LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 6
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

7.3. Охрана окружающей среды
7.4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
8.1. Командирование сотрудников за рубеж
8.2. Прием зарубежных делегаций
8.3. Информационно-справочное обслуживание между­народных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
9.1. Подбор, расстановка и использование кадров
9.2. Учет личного состава
9.3. Аттестация работников
9.4. Повышение квалификации работников
9.6. Командирование сотрудников
9.7. Нормирование труда
9.8. Охрана труда
10. Документационное обеспечение
10.1. Учет и контроль исполнения документов
10.2. Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, незави­симо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разра­ботке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции уп­равления, отражающие основное (целевое) содержание деятельнос­ти организации, встраиваются между блоком собственно управлен­ческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего ха­рактера (функции 5-10).
В Табель форм документов включаются:
формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;
применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.

6.3. Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;
унификации текста документа.
Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:
формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
анализ документов и обобщение результатов анализа;
разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си­туации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на­дежность разрабатываемой унифицированной формы.
Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для все доку­ментов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифици­рованной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.
Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать раз­личные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.
Трафарет - форма представления грамматически связного текс­та, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ные для заполнения их переменной информацией. Например:



Таблица - форма представления унифицированного текста, со­держащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объек­тов по определенному набору признаков.
Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.
Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информаци­онные показатели (переменная часть табличного текста) - в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Заголовок строк
заголовки

граф




Под
заго
лов
ки
гра
ф
(конкретные






наименования






объектов)







Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услов­ные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. - единица измере­ния, №, % и др.
Показатели таблицы - переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки, например:

Получатель
N° платежного
поручения
Дата оплаты
Сумма (руб.)
1. ООО «Весна»
2. 000 «Гранат»
3. ЗАО «Теплый стан»
168
174
185
06.06.97
10.06.97
18.06.97
23 000 000
18000000
28 605 000

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объек­тов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.
Анкета - форма представления текста, содержащая характерис­тику одного объекта по определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именитель­ном падеже, например:

Фамилия __________________________
Имя _______________________
Отчество _________________________
Место рождения__________________
Дата рождения__________________
Пол____________________________
Образование ______________________

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.

6.4. Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспе­чения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в акту­альном состоянии.
В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут­вержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практи­ческой целесообразности; в последнем случае структурное подраз­деление, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах докумен­тов включаются в Табель только с разрешения руководителя орга­низации.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обнов­ления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Литература к главе б
1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.
Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.
3. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.



Глава 7 ЯЗЫК ДОКУМЕНТА

7.1. Официально-деловой стиль

Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка по­нимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребле­ния, обусловленных социальными задачами речевого общения.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей. Участниками делового общения являются ор­ганы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информаци­онных связей, в которые они могут вступать в процессе управленче­ской деятельности, зависят от места организации в иерархии орга­нов управления, ее компетенции, функционального содержания де­ятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются право­выми нормами, вследствие чего все информационные потоки орга­низации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммирован­ный» характер, отвечающий потребностям организации и соответст­вующий ее месту в иерархии органов управления.
Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто являлся непосредственным составителем докумен­та, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент, а это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом - руково­дителем организации, автором документа, как отмечают специалис­ты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об ад­ресате документа.
Другой важной характеристикой документного общения являет­ся адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Бо­лее того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресо­ван конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.
Существенным фактором делового общения, влияющим на ха­рактер управленческой информации, является повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности исполь­зования одних и тех же языковых средств.
Другая характерная особенность делового общения - тематиче­ская ограниченность круга решаемых организацией задач, что явля­ется следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регла­ментации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.
Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управ­ленческой информации, вытекающие из условий делового общения:
официальный характер;
адресность;
повторяемость;
тематическая ограниченность.
Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, соблюдение ко­торых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к уп­равленческой информации, вытекает их самого существа управлен­ческой деятельности, суть которой заключается в принятии управ­ленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляю­щего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании управленческой инфор­мации. Следовательно, эффективность управленческой деятельнос­ти только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необхо­димая, важная для деятельности организации. Только получая акту­альную информацию орган управления может принимать оптималь­ные управленческие решения. Актуальность информации обеспечи­вается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересован­ных подразделений и должностных лиц.
Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий, также характеризующих управленческую ин­формацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:
достоверность (объективность);
убедительность (аргументированность);
полнота (достаточность информации) и некоторые другие.
Требование достоверности (объективности) означает, что дело­вое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определен­ные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, пись­мо, будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает, что .документ должен содер­жать всю необходимую для принятия обоснованного решения ин­формацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вы­зывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.
В деловом общении рассмотренные нами свойства управленче­ской информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эф­фективным образом фиксировать управленческую информацию, от­вечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.
Специфика делового стиля выражается в определенных стиле­вых чертах, отличающих его от других функциональных стилей язы­ка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.
Основные черты официально-делового стиля:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность, краткость текста.
Нейтральный тон изложения - это норма официального дело­вого общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом доку­мента, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого лич­ный, субъективный момент в текстах документов должен быть све­ден к минимуму. Из языка документов исключаются слова, облада­ющие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с умень­шительными и ласкательными суффиксами, с- суффиксами преуве­личения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмыслен­ности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа — это пись­менный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое вос­приятие, и при необходимости он может быть перечитан, и не один раз. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.
Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, ого­ворок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.
Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью ком­позиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Лаконичность изложения текста достигается экономным исполь­зованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требова­ний, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребле­ния в текстах управленческих документов.

7.2. Требования к текстам документов

7.2.1. Употребление специальной лексики

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понима­ния текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере администра­тивного управления.
Правильность и стабильность терминоупотребления достигают­ся применением на практике терминологических словарей и стан­дартов, которые устанавливают строго однозначную систему поня­тий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.
При употреблении терминов в деловой документации необходи­мо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и ад­ресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать не­сколькими способами:
дать официальное определение термина;
расшифровать его словами нейтральной лексики;
убрать термин и заменить его общепонятным словом или выра­жением.
Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или иска­жением структуры термина. Трудности в употреблении терминов свя­заны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется со­держание уже существующих понятий, возникают новые, часть поня­тий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколь­кими терминами, возникает синонимия терминов.
Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «дого­вор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудо­вом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сдел­ки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).
Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значения­ми, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в преде­лах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут воз­никать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.
Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (на­пример, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация -пересадка, карданное устройство — кардан и др.). Область употребле­ния профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использо­вание в деловой документации крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессио­нального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

7.2.2. Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.
Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребле­ния и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная, мемория и др.).
Историзм — разновидность архаизма — слово или словосочета­ние, обозначающее предмет, вышедший из употребления: черниль­ница, пресс-папье, пенсне и др.
Употребление таких слов в управленческой документации недо­пустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

ВМЕСТО СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ
при сем направляем направляем
означенный (вышеозначенный) названный
вышепоименованный указанный (названный)
сего года этого года (текущего года)

настоящим сообщаем сообщаем
настоящий акт составлен акт составлен

7.2.3. Употребление неологизмов

Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.
Неологизмы первой группы имеют полное право на существова­ние в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, авто­салон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.
Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употреб­ление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует упо­треблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирова­ние» - «оздоровление» и т.п.

7.2.4. Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обо­значения понятий привычных слов, например:
«пролонгировать» вместо «продлить»;
«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;
«анонс» вместо «объявление»;
«эксклюзивный» вместо «исключительный».
Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

7.2.5. Употребление слов с «универсальным» значением

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо точных смысловых опре­делений, например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, нерит­мично, неорганизованно, словом, - плохо).
«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе форми­рования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, пред­взято).
Если в других стилях языка употребление таких слов воспри­нимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или нега­тивной.

7.2.6. Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов:
лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
графические сокращения - применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др.
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не явля­ются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.
Различается несколько типов лексических сокращений (аббре­виатур):
Инициальные сокращения - сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:
буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;
звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;
Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам-пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мос-интур, техред, главбух, завгар;
Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
Усечения: зам., зав., спец., пред.;
Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);
Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Различается несколько типов графических сокращений:
Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;
Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;
Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;
Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины.: т, кг, см, л);
Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо­западный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия органи­заций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.
Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.
Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.
Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.
Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части — заглавны­ми буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИорггехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.
Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как прави­ло, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пунк­ты и некоторые другие.
Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста, например:
«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного ВМ».
При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:
удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с сокращением.

7.2.7. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограничен­ности деловой речи:
«Сообщаем, что в период с ... по ...»
«Установлено, что в период с ... по ...»
«Сообщаем, что по состоянию на ...»
«Акт составлен комиссией в составе: ...»
«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»
«Направляем Вам, согласованный с ...»
«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»
«Проверкой установлено, что ...»
«Выражаем глубокую признательность за ...»
«Считаем целесообразным ...»
«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»
«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»
«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»
«Просим Вас изыскать возможность ...»
«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.
Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:
«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»
«Предоставление жилой площади гарантируем».
В письме-претензии:
«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»
«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на...»
Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

7.2.8. Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:
«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».
«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».
«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».
Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

7.2.9. Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми ши­рокими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:
ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль вносить предложения предоставить кредит обладать правом вступать в силу пострадать в результате событий
НЕЖЕЛАТЕЛЬНО . предоставить для использования выслать на рассмотрение передать для управления оказывать помощь вести контроль давать предложения выдать кредит владеть правом входить в силу пострадать в событиях
Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в дело­вой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста до­кумента.

7.2.10. Конструкции с отглагольным существительный

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»
«оказать помощь», а не «помочь»
«произвести уборку», а не «убрать»
«провести учет», а не «учесть»
«оказать поддержку», а не «поддержать»
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержа­нием документа всегда является управленческое действие, направлен­ное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отгла­гольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого дей­ствия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обо­значает это не в столь явно выраженной форме.

7.2.11. Ограниченное употребление глаголов
в личной форме

Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как прави­ло, употребляются в неопределенно-личном значении:
«Комиссией проведена проверка и установлено...»,
«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
С этим же явлением связано и преобладание страдательных кон­струкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает ...»)
«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию эле­ктромеханическое оборудование» (а не:«Московские организации поставят ...»)
«Возможность ликвидации совместного предприятия прораба­тывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прораба­тывает...»).

7.2.12. Построение предложений

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с обособленными оборотами, например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учре­дителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии».
«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях феде­рального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение фе­деральных структур по решениям вышестоящих органов».
Такие предложения, как правило, содержат причастные и дее­причастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обсто­ятельства, приложения, дополнения. Если предложение односостав­ное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - пред­мет действия.
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуе­мое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:
«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственно­го управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».
«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь орга­низуемого журнала «Россия».
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:
«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посоль­ство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».
«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоя­щее время подготовлен проект распоряжения Правительства Россий­ской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпу­скаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».
«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 ис­панская авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сни­женным ценам (придаточное предложение)».
«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы на­дежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (при­даточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Рос­сийской Федерации (главное предложение)».
При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.
В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует упо­треблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».
Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - слож­ные рубрицированные перечисления, дающие возможность языко­выми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:
«При проработке данного вопроса редакцией были сформулиро­ваны специфические требования к выделяемому помещению: оно не должно располагаться на уровне одного этажа; должно иметь не менее двух залов площадью 35- 40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;
должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;
помещение не должно требовать ремонта; необходим ряд помещений технического назначения». Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:
Вместо:
«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»
Рекомендуется:
«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим пере­дать ОКС».
Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:
Неправильно:
«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»
Правильно:
«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предостав­лении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуще­ствляющим этот проект».
Неправильно:
«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высо­кую оценку»
Правильно:
«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо — субъект действия, и ни в коем слу­чае — с объектом.
Неправильно:
«Говоря о городе, он развивается нормально»
Правильно:
«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».
Неправильно:
«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высо­кий процент внедренных разработок»
Правильно:
«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий про­цент внедренных разработок».

7.3. Типичные языковые ошибки в текстах
документов

7.3.1. Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся:
неразличение слов - паронимов (паронимы - близкие по звуча­нию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:
представить и предоставить
гарантийный и гарантированный
командировочный и командированный
поместить и разместить
проводить и производить
оплатить и заплатить и др.
невнимание к.оттенкам значений слов-синонимов (синонимы — слова, имеющие одинаковое или очень близкое значение); синони­мы редко бывают абсолютно тождественны, как правило, они разли­чаются оттенками значений. Невнимание к ним, незнание норм лек­сической сочетаемости слов приводит к смысловым нарушени­ям, например:
ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:
построить ферму возвести ферму
соорудить мост соорудить киоск
дефекты конструкции дефекты воспитания

<< Пред. стр.

страница 6
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign