LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 11
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федера­ции составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профес­сиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политичес­ких партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных об­ществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц: документы личного происхождения, фамиль­ные архивы, коллекции документов.
Собственники документов обязаны предоставлять введения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служ­ба должна быть проинформирована о новом владельце и месте даль­нейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хране­ния должны быть созданы надлежащие условия.
В случае ликвидации негосударственных объединений и организа­ций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и закон­ных владельцев документы поступают в собственность государства.
Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.
В случае подготовки документов негосударственной части Ар­хивного фонда Российской Федерации государство имеет преиму­щественное право на их приобретение.
Кроме документов, являющихся по своему содержанию, автор­ству, месту и времени создания и другим критериям частью истори-ко-культурного наследия и подпадающих под определение памятни­ков истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значи­мости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для кон­кретных собственников и в силу этого также подпадающих под по­нятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций, фирмы. В структуре организации может и не быть специального под­разделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать долж­ность архивного работника, но архив все равно существует.
На практике существуют специфические разновидности ведом­ственных архивов:
центральный отраслевой архив министерства (ведомства), кото­рый хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
центральный архив министерства, хранящий в основном доку­менты самого аппарата министерства и организаций прямого подчи­нения, в основном ведущих НИИ;
объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;
объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки кото­рых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.
Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ог­раничен. Целесообразным считается передача в архив документов с,о сроками хранения более трех лет.
В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предприниматель­ский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнооб­разнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты, кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбы­ту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, мар­кетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материа­лы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, мате­риалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут вклю­чаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фир­мы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.
Первый в Европе экономический архив действует с 1905 г. в Гер­мании при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управ­ленческие и финансовые документы по истории предприятия, неко­торые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) ар­хивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического ар­хива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономи­ческих архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как со­став, виды, формы экономической информации, методы ее обработ­ки и организации хранения.
В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведет­ся целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспе­чению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техни­ческими, кинофотодокументами изложены в соответствующих пра­вилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методи­ческим материалом при организации любого архива, так как охваты­вают практически все стороны деятельности и регламентируют ме­тодику работы с архивными документами.
К сожалению, в силу специфики развития экономических отно­шений в государстве, организация экономических архивов в современ­ной России ограничивается опытом работы губернских археографиче­ских комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют пе­реводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.

12.4. Оформление дел длительных сроков
хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения под­лежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государ­ственной архивной службы.
Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация доку­ментов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.
Дела постоянного или долговременного хранения, а также кон­фиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:
максимально возможное обеспечение прочности и гибкости пе­реплета, позволяющего при необходимости скопировать докумен­ты не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько ли­стов из подшитого дела на время, например для реставрации, а мо­жет быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­сения повреждений другим листам дела;
обеспечение учета количества листов в каждом деле и возмож­ности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.
В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается примене­ние переплетных работ.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапана­ми или в специальных картонных футлярах.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5—A3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носи­телях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или дли­тельный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форма­тов.
При обработке документов постоянного и длительного хране­ния все металлические скрепления во избежание появления ржавчи­ны обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно доку­ментами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела,необходима. Внутренние описи необходимы в том слу­чае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание доку­ментов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следствен­ные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении уче­ных званий и т.д.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо­ложения документов, включенных в дело, все листы его, кроме ли­стов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в раз­вернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и дру­гие иллюстрированные документы, представляющие самостоятель­ный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется кон­верт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутрен­ней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.
Заверительная запись составляется на любую единицу архивно­го хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый кар­точке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заве­рительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутрен­ней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении докумен­тов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упа­ковку.
В заверительной записи должны отмечаться следующие особен­ности нумерации дела:
литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
номера листов с наклеенными документами;
номера листов с конвертами и вложений в них;
номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела, на­пример: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной запи­си со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В за-верительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регуляр­но, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При пере­нумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заве-рительная запись пересоставляется.
Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизвод­ственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый доку­мент. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже пере­плетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой об­ложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие доку­ментов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.
На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ответствии с государственным стандартом должно быть указано:
наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность на период создания документов, включенных в дело;
наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
номер дела по годовому разделу описи дел;
заголовок дела;
дата или крайние даты первого и последнего по датам докумен­тов дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.
При сдаче в перспективе документов на хранение в государст­венный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и орга­низации фондообразователя.

12.5. Состав учетных документов архива

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто­теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи со­ставляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные от­четы и др.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их системати­зации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к до­кументам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной закончен­ной нумерацией.
Описи дел составляются по строго установленной Государствен­ной архивной службой форме. Технология составления и оформле­ния описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.
Описи дел должны быть составлены в течение года после завер­шения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государствен­ной архивной службы предусматривается, что организации состав­ляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенк­латур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.
Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, является обязательным для органи­заций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназ­ванных заверителей и описей:
книгу учета поступления и выбытия документов для учета каж­дого факта поступления и выбытия;
лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;
формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), храня­щихся в архиве, утвержденные статистической службой Российской Федерации;
формы актов, в которых фиксируются любые изменения в со­ставе хранимых документов и итоги периодических проверок нали­чия и состояния;
дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчет-ности, другие материалы.

12.6. Оборудование архивохранилищ

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хра­нения организации должны обеспечивать не только учет докумен­тов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъяв­ляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.
Документы архива подразделяются на документы общего и обо­собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Проду­манное размещение документов позволяет рационально использо­вать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить опти­мальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного испбльзования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциаль­ные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном ар­хиве более целесообразно размещение дел не по структурным под­разделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.
Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стелла­жи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеру­ются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Окна первого этажа архивохранилища должны быть дополни­тельно защищены открывающимися изнутри решетками (для экс­тремальной эвакуации), дополнительно укреплены и снабжены зам­ками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специаль­ным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильника­ми закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью ар­хивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент).
Архивы оборудуются стационарными или передвижными стелла­жами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стел­лажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен 45 см, от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте 35-40 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основные разрушители документов в архивохранилищах — плес­невые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным пу­тем-и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непрове­триваемых шкафах. Поэтому в архивохранилищах должен соблюдать­ся оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения. Поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах помещений. Наиболее дешев и удобен бытовой жидкостный пси­хрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.
Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел к шпагату прикрепляются ярлыки с указанием номеpa описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикаль­ный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки про­водят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руково­дителем организации. При проверке контролируется не только прак­тическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных докумен­тах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксирова­ны итоги проверки.

12.7. Использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из ос­новных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политиче­ские, управленческие, научные, культурно-просветительские, учеб­ные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архи­ва, его технической оснащенности выбирается и форма использова­ния документов.
В государственных архивах формы использования документов; более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи­вы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выда­вать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необ­ходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стахсе ра­боты и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых пра­вах и по другим вопросам.
Архивные справки организациям выдаются на основании запро­сов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справ­ки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.
Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и пере­дача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книж­ки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюз­ного билетов и других аналогичных документов.
Архивные справки и подлинные документы выдаются заявите­лям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении па­спорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверен­ные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.
Получатель архивной справки или подлинного личного докумен­та должен расписаться на копии справки или на обороте копии лич­ного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдав­шую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававше­гося в архив.
Если заявитель не может явиться лично для получения докумен­тов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправ­ление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлече­нии к уголовной ответственности, судимости, лишении прав граж­данства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не вы­даются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреж­дениям.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за кото--рых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заин­тересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направле­на справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архив­ных справок социально-правового характера. Эта работа выполняет­ся всеми архивами безвозмездно.
Архивная справка - официально заверенный документ, имею­щий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указа­нием поисковых данных документов: номера описи или номенклату­ры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке'организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законода­тельством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.
Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобио­графии не могут служить основанием для выдачи справки. При от­сутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.
В справке приводятся названия документов, их даты и излагают­ся сведения из этих документов в хронологической последователь­ности событий, а не документов, в которых они освещаются. Вы­держки из документов заключаются в кавычки, названия организа­ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан­ных включаются в архивную справку так, как они значатся в доку­ментах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).
В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для под­тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекоменда­ций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии докумен­тов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью ор­ганизации.
Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборот­ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заве­ренная печатью подпись руководителя организации может простав­ляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников до­кументов.
Копирование архивных документ ч. в размере до 10% от обыч­ного объема фонда может проводиться по разрешению архива, уве­личение объема копирования должно быть согласовано с руководст­вом, а по научно-технической документации — с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держате­лей документов.
Изготовление копий документа является платной услугой архи­ва, наряду с:
исполнением запросов генеалогического, историко-биографиче-ского, тематического характера;
тематическим выявлением документов;
расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов до­кументов с языка оригинала;
составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);
проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.
В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомствен­ные архивы, экономические архивы частных фирм проводят само-,, стоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под­разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.
По материалам архивных документов готовятся печатные доку­менты, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других ма­териалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпрета­цию архивных документов.
В архиве могут готовиться тематические подборки копий доку­ментов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информацион­ных сетях.
Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, от­раслевые центры и архивы общественных организаций издают тема­тические книжные, аудио-, видеосборники документов самостоятель­но или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубеж­ными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.
Достаточно распространенной формой использования докумен­тов в архивах любого вида является непосредственное предоставле­ние документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в обо­рудованный при архиве читальный зал или во временное пользова­ние.
Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организа­ции (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным • правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.
Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.
При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:
10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;
3 месяца для работников других организаций.
При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.
Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получа­теля.
Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища Дела подкладывается карта-заместитель с ука­занием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих докумен­ты, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соот­ветствии с действующим законодательством.
Результаты проверки фиксируются в заверительной записи еди­ницы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обна­ружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них дол­жен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.
Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользовате­лям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей ин­формации, характером и задачами поиска и интенсивностью исполь­зования документов.
Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.
Литература к главе 12

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14с.
2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 №552. - М., - 10 с.
3. Положение о Государственной архивной службе России (там же) -7с.
4. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры// Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М., - 14с.
5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав-архив СССР, 1988. - 173 с.
6. Особенности комплектования архивных фондов машиночита­емой и телеметрической документации и совершенствование мето­дов сохранности документов на пленочных носителях//Сборник на­учных трудов. - М., Росархив, 1992. - 53 с.
7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224 с.
8. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М., Главархив СССР, 1985. - 77 с.
9. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М., Высшая школа, 1989. — 215 с.























Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

13.1. Необходимость и значение
секретарской деятельности

Масштабные социально-экономические изменения, происходя­щие в нашем обществе, обновление системы управления и составля­ющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новей­ших информационных технологий предъявляют повышенные требо­вания к качеству современного управленческого персонала. Это ут­верждение в равной степени относится ко всем категориям работни­ков сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постули­рованные еще А.Файолем: от распорядительства до контроля, коор­динации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в ре­альной деятельности руководителей различных уровней претерпева­ют кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельно­сти, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыноч­ных отношений и конкурентной экономической среды стали ины­ми. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение мно­гих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Неза­менимым помощником руководителя в его разносторонней управ­ленческой деятельности является секретарь.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффектив­ность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной тра­ты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы за­служивают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - лич­ный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключе­вой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее эле­менты нашли практическое воплощение в деятельности организа­ций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизи­ровать многие функции секретаря при помощи специального про­граммного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке докумен­тов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководите­ля и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможнос­ти по передаче данных через модемные устройства, считыванию ин­формации с печатных документов, обработке одновременно несколь­ких документов и т.п.
Необозримые информационные перспективы открываются пе­ред организациями, фирмами и их руководителями в связи с разви­тием системы Internet — глобальной компьютерной сети, объединя­ющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных ин­формационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Internet становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повы­шения квалификации как руководителей, так и их секретарей.
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетите­лей, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды вы­полняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зави­симости от масштабов деятельности организации, специфики решае­мых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при боль­ших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения да­лее употребляется: секретарь. При изложении материала нами будет сделан акцент на полном анализе именно типовых операций секретаря.

13.2. Нормативно-методические основы
деятельности секретаря

Если рассматривать нормативно-методическую и правовую сис­темы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, ор­ганизационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавлива­ющие нормы, правила, требования, характеристики, методы и дру­гие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством органи­зации.
При характеристике секретарской деятельности, в первую оче­редь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.
Приходится констатировать тот факт, что российская норматив­но-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими докумен­тами в этой области до настоящего времени остаются:
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
Классификационный справочник должностей служащих;
Государственная система документационного обеспечения уп­равления.
Недавно принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 14 октября 1992г. №785. Широкое распространение контракт­ной системы найма обусловило появление такого документа, как кон­тракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работни­ка, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессио­нальные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.
Бесспорно, влияют на содержание конкретных номативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методи­ческие материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопро­изводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфере информационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, общероссийских классификаторов, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями: государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).
Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функции работника;
должностные обязанности;
права секретаря;
ответственность;
взаимоотношения;
оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалифика­ции по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, при­держиваясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего ме­ста и оптимальные условия труда».

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изло­жение технологии создания этих документов представляет собой эле­менты проектирования оптимальной модели деятельности, личност­ных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традици­онный анализ функций секретаря и других параметров (а такой под­ход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследова­нием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершен­ствованию управления.
Одни элементы обучающих инструкций анализируются и опи­сываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

13.2.2.1. Области применения обучающих инструкций
В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена глав­ная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:
человек поступает на работу в организацию;
служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по «горизонтали» системы управления) и ему вменяется в обязанность выполнение несвойственных ранее функций;
проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков для эффективного выполнения работы;
планируется повышение квалификации сотрудников.
Практически во всех названных управленческих ситуациях мо­жет оказаться и секретарь учреждения, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.

13.2.2.2. Порядок разработки и структура обучающей
инструкции секретаря
Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффек­тивной деятельности своего секретаря, должен содействовать созда­нию обучающей инструкции (ОИ).
Разработка специалистами инструкции, как показала зарубеж­ная и отечественная практика, занимает от одного до четырех меся­цев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обя­занностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.
Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соот­ветствии с действующими законодательными и нормативно-методи­ческими материалами. При разработке ОИ необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разде­лов и последовательности изложения. ОИ должна отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности секре­таря, иметь четкие формулировки, быть гибкой и динамичной.
Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом.
Первый этап. «Интервьюирование заинтересованных лиц, консуль­тации с экспертами». Первым этапом в процессе подготовки ОИ яв­ляется опрос сотрудников. Учитывая специфику подчиненности и самой деятельности секретаря, желательно привлечь независимых экспертов. Процесс интервьюирования и консультаций продолжает­ся до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что долж­но быть включено в учебную программу секретаря. В итоге форми­руется предварительное представление о критериях выполнения ка­чественной работы и идеальном секретаре. Это представление ис­пользуется на последующих этапах для совершенствования деятель­ности секретаря. Подробно на данном этапе анализируются взаимо­отношения секретаря с другими сотрудниками и подразделениями организации.
Эффективным дополнительным методом на первом и других этапах может быть самофотография рабочего дня секретаря (СФРД). Ее данные заносятся в наблюдательный лист.
Второй этап. «Общий анализ содержания работы секретаря». Вто­рой этап начинается с более детального анализа содержания деятель­ности секретаря, например наблюдения за его работой и формально­го определения и регистрации всех выполняемых им задач и дейст­вий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посред­ством собеседования. Еще один метод заключается в том, что секре­таря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на дан­ном этапе вся деятельность секретаря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут быть затем преобразованы в учебные материалы.
На основе этих данных формулируются функциональные обязан­ности секретаря и определяются основные элементы раздела «Рабочий день секретаря». При небольшом объеме работ и соответственно изуче­нии данных возможно совмещение второго и третьего этапов.
Третий этап. «Внедрение ОИ, обучение секретаря». На этом эта­пе корректируются созданные стандартные алгоритмы деятельности секретаря. Для этого применяются как уже названные методы (тестирование, собеседование, наблюдение и пр.), так и фотогра­фия рабочего дня секретаря, хронометраж, метод моментных слу­чайных наблюдений. На последнем этапе ОИ согласовывается и утверждается. При необходимости секретарь проходит курс обуче­ния, например в случае изменения существующей технологии (выполнение операций на базе новейших компьютерных техноло­гий).
Обучающая инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функциональные обязанности и права;
требования, предъявляемые к секретарю;
организация рабочего места и оптимальные условия труда;
рабочий день секретаря;
документация;
взаимоотношения с сотрудниками организации;
ответственность.
Структура ОИ, последовательность в расположении элементов могут быть по желанию .составителей изменены.

13.2.2.3. Содержание обучающей инструкции секретаря
В разделе «Общие положения» производится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Инфор­мация для этого может быть получена на основании ответов на сле­дующие вопросы:
Почему работа существует?
Каким целям отвечает должность секретаря?
Что для этого должен сделать секретарь?
Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.
Раздел «Функциональные обязанности и права» — важнейший элемент описания работы. В других разделах обязанности, требую­щие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например функция кон­троля исполнения документов в разделе «Документация».
Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основы­ваются на следующих посылках:
обязанности нацелены на ключевые результаты работы;
обязанности описывают конечные результаты работы, они гово­рят «ЧTO» а не «как»;
обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.
Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархи­чески связанными с описываемой работой.
Перечень основных обязанностей для хорошо структурирован­ной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельнос­ти), то вполне вероятно, что в описание работы включены второсте­пенные обязанности.
Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения оп­ределенных действий, право осуществления контроля, способы со­гласования вопросов и т.п.
Все обязанности подразделены на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.
Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:
первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;
предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и приня­тия решения руководителем;
составление проектов резолюций для важнейших документов; направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;
обработку и отправку корреспонденции; организацию передачи документов внутри организации; составление номенклатур дел; формирование дел;
контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);
участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;
составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;
составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;
оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:
решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.
В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:
1. При проведении плановых совещаний:
совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков; оповестить участников;
уточнить с руководителем регламент совещания; обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;
обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.
2. При организации приема посетителей секретарь должен диф­ференцирование подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обя­зан:
иметь график приема;
вести учет посетителей;
контролировать принимаемые в ходе приема решения;
следить за очередностью приема и регламентом бесед.
Четкое выполнение названных процедур позволит:
оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;
сэкономить время руководителя;
спланировать текущую и перспективную работу руководителя.
3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
подбирает необходимую для командировки информацию;
готовит совместно с руководителем программу командировки;
оформляет командировочное удостоверение и другие докумен­ты;
по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;
информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятель­ности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:
поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
при необходимости размножение информации;
составление информативно-обзорных рефератов;
ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных доку­ментов.
В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучаю­щих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные лич­ностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.
Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.
Деловые качества:
профессиональные навыки секретарской работы: высокая ква­лификация в области стенографии, машинописи, работе со средст­вами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;
опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;
умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;
самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;
тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;
лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.
Личные качества:
внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;
умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;
интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;
вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.
Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
копировальные средства и аппараты;
офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.
Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.
При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переме­нам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
постепенное вхождение в работу;
ритмичность труда;
обязательное чередование труда и отдыха;
планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в лю­бом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования — это наличие в ра­боте секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназна­ченной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дуб­лирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что на­иболее благоприятное время для выполнения творческих или труд­ных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и цо второй половине дня, от 14 до 17 часов, рабо­тоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется пла­нировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Приведем пример раздела обучающей инструкции о структуре затрат рабочего времени секретаря на выполняемые им операции.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередно­го решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем днев­нике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограм­мы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей инфор­мационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соот­ветствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с ука­занием руководителя. Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:
20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению опреде­ленных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабо­чего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок"свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.
В разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т.п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией с внешними и внутренни­ми «корреспондентами» (подразделениями, ответственными испол­нителями, вышестоящими организациями и др.):
Получаете


Передаете


Автор информации


Содер­жание


Сроки и периодичность получения
Автор информации


Содер­жание


Сроки и периодич-
ность получения
1
2
3
4
5
6

В отдельной таблице можно зафиксировать все информацион­ные связи секретаря и руководителя.
Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Вза­имоотношения секретаря» и «Ответственность» принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.

Литература к главе 13

1. БондыреваТ.Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1989. -383с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. -76 с.

<< Пред. стр.

страница 11
(всего 19)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign