LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 3
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Подпись руководителя
Дата резолюции
Например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.98
подпись 06.01.98
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
приказ - о приеме на работу
положение - о бухгалтерии
протокол - собрания акционеров
должностная инструкция - менеджера по кадрам
Отметка о контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:
в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголо­вок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение тек­ста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного чис­ла (слушали, выступили, постановили).
В документах, устанавливающих право и обязанности организа­ции, их структурных подразделений (положения, инструкция), а так­же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Министерство не возра­жает», «Академия управления считает возможным»).

Отметка о наличии приложений (20).
Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.
В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.
Например:

Приложение 1
к приказу директору АО «Квант»
от 22.09.96 № 15

Подпись (21).
Подпись - это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав.кафедрой Документоведения
и документационного обеспечения
управления
профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев
Члены комиссии подписи В.В. Галахов
Г.Н. Ксандопуло
А.В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 14.05.98 № 4

СОГЛАСОВАНО
Зам. председателя
Госстандарта
подпись П.В. Доронин
16.09.98 '

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласова­ния. Например:

Лист согласования прилагается.
Подпись дата

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состо­ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.
Например:

Главный бухгалтер
подпись И.Д. Луконина
12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с докумен­том, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотрен­ных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно
Инспектор
личная подпись О.В. Белова
01.06.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допуска­ется не указывать дату заверения и должность лица, заверившего , копию.
При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 67

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов 341 12 56

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.
Данный реквизит включает в себя:
слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;
при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;
краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например:

В дело 12-25 за 1998 г.
Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28).
По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вклю­чает в себя: наименование получающей организации, дату поступ­ления документа, его входящий регистрационный номер. Напри­мер:

АО «Эталон»
Дата 27.06.98
Вх. № 14

Отметка для автоматического поиска документа (29).
Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые дан­ные.

4.3. Бланки документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого документа, независимо от его вида.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специ­ального штампа, и образуют официальный бланк документа.
Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками - черточками и уголками - отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.
Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.
Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вме­сто «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключа­ющими.
Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы доку­мента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.
Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Рек­визит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизи­тов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов раз­мещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одина­ково удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой грани­цы зоны расположения реквизитов).
Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположе­ние реквизитов.
При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади ли­ста.
Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания ад­реса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтитель­нее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть вне­сены первыми (вверху или слева).
Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210), допускается использование бланков формата A3 и А6.
Бланки документов должны иметь поля:
левое - 20 мм;
верхнее — не менее 20 мм;
правое и нижнее — не менее 8 мм.
Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных ин­тервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максималь­но приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.
Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со вто­рой, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

4.4. Требования к изготовлению, учету, использо-
ванию и хранению бланков с воспроизведением
государственного герба Российской Федерации,
гербов субъектов Российской Федерации

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли­графической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии техни­ческих и технологических возможностей для изготовления указан­ного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам орга­нов государственной власти, иных государственных органов и уч­реждений (далее -организаций), определенных Положением о Госу­дарственном гербе Российской Федерации, соответствующими пра­вовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых блан­ках типографским способом или нумератором проставляют порядко­вые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:
при поступлении бланков:
наименованию вида гербового бланка;
дате поступления;
номеру сопроводительного документа;
наименованию организации-поставщика гербовых бланков;
количеству экземпляров;
при выдаче бланков:
наименованию вида гербовых бланков;
количеству экземпляров;
серии и номерам гербовых бланков;
наименованию структурного подразделения организации, фами­лии и инициалам должностного лица получателя гербовых бланков;
расписке в получении;
примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответствен­ное за делопроизводство организации. Лица, первоначально ответст­венные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распо­рядительным документом руководителя организации. О проведен­ных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при из­готовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полигра­фии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, - при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Литература к главе 4

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75 с.
2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор­ганизационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.
88
3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. -6с.
4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.
5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов. - М.,1990. - 19 с.
6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1993. - 88 с.



































Глава 5 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1. Система организационно - правовой
документации

5.1.1. Назначение и состав организационно-правовой
документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;
установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценка труда работников;
реорганизацию;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).
Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности уч­реждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой — по решению высшего органа управления организацией (обще­го собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регист­рацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.
Изменения в положения о структурных подразделениях и иных ор­ганах учреждения также вносятся распорядительными "документами руководства по мере необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

5.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федера­ции. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельны­ми законодательными актами.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру­емых арабскими цифрами.
Текст устава может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращен­ное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствует­ся в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, пред­ставительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистриро­ванного товарного знака, фирменного бланка, печати.
В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» опреде­ляются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговари­ваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регла­ментируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды дея­тельности, механизм отношений организации с другими организа­циями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе фи­нансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров - высший орган управления обще­ством (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров - высший орган управления обществом в про­межутках между собраниями акционеров, избираемый общим собра­нием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председа­теля и на какой срок);
исполнительные органы - генеральный директор, исполнитель­ный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и поря­док деятельности);
ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанав­ливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетно­сти, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.
В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнитель­ные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.
Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок лик­видации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотре­ния споров общества с физическими и юридическими лицами.
Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование органи­зации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистра­ции устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участни­ков. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО
Собранием учредителей
Открытого акционерного
общества «Веста»
(протокол от 18.12.96 № 1)

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреж­дения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые по­ложения разрабатываются для однотипных организаций и структур­ных подразделений. Различаются положения об организациях и по­ложения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации - правовой акт, на основании которо­го действуют государственные бюджетные организации. Это, в пер­вую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.
Текст положения об организации включает разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее со­здания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в сво­ей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или ком­плексы проблем, которые призвана решать организация в своей де­ятельности и которые определяют характер и направления ее дея­тельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запре­щать или требовать выполнения каких-либо действий. Права уста­навливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включается право на издание рас­порядительных и нормативных документов, ведение переписки, пра­во давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запраши­вать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация долж­на выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавли­вает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их пе­риодичность или сроки, порядок представления итоговых докумен­тов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в ка­ком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обя­зательными реквизитами положения об организации являются: наи­менование вышестоящего органа, наименование организации, на­звание вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно клас­сифицировать на:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах как руко­водящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, сове­тах).
Структура текста положения о подразделении (службе) норма­тивно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработан­ную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включа­ющие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование пра­вового акта, на основании которого создано и действует подразделе­ние, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должно­сти руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и направ­ления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работ,' которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которы­ми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости, - и уголовной от­ветственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информацион­ные и документационные потоки подразделения; основные докумен­ты, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и орга­низациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки пред­ставления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида докумен­та, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы­ваются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организаци­ей в целях регламентации организационно-правового положения работ­ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий усло­вия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности..
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и осво­бождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкрет­ное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполня­емых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рас­сматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
право принимать определенные решения, давать указания по кон­кретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рам­ках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предло­жениями к руководителю; представительствовать от имени подраз­деления или учреждения в других организациях и пределы предста­вительства; право участвовать в.совещаниях, на которых рассматри­ваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономи­ческую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критерия­ми оценки являются объективные показатели, характеризующие ка­чество и своевременность выполнения работы. Ответственность ра­ботника определяется в соответствии с действующим законодатель­ством и может быть дисциплинарной, административной или уго­ловной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготав­ливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей ра­ботника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке органи­зации. Обязательными реквизитами должностной инструкции яв­ляются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заго­ловок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инст­рукция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) орга­низации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтере­сованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых мо­жет зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции яв­ляется дата ее утверждения.
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятель­ности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунк­тов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллеги­ального или совещательного органа; порядок планирования рабо­ты; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседа­нии; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотре­ния материалов и принятия решений на заседании; ведение про­токола .заседания; оформление решений коллегиального или сове­щательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными рек­визитами регламента являются: наименование учреждения, наи­менование коллегиального или совещательного органа, вид доку­мента, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или ру­ководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согла­сования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указани­ем должностных окладов (в государственных учреждениях - с указа­нием разряда по Единой тарифной сетке).

<< Пред. стр.

страница 3
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign