию. В то же время исполнители, которым она хорошо знакома, не могут на нее влиять, поскольку устранены от выработки и принятия решений. Последние им навязываются в принудительном порядке. В результате решения оказываются недостаточно качественными и из-за отсутствия заинтересованности неэффективно реализуются.
Рост организации, числа подразделений, степени их самостоятельности, усложнение производственных и информационных связей между ними, увеличение в геометрической прогрессии числа принимаемых решении и т.п. сегодня обусловили общую тенденцию к децентрализации управления.
Децентрализация позволяет, во-первых, быстро разрабатывать и принимать самостоятельные инициативные решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей; во-вторых, более точно отражать в этих решениях объективное положение дел; в-третьих, отказаться от детальных инструкций из центра, снизив этим самым его перегрузку второстепенными проблемами и сократив информационные потоки.
В современных децентрализованных организациях высшим руководством принимаются решения, о главных целях, утверждении долгосрочных планов, распределении ресурсов между подразделениями, оценке их деятельности, совершенствовании системы управления. Причем, все крупные решения оно предварительно согласует с низовыми менеджерами.
Поскольку децентрализация не может происходить бесконечно без разрушения самой организации, в какой-то момент она сменяется обратным процессом — централизацией. Таким образом возникают своего рода «маятниковые колебания», придающие управлению дополнительную гибкость и устойчивость.
Централизация может быть и выборочной, предполагающей, что наряду с предоставлением подразделениям большой свободы действий их руководители попадают в жесткое персональное подчинение к первому лицу организации. Становясь его заместителями, они вынуждены бывают в этом качестве безоговорочно подчиняться указаниям центральной власти.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Централизация — сосредоточение большинства управленческих полномочий в руках высшего руководства организации.
Децентрализация — сосредоточение большинства управленческих полномочий в низовых подразделениях.
Обстоятельства, влияющие на соотношение централизации и децентрализации: необходимость распределять дефицитные ресурсы, обеспечивать проведение единой политики, важность и срочность решаемых проблем; величина организации.

ЧТО ПОЗВОЛЕНО ЮПИТЕРУ - НЕ ПОЗВОЛЕНО БЫКУ

• Виды управленческих полномочий
• Ответственность

Приведенная в заголовке латинская поговорка как нельзя лучше характеризует ситуацию: кто на что в организации имеет право.
В зависимости от этого выделяется несколько видов полномочий:
Распорядительные полномочия позволяют принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть общими линейными и функциональными.
Общими полномочиями обладает высшее руководство организации, определяющее основные направления ее деятельности.
Линейные полномочия являются прямыми. Они дают возможность руководителям предписывать своим непосредственным подчиненным что, когда и где те должны делать или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели, а также координировать их работу.
Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью основных подразделений: организации труда персонала, оценки, поощрения и наказания сотрудников, поддержания благоприятного морально-психологического климата.
В учебном заведении, например, такими полномочиями обладают деканы факультетов, руководители отделений; на предприятиях — начальники цехов, участков.
Функциональные полномочия сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения управленческих решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами — то, как действовать, чтобы достичь целей.
Для сохранения единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы (главный бухгалтер, главный экономист и пр.) и руководители соответствующих служб (например плановой, кадровой).
Функциональными полномочиями в учебном заведении обладает завуч, который составляет обязательное для преподавателей расписание, рекомендует методы проведения занятий, воспитательной работы.
Обладатели рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителями каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но, в отличие от предыдущего случая, эти советы не являются инициативными, обязательными для исполнения. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и пр. В учебном заведении это могут быть, например, специальные преподаватели-методисты.
Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям, осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, анализировать ее, делать выводы и доводить их до сведения администрации. Часто такими полномочиями обладают сотрудники центральной бухгалтерии, кадровой службы, а также представители общественных организаций (профессиональных союзов).
Координационные полномочия заключаются в том, что лицо или подразделение, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность других участников управления. Координационными полномочиями обладают различного рода комитеты и комиссии.
Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает свое официальное отношение к принимаемым решениям. Такие полномочия могут быть предостерегающими или блокирующими. Первыми располагает, например, юрист, который проверяет соответствие решений действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагает их исправить. В противном случае он не ставит под документом своей визы, свидетельствующей его правильность с юридической точки зрения.
Блокирующими, или параллельными, полномочиями обладает главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого личной подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, вообще не может появиться.
Управленческие полномочия неотделимы от ответственности, то есть необходимости отдавать отчет за принятые решения и их последствия. Различают два вида ответственности: общую и функциональную.
Общая ответственность имеет своим объектом создание условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности. Например, руководитель отвечает за то, чтобы правильно распределить задачи среди подчиненных. функциональная ответственность связана уже с выполнением конкретной работы.
Полномочия и ответственность должны совпадать по объему. Если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными, Обратная же ситуация приводит к параличу их активной деятельности из-за боязни негативных последствий для себя.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Виды полномочий: распорядительные (общие линейные, функциональные); консультативные; контрольно-отчетные; координационные; согласительные (предостерегающие; блокирующие).
Виды управленческой ответственности: общая (за создание необходимых условий деятельности); функциональная (за конкретные действия).

КТО КОМУ ПОДЧИНЯЕТСЯ?

• Схемы распределения полномочий и «вертикальная» структура управления
• Их достоинства и недостатки

Как уже было сказано, полномочия в организации распределяются сверху вниз в виде своего рода лестницы. Лестницы в зданиях могут иметь различную конфигурацию в зависимости от их конструкции и назначения. Такой же подход применим к конструированию лестниц полномочий.
Простейшим способом распределения полномочий и формирования «вертикальной» управленческой структуры является линейный. Он характерен для небольших или средних организаций с простыми видами деятельности. В качестве примера можно привести животноводческую ферму, автотранспортное предприятие и пр. Схема линейного распределения полномочий приведена на рис. 1.8.



Рис. 1.8. Линейная структура управления

Такой структуре свойственны четкость «линий» полномочий и ответственности, подчинение исполнителей только одному руководителю, что исключает получение ими противоречивых заданий и обеспечивает быстроту и точность действий.
Однако линейные структуры управления не предусматривают использование специалистов, и их функции одновременно с административными выполняют руководители. Это приводит к чрезмерным информационным перегрузкам последних и в результате — невысокой эффективности принятия и реализации управленческих решений, что делает линейное управление ограниченным.
Такую ограниченность пытались преодолеть уже в начале XX века на основе перехода к функциональному управлению (рис. 2.8.).



Рис. 2.8. Функциональная структура управления

Функциональное управление в «чистом» виде предполагает, что общие решения первого руководителя конкретизируют специалисты — главный инженер, главный экономист, главный механик и т.п. Они отдают производственным звеньям по своим направлениям обязательные для выполнения задания. В условиях глубокой специализации такой подход обеспечивает высокое качество принимаемых решений.
Однако на практике функциональное управление оказалось нежизнеспособным. Независимые решения специалистов, какими бы хорошими они сами по себе ни были, неизбежно вступают в противоречие друг с другом. В результате специалисты начинают бороться друг с другом за то, чтобы их решения выполнялись в первую очередь, что порождает конфликты и вносит дезорганизацию в процесс управления.
В качестве примера можно представить себе ситуацию, которая сложится в учебном заведении, если каждый преподаватель, угрожая двойками, будет требовать от учащихся заниматься только его, пусть действительно важным и нужным, предметом забросив все остальные.
В результате пришлось вернуться к проверенному и надежному линейному управлению, однако, внедрив в него существенное новшество. Чтобы уменьшить нагрузку на руководителя, при нем создали группу помощников из числа специалистов. Такая группа получила название штаба или аппарата, а само управление линейно-штабного. Его схема приведена на рис. 3.8.



Рис. 3.8. Линейно-штабная структура управления

В задачи аппарата входит получение и анализ информации о внутреннем и внешнем положении организации, подготовка проектов решений, контроль за выполнением их, консультирование руководителя по сложным вопросам. Штабные специалисты освобождают его от аналитической и подготовительной работы, выполняя ее более оперативно и квалифицированно. Это, с одной стороны, значительно расширяет возможности линейного управления, а с другой стороны, не только не устраняет его недостатков, но и добавляет к ним новые.
Так сохраняется коренной порок линейного управления, состоящий в том, что все решения, независимо от того, насколько они важны, принимаются первым лицом. В результате его перегрузка сохраняется; просто теперь ему нет необходимости быть глубоким специалистом во многих областях.
В то же время, оторванность штабных работников от жизни, несмотря на их высокую квалификацию, приводит к тому, что вырабатываемые решения часто не соответствуют реальным условиям. Устраненность же от реализации этих решений делает штабников безответственными.
Недостатки линейно-штабного управления сделали необходимым частичный возврат к принципам функционализма и формированию в конечном итоге линейно-функциональной структуры управления. Она предполагает рациональное разделение прав и обязанностей между линейными руководителями и штабными специалистами. Последние в дополнение к другим полномочиям получили функциональные, связанные с возможностью отдавать обязательные для исполнения распоряжения о способах выполнения заданий ( как делать).
Линейно-функциональная схема управления имеет два варианта. В случае ограниченного функционализма штабы высшего уровня наделяются функциональными полномочиями по отношению к подразделениям нижележащего уровня (рис. 4.8.).


Рис. 4.8. Линейно-функциональная структура управления
(ограниченный функционализм)

При концентрированном руководстве штабные подразделения получают также и линейные полномочия, и тогда формируется централизованно-функциональное управление (рис. 5.8.).В его рамках функциональному руководителю, например, вице-президенту по соответствующему направлению (планирование, маркетинг, финансы, наука и пр.) подчиняется группа подразделений (она может состоять из нескольких «этажей»), которые обеспечивают выполнение его задач. По отношению к этим подчиненным ему подразделениям, в отличие от остальных, функциональный руководитель осуществляет линейные полномочия.



Рис. 5.8. Централизованно-функциональная структура управления
Сохраняя все достоинства линейно-штабного управления, линейно-функциональное существенно ослабляет его главный недостаток — перегрузку руководителей (особенно первого лица) и повышает эффективность функционирования организации. В то же время оно подрывает принцип единоначалия, усложняет внутриорганизационные связи, порождает избыток ин4эормации, усиливает бюрократизм, основы которого заложены линейно-штабным управлением.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

«Вертикальные» структуры управления организацией:
— линейная;
— функциональная;
— линейно-штабная;
— линейно-функциональная (ограниченный функционализм; концентрированное руководство).

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Перечислите виды управленческих полномочий и охарактеризуйте их содержание. Назовите обстоятельства, которые определяют масштабы полномочий того или иного субъекта.
2. Определите, какими полномочиями обладают: директор крупной фирмы; начальник планового отдела; главный бухгалтер, юрист, специалист службы маркетинга, председатель комиссии по выработке условий тарифного соглашения на следующий год, член ревизионной комиссии акционерного общества.
3. Приведите примеры организаций, для которых предпочтительна централизация управленческих полномочий и соответственно их децентрализация.
4. Подумайте, какую вертикальную структуру управления и почему можно предложить для следующих организаций: министерство, учебное заведение, армейская часть, бригада плотников, почтовое отделение.








Глава IX
И в управлении знания - сила

Что собой представляет управленческая информация?
Информационная база данных
Игра в «испорченный телефон»
Подводные «камни» восприятия информации

И В УПРАВЛЕНИИ ЗНАНИЯ - СИЛА

Управление без информации невозможно. Без обладания ею, без прочных и глубоких знаний затруднительно ориентироваться в окружающем мире и принимать обоснованные управленческие решения. Поэтому в данной главе мы познакомимся с тем, что собой представляет информация, какой она бывает и как происходит обмен ею.

ЧТО СОБОЙ ПРЕДСТАВЛЯЕТ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ?

• Понятие информации
• Классификация информации

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ими помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.
Владение информацией означает обладание реальной властью — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.
Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшее условие развития любой организации.
Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях из 10, а плохо информированные — только в 4.
Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач; пониманием их людьми; уровнем опыта и образования последних — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации,
Информацию можно рассматривать с разных точек зрения:
— по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;
— по направлению движения — входящей и исходящей;
— по содержанию — экономической, правовой, технической и пр.;
— по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;
— по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;
— по возможности закрепления, и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксируемую на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшний день существуют такие виды носителей, как вещественные, магнитные, электронные. На более стойких носителях хранится постоянная информация, которая нужна в неизменной форме в течение длительного времени большому числу пользователей, например, текст закона; на менее стойких — переменная, используемая в течение короткого срока узким кругом лиц. Она часто бывает одноразовой (сообщение о вызове к руководителю);
— по роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;
— по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения);
— по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах работы, внутренней жизни и т.п.);
— по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;
— по степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной — для родственных; индивидуализированная -- содержит сведения только о данной проблеме;
— по степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений;
— по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей, С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Управленческая информация — совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении.
Управленческая информация различается по месту возникновения, направлению движения, содержанию, возможности применения, назначению, возможности закрепления, носителям, роли в управлении, степени готовности для использования, важности, полноте, характеру использования, способам распространения.

ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ

• Источники информации
• Процесс сбора информации
• Базы стратегических данных

Процесс управления, как уже говорилось, невозможно осуществлять без обладания широкой информацией об организации в целом, внешнем окружении, помехах на пути ее функционирования и развития и т.п., то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решений.
Сначала такая информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и пр.). Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.
У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.
Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискуссий и т.п. они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих за ее пределами.
Другим источником данных служат лица, не принадлежащие к организации. Это могут быть посредники и партнеры — покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Одни из них, например, посредники, сами с готовностью делятся информацией, ибо успех их партнера — их успех. У других (служащие конкурентов) информация часто покупается.
Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.
Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но даже сведений общего характера бывает достаточно, чтобы подтвердить или опровергнуть уже имеющуюся информацию.
Сегодня ситуация в деловой сфере, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а также о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руководства. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней.
Процесс промышленной разведки включает в себя такие этапы, как определение потребностей в конфиденциальных сведениях, организация необходимых условий для их получения, целенаправленный сбор, анализ и обработка полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передача заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.
Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть такого рода работ не связана с прямой кражей секретных материалов и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.
Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и перепроверяться при помощи различных источников, для чего в крупных организациях создаются специальные подразделения. Они занимаются планированием потребности в информации, ее сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных. Такая база состоит обычно из трех разделов.
В первом характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, имидж, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.
Во втором разделе дается описание внешнего окружения, которое, как уже говорилось, состоит из фонового и делового. Первое формируется независимо от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления к нему необходимо. Важнейшими элементами фонового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.
Кроме того, собирается информация о репутации товара, реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, о направлениях в государственном регулировании. Она позволяет определить будущие направления развития фирмы, осуществить выбор продукта и рынка.
В третьем разделе раскрываются главные препятствия и возможные помехи в деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними, К внутренним относятся недостаток опыта и знаний руководства и исполнителей, слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Источники информации:
Внутренние — бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования,
Внешние — сотрудники подразделений снабжения, сбыта, маркетинга; руководители, ведущие переговоры;
посредники, партнеры, покупатели и клиенты; официальные и неофициальные публикации; промышленная разведка.
База стратегических данных — совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внешнем окружении, препятствиях для функционирования и развития.



ИГРА В «ИСПОРЧЕННЫЙ ТЕЛЕФОН»

• Этапы движения информации
• Помехи информационного обмена

Казалось бы — нет ничего проще, чем сообщить что-нибудь другому человеку. Но на самом деле надежный обмен информацией составляет едва ли не самую большую управленческую проблему. Достаточно вспомнить известную игру в «испорченный телефон», когда нечто, сказанное в начале длинной цепочки игроков, в конце ее будет звучать совсем по-другому, а соответственно и обретет другой смысл. Исследования показали, что в крупных организациях в результате теряется до 80 — 90% информации. В этих условиях руководитель оказывается в положении близорукого человека, управляющего автомобилем без очков.
Для того чтобы поправить положение и ослабить опасности, необходимо хорошо представлять себе, как информация циркулирует внутри организации и какие «подводные камни» возникают на ее пути.
Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.
На первом происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным «сверху» или проводимым по собственной инициативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.
На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую и т.п. Соответственно подбирается подходящий способ ее передачи: устный, письменный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.
На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что лучше делать это одновременно несколькими способами, например, позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо. Кроме того, такая информация может передаваться с некоторым избытком или повторами. Но избыточность и повторяемость должны быть оптимальными, ибо в противном случае у получателя может сложиться впечатление, что она сама по себе невысокого качества.
На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель последней всегда ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь. Под ней понимается сигнал, которым подтверждается факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла, приятия или неприятия.
Такой сигнал должен соответствовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном общении это может быть, например, уточняющий вопрос, знак одобрения и пр.
Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл. Такие искажения и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, отключения ее от источника.
Причинами здесь могут быть: излишнее количество сведений, их ненужность, несоответствие реальным потребностям, содержащиеся в них негативные моменты (вспомните, что гонцов, приносящих дурные вести, правители зачастую казнили), монотонность подачи, психологические особенности восприятия людей (о последних мы поговорим особо).
Помехами при обмене информацией могут стать и «технические неполадки», например неодинаковое понимание символов, с помощью которых информация передается. Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым знанием языка и пр. Например, в отличие от большинства стран, в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы сверху вниз, а не из стороны в сторону, что часто вызывает недоразумения.
Наконец, к помехам обмена информацией относятся чисто физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот,, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться.
Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений,
И наоборот — информационный обмен облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, какую бы форму они ни имели; постоянный контроль за их содержанием, процессами передачи и приема; использование параллельных и перекрестных коммуникационных каналов, дублирование устной информации письменной.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Этапы движения информации: 1) отбор; 2) кодирование; 3) передача; 4) прием, расшифровка, осмысление.
Обратная, связь — сигнал, которым подтверждается факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла.
Причины искажения и потери информации: излишний объем, несоответствие реальным потребностям, особенности восприятия; психологическое состояние людей.


«ПОДВОДНЫЕ КАМНИ» ВОСПРИЯТИЯ ИНФОРМАЦИИ

• Восприятие информации
• Факторы, влияющие на восприятие

Под восприятием информации понимается активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимых для него сведений об окружающих людях и событиях.
На восприятие оказывают влияние следующие основные обстоятельства:
Во-первых, ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией. Если она благоприятна, восприятие, как правило, оказывается более благожелательным, чем информация этого на самом деле заслуживает, и наоборот, в неблагоприятной ситуации все представляется гораздо худшим, чем есть на самом деле. Это правило не распространяется на неординарную информацию, особенно о людях, которая оценивается скорее по принципу контраста.
Во-вторых, на восприятие влияет глубина понимания ситуации. Много знающий и хорошо разбирающийся в ней человек обычно спокойнее относится к информации, окружающим и происходящим событиям, не склонен их драматизировать или, наоборот, превозносить и в целом более трезво их оценивает, чем тот, кругозор которого ограничен.
В-третьих, восприятие во многом зависит от характеристики субъекта или явления, о которых поступает информация, Особенно важно учитывать это обстоятельство, когда речь идет о людях. Здесь принимаются во внимание их личностные, анкетные и социальные характеристики.
К личностным относятся, например, доброжелательность, терпимость, манера поведения, разговора, внешний вид (респектабельные люди воспринимаются более благожелательно).
Анкетными характеристиками считаются пол, возраст, национальность, вероисповедание и пр., а социальными — должность, служебное положение, образование, профессия, интересы. Те, у кого эти характеристики не совпадают, обычно относятся друг к другу настороженно.
Физическими характеристиками являются размеры, контрастность предметов, повторяемость и интенсивность действий и процессов.
В-четвертых, на правильность восприятия информации во многом влияют стереотипы, то есть стандартные упрощенные представления о сложных явлениях и объектах окружающей действительности Они содержат их одностороннее описание, принимаемое за полное. Стереотипы дают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим облегчают ориентацию в ситуации.
В то же время, стереотипы неточно отражают, а зачастую значительно искажают реальность, укрепляют консерватизм в сознании и мышлении. Часто старые стереотипы служат основой формирования новых, поскольку в соответствии с психологическим законом предшествования существующая информация определяет усвоение последующей. Примером стереотипов является мнение о всех пожилых людях как о консерваторах, слабых здоровьем, о безразличном отношении всех руководителей к подчиненным.
К стереотипам близки предрассудки. В отличие от стереотипов они вообще не имеют под собой реальной почвы, но носят массовый характер, например, расизм, убежденность, что женщины глупее мужчин (хотя ни единого научного доказательства этого не существует). Предрассудки свойственны в основном малообразованным людям, в то время как стереотипами страдают все без исключения.
Существенное влияние на восприятие оказывают также психологические эффекты; назовем лишь некоторые из них:
— обобщение оценки одной характеристики объекта на все его свойства в целом;
— проекция собственных чувств и ощущений на других (если мне плохо, как может быть хорошо остальным, и наоборот);
— первое впечатление, которое обычно бывает более благоприятным и запоминающимся;
— затмение — влияние одного или нескольких свойств объекта на восприятие остальных;
— ожидание, под воздействием которого люди часто принимают желаемое за действительное;
— избирательность (воспринимается не вся информация об объекте, выделяются центральное и периферийное восприятие);
— глобальность (объект воспринимается как монолитное целое, а не как совокупность взаимосвязанных элементов);
— эффект порядка (при противоречивой информации больший вес придается сообщениям, полученным в первую очередь).
Учащимся часто приходится на практике сталкиваться с эффектом нимба или гадкого утенка, когда последующие оценки в значительной мере ориентируются на предыдущие.
В-пятых, восприятие людей часто осложняется непредсказуемостью их поведения, сознательными действиями, направленными на свою защиту, сокрытием или искажением сведений о себе, неспособностью себя правильно преподнести и т.п.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Восприятие — активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимой для него информации об окружающих его людях и событиях.
Обстоятельства, определяющие особенности восприятия:
— ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией и степень ее понимания субъектом;
— личностные (для человека) и физические (для человека, предмета или процесса) характеристики объекта, о котором или от которого поступает информация;
— стереотипы, психологические эффекты, предрассудки.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Попробуйте по признакам, приводимым в главе, дать классификацию информации, поступающей в процессе учебных занятий.
2. Перечислите этапы обмена информацией.
3. Рассмотрите основные источники деловой информации, их достоинства и недостатки и обсудите этот вопрос на занятии.
4. Объясните, что такое обратная связь и какую роль она играет в процессе управления.
5. Вспомните, какие помехи для обмена информацией существуют. Приведите их примеры, почерпнутые из жизни и литературы.





















Глава X
Быть или не быть?

Кто виноват и что делать?
Решения бывают разные
От какой печки плясать?
Так что же выбрать?
Реализация решений

БЫТЬ ИЛИ НЕ БЫТЬ?

Главным объектом организационных полномочий является право и обязанность принимать управленческие решения. Поэтому в данной главе рассказывается, что собой представляет управленческое решение; какими бывают проблемы, лежащие в основе решений; каковы этапы разработки и принятия рационального решения.

КТО ВИНОВАТ И ЧТО ДЕЛАТЬ?

• Управленческое решение
• Управленческие проблемы и их классификация

Считается, что наши соотечественники извечно мучаются в поисках ответа на вопросы, выведенные в заглавии настоящего раздела. Но если взглянуть на эти вопросы не с нравственных, а с управленческих позиций, то перед нами окажется универсальная формула разработки и принятия управленческого решения.
Управленческое решение — это обдуманный вывод о необходимости осуществить какие-то действия, связанные с достижением целей организации, либо, наоборот, воздержаться от них. Его принятие составляет саму суть управленческой деятельности.
Объектом решения всегда является какая-нибудь проблема, то есть сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат.

<< Пред. стр.

страница 5
(всего 15)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign