LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 4
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бума­ги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов об­щего бланка: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к текс­ту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного распи­сания составляется в табличной форме. Указываются коды и наиме­нования структурных подразделений и должностей, количество еди­ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зар­платы по должностным окладам.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кад­ров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Образец штатного расписания:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДАЮ
_________________;№____________ штатную численность в количестве
место составления ______________чел. с фондом зара-
ботной платы_______руб. в месяц
на 199__год гербовая печать Подпись Инициалы, фамилия
организации руководителя
Дата
Или: Протокол заседания Совета
Директоров (Правления)
От____________№___________

Код и наименование должности
Разрая ЕТС


Должностной оклад


Персональные надбавки


Прочие надбавки


Месячный фонд заработной платы


Фамилия, имя, отчество




Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и раз­биваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область рас­пространения, основания для разработки и другие сведения общего ха­рактера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует»,-«необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за­головке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкция подписывается руководителем структурного подраз­деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструк­ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

5.2. Система плановой документации

5.2.1. Назначение и состав плановой документации

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает постав­ленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным обра­зом.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может за­трагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, ор­ганизаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее со­держание работ, выполнение которых обычно рассчитано на доста­точно длительный срок. Это, как правило, более масштабные доку­менты по сравнению с планом.
Особенность плановых документов в том, что они всегда состав­ляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретно­го вида работ, срок которого установлен распорядительным докумен­том или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения слож­ных комплексных проблем, так и для правильной организации теку­щей деятельности.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабаты­ваются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответст­венным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверж­даются федеральные программы, планы и генеральные схемы поста­новлениями Правительства Российской Федерации.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами фе­деральных органов исполнительной власти с привлечением специа­листов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомст­венных. Они утверждаются руководителем федерального органа ис­полнительной власти (министерства или ведомства) и являются обя­зательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуще­ствляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других терри­ториальных образований и действуют в рамках территории. Как пра­вило, они касаются вопросов социального и экономического разви­тия и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как прави­ло, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отде­лов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специ­ализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организацион­но-правовые документы учреждения, распорядительная документа­ция, решения коллегиальных и совещательных органов, предложе­ния, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привле­чением квалифицированных специалистов. Планы работы подразде­лений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллеги­альных и совещательных органов утверждаются председателем кол­легиального или совещательного органа.


5.2.2. Составление и оформление плановых документов

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и ос­новные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде раз­делов, соответствующих направлениям деятельности или этапам ра­боты и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов про­граммы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы про­граммы нумеруются арабскими цифрами.
Программа может быть достаточно объемным, многостранич­ным документом. Программы, как правило, кроме текстовой час­ти содержат приложения, являющиеся справочным и аналитичес­ким материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяю­щих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозна­чение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, рас­поряжений).
Программа оформляется на общем бланке организации. Обяза­тельными реквизитами программы являются: наименование органи­зации, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, от­ветственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или колле­гиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До ут­верждения программы проходят стадию согласования со всеми за­интересованными организациями и должностными лицами. Со­гласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилага­емом к программе.
Федеральные программы представляются на утверждение в Пра­вительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительны­ми органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).
Программы командировок подписываются составителем (коман­дируемым работником), утверждаются руководителем или замести­телем организации.
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к вы­полнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как пра­вило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содер­жание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об испол­нении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименова­ния проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Ис­полнитель» может состоять также из двух составных частей: ответст­венного исполнителя и конкретных исполнителей или головной ор­ганизации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обяза­тельными реквизитами плана являются: наименование организа­ции, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Некоторые виды работ требуют составления календарных пла­нов или графиков.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей пла­нов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформ­ления плана:

Наименование организации
ПЛАН УТВЕРЖДАЮ
____________ № ___ Генеральный директор
Москва __________Инициалы, фамилия
командировок сотрудников
на 1997 год Дата

Место командировки
Срок
командировки
Наименование подразделения и фамилия командируемого работника
Примечания
1
2
3
4
1.
2.
……..

Заведующий Отделом кадров
Подпись
Инициалы, фамилия

5.3. Система распорядительной документации

5.3.1. Назначение и состав распорядительной
документации

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений,
С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:
правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, из­даваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Рос­сийской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской, Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а так­же их территориальных образований;
правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами федеральной исполнительной власти);
правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:
акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;
акты межведомственного характера;
акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.
Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными по­становлением Совета Министров - Правительства Российской Фе­дерации от 23 июля 1993 г. № 722.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, ...собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

5.3.2. Процедура издания распорядительных
документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие стадии:
1. Инициирование решения - обоснование необходимости из­дания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмот­рение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или програм­мой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных орга­низаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходи­мости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве иницииру­ющих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает инте­ресы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее ус­ловие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная до­кументация учреждения; документы, поступающие из вышестоя­щих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нор­мативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управ­ленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и по­сле всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее при­емлемое.
Третья стадия заключается в оформлении выработанного реше­ния в виде проекта распорядительного документа. Оформление про­екта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлени­ем на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распоря­дительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.
Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутренне­го согласования) и внешнего согласования, если необходимо прове­сти экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных доку­ментов высшими и федеральными органами исполнительной влас­ти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями всех заинтересованных подразделений организации, главны­ми и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проек­та документа действующему законодательству, а также с заместите­лями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непо­средственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отмет­ка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Осо­бое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распоря­дительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.
Пятая стадия - внесение проекта распорядительного докумен­та на рассмотрение руководства - предполагает внесение замеча­ний в проект документа по результатам согласования, окончатель­ное оформление согласованного проекта документа на бланке ор­ганизации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного до­кумента готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке органи­зации, а на стандартных листах бумаги и направляется в выше­стоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснитель­ной запиской.
На шестой стадии принимается решение, выражающееся в под­писании распорядительного документа руководителем. Это решаю­щая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ру­ководителя превращает проект документа в полноценный, обладаю­щий юридической силой документ.
Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядитель­ного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тира­жирование документа, его рассылка или передача всем исполните­лям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.
Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального орга­на.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседа­нии коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.
7. Доведение решения до исполнителей.
На первом этапе проводится сбор информации по рассматри­ваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с пла­ном работы коллегиального органа специалист соответствующего .структурного подразделения по заданию руководителя и совместно е ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, дру­гих подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о со­стоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкрет­ные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделе­ния и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справ­кой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.
На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопро­се, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подраз­деления, подготовившего их.
Третья стадия - обсуждение материалов на заседании - вклю­чает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке об­суждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление предсе­дателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания — членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются пред­ставленные материалы, высказываются мнения по проекту реше­ния, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые при­знаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.
Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллеги­альных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода засе­дания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон­ную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или сте­нограмма) заседания. Если протокол составляется на основе чер­новых записей, запись основных выступлений желательно согла­совать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После со­гласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Шестая стадия - издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (на­пример, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Моск­вы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров От­крытого акционерного общества).
Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют про­токольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписка­ми из протокола заседания.
Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей - выполняется таким же образом, как и в случае из­дания распорядительных документов на основе единоличного при­нятия решений.

5.3.3. Составление и оформление распорядительных
документов

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
В соответствии с постановлением Совета Министров - Пра­вительства Российской Федерации «Об утверждении правил под­готовки ведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 г. № 722 приказы, постановления, инструкции, положения, разъяс­нения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов. Постановление определяет, что подготовка проектов ведом­ственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразде­лениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.
Подготовка постановлений и распоряжений Правительства Рос­сийской Федерации регламентирована Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров - Пра­вительства Российской Федерации, утвержденном постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 28 ян­варя 1993 г. № 74.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Феде­рации и Государственной Думы Российской Федерации, постановле­ния Правительства Российской Федерации, для постановлений фе­деральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государст­венный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида докумен­та, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», например:
«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»
При необходимости вступительная часть может содержать ссыл­ки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомствен­ные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный харак­тер, во вступительную часть не включаются.
Если постановление не нуждается в обосновании, его текст на­чинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содер­жащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения, например:

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
25 ноября 1995 г. Москва № 1145

Об упорядочении деятельности по развитию собаководства

В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обес­печению организационного единства в их осуществлении Правительство Рос­сийской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологиче­ских организаций.
3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Фе­дерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совме­стно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.
Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Черномырдин

Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается
ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 1997 г. № 18

или:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 27 ноября 1997 г. № 1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заин­тересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответствен­но виза руководителя юридической службы.
Постановления подписываются руководителем органа управле­ния. Постановления Правительства Российской Федерации и феде­ральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и сове­щательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Решения оформляются в том же. порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
«Коллегия РЕШИЛА ...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...»
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организа­ций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по орга­низационным вопросам, основной деятельности и личному со­ставу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверж­дении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчет­ных, инструктивных, методических документов (положений, долж­ностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных ор­ганов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому по­добных случаях.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финан­сирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпу­сков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения ра­ботников.
Приказы оформляются на специальном бланке - бланке прика­за или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), назва­ние вида документа, дата и номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».
Приказы по организационным вопросам и основной (производ­ственной) деятельности издаются во исполнение правовых норма­тивных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и- все­стороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, что­бы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечи­вались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.
Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сфор­мулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

«О создании филиала общества в г. Твери»
«Об увеличении уставного капитала общества»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступитель­ной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснова­ние предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей органи­зации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, напри­мер:

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и лик­видации филиалов и представительств общества, утвержденном Сове­том директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)
ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, во вступитель­ной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса ин­ститута по ул. Металлистов, д. 37а
ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нуме­руемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выпол­нение различных по характеру действий.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает: наименование исполнителя или исполнителей, предписывае­мое действие, конкретный срок выполнения поручения. При нали­чии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предпи­сываемого действия на отдельные задания каждое из них формули­руется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распо­рядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядитель­ной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпослед­нем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за ис­полнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки испол­нения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написа­ние упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на, которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с со­блюдением всех грамматических правил. Следует избегать слож­ных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общеприз­нанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произволь­ные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо при­менение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе вы­ражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте про­екта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Приложение 1
к п. 2 приказа
от 14.06.1997 № 86

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на при­ложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения до­кумента.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложе­ний, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководите­ля во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, бо­лезнь). Образец приказа по основной деятельности:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
____________ № _______
Москва
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержден­ном Советом директоров общества 16.07.1996
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя гене­рального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор Подпись Инициалы, фамилия


Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Прези­дентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разре­шения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.
Распоряжения по существующей практике, также издают руко­водители предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же прави­лам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тек­стах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее ввод­ную и распорядительную части.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по вопросам, связан­ным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с уг­ловым расположением реквизитов и оформлением в правом верх­нем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рас­сылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы
республик в составе Российской Федера­ции,
краев, областей, автономных образо­ваний,
городов Москвы и Санкт-Петербурга

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.
Указания должны иметь заголовок, который формулируется так­же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

5.4. Система справочно-информационной и
справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной
и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.
Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.
Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:
письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;
письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;
содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняю­щие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-
информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Справочно-информационные документы
Справочно-аналитические
документа
Протокол
Докладная записка
Предложение
Объяснительная записка
Заявление
Представление
Переписка (служебное письмо, телеграмма телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение)
Акт
Справка
Сводка
Заключение
Отзыв
Список
перечень

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства
10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.
Об увеличении штатной
численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева


Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.
Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.
Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.
Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

<< Пред. стр.

страница 4
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign