LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 8
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


При более сложных методах обработки собранных сведений, гене­рирования новых идей, проектирования банка данных анализ произво­дится с помощью построения информационных моделей. Составлен­ные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации доку­ментооборота включаются в инструкции по делопроизводству.
Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации служ­бы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

8.3. Методы учета и сокращения
документооборота

8.3.1. Учет количества и качества документов
организации

Подсчет объема документооборота может проводиться как в це­лом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях уп­равления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может по­казать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.
Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогно­зирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по кото­рым возможен учет количества документов, и ставит методику про­ведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат ос­новными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы
Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала. г
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архи­ва, необходимость и целесообразность проведения работ по микро­фильмированию документов.
Объем документооборота - основное средство определения ре­альных потребностей в организационной и вычислительной техни­ке, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Под объемом документооборота понимается количество доку­ментов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок вре­мени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется доку­мент, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять доку­ментов.
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководст­вом службы документации. Подсчет и анализ документооборота обя­зателен при составлении табеля документов организации. При этом:
подсчет количества документов производится в местах их реги­страции по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрали­зации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тира­жа их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;
также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, сле­дует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.
Учет количества документов организации в соответствии С вы­бранной методикой может проводиться единовременно, периодиче­ски, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предо­ставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:
количество сопроводительных документов, не несущих смысло­вой нагрузки;
количество документов, присланных для сведения «на всякий
случай»; , количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.
Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документацион­ного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организа­ции.
Подсчет документооборота целесообразно, особенно при боль­ших объемах документов, проводить раздельно по каждому струк­турному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфич­ным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики под­счета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.
Для удобства последующего анализа и многостороннего обоб­щения полученных результатов наиболее эффективным является за­пись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесооб­разно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний ди­рекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждо­му показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколь­ко подобных форм.
В том случае, если в одном структурном подразделении функци­онируют документы, относящиеся к нескольким системам или раз­личным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.
Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и ка­чественного анализа документов структурных подразделений и орга­низации в целом.
При подсчете общего количества документов возможно приме­нение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж докумен­тов, например в 3 — 5 листов.
Итоговые данные подсчета документооборота могут представлять­ся в графической форме. В графической форме для большей наглядно­сти целесообразно показывать динамику изменения количества созда­ваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.
Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделен­ным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например по системам документов, используемым в работе; по адре­сам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управле­ния); по корреспондентам и т. д.
Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотруд­никами в рамках самого структурного подразделения.

8.3.2. Сокращение объема документооборота

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.
Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование доку­ментооборота в значительной степени связано с совершенствовани­ем самой структуры управления и не может рассматриваться изоли­рованно.
Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.
Проблема роста количества документов, создаваемых в различ­ных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управ­ления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960—1970 гг.; имен­но в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост до­кументации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объ­ективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
Другая доминирующая причина возрастания количества цирку­лирующей в аппарате управления документации - внедрение техни­ческих средств в управленческий труд: в 60-х гг. - множительной техники, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной. Соблазнитель­ная возможность легкого тиражирования, а затем и создания доку­ментов дала свои плоды - объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.
Следующая объективная причина заключается в свойстве доку­ментации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше обще­ство развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой инфор­мации и т.п.
Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков в на­стоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приво­дящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.
Документы в аппарате управления нередко создаются как дань сво­еобразной традиции или как единственное выражение реакции орга­низации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структур­ных подразделений; большой поток неоправданной документации воз­никает при издании некачественных документов, особенно норматив­ных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличива­ются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения по­ручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочно­го характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутству­ет орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.
Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некаче­ственное выполнение поручений, договорных обязательств, что при­водит к появлению значительного количества дополнительных доку­ментов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жа­лоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения испол­нительской дисциплины.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основ­ных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядоче­ние документообразования. Основным методом здесь выступает уни­фикация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в созда­нии систем документации, строго устанавливающих состав разрешен­ных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходи­мую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожа­лению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко ис­пользовались унифицированные формы, текст которых уже проду­ман и рационализирован.
Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда ра­ботников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесо­образно сокращать текст за счет: значительного уменьшения тради­ционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обраще­ний и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преам­була, как правило, является перепечаткой этой справки).
Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих доку­ментов».
Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. На­пример, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому Может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличивают­ся. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании ком­пьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организа­ции информацию на своем рабочем месте по сети.
Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заме­нен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответст­венности за принятое устное обязательство, обещание, за выска­занную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческо­го слова».
Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.
По современным правилам размер бланка должен зависеть толь­ко от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного ис­пользования целесообразно изготавливать с заменяемыми страница­ми, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изме­нений. При подготовке документов оперативного характера рекомен­дуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом за­просе, не писать дополнительной избыточной информации, увели­чивая информационный шум, и т.д.
Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рас­смотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; приме­нения средств механизации и компьютерных технологий на всех эта­пах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
Важным современным средством совершенствования докумен­тооборота является компьютеризация операций составления и обра­ботки документов. Основной смысл его заключается в том, что тех­нические средства должны применяться на тех участках и такой про­изводительности, которые позволят получить экономический эф­фект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Напри­мер, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.
При совершенствовании документооборота в условиях компью­терных технологий основное значение отводится месту и роли тех­ники в общей схеме движения документов. Построение компьютер­ной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» до­кументации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекоменду­ется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в ар­хив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифици­рованные системы документации. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Литература к главе 8
1. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном ' аппарате. Учебное пособие. - Казань, Из-во Казанского Универси­тета, 1989. - 183 с.
2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. - 6 с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, 1991. - 76 с.
4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор-1 ганизационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991. - 24 с.
5. Деловое досье фирмы. - М., ИВЦ Маркетинг, 1993. - 85 с.
6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы I по документационному обеспечению управления.-М., Министер­ство труда,1995-27 с.
7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.
8. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном биз­несе. Пер. с англ. - М., Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.- 176 с.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив,1995. — 67 с.
10. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справоч­ное пособие. - Киев, ВЫЩА ШКОЛА, 1988. - 314 с.



























Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному во­просу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с по­следующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистра­ции - придание документу юридической силы, подтверждение фак­та его создания или поступления.
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традицион­но строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специ­алистов об их существовании и возможном месте хранения. В соот­ветствии с Государственной системой документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регист­рируются документы, используемые внутри или направляемые в дру­гие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он по­вторно, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержа­ния документов в местах их создания и исполнения. Например, при­казы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, при­казы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой систе­ме и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности реги­страционных данных, естественно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вме­сте с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, при­надлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительно­го буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявле­ний и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополня­ется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявле­ний и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополня­ется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно час­то в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.
Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17.
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.
При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индек­сы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистра­ции или заполняются в процессе исполнения документа.
Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:
при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;
при индексировании - проставляются индексы соответствую­щих классификационных справочников;
при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной;
при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек;
при поиске документов и информации.
В ИПС разрабатываются и используются различные классифи­кационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистра­ционных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС).
В соответствии с регистрационными данными документа наиболь­шее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:
название документа: классификатор названий документов;
автор (корреспондент): классификатор корреспондентов;
заголовок документов или его краткое содержание: классифика­тор вопросов деятельности организации;
резолюция: классификатор резолюций;
исполнитель: классификатор исполнителей;
отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов;
адрес хранения: номенклатура дел.
Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информацион­ной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизо­ванная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объ­единения или крупной организации.
Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составля­емых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицирован­ных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифици­рованные формы документов, основные положения ГСДОУ.
Классификатор названий (видов) документов может стать осно­вой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю испол­нения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основа­нии классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизирован­ных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса).
Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе пе­речня названий организаций, предприятий и учреждений, с которы­ми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объ­ем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлеж­ности данной организации к определенной отрасли и уровня в сис­теме управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондента­ми государственной службы, министерства будут высшие и централь­ные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управле­ния, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самосто­ятельном балансе.
При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладаю­щие правами и обязанностями юридического лица, в том числе пред­приятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государ­ственного управления, зарегистрированные частные компании, ас­социации и общественные организации.
Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организа­ции в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между ру­ководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).
При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодатель­ство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе.
Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в клас­сификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.
При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок ис­пользуются наиболее распространенные названия с указанием воз­можных вариантов их толкования.
Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последо­вательность наименований структурных подразделений, закреплен­ную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ста­вится служба документационного обеспечения управления (управле­ния делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных под­разделений включаются также общественные организации, общест­ва, союзы.
Классификатор исполнителей или только ответственных испол­нителей представляет собой перечень фамилий руководителей струк­турных подразделений, отвечающих за исполнение документов, по­ручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последова­тельности, соответствующей перечислению наименований структур­ных подразделений в действующих нормативах (типовая или при­мерная структура, структура и штатная численность, штатное распи­сание).
Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экран­ные формы, регистрационные журналы.
Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркироваль­ные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механи­зированные регистрационные формы могут изготавливаться на бу­маге различных цветов и тонов.
Введение регистрационных журналов целесообразно для до­кументов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях мини­мального объема документооборота (в структурных подразделени­ях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-блан­ков, .что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.
Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.) через прозрачный трафарет.
Применение 'копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации - составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.
Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оператив­ный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов.
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предло­жениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к ведомствен­ным нормативам: приказам, решениям, поручениям.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки во вторую в соответствующие разделы и рубрики.
Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогич­но целесообразно формировать и машинные базы данных.
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справоч­ная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.
Для более полного раскрытия содержания документов и повы­шения эффективности ИПС создаются кодификационные тематиче­ские картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, приме­няемой в государственных архивах.
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ в зависи­мости от содержания может быть расписан на нескольких карточках. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внут­рисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.
В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.
Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.
Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства орга­низации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вме­сте с тем необходимость обеспечения совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.
Исходя из этого постулата организации делопроизводственных ИПС в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования (табл. 9.1).
Таблица 9.1
Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

Реквизиты
Пояснения по заполнению
Автор (корреспондент)



Название вида документа

Дата документа


Индекс документа


Дата поступления

Индекс поступления


Заголовок документа (краткое содержание)
Резолюция



Реквизиты

Срок исполнения


Отметка об исполнении

Отметка о направлении документа в дело
При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых локументов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.

Дата, писвоенная документу организацией-автором, записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю.

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.

Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)

Индес переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК.

Пояснение по заполнению

Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.




9.2. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений вхо­дит в состав информационно-поисковой системы организации.
Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает в себя несколько последователь­ных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения докумен­тов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уров­нях:
формализованный контроль своевременного исполнения;
контроль соответствия формы создаваемых документов их со­держанию;
контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различ­ными должностными лицами. Если контроль своевременности ис­полнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет толь­ко служба документационного обеспечения, то контроль правильно­сти использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего г обеспечивают сотрудники, ответственные за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих пол­номочий.
Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального кон­трольного подразделения.
Основными задачами службы контроля исполнения являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководст­ва в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и ук­реплению исполнительской дисциплины.
По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного обеспечения. Это довольно рас­пространенная практика при подготовке распорядительных докумен­тов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любо­го из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководите­лем на себя. Но централизация контроля за исполнением докумен­тов при этом является важным фактором его эффективной поста­новки.
В идеальном варианте контролируется исполнение всех докумен­тов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная цен­ность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.
Основополагающим фактором при этом следует считать и нор­мативное обеспечение контрольной деятельности. Поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и ут­верждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и рас­порядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо пе­речня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается служ­бой документационного обеспечения с участием юридической служ­бы организации.
Информация о результатах контроля исполнения должна посту­пать тем руководителям, которые устанавливают необходимость кон­троля конкретных документов и сроки их исполнения. Необходи­мость этого требования не зависит от места контрольной службы в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та, в свою очередь, в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и по­ручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государ­ства, отдельных направлений деятельности или конкретной органи­зации определяются типовые сроки их исполнения.
Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Пре­зидента, правительственных нормативных актах и, конечно, в госу­дарственных законах Российской Федерации и других стран, напри­мер для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хране­ния из ведомственных органов в государственные; для окончатель­ного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например о предоставлении статисти­ческой и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансо­вых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафикси­рована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.
В рамках конкретной организации могут быть установлены ти­повые сроки исполнения и для документов, не нашедших отраже­ния в законах и подзаконных нормативных актах. После их ут­верждения и включения в Табель форм или Инструкцию по дeлопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудни­ков организации.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тек­сте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а созда­ваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в докумен­те, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который мо­жет быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регис­трационного формата. При применении журнальной формы реги­страции контроль исполнения ведется на самостоятельных фор­матах.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистриро­ванных документов, при возвращении к документам, считавшимися исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполня­ется в самой контрольной службе. Для этого в схемах документообо­рота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобны­ми документами.
При постановке на контроль документов, содержащих ряд зада­ний, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено ГОСТом 6.38-90 место для проставления специальной отметки о кон­троле исполнения.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам испол­нения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представлен­ной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному зада­нию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о доку­ментах, находящихся в одном или нескольких структурных подраз­делениях.
Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна осуществляться в следующие сроки:
задания последующих лет — не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исте­чения срока исполнения.
Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообще­ния результатов заинтересованным лицам и организациям или дру­гого документированного подтверждения исполнения. На самом документе проставляется в правом нижнем углу отметка, подписан­ная лицом, подтверждающим исполнение. Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.
По усмотрению руководства сведения об исполнении докумен­тов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о со­стоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наибольшую наглядность результаты работы исполнителей будут иметь, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:
общее количество документов, находящихся в работе у испол­нителя;
количество (процент) выполненных с опережением установлен­ных сроков;
количество (процент) не выполненных или выполненных позд­нее установленных сроков;
задержки исполнения в рабочих долях;
причины задержек исполнения документов.
Характерные причины неисполнения документов в срок:
слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
недисциплинированность сотрудников и подведомственных ор­ганизаций;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
нерациональная система документооборота;
недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполни­тельской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Литература к главе 9
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, 1991. – 76 с.
2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. –М., ВНИИДАД.
3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по документационному обеспечению управления. - М, Изд-во Министерства труда, 1995. - 27 с.
4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования к документам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив,1995. - 67 с.
6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -М., ПРИОР, 1997.- 194с.










Глава 10 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

10.1. Определение ценности документов
и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удос­товеренная фиксация информации на различных носителях;
использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций;
хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных но­сителях и с использованием всевозможных средств их доставки, не­одинакова.
Некоторые документы необходимы только для оперативной рабо­ты с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отра­жающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историчес­кое, экономическое значение. И как памятники истории и культуры они, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны сохраняться максимально долго, т.е., по документной терми­нологии, постоянно. Документы, содержащие информацию о гражда­нах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жиз­ни человека, но они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач систе­мы управления появляется возможность проведения оценки ценно­сти документной информации, циркулирующей в любой системе управления.
Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение фор­мы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за испол­нением документов.
Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением цен­ности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведе­ния экспертизы ценности документов, созданных и полученных из­вне, а также для рассмотрения нормативно-методических докумен­тов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм докумен­тов и других вопросов, создаются постоянно действующие эксперт­ные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечислен­ных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.
ЭК действуют -на основании утвержденных руководителями ор­ганизации Положений о постоянно действующей экспертной комис­сии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное поло­жение об ЭК организации.
В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:
изобретений и открытий;
документов с повторяющейся информацией;
научно-технической документации;
производственных автоматизированных систем управления;
редакционных документов и т.д.
Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место органи­зации, деятеля науки, культуры, политики в системе государствен­ного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования до­кументов. Критериями оценки содержания можно назвать значи­мость события, явления, предмета и фактов, отраженных в докумен­тах, значение зафиксированной в документах информации, ее по­вторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особеннос­тей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохож­дении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.
Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информа­ции для развития науки, техники, производства, новизна поставлен­ных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, эко­номическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.
В соответствии с многогранностью оценки документов и фор­мируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функ­ции, структуру своей организации, систему документационного обес­печения - состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифи­цированных сотрудников. В ее состав обязательно включают:
должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;
должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;
специалиста по обеспечению защиты информации и др. . Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместите­лей руководителя организации, секретарем — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.
ЭК - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законо­дательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения комиссии являются:
ежегодно пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения;
акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;
комплексы документов (дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.
Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об уве­личении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтоже­нию в государственных учреждениях и других организациях утверж­даются руководителем только после их согласования с соответству­ющим органом Архивной службы.
В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения.и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

10.2. Общие требования к систематизации
документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной ра­боты в организациях, но и для последующего хранения и использо­вания документов в ведомственных, государственных архивах. Еди­ный подход к классификации документов в организации обеспечи­вает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенк­латура дел является классификационным справочником, обязатель­ным для составления во всех государственных организациях, и долж­на содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.
Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных документов вдела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в дело­производстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении опи­сей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номен­клатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных карто­тек, справочников и указателей.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая кон­кретной, индивидуальной.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с од­нотипным характером деятельности и составом документации. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих сою­зов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперати­вов и ассоциаций и т.д. (в дальнейшем - организаций).
Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включае­мых в состав Архивного фонда России. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчи­ненных организаций дублетность может быть выявлена уже при со­ставлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно орга­низации будет приниматься на хранение данная категория докумен­тов. Таким образом, примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать Перечни... документов... с указанием сроков их хранения.
Особенно целесообразно составление примерных (типовых) но­менклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая - выборочного приема документов в состав государственной части Архивного Фон­да России. Например, подобный ряд номенклатур может быть со­ставлен для областных и районных (муниципальных) организаций - школ, финансовых органов, органов статистики и др.
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая но­менклатура дел - нормативный документ, обязательный для приме­нения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят реко­мендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.
Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Госу­дарственной архивной службы на договорных началах.
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласова­ны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, адми­нистративно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номен­клатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.
Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно для организаций районного зве­на и ниже.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методиче­скую и практическую помощь и контролирует правильное комплек­тование дел документами.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подраз­делениях организации. В структурных подразделениях номенклату­ры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел являет­ся изучение документов организации. В номенклатуру дел включа­ются все документы, составляемые в данной организации и посту­пившие в нее из других организаций. При этом изучаются положе­ния (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, раз­личные классификаторы документов, используемые в работе, типо­вой ведомственный перечень документов с указанием сроков хране­ния номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основ­ную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.) Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с гри­фом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаются дела времен­но действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или прекра­щения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незакон­ченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть уч­тены все справочные картотеки и журналы к документам.
В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, кото­рые также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются различные печатные изда­ния, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиоте­ках или других подразделениях организации.
Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каж­дом структурном подразделении организации номенклатуры дел ви­зируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в струк­турных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделении.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствую­щего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руково­дителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ).
Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких измене­ний номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необхо­димости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год в которых начинается и оканчи­вается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить сле­дующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализи­руют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правиль­ность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указан­ных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенкла­туры дел определяется необходимость ее корректировки.
Номенклатура дел организации печатается в необходимом коли­честве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного до­кумента в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается по­сле согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответ­ствующие структурные подразделения организации. Все экземпля­ры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами Архивной службы.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел но­менклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки.
Порядок составления и утверждения номенклатур дел организа­ций, которые не передают документы на постоянное хранение в го­сударственные архивы, не очень отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного учреждения заменяется согласо­ванием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.
Номенклатура дел составляется по следующей форме:
Название раздела

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хране­ния дела (тома, части), №№ .статей по перечню
Примечание

1
2
3
4
5

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответст­вии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве пер­вого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных доку­ментах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бух­галтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классифика­тора структурных подразделений он используется в качестве классифи­кационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При ука­зании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, на­пример: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.
В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2, ... 01-12..., 02-1, 02-2, ...02-35 и т.д.
Классификационная схема министерств, ведомств, других орга­низаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и под­разделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управ­ления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем блан­ке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.
В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управле­ния, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел пра­вительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д.; индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.
Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:
организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполне­ния основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ментами.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наимено­вания дел рекомендуется систематизировать по уровням: документа­ция вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя.
Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

<< Пред. стр.

страница 8
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign