LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 5
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — от­метка о наличии приложений.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»
«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.
Письма визируются руководителем подразделения, подготовив­шего письмо, при необходимости - руководителями заинтересован­ных структурных подразделений, а также заместителем руководите­ля организации — куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визиру­ются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организа­ции на хранение.
Письма подписываются руководителем организации, его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руко­водителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая простав­ляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датой письма является дата его подпи­сания. Образец письма:

ФИРМА «ЭКОНИКА» Директору павильона
г-ну Турову B.C. Всероссийского выставочного
109542, Москва, Рязанский пр-т, центра
99, корп. 1
т. 371-3922, факс (095) 377-8227
10.09.96 № 01-18 / 395
О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300—400 кв. м выста­вочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всерос­сийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров
Главный бухгалтер Подпись Г.В.Цихисели
(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Рос­сийской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительствен­ная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкно­венной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на ' светлой бумаге).
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголо­вок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содер­жание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилага­ется список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опу­скать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
точка - ТЧК
запятая - ЗПТ
двоеточие - ДВТЧ
кавычки - КВЧ
скобки - СКВ
номер - HP
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т.д.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст те­леграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, выбор делается в поль­зу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и кон­кретной деловой лексике, употребление которой не вызывает тол­кований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказан­ное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутству­ют категории и виды телексов, как в телеграммах.
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.
Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица:

А = а И = i П = р Ш = sh
Б = b Й = j(i) С = s Щ = sch(sc)
В = v К = к Т = t Ы = у
Г = д Л = ! У = и Э = е
Д = d М = m Ф = f Ю = ju(iu)
Е = е Н = п X = h Я = ja(ia)
Ж = zh(j) O = o Ц = с
3 = г Ч = сп
Р = г

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформле­нию телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служеб­ного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.
Значительную часть служебного заголовка телекса занимает ав­тоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:
маршрутный номер станции, состоящий из определенного.на­бора цифр и букв;
индивидуальный номер абонента;
сокращенное название организации (фирмы);
сокращенное наименование страны.
Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передаю­щего абонента и автоответ принимающего абонента.
Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.
Структура служебного заголовка может включать и другие ком­поненты в зависимости от практики, принятой в той или иной орга­низации, стране.
Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обраще­ния. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других слу­чаях.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.
В текстах телекса не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного тол­кования.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию, от­ражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.
Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения -исключает необходимость вновь набирать номер.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящи­еся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой на­грузки не несут.
Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого переда­ется информация.
Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по .факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки:



Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона



Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона
Дата,
номер телефонограммы


Время передачи


Текст телефонограммы


Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма



Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует про­верять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.
Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпо­следний обозначает город - msk (Москва) или организацию вну­три страны и т.д.

5.4.3. Составление и оформление справочно-
аналитических документов

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сда­чи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случа­ев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фик­сируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемы­ми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта - установление фактического со­стояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комис­сии или группы лиц и содержат фактические данные, количествен­ные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземп­ляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержани­ем акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные доку­менты, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­вершившиеся составлением акта.
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов ос­новной деятельности организации или подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в кол­легиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: назва­ние организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголо­вок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и вклю­чает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1997 г.»
«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиа­компанией «Римини» в 1996 г.»
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отража­ющие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однород­ную систематизированную информацию, допускается текст оформ­лять в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового ха­рактера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписывают­ся составителем или руководителем структурного подразделения.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографи­ческого или служебного характера, составляются на бланках форма­та А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заве­ряются печатью.
Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору
СПРАВКА компании
02.07.97 № 35 г-ну Савельеву М.М.
Об организации авиаперевозок
туристов по состоянию на 01.07.97

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартер­ным рейсом в Римини (Италия).
К 01.06.97 численность туристических групп, вылетающих в Италию, воз­росла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей ком­пании она не имела возможности.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая име­ет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер Подпись О.Н.Соколикова

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источни­ков по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). 138
В сводке допускается приводить сведения об источниках инфор­мации, перечислять и давать характеристику фактическому матери­алу по одному или нескольким показателям.
В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в дру­гую организацию - руководителем.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановле­ний, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия до­кумента или вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматривае­мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть тек­ста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет».
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подпи­сывается специалистом или группой специалистов - его составите­лей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специали­ста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
В целом, порядок составления и оформления отзыва соответст­вует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечис­ление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях рас­пространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руко­водителем организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей пе­речней регламентируются соответствующими инструкциями, ука­заниями, методическими документами.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.

5.5. Система отчетной документации

5.5.1. Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, пред­приятия за определенный период времени - год, полугодие, квар­тал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организа­ции и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, на­меченными планом или программой.
Анализ отчетных документов дает возможность руководству кор­ректировать деятельность как самой организации, так и подведомст­венной системы, совершенствовать организационную структуру, ха­рактер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организа­ции, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресур­сами.
Отчетная документация учреждения состоит из нескольких ком­плексов документов:
государственная статистическая отчетность;
ведомственная отчетность;
внутриучрежденческая отчетность.
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.
Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнитель­ной власти, выполняющие функции органов межотраслевой коорди­нации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налого­вая служба Российской Федерации и Министерство финансов Рос­сийской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организа­ций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомствен­ной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и пред­приятий отрасли.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территори­альным органам. По срокам представления она может быть декад­ной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересо­ванные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.
Кроме государственной статистической и ведомственной отчет­ности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные доку­менты составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышесто­ящей организации.
Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).
Отчетные документы могут составляться по различным направ­лениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом -организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или за­даний руководства и др.

5.5.2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени, выполнении мероприятий, пору­чений, заданий, представляемый руководителю структурного подразде­ления, организации или вышестоящему органу.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной фор­ме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управ­ленческим документам.
При составлении внутренних отчетов учитывается их назначе­ние и круг рассматриваемых вопросов.
Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование под­разделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составле­ния, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается:
наименование органа или должностного лица, о результатах де­ятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттес­тационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);
отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).
В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложе­ния. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее плани­ровалась, последовательность изложения отчета должна соответст­вовать последовательности расположения заданий в плановом доку­менте.
Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписы­вается самим составителем. Отчет о работе организации утверждает­ся руководителем организации или вышестоящим органом.
Датой отчета является дата его утверждения или вынесения ре­золюции.
К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Литература к главе 5
1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.
142
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.
4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документо­обороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. — М., 1996.
5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить при­каз. - М, ИНФРА-М, 1997.
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., Экономика, 1991.
7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1988.
8. Справочник по деловой переписке. — М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.
9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. — М., ПРИОР, 1995.








































Глава 6 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОСТАВА
И ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Основные направления совершенствования
состава и форм документов

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторя­ющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандарти­зовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.
Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно­гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна­чения. Применительно к Управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од­нотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация - это форма юридического закрепления результа­тов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государ­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элемен­ты управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются:
термины и определения, используемые при работе с управлен­ческой информацией;
организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий;
классификаторы управленческих функций;
управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929 - 1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.
Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Националь­ные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнеторго­вых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. Роль и значение унификации и стан­дартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.
Унификация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм документов, применяемых для документиро­вания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленчес­кой задач. В результате унификации состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные действительными потребностя­ми управления, и состав документов организации может быть значи­тельно сокращен. Унификация форм документов заключается в от­боре и закреплении в унифицированных формах документов инфор­мационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое за­крепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

6.2. Табель форм документов, применяемых в
деятельности организации

6.2.1. Назначение Табеля форм документов

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.
Табель форм документов предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;
унификации форм документов организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволяю­щего осуществлять оперативный поиск необходимых форм докумен­тов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;
оперативность реализации управленческих функций организа­ции;
сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

6.2.2. Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
4. Отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования:
определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации организа­ции изучаются:
документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительная документация организации: приказы, указа­ния, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совеща­тельных) органов по основной деятельности организации;
комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов органи­зации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
функция управления и задача (назначение документа), в про­цессе реализации которых создается документ (например, для штат­ного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);
сведения об основных этапах подготовки документа: подразде­ление-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостовере­ние документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, заполненные в процессе обследования доку­ментации организации, представляют собой основной рабочий мас­сив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают со­ответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.
Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы до­кумента, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.
Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании фор­мы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в за­дачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены све­дениями об основных этапах оформления документа. Если разработ­ка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документообо­рота организации, - Табель должен содержать сведения о регистра­ции и контроле документов, месте хранения подлинника или остаю­щейся в организации копии документа, а при необходимости и ука­зывать тираж документов.

6.2.3. Примерный Табель форм документов,
применяемых в деятельности организации

Наимено-вание формы доку-мента
Код фор
мы
Кем и когда
утверж
дена
Пери-
одич-
ность состав-ления
Сос-
тави
тель доку-мента
Внут-
реннее согла-сова-ние
Внеш-
нее согла-сова-ние
Под-пись
Ут-верж-дение
Пе-чать
Куда
Пред-став-ляет-ся
При-ме-ча-ние

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм до­кументов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку ис­ключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формиро­вание Табеля по функциональному принципу позволяет одновремен­но с совершенствованием документационного обеспечения оптими­зировать деятельность организации через построение классифика­ционной схемы ее управленческой деятельности.
Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
1. Организация системы и процессов управления
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельнос­ти организации
1.2. Обеспечение законности деятельности
2. Прогнозирование и планирование деятельности 2.1. Прогнозирование деятельности организации
2.2. Планирование деятельности организации
3. Регулирование деятельности
3.1. Информационное обеспечение деятельности органи­зации
3.2. Оперативное управление деятельностью организации
4. Контроль за деятельностью
4.1. Статистическая отчетность
4.2. Ведомственная отчетность
4.3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)
5. Финансовое обеспечение
5.1. Бухгалтерский учет
5.2. Бухгалтерская отчетность
6. Материально-техническое обеспечение
6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудова­нием, транспортом
6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудова­ния, транспорта
6.3. Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

<< Пред. стр.

страница 5
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign