LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 7
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы — слова, близкие по смыслу); этот недостаток обычно является следствием неумения выра­жаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значе­ния заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязыч­ного происхождения, обозначающих одно и то же), например:
бесполезно пропадает
совместное сотрудничество
напрасно пропадает
передовой авангард
практические мероприятия
интервал перерыва
взаимная помощь друг другу
прейскурант цен
памятный мемориал
хронометраж времени
внутренний интерьер
автобиография жизни и др.
Некоторые плеоназмы, однако, приобрели терминологический характер (например: «информационное сообщение») или характер устойчивого словосочетания (например: «целиком и полностью»). Подобные сочетания допустимы также и в том случае, если слово, входящее в словосочетание, изменило свое значение или приобрело новый оттенок значения, например:
букинистическая книга (в смысле «старинная»)
период времени (слово «период» означает не «время», а «проме­жуток времени»)
монументальный памятник («монументальный» — в значении «крупный», «величественный»);
наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникаю­щей, если соседствуют однокоренные слова, например:
«Достижения, которых достигло предприятие...»; «следует учи­тывать следующие факты...»; «данное явление проявляется в ...».
Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются единственными носителями значений, например:
«Следственными органами расследовано...»;
многословие, или речевая избыточность, т.е. употребление слов и словосочетаний, несущих излишнюю информацию, например:
Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажир­ским транспортом»
Надо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспор­том»
Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеран­ских организаций»
Надо: «Программа поддержки деятельности ветеранских органи­заций»
Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завы­шены»
Надо: «Было установлено, что расценки завышены».
Вместо: «В своем выступлении он указал на отдельные недостат­ки»
Надо: «В выступлении он указал на отдельные недостатки»;
употребление в одной фразе слов с противоположными значе­ниями, часто взаимоисключающими, например:
«Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с от­ветственными работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, что­бы обеспечить малоимущих горожан минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то почему «миниму­мом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить минимумом»);
пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация, осуществление, обеспечение, проведение, утверждение и др., например:
Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников»
Надо: «Проведение эксперимента по организации питания школьников»
Вместо: «О Программе социальной защиты малообеспеченных категорий граждан»
Надо: «Об утверждении Программы социальной защиты мало­обеспеченных граждан».

7.3.2. Неправильное употребление стилистически
окрашенной лексики

К такого рода ошибкам относятся:
употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «вы­сокой» книжной лексики, например:
«прогнозирует» вместо «предвидит»
«регламентируется» вместо «зависит от»
«испрашивал» вместо «запрашивал»
«увязывается» вместо «связывается»
употребление в письменной речи слов-профессионализмов, яв­ляющихся неофициальными заменителями терминов, например:
«дострой» вместо «завершение строительства»
«незавершенка» вместо «незавершенный строительством»
«студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения»
«студенты-вечерники» вместо «студенты вечернего обучения»
безналичка» вместо «безналичный расчет»
употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны корреспонденту, особенно это касается терминов, име­ющих в разных отраслях различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в книжной или разговор­ной речи;
употребление слов иностранного происхождения, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:
«анонс» вместо «объявление»
«пролонгировать» вместо «продлить»
«репрезентация» вместо «представительская встреча»
«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»
«сериал» вместо «многосерийный фильм»
«ротация» вместо «довыборы»
«эксклюзивный» вместо «исключительный»;
употребление архаизмов и историзмов - слов и выражений, вышедших из употребления, устаревших, например:
не «при сем направляем», а «направляем»
не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»
не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»)
не «сего года», а «этого года» («текущего года»)
не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»
не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».

7.3.3. Неправильное употребление предлогов

К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др.
Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилисти­ческой окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например:
меры по усовершенствованию
опыты по разведению
мероприятия по предупреждению -
комплекс по переработке
расходы по ремонту
центр по подготовке.
Вместе с тем не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например:
отчитаться о работе
доклад об итогах работы
переговоры о новой сделке.
Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога ДЛЯ, например:
Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»
Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли».
Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана с поведением, дей­ствиями кого-либо, например:
Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»
Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».
Исключением являются выражения: «по невниманию», «по не­брежности».
Конструкции с предлогом С и без него практически синонимич­ны, но словосочетания с предлогом С более свойственны разговор­ной речи, без него - другим стилям, ср.:
«трудности с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».
Предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об объеме, размерах, количестве, например: под углом в 40 градусов высотой в 80 метров размером в 10-15 метров бригада в 20 человек.
Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны другим стилям языка.
Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случа­ях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негатив­ных, отрицательных последствий возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:
«Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне».
Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».
Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и ДЛЯ, В и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его значением и тем, что именно нужно подчеркнуть в сообщении, например:
подъем в лифте подъем на лифте
(предлог В обозначает (предлог НА указывает на
нахождение внутри) вид подъемного средства)
направить на лечение направить для лечения
(предлог НА указывает (предлог ДЛЯ обозначает
направление) цель)
в последнее время за последнее время
(предлог В означает - «на (предлог ЗА означает «отре-
протяжении всего отрезка зок времени, взятый цели-
времени») ком»)
в целях с целью
(предлог В означает общую (предлог С способен конкре-
целевую направленность) тизировать, уточнить цель)

Трудные случаи согласования предлога и существительного из-за незнания, каким падежом управляет предлог, могут быть проясне­ны только с помощью словаря, например:

Правильно: Неправильно:
согласно приказу согласно приказа
согласно вашей просьбе согласно вашей просьбы
согласно постановлению согласно постановления и др.



7.3.4. Ошибки, связанные с употреблением
числительных

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:
все числительные записываются цифрами, за исключением фи­нансовых документов, где наряду с цифровой записью дается сло­весная расшифровка;
собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».

7.3.5. Синтаксические ошибки
Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры пред­ложения.
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:
Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую тер­риторию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»
Рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегаю­щую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».
Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:
Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансиру­ются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и рос­сийским партнерам, осуществляющим этот проект»
Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади яв­ляется одним из первых крупных проектов, финансируемым Евро­пейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».
Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»
Правильно: «Направленный на опытные испытания образец из­делия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем слу­чае - с объектом.
Неправильно: «Говоря о городе, он развивается нормально»
Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нор­мально».
Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отме­чается высокий процент внедренных разработок»
Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок».

7.4. Этикет делового общения

Этикет -это установленный порто к поведения где-либо. Дело­вой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения.
В основе правил делового этикета лежит:
вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, за­нимающими разное служебное положение;
умение принимать решения и способность их выполнять;
честность в деловых отношениях;
умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;
терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;
умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
Поскольку деловое общение - это в большинстве случаев обще­ние посредством документов, деловой этикет проявляет себя в фор­ме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обраще­ния, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргумента­ции, формулировке поручений и др.
Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обра­щения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.
Обращение традиционно использовалось в письмах полуофици­ального характера и письмах-приглашениях, адресованных конкрет­ным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятель­ности. Обращение - обязательный элемент коммерческой перепис­ки. В последнее время обращение нередко используется и в служеб­ной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положе­ние, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.
Наиболее общей формулой обращения, которая может исполь­зоваться независимо от перечисленных факторов, является:
«Уважаемый господин ... (фамилия) !»
«Уважаемая госпожа ... (фамилия) !»
или:
«Уважаемые господа!»
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (предсе­дателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указани­ем должности и без фамилии, например:
«Уважаемый господин Президент!»
«Уважаемый господин председатель!»
«Уважаемый господин мэр!»
«Уважаемый господин министр!»
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:
«Уважаемый Игорь Константинович!»
При обращении к лицам одного профессионального круга воз­можно обращение:
«Уважаемые коллеги!»
Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости «С уважением,...».
Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участниками являются должностные лица и работ­ники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выра­жения от первого лица множественного числа:
«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-1998»...
«Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генераль­ной схемы...»
«Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.06.97 № 18/45
истекает...»
«Просим сообщить о возможности приобретения партии то­вара...»
Формула обращения от первого лица единственного числа «про­шу», «предлагаю», «приглашаю» используется в письмах конфиден­циального содержания, а также в документах, оформленных на блан­ках должностных лиц.
Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.
Первое и основное правило переписки — не затягивайте с отве­том, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоя­тельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установ­ленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда смо­жете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку. Не лишним будет и указать ее объективную причину.
Будьте искренни с деловым партнером и доверяйте ему. Не пи­шите ненужных писем, не опускайтесь до «отписок». Каждое пись­мо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть максимально информативным (но не многословным).
При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению рек­визита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя - отвечайте ему.
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.
Если к вам обратились с просьбой, которую вы выполнить не. можете, объясните свой отказ, подумайте, что вы можете предло­жить взамен, может быть, порекомендуете обратиться в другое уч­реждение или к вам, но позже.
Проявлением этикета является употребление вступительных (об­ращение) и заключительных формул вежливости.
Исключите ложную вежливость. Вычурные выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и другие неуместны в деловых письмах.
Исключите из текста служебного письма местоимения «я» и «он», замените их на «мы» и «Вы» и помните, что страдательные конструк­ции предпочтительнее действительных:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
Если вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости вы­полнить взятые на себя обязательства, формулируйте напоминание или претензию спокойно и четко, без резких выражений, например:
«Договором №_ от__ Ваше предприятие взяло на себя обяза­тельства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».

Литература к главе 7
1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. - М.; Высшая школа, 1993.
2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленнос­ти. - М.; Издательство стандартов, 1990.
3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. - М.; Информаци­онно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.
4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. - М.; РУССЛИТ, 1992.
5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубеж­ный партнер (Переписка, документация, контракты). - М.; Техно-экология, 1992.
6. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. - М.; Имидж, 1991.
7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. - М.; Высшая школа, 1988.
8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. - М.; Русский язык, 1987.
9. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 1995.
10. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д.И.Алексе­ева. 4-е изд. Стереотип. - М.; Русский язык, 1984.
11. Справочник по деловой переписке. - М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.
Глава 8 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

8.1. Понятие документооборота и его
основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и со­ответственно потоки входящих, внутренних и исходящих докумен­тов.
Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:
1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой докумен-тационного обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

8.1.1. Экспедиционная обработка документов,
поступающих в организацию
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных пра­вил.
Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего от­дела и др.).
Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться этому должностному лицу. Если же должны переда­ваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета, необхо­димо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступ­ления документов.
Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ин­формацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитан­ции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и дру­гие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной свя­зи, точное время их получения.
Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять произ­водительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих до­кументов должна входить в их обязанности.
При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упа­ковке особенно тщательно проверяется полнота присланных мате­риалов, механические повреждения. При необходимости к докумен­там следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо се­рьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.
Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.
При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии от­правителя (но они есть на упаковке);
в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
при получении доплатной корреспонденции;
если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.
На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату по­ступления и, при необходимости, количество листов. Регистрацион­ные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их коли­честве, — в течение месяца.
Для удобства и точности нумерации корреспонденции применя­ют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них ис­пользованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.



Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.
На документах, подлежащих централизованному хранению в служ­бе документационного обеспечения управления, ставится дополни­тельная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.
Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.
При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.



8.1.2. Предварительное рассмотрение документов
в службе документационного обеспечения

Следующий этап прохождения поступающих в организацию до­кументов в большей степени зависит от всей постановки документа­ционного обеспечения. Основное его значение — оперативное полу­чение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения документов является установленное ГСДОУ предваритель­ное рассмотрение документов в службе документационного обеспе­чения и распределения на этой стадии документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответ­ствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резо­люции руководства.
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанно­сти сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рас­смотрении оказывает разработка серии справочных материалов: при­мерного перечня документов, требующих обязательного рассмотре­ния руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедици­онной обработки и распределения различных поступающих докумен­тов и т.д.
При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль обще­ственной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сло­жившихся правил ведения переписки и по другим причинам значи­тельную часть корреспонденции могут составлять документы по во­просам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии пред­варительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходи­мых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их ис­полнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администра­ции Президента, правительственных органов, органов представитель­ной и исполнительной власти, документы вышестоящих управлен­ческих организаций, жалобы на действия подчиненных должност­ных лиц.
При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку до­кументов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевремен­ного и ответственного исполнения.
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исклю­чение на следующий, — возвращены.
Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время.
При необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмот­ренных им документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного обеспечения.
Руководитель, как правило, не должен принимать лично доку­менты от посетителей, подчиненных, представителей других органи­заций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.
Служба документационного обеспечения должна быть уведом­лена: кому документ определен на исполнение и какое решение ру­ководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточ­ками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ поз­воляет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.
В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспе­чения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизвод­ственной практике получила название «переметка».
После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии таково­го -первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При внедрении автоматизированной системы регистрации до­кументов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации испол­нителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам испол­няемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетво­рительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего доку­мента предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

8.1.3. Организация рационального движения
документов внутри организации

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое секретарями руководителей, реже - через служ­бу документационного обеспечения (канцелярию) или самими со­трудниками, но с обязательной передачей в службу документацион­ного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное задокументационное обеспечение в струк­турном подразделении.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документацион­ного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.
Такой же типовой график может быть разработан для ознаком­ления с текущей информацией вместо подготовки и распростране­ния в организации различного рода типовых приглашений на собра­ния, заседания и другие мероприятия.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления докумен­тов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служ­ба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­на разработка технологических инструкций (схем), в которых в на­глядной графической форме определена последовательность подго­товки проектов наиболее распространенных документов, их согласо­вания, подписания и утверждения. На схемах могут указываться аль­тернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых
документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и зарегистрированные документы в количест­ве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземп­ляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного доку­мента исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенкла­туре дел он должен быть помещен.
При приеме на отправку документа-ответа должно быть прове­рено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициатив­ного документа.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть про­длен на время доработки документа и отражать окончательную пере­дачу документа на отправление для экспедиционной обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов дол­жен нести создатель документа совместно со службой документа­ционного обеспечения. Обязательная сопроводительная докумен­тация к документам на машинных носителях, посылкам и банде­ролям проходит экспедиционную обработку на общих осно­ваниях.

8.1.5. Исполнение документов

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителей.
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты проме­жуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контро­ля исполнения.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26. Личная подпись.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
После согласования проект документа передается на подписа­ние (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регист­рации документа организует его размножение.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения ис­полнителя закрепленные за ним документы по указанию руководи­теля структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответ­ственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядитель­ного документа или резолюции, имеет право созыва остальных ис­полнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответст­венному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются эк­земпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные усло­вия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполне­ния (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окон­чательного исполнения.
Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандар­тами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а так­же средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами со­здания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями «сроч­но», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указа­нием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходи­мости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.
При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель не­сет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

8.2. Анализ структуры документооборота

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкрет­ной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
Однако это не значит, что организация документооборота не поддается .самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разра­боткой которых занимаются службы документационного обеспече­ния управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Проектирование рациональной системы документооборота ос­новывается на положениях, выработанных практикой делопроизвод­ства и научной организации труда, например:
исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
однократность пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя;
пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
различные операции должны выполнятся параллельно для со­кращения времени движения документов и повышения оперативно­сти их исполнения;
учетно-информационные сведения о ходе движения и исполне­ния документов, результаты контроля и другие сведения следует пе­редавать в службу документационного обеспечения с помощью реги­страционных карточек, бездокументными способами, исключающи­ми возвратное движение самих документов;
Должны быть предусмотрены все возможные варианты движе­ния документов.
Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирова­ние должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.
Поскольку ценность документной информации существует толь­ко в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень ин­формационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.
При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный техноло­гический процесс.
Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:
документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.
Но основополагающим объектом исследования и совершенство­вания в процессе управления документацией является документопо­ток. Основными управляемыми параметрами документопотока яв­ляются:
содержание или функциональная принадлежность;
структура потока;
направление потока и его объем.
Содержание документопотока характеризуется составом доку­ментов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания кон­кретного технологического звена обработки документов: регист­рируемые и нерегистрируемые документы, документы, по кото­рым осуществляется и не осуществляется службой документаци­онного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкрети­зирован или дополнен объемом содержащейся в документах инфор­мации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, испол­нителей и т.д.
Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки доку­ментов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполните­лям. По функционально-целевому назначению в основном это ин­формационные документы о состоянии объектов управления, доку­ментация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, со­став входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.
Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документа­цией, образует поток исходящих документов субъекта управления.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропу­скная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка со­трудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потреби­телей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.
Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периоди­ческой документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного пе­риода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистиче­ская и т.д.) движутся в организациях по строго определенным на­правлениям, и при четком определении границ этого потока их до­ведение до исполнителей может проводиться без участия руководст­ва. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
корреспонденцию с пометкой «лично»;
документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);
документы первичного материального учета (накладные, наря­ды, заявки, копии платежных требований и т. д.);
документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);
документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);
документы и другие материалы по вопросам технической инфор­мации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);
документы, поступающие в адрес общественных организаций.
Наличие в системе документооборота переменной части опреде­ляет специфику адресности движения документов и режимы их об­работки. Именно с этой целью часть поступающих документов на­правляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.
Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной ча­сти, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения на­грузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее пе­риодичности и расширения на этой основе состава постоянной час­ти входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делеги­рование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руко­водителя организации.
Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его до­кументов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разра­ботки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодично­сти или сроков предоставления документов постоянным корреспон­дентам, зафиксированным в системах управления.
В организациях на основе действующих УСД, собственного опы­та и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплек­се с определением содержания и особенностей деятельности субъек­тов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информаци­онного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации до­кументами.
Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными современными методами совершенст­вования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффектив­ных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютер­ных технологий обработки информации.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно про­стым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.
Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы докумен­тов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится ниже (табл. 8.2).
Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизи­ровать содержание, рационализировать маршруты документов, опре­делить виды работ по документированию управленческих процессов.









Таблица 8.2
Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного
письма с сообщением о проведении конференции
для 100 адресатов на двух листах





Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения приведена ниже.



Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для на­глядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информа­ции: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.
На основе построения документограмм, например, определяет­ся количество документов в структурном подразделении организа­ции, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоем­кость их обработки.
Рассмотрим документограмму управления цехом:



Построение подобных документограмм - первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.
Если количество документов по конкретной задаче не превыша­ет 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов:

<< Пред. стр.

страница 7
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign