LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 14
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем мо­жет подвергаться изменениям. При традиционной технологии изго­товления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа. Новая ин­формационная технология использования систем подготовки текс­товых документов отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной «шлифовки» текста материала до достижения необходимого уровня качества изложения, не прибегая к печати документа. Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку докумен­тации. Кроме того, передача текстовых материалов может быть осу­ществлена не в виде «твердой» (печатной) копии, а в так называемом электронном виде.
К основным операциям редактирования принято относить сле­дующие:
добавление фрагмента текста;
удаление фрагмента текста;
перемещение фрагмента текста;
копирование фрагмента текста.
К числу операций редактирования можно также отнести опера­цию поиска и контекстной замены.
Под фрагментом понимается область текста, указанная (выде­ленная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фраг­мента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагающих принципов ра­боты системы подготовки текстов. Основная концепция систем это­го назначения — «выдели и обработай». Различают строчные, прямо­угольные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В послед­нем случае границами выделения служат первый и последний сим­вол в цепочке. Выделение фрагмента документа может производить­ся с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо цветом, либо негативным изобра­жением. Снять маркировку с фрагмента можно специальной коман­дой системы подготовки текстов.
Размеры редактируемого текстового документа обычно Превы­шают размер области экрана дисплея для ввода, предоставляемой системой подготовки текста. Для того чтобы пользователь мог рабо­тать с нужным ему фрагментом, система подготовки текста обеспе­чивает возможность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом. Обычно для этой цели используются клавиши управления курсором клавиатуры либо их комбинации с управляющими клави­шами. При наличии графического интерфейса перемещение по тек­сту осуществляется с помощью специальных графических компонен­тов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.
Для добавления одного или нескольких символов система подго­товки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый кур­сор — в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. Индикация режима замены или вставки осуществляет­ся в статусной строке служебной области окна программы редакти­рования. При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а вве­денный символ появляется в позиции курсора. Если включен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.
Для удаления одного или нескольких символов используются кла­виши <Delete> или <Backspase>. При нажатии клавиши <Delete> удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.
При нажатии клавиши <Backspase> удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эта клавиша используется в основном для удаления одного или не­скольких только что набранных символов. Технология удаления боль­ших фрагментов текста предполагает предварительное выделение фрагмента для редактирования. Как правило, в текстовом окне мо­жет быть выделен только один фрагмент.
Удаление может быть произведено двумя способами:
выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;
выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер времен­ного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах дру­гих документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной работы с несколькими документами). Содержимое временного буфера сохраняется в те­чение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.
Для копирования информации используется технология, во мно­гом похожая на предыдущую:
предварительно копируемый текст должен быть выделен, а за­тем специальной командой «Копировать» системы подготовки текс­тов помещен во временный буфер хранения, при этом в буфер попа­дает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;
текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;
копия фрагмента извлекается из буфера и располагается начи­ная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсо­ра текст сдвигается вправо.
Для выполнения перемещения фрагмента текста с использовани­ем временного буфера хранения технологические операции следую­щие:
выделение нужного фрагмента;
удаление в буфер временного хранения;
перемещение курсора в нужное место документа;
вставка содержимого буфера в документ.
Существующие на сегодняшний день графические оболочки поддерживают технику drag-and-drop работы манипулятора мышь в среде системы подготовки текста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования временный буфер не задей-ствуется. Однако в этом случае копирование или перемещение фраг­мента возможно только один раз, тогда как временный буфер хране­ния предлагает использовать помещенную в него информацию столь­ко раз, сколько это необходимо пользователю.
Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться следующим образом. Это может быть поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя системы подготовки текстового доку­мента сводятся к следующей цепочке операций:
задается некоторый образец (символ, слово или цепочка симво­лов);
указывается направление поиска (вперед от текущей позиции курсора либо назад);
система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмен­та; при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, кур­сор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.
Другой вариант поиска предполагает, что текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени. Команда за­мены производит замещение одного заданного контекста на другой. Замена производится в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

17.2.3. Основные методы форматирования текстовых
документов

Современные средства подготовки текстовых документов ис­пользуют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню, и оформление с помощью стиля. Рассмотрим подробнее процесс не­посредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некото­рое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются текс­товым процессором.
Например, текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления документа:
символы - нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;
абзацы — без отступов, выровнены влево, через один интервал;
величина табуляции - через 0,5 дюйма (или 1,27 см);
размер печатной страницы документа - формат А4 (210 х 297 мм);
границы текста на печатной странице — левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.
Таким образом, каждый документ создается по некоторому по­добию или по шаблону уже существующего документа.
Различают три типа форматирования прозаических документов:
символьное (или шрифтовое оформление);
форматирование абзаца документа;
оформление (верстка) страниц (или разделов) документа. •

Оформление символов текста
Минимальной единицей информации, которой оперирует сис­тема подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.
Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.
Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графические осо­бенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его на­сыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).
Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много общего.
Печатники под шрифтом понимают совокупность трех характе­ристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полу­жирный, полужирный курсив).
Гарнитуры можно подразделить на 4 большие категории.
1. Strif/(Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популярны гар­нитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонталь­ны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засе­чек.
2. Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шриф­ты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetica.
3. Script (Скрипт - имитация рукописного текста).
4. Гарнитуры типа «Pi» разрабатываются для специальных при­менений. Например, запись нот, формул химических соединений и пр. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.
Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. I pt = 1/72"= 0.352 мм. Кроме пункта используется питч (pitch) — количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р. Интервал — величина, равная 1/6 дюйма или 12 pt. Размер шрифта на принтере в пунктах опреде­ляет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (на­пример, «и»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называ­емые заплечики — свободные пространства над и под очком, образу­ющие межстрочные промежутки.
При выборе шрифта для матричных принтеров иногда задается количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, cpi).
Все используемые шрифты могут быть разбиты на две катего­рии: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у кото­рых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется осо­бенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»). Операционная система Windows, например, использует моноширин­ный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — пропорциональный шрифт.
При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвле­кать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками. Прямое назначение засечек — по­высить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) долж­на привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий не разборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica. Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:
не используйте на одной странице много видов гарнитур, мак­симально рекомендуется 3 типа гарнитуры;
страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;
придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюстра­ций на странице;
не стремитесь максимально заполнить все пространство страни­цы текстом.
При работе на ПК приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять о чем именно идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории.

1. Матричные шрифты
Еще недавно эта категория являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точеч­ные» изображения каждого символа внутри сетки точек фиксиро­ванного размера. Чем выше разрешающая способность устройства, тем больше размер матрицы, а следовательно, и качество прорисов­ки контуров символов. Каждый символ растрового шрифта прорисо­вывается вручную, и его форму можно подобрать так, чтобы он вы­глядел наилучшим образом на конкретном дисплее или при опреде­ленном разрешении. Однако разрешение обычного монитора намно­го хуже, чем разрешение самого «слабого» принтера. По этой причи­не нельзя добиться полного соответствия изображения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шрифтов можно отнести су­щественное ухудшение качества изображения при изменении разме­ра шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают сту­пенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект. Принцип соответствия изображения WYSIWYG поддерживает боль­шинство современных систем подготовки текстовой информации, поэтому возникает необходимость использования иной технологии создания шрифтов, свободной от указанных недостатков.

2. Свободно масштабируемые шрифты
Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке кон­тура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называ­ются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, как правило, символы большого размера, что позволяет прорисовать мельчайшие детали. Масштабируемые шриф­ты обладают рядом значительных преимуществ по сравнению с рас­тровыми.
Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект матричных шриф­тов занимал бы значительное дисковое пространство.
Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вывода текста на экран, так и на принтер. Программа, выводящая изображе­ние символа на принтер, может полностью использовать максималь­ное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати.
Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие выводом изображения, используют один источник данных — описа­ние шрифта для печати символов на экране и на принтере.
Способ описания масштабируемых шрифтов является стандарт­ным и может использоваться на любых дисплеях и принтерах. Это значительно сокращает расходы времени на создание шрифтов.
Первым опытом стандартной технологии масштабируемых шрифтов стала технология PostScript фирмы Adobe. В начале 80-х гг. разработан язык программирования PostScript, с помощью которого можно описывать текст и графику. Сегодня существует множество PostScript-совместимых принтеров, которые на аппаратном уровне поддерживают этот формат. Шрифты PostScript наиболее популярны у крупных знатоков НИС. Шрифты TrueType (один из переводов «верная печать») создавались как альтернатива PostScript. Разработа­ны фирмой Apple и впервые применены в компьютерах Macintosh как часть операционной оболочки System 7.0. Для TrueType не суще­ствует никакого предварительно сформированного и хранимого рас­тра. Каждый раз растр рассчитывается для конкретной позиции, при этом рассчитывается пропорциональное расстояние между символа­ми. Вычисленные значения координат точек литер накладываются на экранный растр и сводятся к сетке растра. Применение техноло­гии TrueType имеет очень важное преимущество — эти шрифты все­гда присутствуют у любого пользователя, установившего Windows, поскольку в Windows имеется встроенная поддержка таких шрифтов. Шрифты могут воспроизводиться системой Windows на любом прин­тере, поддерживающем графическую печать и загрузку шрифтов.
Технология TrueType имеет еще одно важное свойство, называе­мое встраиванием, шрифта. Это позволяет пользователям обмени­ваться документами, текст которых набран шрифтами нужных гар­нитур, не нарушая авторские права разработчика шрифта. Нужный шрифт встраивается в документ в закодированной форме. Кодирова­ние не ухудшает качества документа и в то же время предохраняет от попыток извлечения шрифтов из документа и бесплатного исполь­зования.
Существует три уровня применения возможности встраивания шрифтов TrueType:
1. На первом уровне разработчик может запретить встраивание данного шрифта в документ. Получатели документов, выполненных с помощью шрифтов такого типа, должны позаботиться об их при­обретении либо произвести замену в тексте документа каким-нибудь доступным шрифтом.
2. На втором уровне поставщики шрифтов могут ограничить возможность включения шрифтов только чтением, документы могут быть просмотрены и напечатаны, но не могут быть измене­ны.
3. Третьим и наиболее удобным для использования уровнем встраивания шрифтов является встраивание с возможностью чтения и записи.
Технология оформления фрагментов текста позволяет разработ­чику документа производить форматирование двумя способами: либо после набора текста;
либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набо­ра.
При первом варианте требуется:
указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установ­лены новые параметры оформления;
провести установку значений атрибутов оформления через ко­манду меню системы подготовки текстов.
Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:
производить набор текста до тех пор, пока не потребуется спе­циальное оформление следующего вводимого фрагмента;
установить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста;
продолжить набор текста; установленный формат символов бу­дет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;
завершив набор, отключить установленное специальное форма­тирование.
Количество параметров оформления символов отличается в раз­ных программах текстовых процессоров.
Стандартными параметрами символьного оформления являют­ся:
тип (гарнитура) шрифта; кегль (высота) символов шрифта;
начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный);
подчеркивание; цвет символов;
расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).
Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, ког­да имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет осо­бенностей написания символа. Разрядка - операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.

Оформление абзацев документа
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши <Enter> на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца. Позиция отступа зави­сит от параметров настройки конкретной системы текстовой обра­ботки. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкрет­ной СПТД, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:
типа выравнивания границ строк;
отступов для строк;
межстрочных интервалов;
обрамления и цвета фона текста;
расположения текста абзаца на смежных страницах документа.
Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Способ выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочитаемость текста. Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автома­тической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, вырав­нивается по правой границе за счет расстановки переносов с после­дующим равномерным расширением пробелов между словами. Вы­ключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста исполь­зует колонки с выровненным по краям текстом. Проблема появле­ния «мягких» пробелов и увеличения межсловного промежутка ре­шается расстановкой переносов.
Следует отличать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Поля определяют общую ширину области основного текста — другими словами, полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзацев позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца — для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа. Абзац с «выступом» — это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматиро­вания используется обычно для создания маркированных или нуме­рованных списков. Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдельной строки текста абзаца.
Межстрочный интервал или интерлиньяж — это расстояние меж­ду строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сто­рон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста. Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, т.е. существует два способа применения парамет­ров абзацного оформления:
установка атрибутов форматирования до набора текста; предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них.
Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подго­товки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специ­альный инструмент для форматирования фрагментов разрабатывае­мого документа. Стиль — описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется доку­мент. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форма­тирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форматирования описывает оформление, которое использует текс­товый процессор при применении данного стиля к фрагменту текс­та. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форма­тированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество стилей - особенно в офисной среде — заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей. После того как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически перефор­матированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию клавиш и вызывать ею оформление соответствующим стилем.

Верстка страниц многостраничного документа
Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появить­ся новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, пе­рекрестные ссылки.
Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может исполь­зоваться для:
быстрого перехода к месту документа;, обозначенному закладкой;
создания перекрестных ссылок в документе.
Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примеча­ния оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание и в начале самого приме­чания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сно­ски в виде арабских цифр, а в цифровом - в виде букв или знаков.
Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читателю доку­мента обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержа­щемуся в тексте. Например:
«Вернитесь к разделу «Базовые функции редактирования текста» (страница ###)»
В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подго­товки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изме­нения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текс­та, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сно­ски, рисунки или формулы.
Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для груп­пы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно находится над тек­стом документами нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их назы­вают колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа
являются:
поля страниц;
размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;
расположение колонтитулов;
количество колонок текста (газетный стиль).

17.2.4. Печать документа

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совер­шенствуются, что позволяет получать «твердую» копию разрабатывае­мого документа, максимально приближенную к изображению докумен­та любого типа сложности в окне редактирования. Различают подго­товку текста документа к печати и собственно печать текста.
Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания опреде­ляется конкретной системой подготовки текстов. К основным опе­рациям можно отнести процесс разбиения документа на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме. По­следняя операция позволяет пользователю проверить, как будет вы­глядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки.
Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но ино­гда по специальной команде системы. Аналогично существованию «жестких» и « мягких» разделителей строк и слов существуют «жест­кие» и «мягкие» разделители страниц. Установка «мягких» раздели­телей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера «мягкого» разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, неко­торые универсальные системы подготовки текстов позволяют произ­вести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускается так называемых висячих строк — одиночных строк абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице доку­мента (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на стра­нице с предыдущим абзацем текста) и т.п. «Жесткие» разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например перед таблицей, в конце главы и т.п. Положение маркера «жесткого» разделителя страниц полно­стью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.
Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повто­рять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принте­ре, подключенном к другому компьютеру.
Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и воз­можностей печатающего устройства, а также сервисных возможнос­тей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Ино­гда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления. Конкретные возможности работы печатающего устрой­ства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации. Уни­версальные системы текстовой обработки допускают различные ва­риации печати текста документа, например: печать нескольких ко­пий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмен­та текста или указанного диапазона страниц, настройку на различ­ные модели принтеров и т.п.

17.3. Использование СПТД для выполнения
сложных задач

17.3.1. Создание шаблона документа

Современные информационные технологии активно использу­ют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в систе­мах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который со­держит разнообразную информацию о стилях форматирования час­тей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохранен­ным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.
Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в об­щем случае, план текста, графики документа и набор способов фор­матирования отдельных его частей. Концепция использования шаб­лона для подготовки определенного типа документов как нельзя луч­ше соответствует целям современного делопроизводства: стандарти­зации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприя­тие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых кон­тактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и кра­сиво оформленным, шаблон определенного типа документа позво­ляет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необ­ходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.
В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат­ся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заме­тить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требова­ниям государственного стандарта. Как показывает практика, в ре­альном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовы­ми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходи­мо выполнить определенную последовательность шагов:
1. Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).
2. Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова­ниям государственного стандарта или международных правил оформ­ления документов. При этом используются все возможности кон­кретной программы СПТД, например: вставка графических изобра­жений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атри­бутов оформления абзацев основной и заголовочной части докумен­та и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глосса­рий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.
3. Сохранить разработанный бланк как шаблон.
Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к еди­нообразию оформления документов предприятия и уменьшает вре­мя изготовления конкретного.документа.

17.3.2. Работа с большими документами

Под «большим» документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столь­ко) большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различного рода статьи, отчеты, технические описания, про­ектную документацию и пр. Практически все современные мощные текстовые процессоры имеют широкий набор средств работы со сложными структурированными документами.
Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высо­ком уровне иерархии находится название документа, на более низ­ких располагаются названия отдельных структурных элементов. Со­держание нижних уровней и представляет собой основную смысло­вую часть документа. Однако если структура документа не представ­лена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем рас­поряжении следующий стандартный набор операций:
создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;
просмотр структуры документа с выводом на экран только заго­ловков определенного уровня иерархии;
создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллю­страций, закладок.
Создание «большого» документа должно начинаться с разработ­ки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде раз­розненных записей либо даже текстовых файлов. Однако пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Ча­сто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в те­чение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала.
Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компью-432
терной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зер­кально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, со­здавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или другого документа.
При добавлении рисунка в документ он присоединяется к нахо­дящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, переме­щается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.
Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа —'контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изобра­жения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология разработана отделом приложений фирмы Microsoft'как способ обес­печения целостной основы обмена сложными данными и взаимо­действия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1, сегодня имеется вторая версия OLE 2.O. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм — производи­телей программного обеспечения.
Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными мо­гут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла-источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически об­новляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автома­тически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы — OLE— кли­ентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документоориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользо­ватель при работе с документом сосредотачивает свое внимание толь­ко на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного фор­мата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные. Подобный подход значительно отличается от того, который реализо­ван в большинстве современных систем, включая Windows 3.1, где используется в основном программно-ориентированная модель.
Графическое изображение можно вставить в документ путем созда­ния его как объекта из файла. Импорт различных графических объек­тов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображения­ми (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) графики содержат в определенной последовательности сово­купности отдельных точек изображения, называемых пикселами (от англ, picture element). Существует несколько форматов файлов растро­вой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютер­ным изображениям информации. Среди наиболее распространенных форматов можно отметить BMP, PCX, GIF и TIFF. Недостатком рас­трового изображения является потеря качества при увеличении мас­штаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждого отдельного элемента рисунка описывают и хранят в виде массива параметров — ма­тематического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается ком­пьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.
Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр - это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параме­трами полей печатной страницы (например, между колонками текс­та или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из са­мых важных свойств кадра - возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое важное свойство - способность изменять размер и местопо­ложение на странице.
Практически абсолютное большинство текстовых процессоров обеспечивает пользователю средства написания макрокоманд. Макрокоманда - это описание на специальном языке часто используе­мых операций, управляющих действий и фрагментов текста. Основ­ное назначение макрокоманд (или макросов) состоит в повышении производительности труда пользователя, автоматизации часто выпол­няемых команд. Типичные шаги по разработке макроса могут быть представлены следующей технологической цепочкой:
определяется необходимость создания макроса и задачи, кото­рые им решаются;
создается и именуется макрос;
проверяется выполнение разработанной макрокоманды. Неко­торые системы подготовки текстов обеспечивают этот этап возмож­ностями тестирования;
при необходимости редактируется текст макрокоманды;
разработанная макрокоманда сохраняется (в основном, в шаб­лоне или в специальном файле) для дальнейшего использования; готовый макрос может быть назначен клавиатурной комбинации или пункту меню.
Возможны два способа создания макросов. Первый, простейший способ создания макрокоманды - запись. При записи макроса вся­кое действие пользователя записывается самой программой в виде инструкции макроязыка, присущего данной СПТД. При исполне­нии созданной макрокоманды эти инструкции выполняются в том порядке, в каком они были записаны. Второй способ заключается в создании так называемой текстовой макрокоманды — программы действий на макроязыке. Этот способ сложнее, так как требует зна­ния синтаксиса макроязыка, однако только он позволяет разрабаты­вать специальные последовательности действий (например, цикли­ческое выполнение операций, ветвление по условию и т.п.), запись которых была бы невозможна.

17.4. Настольные издательские системы

Появление настольных издательских систем (НИС) стало воз­можным благодаря трем событиям:
фирма Apple Computer представила принтер LaserWriter;
фирма Adobe Systems включила язык описания страниц PostScript в LaserWriter;
фирма Aldus Corporation создала программу PageMaker, заодно введя и сам термин «desktop publishing». Этот термин был «запущен» Полом Брайнердом, основателем корпорации Aldus, в прошлом га­зетчиком, как название нового процесса использования персональных компьютеров для интеграции машинно-генерируемого набора и графики Р электронные страницы, которые могут быть напечатаны на цифровых устройствах печати типа лазерных принтеров, фотона­борных машин и др.
Хотя инициаторы могли засвидетельствовать появление НИС еще более 10 лет назад, только совсем недавно эти средства разви­лись до преуспевающей индустрии. Ранние НИС ассоциировались с документами низкого качества отчасти из-за ограниченной техноло­гии, отчасти из-за недостатка опыта использования таких систем и низкой квалификации работающих на них специалистов. Но теперь НИС широко применяются всюду — от составления информацион­ных бюллетеней до выпуска центральных ежедневных газет, от под­готовки специализированных справочников до создания.высокоху­дожественных произведений.
В изготовлении полиграфической продукции различают два эта­па: допечатный процесс — от получения материала от автора до пе­чати тиража, и собственно печатный — печать тиража на печатной машине.
Допечатный процесс обычно включает следующие процедуры:
1. Набор текста издания — осуществляется на компьютере в сре­де какого-нибудь текстового процессора, например Word для Windows, или с помощью сканера и программы распознавания тек­стов.
2. Подготовку иллюстративного материала — сканирование фо­тографий и слайдов на сканере и их коррекцию, а также рисование иллюстраций в специальных программах, например CorelDRAW.
3. Разработку дизайнерами общего макета размещения. Отредак­тированный текст собирается в гранки (полосы) согласно специфи­кациям дизайнера. Верстальщики производят совмещение материа­лов, полученных с помощью двух указанных выше процессоров, в специализированной программе типа Adobe PageMaker.
4. Внесение корректурных правок и подписание в печать.
5. Вывод пленок на фотонаборном автомате.
6. Проявление пленок в специальной проявочной машине.
Основная цель допечатного процесса — получение тем или иным способом качественного изображения на пленке (диапозитиве), ко­торая будет использоваться в дальнейшем технологическом процес­се. В настоящее время существует несколько методов получения диапозитивов для печати, каждый из которых имеет свои преимуще­ства и недостатки. Основной способ'изготовления типографских пленок — применение в качестве выводящих устройств так называе­мых фотоавтоматов или имиджсеттеров.
Печатный процесс включает:
1. Формный процесс — изготовление с фотопленок печатных форм. Это можно считать и отдельным процессом, но можно отне­сти и к печатному.
2. Приводка печатной машины. Как правило, печатная машина печатает в несколько красок, и для их точного совмещения требуется приложить немало усилий.
4. Печать тиража.
5. Все дальнейшие операции: подбор листов, брошюровально-резательные работы и т.д.
Профессиональные издательские системы можно разделить на закрытые и открыты^. Закрытые - это дорогие системы типа «чер­ных ящиков», производимые, как правило, одной фирмой от начала и до конца. Такие системы обычно укомплектованы специализиро­ванным оборудованием, как цифровым, так и аналоговым, и имеют нестандартные форматы данных, цветовые модели и другие особен­ности, присущие каждой системе индивидуально.
Открытые системы дешевле, их можно собирать по частям и совершенствовать отдельные элементы независимо, по мере разви­тия технологий.
Аппаратные средства и программное обеспечение, которое вы­бирает пользователь, зависят, в первую очередь, от масштаба проек­та. Можно выделить три категории печатной продукции, требующей для своей подготовки издательские системы соответствующего уров­ня сложности.
1. Черно-белый информационный бюллетень средних размеров, журнал, книга, издаваемая, как правило, одним лицом.
2. Журнал или книга с цветными иллюстрациями, печатающие­ся на «стороне», для которых оправданно обращение к сторонним организациям для высококачественного сканирования и вывода на финальные пленки с высоким разрешением.
3. Большая газета, журнал или иллюстрированная книга, сильно «нагруженные» цветными иллюстрациями, для которых экономиче­ски оправданно содержать весь процесс издания, завершающийся слайдами, с которых будет производиться печать.
Для выполнения работ первого уровня необходима система са­мого низкого, базового уровня с возможными вариациями в зависи­мости от бюджета, работы второго уровня потребуют усиления от­дельных компонентов базового уровня, более совершенного про­граммного обеспечения и дополнительного оборудования. Послед­ний комплекс для выполнения работ третьего уровня уже никак нель­зя назвать ни персональным, ни настольным. Для него понадобится специализированное оборудование и программы, но нужно подчерк­нуть, что каждый последующий уровень включает предыдущий с необходимыми расширениями и дополнениями, причем в структуре этих работ содержатся рабочие места как первого, так и второго уров­ней.
Компьютер - основа любого комплекса и определяющий фак­тор для дальнейшего набора аппаратных и программных средств. Из всех ресурсов компьютера важнейшим, как правило, является па­мять и ее объем. Для работы с цветным изображением необходим высококачественный монитор высокого разрешения с хорошей пе­редачей цветов и, желательно, возможностью цветокалибровки.
При работе с большими сложными изображениями мощности серийной видеокарты не хватает и приходится дооснащать компью­тер тем или иным акселератором графики. Черно-белый лазерный PostScript-совместимый принтер необходим для любой НИС. Струй­ные принтеры намного медленнее, а если объем разрабатываемого документа большой, то и дороже.
Сканеры преобразуют любое плоское изображение типа фото­графии, рисунка или слайда в цифровую форму для обработки на компьютере и объединения с другими данными в подготавливаемом издании. Обычно используют три типа сканеров: планшетные, слайд-сканеры и барабанные. Для черновой работы можно использовать и ручные, дешевые сканеры.
Фотонаборный автомат — один из наиболее важных элементов в составе издательской системы. Он осуществляет преобразование полос издания, представленных в цифровом виде в компьютере, в материальную форму — негатив или позитив на фотопленке (слайд) или фотобумаге, которые затем используют, чтобы получить пласти­ны для типографских прессов. При печати под давлением с пластин на бумагу переносится краска. Изменение густоты одноцветных рас­тровых точек создает иллюзию полутона. Тот же процесс повторяет­ся для каждого из наносимых цветов, совмещаемых на одном листе. Можно печатать изображение в четыре, пять, шесть или даже более красок, но сути это не меняет, сложный цвет получается оптическим обманом - смешением маленьких одноцветных точек при зритель­ной утере различий между ними.
В полиграфии известно, какое большое значение для высокока­чественной цветной печати имеет растрирование, т.е. в данном слу­чае превращение математического значения оптической плотности в растровую точку конкретной формы, размера и расположения. Про­цессом растрирования в фотонаборном автомате занимается так на­зываемый растровый процессор, или RIP (Raster Image Processor).
Он превращает математическое описание полосы издания в матрицу двоичных значений, необходимых для управления лазером.
Характеристики программного обеспечения настольных изда­тельских систем профессионального уровня можно было бы пред­ставить по следующим критериям:
Мощность при верстке сложной страницы. Пакет должен обла­дать широким набором свойств, существенных для объединения тек­стовых и графических компонентов:
иметь средства управления координацией взаимного располо-. жения этих компонентов с точностью до 0.1 пункта;
иметь средства для размещения текста в оборку графической иллюстрации неправильной формы;
иметь средства управления для обработки иллюстраций, напри­мер возможность поворачивать изображение в рамках отведенного для него места;
иметь широкий диапазон средств для управления набором сти­лей шрифтов, точно соответствующих требованиям цветовых и спе­циальных эффектов;
сюда же можно отнести простоту абсолютно точного размеще­ния элементов страниц пользователем на завершающих стадиях вер­стки.
2. Управление текстом и полиграфическим оформлением:
способность пакета смещать вверх или вниз линию шрифта для каждой буквы или слова, не оказывая при этом влияния на междустрочия Для других символов, расположенных на той же строке;
наличие средств настройки кернинговых пар и точной подгонки межбуквенных просветов (апрошей);
полный набор клавиатурных команд, обеспечивающих быстрый доступ ко всем средствам управления текстом.
3. Работа с цветом:
предусмотрена работа в режиме CMYK;
импорт палитры цветов и настройка изображения на захват цве­тов при окончательном выводе;
поддержка систем согласования цветов или возможность цвето­деления для четырехкрасочной печати или печати дополнительными красками.
4. Формирование документов большого объема:
пакет должен поддерживать возможность делать сноски, форми­ровать оглавление и делать многоуровневые указатели;
большое число фильтров для форматов различных текстовых процессоров, электронных таблиц и баз данных;
средства для импорта текста в разных вариантах.
К настоящему моменту пакеты, не рассчитанные на среду Windows, практически не используются.

17.5. Тенденции развития СПТД

Сегодня текстовые процессоры все чаще входят в состав приклад­ных офисных программных комплексов нового поколения. Кроме па­кета СПТД в комплекс входит электронная таблица, программа презентационной графики и СУБД. Например, текстовый процессор WordPerfect в настоящее время не продается как автономный продукт, а только в составе пакета Corel Office Professional 7. На рынке приклад­ных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Хотя каждому комплексу свойственны уникальные осо­бенности, все они развиваются по общим законам. Прежде всего - это полная унификация: общий пользовательский интерфейс и единооб­разные подходы к решению таких типичных задач, как управление фай­лами, редактирование, форматирование, печать, работа с электронной почтой и поиск подсказки справочной системы. В новых версиях про­грамм класса СПТД большое внимание уделено интеграции с глобаль­ной вычислительной сетью Internet. Текстовые процессоры поднялись на новый уровень автоматизации, вычислительной мощности и удоб­ства использования, сохранив при этом высокую степень совместимо­сти со своими ранними версиями благодаря способности распознавать старые форматы. Все основные текстовые процессоры поддерживают проверку правописания «на ходу», обладают многими возможностями НИС: «водяные знаки», буквицы, печать текста в оборку графической иллюстрации неправильной формы и тому подобное. Программы ком­плексов имеют собственные макроязыки для автоматизации часто вы­полняемых задач. Главной тенденцией в направлении совершенствова­ния средств программирования становится межпрограммная совмес­тимость всех продуктов комплекса. Для комплекса существует общая интегрированная среда разработки программ.
Почти все программы прикладных комплексов оснащены инстру­ментами для коллективной работы: имеют средства редактирования и сохранения документов основных типов в формате HTML для Internet. В настоящее время большая часть документов создается в результате коллективной работы многих людей. Обычной практикой является комментирование документа несколькими людьми - и эти коммента­рии должны быть тщательно отслежены и учтены в документе. Разви­тые системы подготовки текстовых документов предоставляют средст­ва отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений авторов рецензий. Для коммен­тирования документа без его изменения используются примечания. Примечания представляют собой последовательно пронумерованные комментарии к разным местам документа, для просмотра которых слу­жит отдельная область примечаний. Для внесения изменений непо­средственно в текст используется режим записи исправлений. Записи исправлений показывают, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены.
Преимущества использования электронной почты и списков рас­сылки общеизвестны: эти средства позволяют упорядоченным и надеж­ным способом довести информацию до всех исполнителей. Кроме того, средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, ког­да информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер. Современные развитые текстовые процессоры обладают встроенными системами электронной почты и управления рассылкой, что позволяет разработчику документа, не покидая среды разработки, отослать по электронной почте созданный документ. Авто­ры документов имеют возможности определить круг лиц, имеющих до­ступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: до-. кумент может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа. Среди новых средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.
Пакеты программ НИС развивают свои мощности в направле­нии точной передачи цветовых оттенков с дисплея на принтер, обес­печения доступа к документу множества пользователей на разных стадиях его создания, .переносимости документа с платформы на платформу, например Unix или Windows.
Процесс создания новых и совершенствования существующих систем текстовой обработки продолжается. Рынок сбыта программ этого класса значителен и имеет устойчивую тенденцию к дальней­шему расширению. Роль систем подготовки текстовых документов будет постоянно расти по мере совершенствования информацион­ных технологий в ходе информатизации общества.

Литература к главе 17

1. Аверин О. Multi-Edit 5.00 — обзор основных возможностей/ КомпьютерПресс. - 1992, № 9. - С. 47-52.
2. Андриан Кинг. Windows 95 изнутри /Пер. с англ. — СПб., Пи­тер, 1995. - 512 с.
3. Веселое Е.Н. Интегрированная система МАСТЕР для ПЭВМ. — М., Финансы и статистика, 1989. - 319 с.
4. Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995.
5. Катаев А.И. Текстовый процессор ЛЕКСИКОН (от «н» до «с»). — М., Радио и связь, 1992. - 160 с.
6. Ливингстон Б., Штрауб Д. Секреты Windows 95. - Киев, Ком-издат, Диалектика, 1996. — 560 с.
7. Лоу Д. Секреты Word для Windows 95. — Киев, Диалектика^ 1996 . - 576 с.
8. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. — М., Приор, 1996. — 144 с.
9. Шумихин А.А., Шабанов А. П. Подготовка текстов на ПЭВМ с помощью WORD 5.0. - М., Мир, 1990. - 79 р.
































Глава 18
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

18.1. Общая характеристика программных средств
подготовки табличных документов

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Создание и обработка табличных документов на основе использования средств вычисли­тельной техники первоначально реализовывались двумя способами:
данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка произ­водится с помощью электронного калькулятора;
данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков программи­рования.
Первый способ хорош тем, что он рассчитан на самого рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняют­ся очень медленно.
Второй способ, естественно, во много раз быстрее, но есть свой недостаток — он не подходит для неподготовленного пользователя, тре­бует работы квалифицированного программиста. Сам заказчик не бу­дет непосредственно выполнять разработку и отладку таких программ.
Средством разрешения этого противоречия при проведении рас­четов над данными, представленными в табличной форме, явились пакеты прикладных программ для работы с электронными таблица-. ми, так называемые табличные процессоры или SPREAD SHEETS, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов и благодаря своей простоте и универсальности полу­чили широкое распространение.
Организация подготовки табличных документов основана на двух основных категориях:
форма представления данных на экране монитора в виде табли­цы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);
программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Диапазон возможных применений современных табличных про­цессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.
История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Обратимся к основ­ным вехам развития табличных процессоров.
Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идею разработки табличных процессоров подхватили другие фирмы и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данно­го класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систе­му, пользовавшуюся долгое время большой полулярностью — SuperCalc (Super Calculator). В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототи­пом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была пер­воначально спланирована как легко переносимая прикладная про­грамма для работы на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах. У Multiplan было больше возможностей, и она превосхо­дила системы данного класса по уровню сервиса.
В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc, был разработан ряд русифицированных адап­тированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.
Значительное влияние на развитие программ для работы с эле­ктронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фир­мой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор при разработке Lotus 1-2-3 все поставил на карту: с целью, увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и опе­рационной системы MS-DOS.
В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представле­на система Excel на Macintosh, разработанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC. Разра­ботка этой системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения кото­рой лежал принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.
Следующая версия Excel 3.0 принесла с собой ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений.
Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, позволившая значительно упростить и унифицировать обслужи­вание. Появились также версии для Macintosh и OS/2. Затем — сле­дующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, еще больше облегчивших работу пользователя.
Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы является более широкие возможнос­ти для проведения технических расчетов. В настоящий момент фир­ма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программ­ного продукта фирме Corel Co. Поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.
Табличный процессор — обязательная составляющая любого ин­тегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что воз­можностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспе­чивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включаю­щих системы обработки электронных таблиц, могут быть:
Corel Office Professional фирмы Corel;
Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фирмы Corel;
Works for Windows 95 фирмы Microsoft;
MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;
Office Professional for Windows 95 фирмы Microsoft;
SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus.
С появлением операционной системы Windows 95 были разрабо­таны версии самых популярных табличных процессоров, ориентиро­ванных на работу в этой среде:
Excel 7.0 фирмы Microsoft;
Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation:
Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.
Следует отметить, что безусловным лидером (пс объему продаж, а следовательно, по популярности, которой она пользуется у по˜хзо-вателей) среди программ этого класса является система Excel.
Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.
1. Контекстная подсказка (Help). Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.
2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и поз­воляет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.
3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.
4. Контекстное меню (Shortcut menu). Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таб­лицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситу­ации, собраны в контекстном меню.
5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым коман­дам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографи^ ческие меню могут быть составлены индивидуально.
6. Рабочие группы или рабочие папки (Workbook). Документы мож­но объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы рас­положен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содер­жимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.
7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интер­фейса может быть определен в соответствии с требованиями пользо­вателя, что делает работу максимально удобной. Среди таких воз­можностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заго­ловков строк и столбцов и т.д.
8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а так­же предварительный просмотр получившейся страницы.
9. Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возмож­ность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клет­ки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а так­же автоформатирование - в систему уже встроены различные воз­можности оформления таблиц и пользователь может выбрать наибо­лее подходящий формат из уже имеющихся.
10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позво­ляют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно раз­решить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.
11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в совре­менных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные раз­ных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.
12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессо­рах имеются встроенные функции, а именно: математические, ста­тистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, под­ставив значения, получить результат.
13. Деловая графика. Трудно представить современный таблич­ный процессор без возможности построения различного типа дву­мерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается бо­лее 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, напри­мер вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощ­ными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.
14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполне­нию базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сорти­ровку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, со­зданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.
15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные реше­ния для многих задач. Методы оптимизации варьируют от про­стого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и огра­ничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это мож­но делать, создавая сценарии, которые представляют собой опи­сание решаемой задачи.
16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения ча­сто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным язы­ком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных ко­манд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и .функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последова­тельность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от суще­ствующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максималь­но удобным.



18.2. Основные требования к оформлению
табличных документов

В основе табличного документа лежит понятие таблица.
Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой матери­ал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — со­ставная часть и столбца и графы [1 Словарь-справочник автора. Сост. Л.А.Гильберг и Л.И.Фрид. М., Книга, 1979. С. 188.].
Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) пере­чень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде несколь­ких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отде­ленных друг от друга линейками [2 Словарь иностранных слов. 19-е изд., стер. М., Рус. яз., 1990. С. 494.]
.
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в стро­ку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и сущест­венно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу дан­ных.
Существуют определенные условия, при которых организация
материала в таблицу не имеет смысла:
в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из кото­рой используется далеко не вся информация;
таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по струк­туре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;
таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания про­цесса, выявить структуру, показать соотношение частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Под­лежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотре­нию которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура табли­цы представлена на примере таблицы 18.1.
Чтобы построить таблицу, необходимо:
1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таб­лице, - показатели ее подлежащего.
2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те дан­ные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.
3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боко­вике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежаще­го), а наименования показателей сказуемого - в головке.

Нумерационный
заголовок
Таблица 18.1


4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и за­полнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.
5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголов­ком. При построении таблицы необходимо выполнять условия ло­гичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает следующее:
1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).
2. Правильная, логическая соподчиненность элементов табли­цы: данных графы - ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединя­ющему их заголовку верхнего яруса.
3. Логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следую­щих требований:
1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертика­ли, при этом они должны быть выровнены по десятичной точке. Подобное расположение может быть затруднено, если:
при одном-двух показателях сказуемого очень много показате­лей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание табли­цы по горизонтали);
велико число показателей сказуемого, а число показателей под­лежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повто­рив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);
требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.
2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей зна­чимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования про­стоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в госу­дарственном или ином документе; по нарастающему или ниспадаю­щему признаку и т.д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме­нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уров­не) — подлежащего.
5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).
6. Преимущественное использование продольных таблиц.
7. Минимально возможное число ярусов в головке и максималь­ный лаконизм каждого заголовка; рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпонов­кой граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф много­кратно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначе­ниями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки; рекомендуется выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относи­тельных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и стро­ках; заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго­ловке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде­нием следующих условий.
1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, раз­делив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких по­казателей сказуемого относится каждое число.
2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, пе­реводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.
3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Раз­местив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице ус­ловными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущер­ба сэкономить место.
4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежа­щих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.
5. Размещать показатели подлежащего большого объема (много­строчные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше пока­зателей подлежащего.
6. Объединять, соседние однотипные таблицы.
7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.
8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее
число строк.
При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные требования к оформлению отдельных элементов таб­лиц.
Нумерационный заголовок. Назначение нумерационного заголов­ка — упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заго­ловка:
1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером.
2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизон­тально центрируется.
3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последую­щей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.
5. Над продолжением таблицы нумерационный-заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим но­мером и выравниванием вправо.
6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформ­ляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.
Тематический заголовок. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

<< Пред. стр.

страница 14
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign