<< Пред. стр.

страница 10 (всего 19) ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
фиксирование факта поступления или издания документа;
фиксирование местонахождения документа;
обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;
обеспечение справочно-информационной и контрольной рабо­ты по документам;
предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черно­виков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
учет входящих (поступивших, входных) документов;
учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, вы­ходных) и внутренних документов;
инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
При любом виде учета индексирование конфиденциальных до­кументов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации со­стоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для дан­ного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а кар­точка выпасть из систематизированного по номерам массива.
Серьезным недостатком валовой нумерации документов являет­ся отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.
Номер поступившего конфиденциального документа проставля­ется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа допол­нительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.
В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента по­ступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.
При заполнении на конфиденциальный документ одного эк­земпляра учетной карточки возникает необходимость ведения кон­трольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последо­вательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указыва­ется фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение доку­мента, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполне­нии на документ двух и более экземпляров карточки функцию кон­трольного журнала выполняет валовая картотека.
Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:
справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых эк­земпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последо­вательности учетных номеров документов;
контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по' срокам исполнения документов;
справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.
Если на конфиденциальные документы ведется справочная кар­тотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть кар­тотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.
По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфи­денциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.
В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправле­ния с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиден­циальной документации рядом или выше ошибочной записи и заве­ряются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чер­той. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные све­дения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
Перемещение конфиденциальных документов между сотрудни­ками службы конфиденциальной документации фиксируется в пере­даточном журнале.
Автоматизированный учет конфиденциальных документов вклю­чает в себя следующие процедуры:
ввод в систему исходных сведений о документах и формирова­ние машинного (электронного) журнала (картотеки);
контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;
распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);
распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.
В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.
Бумажные распечатки записей исходных сведений о докумен­тах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функ­цию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе форми­руют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:
описью конфиденциальных документов;
страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Авто­матизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения до­кументов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традицион­ным банком данных.
Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль кон­трольного журнала. По окончании исполнения делается новая рас­печатка полных сведений о документе, которая помещается в тради­ционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.
Выдача документов исполнителям осуществляется по распечат­кам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фик­сируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под роспись в распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпри­нимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.
Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:
предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
подтверждение факта передачи документа на отправку или, ис­полнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденци­альной документации.
Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:
все экземпляры подписанного руководителем документа;
приложения к документу (при наличии);
черновики основного документа и приложений, редакции и ва­рианты документа, рабочие записи;
документ, послуживший основанием для составления данного документа.
О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник служ­бы конфиденциальной документации делает отметку в учетных кар­точках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.
Факт уничтожения черновика и других материалов подтвержда­ется также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и дру­гие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем со­жжения или измельчения, исключающим возможность восстановле­ния текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденци­альному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Приложения к изданным конфиденциальным документам явля­ются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.
Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный но­мер, но и порядковый номер в данной группе документов.
На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следую­щие конфиденциальные документы:
не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложе­ниями к основным документам, фотографии, рисунки;
изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на вы­деленное хранение (образовавшие самостоятельное дело), напри­мер, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;
технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;
бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с от­рывными листами и т.п.;
журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки уче­та выдачи дел и документов, законченные производством дела.
На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.
Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных до­кументов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на доку­менте в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № ___ и дата». Одновременно может формироваться электронный справоч­ный массив по документам.
Поставленные на инвентарный учет технические носители ин­формации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи дела­ются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стой­кость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигна­лизации об их несанкционированном вскрытии.
Учет конфиденциальных документов позволяет не только обес­печить сохранность документов и организовать по ним справочно-инфсрмационную и контрольную работу, но и проводить периодиче­ские и непериодические проверки наличия документов.
Целью проверки наличия конфиденциальных документов явля­ется установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и ком­плектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательно­му соблюдению правил работы с документами и заботе об их физи­ческой сохранности.
Проверка ведется от учетных данных к документам, экземпля­рам документов и составным частям каждого экземпляра.
Регламентированные, обязательные проверки наличия конфи­денциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляют­ся при смене руководителей подразделений, увольнении исполните­ля, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.
Проверки наличия документов проводятся специально назнача­емой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководите­ля фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.
Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) про­водятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работаю­щими с конфиденциальными документами.
Следовательно, основной целью учета конфиденциальных доку­ментов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахож­дения.

11.4.4. Порядок работы персонала с конфиденциальны
ми документами

При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкциони­рованного ознакомления с ними значительного числа сотрудников фирмы. В связи с этим правильная организация работы персонала с этими документами представляется крайне важной.
Особенно велика угроза электронным документам в результате потенциальной доступности информации большому количеству со­трудников и трудности определения часто самого факта кражи ин­формации.
Руководители и исполнители фирмы при работе с конфиденци­альными документами обязаны:
знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;
предъявлять работнику службы конфиденциальной документа­ции числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;
вести учет находящихся у них конфиденциальных документов;
ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие доку­ментов, сдавать их на хранение в службу конфиденциальной доку­ментации;
немедленно сообщать непосредственному руководителю и в службу конфиденциальной документации об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, от­дельных листов;
сдавать по описи в службу конфиденциальной документации все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.
Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться в карточках учета докумен­тов. Прием и выдача документов осуществляются под роспись, что необходимо для установления факта возложения персональной от­ветственности за документ на конкретных сотрудников.
Руководители, выполняя процедуру рассмотрения документов, решают следующие задачи защиты информации:
принятие правильного решения по составу исполнителей, допу­скаемых к документу;
исключение возможности ознакомления с документом посторон­них лиц;
предотвращение возможности хищения или копирования доку­ментов посетителями, секретарем и другими лицами;
исключение возможности утечки информации по техническим каналам.
При этом необходимо помнить, что посторонним лицом являет­ся любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе другие руководители и специалисты фирмы.
Сотрудник служба конфиденциальной документации, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:
предотвратить выдачу документа лицу, не имеющему права до­ступа к нему;
зафиксировать факт передачи документа исполнителю;
обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа;
ознакомить исполнителя только с той частью документа, кото­рая ему адресована;
предотвратить возможность ознакомления с документом посто­роннего лица при выдаче документа исполнителю и возврате им
документа;
обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей. Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утечки информации в подразделениях фирмы несут их руководители.
Печатание конфиденциальных документов на бумажном носи­теле производится сотрудником службы конфиденциальной докумен­тации на пишущей машине или с помощью ПЭВМ. Изготовлять документы может и сам исполнитель на своем рабочем месте при условии обеспечения сохранности тайны фирмы.
На последнем листе каждого экземпляра документа проставля­ется количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местона­хождение, фамилия и номер телефона исполнителя, фамилия опера­тора, печатавшего документ, и дата. При изготовлении документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тони­ровать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.
Размножение конфиденциальных документов и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе конфиденциаль­ной документации за номером подлинника и в той же учетной фор­ме. Выписки из конфиденциальных документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) докумен­тов.
Целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденци­альной документации и при необходимости в кабинетах руководите­лей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запирать­ся, опечатываться и сдаваться под охрану.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопро­вождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспече­ния разграничения доступа к информации, .
Система утверждается приказом первого руководителя и дово­дится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого со­трудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.
Любое санкционированное или несанкционированное обраще­ние к информации должно регистрироваться (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользовате­лями программное обеспечение с целью обнаружения неутвержден­ных или необычных программ. Применение персоналом собствен­ных (не зарегистрированных) защитных мер при работе с компьюте­ром не допускается. При несанкционированном входе в конфиден­циальный файл информация должна немедленно автоматически сти­раться.
Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:
перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);
стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;
проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной докумен­тации;
блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить элект­ропитание в помещении;
запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.
После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт унич­тожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке учета изданного документа.
В службе конфиденциальной документации должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнит­ных носителей конфиденциальной информации. Работа с электрон­ными конфиденциальными документами разрешается только при наличии в фирме сертифицированной системы защиты компьюте­ров и локальной сети.
При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители должны быть обеспечены:
постоянным рабочим местом;
личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хране­ния документов;
номерной личной металлической печатью.
Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хра­нятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться в службе конфиденциальной документации.
Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким об­разом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная инфор­мация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от техниче­ских средств промышленного шпионажа.
На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфи­денциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы следует хранить в запертом сейфе. Руководители и исполнители не должны вести ка­кие-либо картотеки для организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Очередность исполне­ния определяется раскладкой документов по рабочим папкам: «Оз­накомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то чис­ло» и т.п. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках рабочего стола, в шкафах и других широко доступных ме­стах, даже если они имеют запоры.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутст­вуют необходимые условия для работы с конфиденциальными доку­ментами, то ознакомление с документами и их исполнение осуще­ствляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой цен­ности.
Все конфиденциальные документы, бумажные, магнитные но­сители информации, дела и другие материалы, полученные руко­водителем или исполнителем на срок более одного дня, вносятся службой конфиденциальной документации в опись (перечень) документов, находящихся у исполнителя. Электронный экземпляр описи находится в службе документации, а его распечатка на бумажном носителе передается исполнителю. Документы, получен­ные на время рабочего дня, в опись не вносятся. За полученный документ исполнитель расписывается в карточке учета. При воз­врате документа сотрудник службы документации расписывается и в карточке, и в описи.
Персоналу, работающему с бумажными и электронными конфи­денциальными документами, запрещается:
использовать конфиденциальные сведения в публикациях, от­крытых документах, докладах и переписке, рекламных материалах, выставочных проспектах и информационных сообщениях;
передавать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно или письменно конфиденциальную информацию, документы, если это не связано со служебной необходимостью и не санкционировано непосредственным руководителем;
вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
снимать копии с конфиденциальных документов и делать из них выписки без письменного разрешения непосредственного руководи­теля;
знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами;
переписывать сведения из документов в личные записные книж­ки, дневники, календари, карточки учета работы;
вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и т.п.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
выносить конфиденциальные документы из здания фирмы без разрешения первого руководителя, работать с конфиденциальными документами в не предназначенных для этого помещениях;
оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе без контроля, хранить эти документы вместе с открытыми документами и материалами, оставлять без контроля ПЭВМ с загруженной кон­фиденциальной информацией;
разглашать сведения о характере автоматизированной обработ­ки конфиденциальной информации на ПЭВМ и о личных иденти­фицирующих паролях;
разглашать сведения о составе находящихся у него конфиденци­альных документов и материалов, системе их защиты и месте хране­ния, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы.
По окончании рабочего дня руководители и исполнители долж­ны проверить наличие конфиденциальных документов (в том числе на магнитных носителях), убедиться в их комплектности и сдать их в службу конфиденциальной документации. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Сдается, как правило, каждый документ в отдельности. При наличии у сотрудни­ка нескольких конфиденциальных документов, необходимых ему для ежедневной работы, они могут помещаться вместе с описью в спе­циальный кейс, который запирается, опечатывается личной печа­тью этого сотрудника и сдается в службу конфиденциальной до­кументации.
Следовательно, работа руководителей и исполнителей с конфи­денциальными документами регламентируется достаточно жесткими требованиями к соблюдению действующего в фирме порядка обеспечения сохранности фирменных секретов. Однако возникающие ограничения в оперировании информацией нельзя рассматривать как следствие недоверия к персоналу. Соблюдение этих требований поз­воляет правильно организовать достаточно сложную работу с кон­фиденциальными документами и, что очень важно, дает уверенность сотрудникам в правильности своих действий.

11.5. Учет и хранение дел с конфиденциальными
документами

Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответст­вии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Помимо этого номенклатура входит составной частью в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функциони­рование разрешительной системы доступа персонала к конфиденци­альным документам. Она составляется с таким расчетом, чтобы каж­дый исполнитель работал только с теми делами, которые необходи­мы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.
Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфи­денциальных документов, может быть составной частью общей номен­клатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного до­кумента. По форме она не отличается от номенклатуры дел для откры­тых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользо­ваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и со­хранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и пере­даче дела на открытое хранение и другие сведения.
Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года она подшивается вдело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.
Дела формируются централизованно в службе конфиденциаль­ной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на ра­бочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.
Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фа­милия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одно­временно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хра­нить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.
При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с до­кументов грифа конфиденциальности они перемещаются в анало­гичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управле­нии делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфи­денциальных дел и сделать защиту их более эффективной.
В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправле­ния, вносимые в нее, заверяются росписями исполнителя (или кон­тролирующего лица) и сотрудника службы конфиденциальной доку­ментации. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела, при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсут­ствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъ­ятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело может помещаться справка-заместитель, в которой указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.
Дела, закрепленные за конкретными исполнителями, могут иметь индивидуальные цветовые отличия для контроля за их место­нахождением на рабочем месте. В некрупных фирмах конфиденци­альные документы при поступлении или издании могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с конфиден­циальным делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом. Исполнителям не разрешается хранить у себя на рабочем месте копии подготовленных конфиденциальных документов, испол­нителями которых они являлись.
Следовательно, систематизация исполненных конфиденциаль­ных документов в дела предназначена не только для решения задач обеспечения поиска и последующего использования архивных доку­ментов, но и задач разграничения доступа персонала к архивным документам фирмы, контроля за сохранностью и наличием конфи­денциальных документов и дел.

11.6. Защита конфиденциальной информации
при проведении совещаний и переговоров

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партне­ров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на прове­дение таких совещаний и переговоров (далее по тексту - совещание) с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого ру­ководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводит­ся до сведения руководителя службы конфиденциальной документа­ции и начальника службы безопасности. Информация об этом реше­нии фиксируется специально выделенным сотрудником службы кон­фиденциальной документации на карточке учета в целях дальнейше­го контроля за подготовкой и проведением такого совещания.
Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, прохо­дящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руко­водителем, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфи­денциальной документации. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная кар­точка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, при­нятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе со­трудников фирмы.
Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные со­вещания осуществляется на основе действующей в фирме разре­шительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении кон­кретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопро­сов не разрешается.
Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и прове­дения конфиденциального совещания несет руководитель, органи­зующий данное совещание. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием воз­можных организационных и технических каналов утечки информа­ции.
Подготовку конфиденциального совещания осуществляет орга­низующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информаци­ей, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.
В процессе подготовки конфиденциального совещания состав­ляются программа проведения совещания, повестка дня, информа­ционные материалы, проекты решений и список участников сове­щания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составля­емые в процессе подготовки конфиденциального совещания, долж­ны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хране­нию конфиденциальных документов.
Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназна­ченные для раздачи участникам совещания, не должны иметь кон­фиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологи­ческие параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проек­тах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подоб­ного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляе­мых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, кли­ентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.
Список участников совещания составляется отдельно по каждо­му обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привле­каются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредст­венное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руково­дителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отче­ства лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения (фирмы) и наименования документов, подтверждающих их полно­мочия вести переговоры и принимать решения. Наименование пред­ставляемой фирмы может при необходимости заменяться ее услов­ным обозначением.
Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии реше­ний по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитет­ного юридического или физического лица, письменный ответ фир­мы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список не­посредственно перед началом совещания. Эти документы передают­ся участниками совещания ответственному организатору для хране­ния в службе конфиденциальной документации.
Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителями службы конфиденциальной документации и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответст­венным организатором совещания. После этого документы утверж­даются руководителем, организующим совещание.-
Одновременно с визированием подготовленных документов ру­ководители указанных служб и ответственный организатор опреде­ляют место проведения совещания, порядок доступа участников со­вещания в это помещение, порядок документирования хода обсуж­дения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подпи­санных документов.
Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты ин­формации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и пред­ставителей других фирм и организаций разрешается и осуществляет­ся только сотрудником службы безопасности.
Перед началом конфиденциального совещания сотрудник служ­бы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утеч­ки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.
Проведение совещания в других или неприспособленных помеще­ниях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.
В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизи­онные и радиоприемники и др.). При необходимости они размеща­ются в соседней, изолированной комнате.
Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотогра­фирование ведутся только по письменному указанию первого руко­водителя фирмы и осуществляются одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в служ­бу по окончании рабочего дня.
Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный орга­низатор совещания при участии службы безопасности в соответст­вии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками пер­сональными документами. Перед началом обсуждения каждого во­проса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожида­ние) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.
Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохра­нения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.
Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы конфиденци­альной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфи­денциальности необходимого уровня и оформляться в стенографи­ческой тетради, зарегистрированной в службе конфиденциальной документации.
Целесообразность записи участниками хода совещания опреде­ляется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, заре­гистрированных в службе конфиденциальной документации, с по­следующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.
При необходимости вызова на проходящее совещание дополни­тельных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в прото­коле с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на сове­щании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.
Участникам конфиденциального совещания независимо от за­нимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:
вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, ­кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, поль­зоваться ею;
делать выписки из документов, используемых при решении во­просов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;
обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;
информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопро­сов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с прове­дением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.
Участники совещания, замеченные в несанкционированной ау­дио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографи­ровании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается пер­вому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанк­ционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.
В процессе совещания его участники не могут оглашать боль­ший объем конфиденциальных сведений, чем это было установле­но при подготовке совещания, или сообщать сведения, не отно­сящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиден­циальных сведений регламентируется руководителем, организовав­шим совещание.
При проведении переговоров по заключению, продлению или пре­кращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые резуль­таты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партне­рами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение во­просов, связанных с темой совещания, не допускается.
По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безо­пасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.
Документы, принятые на совещании, оформляются, подписы­ваются, при необходимости размножаются и рассылаются (переда­ются) участникам совещания в соответствии с требованиями к рабо­те с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.
Следовательно, подготовка и проведение совещаний и перего­воров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований воз­никает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.

11.7. Нормативно-методическое обеспечение
защиты документированной информации

Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциаль­ной информации предназначено для регламентации процессов обес­печения информационной безопасности фирмы, в том числе при работе персонала с конфиденциальной информацией, документами, делами и базами данных. Оно включает в себя ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, устанавливающих принципы, требования и способы предотвраще­ния пассивных и активных угроз ценной информации, которые мо­гут возникнуть по вине персонала, конкурентов, злоумышленников и других лиц.
Нормативно-методическое обеспечение базируется на тех обяза­тельных положениях, которые должны содержаться в учредительных и иных основополагающих документах фирмы и определять правовой статус информационной безопасности фирмы. Указанные положения позволяют на законных основаниях вести речь о сохранении предпри­нимательской тайны, выделять ценную информацию, составляющую собственность и тайну фирмы, и выполнять действия по ее защите. Предмет и направления защиты должны найти отражение, например, в уставе фирмы, типовых формах контрактов различного рода и назначе­ниях, положениях о структурных подразделениях фирмы, должностных инструкциях сотрудников и других документах.
Важнейшими организационными документами, фиксирующими задачи, функции и ответственность служб, осуществляющих защиту ценной документированной информации фирмы, являются: поло­жение о службе безопасности, положение о службе конфиденциаль­ной документации, должностные инструкции сотрудников этих служб, должностная инструкция менеджера (референта) по безопас­ности небольшой предпринимательской фирмы и другие документы.
Технологические инструктивные документы отличаются боль­шим разнообразием и по своему назначению, составу и содержанию отражают избранную фирмой систему защиты документированной информации. Можно выделить основные, на наш взгляд, регламен­тирующие документы, имеющие значение для любой фирмы и необ­ходимые при использовании любой системы защиты информации или отдельных элементов такой системы.
Прежде всего, следует назвать Перечень сведений предпринима­тельской фирмы, составляющих ее тайну или являющихся особо ценными. Перечень предназначен для определения состава конфи­денциальных документов и баз данных, установления грифов огра­ничения доступа к бумажным и электронным документам, определе­ния необходимой структуры системы защиты информации. Содер­жание перечня обычно делится на несколько частей: общую методи­ческую часть по способам составления перечня и правилам работы с ним, списки конфиденциальных сведений по структурным подраз­делениям или управленческим функциям фирмы, список видов кон­фиденциальных документов и баз данных с указанием места их хра­нения, срока конфиденциальности и т.п.
Другим важным регламентирующим документом является Ин­струкция по обеспечению безопасности собственной информации предпринимательской фирмы. Она необходима для организации ра­боты по защите конфиденциальной и ценной документированной информации и включает в себя:
«Обязанности сотрудников фирмы при работе с конфиденци­альной информацией»;
«Порядок доступа сотрудников к конфиденциальным докумен­там и базам данных, оформление доступа»;
«Обеспечение сохранности документов на бумажных и магнит­ных носителях при работе с ними руководителей, исполнителей (спе­циалистов) и технического персонала»;
«Порядок сохранения тайны фирмы при проведении совещаний, заседаний и переговоров»;
«Требования к помещениям для работы с конфиденциальной информацией»;
«Порядок охраны территории, здания, помещений, транспорт­ных средств и персонала фирмы»;
«Пропускной режим помещений фирмы, учет и порядок выдачи удостоверений, пропусков и визуальных идентификаторов»;
«Порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей»;
«Требования к защите информации в рекламной и выставочной работе, публикациях, при интервьюировании и собеседованиях»;
«Организационное обеспечение защиты информации в ПЭВМ и линиях связи, при использовании в обработке документов средств организационной техники»;
«Ответственность сотрудников фирмы за разглашение конфи­денциальной информации и утрату ценных документов».
Инструкция по обработке, хранению и движению конфиденци­альных документов предпринимательской фирмы предназначена для организации работы сотрудников службы конфиденциальной доку­ментации, менеджера (референта) по безопасности, управляющего делами фирмы. Основные разделы этой инструкции:
«Структура защищенного документооборота фирмы»;
«Установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности документов»;
«Порядок составления, изготовления и издания конфиденциаль­ных документов»;
«Копирование и размножение документов»;
«Прием и распределение поступивших документов»;
«Учет (регистрация) документов»;
«Отправка и рассылка документов»;
«Порядок передачи документов в процессе их рассмотрения и исполнения»;
«Контроль исполнения документов»;
«Порядок систематизации документов и формирования дел»;
«Порядок передачи документов и дел в архив фирмы, уничтоже­ния документов и дел с истекшим сроком хранения»;
«Оперативное (текущее) и архивное хранение дел»;
«Проверка наличия документов, дел, баз данных и носителей конфиденциальной информации»;
«Правила хранения и использования бланков документов, печа­тей и штампов».
В приложении к инструкции даются учетные и иные технологи­ческие формы, необходимые для организации обработки, хранения и движения документов.
Информационные (методические, советующие, обучающие) до­кументы (правила, требования, указания, методики, памятки и т. п.), детализирующие процессы защиты информации, носят вместе с тем обязательный характер и устанавливают порядок работы с конфи­денциальной информацией и документами различных категорий сотрудников фирмы или всех сотрудников в конкретных типовых ситуациях. При необходимости они могут составляться по каждому отдельному сотруднику. Целесообразно выделить следующие инфор­мационные документы.
Правила работы руководителей и исполнителей (специалистов) предпринимательской фирмы с конфиденциальными документами и базами данных включают в себя:
«Порядок распределения документов между руководителями и исполнителями в соответствии с действующей системой доступа персонала к конфиденциальной информации»;
«Рассмотрение документов руководителем и адресование их ис­полнителям»;
«Порядок передачи и получения документов исполнителями»;
«Ознакомление исполнителей с содержанием документов и ре­шением по ним руководителя»;
«Составление и изготовление документов исполнителями»;
«Работа руководителя с подготовленными документами»; •
«Порядок хранения документов, дел, носителей информации, чистых бланков документов и штампов на рабочем месте руководи­теля и исполнителя»;
«Проверка наличия конфиденциальных документов и баз дан­ных на рабочем месте руководителя и исполнителя»;
«Порядок ведения телефонных переговоров, факсимильной пе­реписки»;
«Особенности работы с ПЭВМ при обработке конфиденциаль­ной информации, правила работы с копировальной техникой»;
«Правила работы с конфиденциальными документами за преде­лами фирмы, в командировках, транспорте, порядок хранения доку­ментов»;
«Обеспечение сохранности документов и баз данных во внера­бочее время».
Правила работы менеджера по безопасности (управляющего делами, референта) предпринимательской фирмы с конфиденциаль­ными документами и базами данных включают в себя:
«Порядок приема и отправки конфиденциальных документов»;
«Порядок учета (регистрации) документов»;
«Организация доступа исполнителей к конфиденциальным до­кументам»;
«Распределение документов по руководителям и исполнителям, ознакомление с документами исполнителей и передача документов на исполнение»;
«Формирование и ведение справочно-информационного банка данных по конфиденциальным документам»;
«Контроль исполнения документов»;
«Оформление и изготовление документов на пишущих устрой­ствах»;
«Оформление и ведение номенклатуры дел фирмы»;
«Формирование и хранение (текущее и архивное) дел фирмы»;
«Порядок организации приема руководителем посетителей, ме­тоды обеспечения безопасности руководителя»;
«Защита информации при ведении телефонных переговоров и передаче информации по факсимильной связи»;
«Защита информации при работе с ПЭВМ»;
«Построение систем охраны кабинета руководителя, приемной, сейфов, шкафов с документацией, вычислительной и организацион­ной техники в рабочее и нерабочее время»;
«Ответственность за нарушение правил работы с конфиденци­альной документацией и базами данных».
Правила работы менеджера по персоналу предпринимательской фирмы включают в себя:
«Обязанности менеджера в области защиты информации и рабо­ты с сотрудниками, обладающими секретами фирмы»;
«Организация и документирование приема сотрудников на ра­боту»;
«Обязательства сотрудников по сохранению тайны фирмы»;
«Контроль соблюдения персоналом правил работы с конфиден­циальными документами и информацией»;
«Организация и документирование переводов сотрудников на другие должности и изменения условий контрактов»;
«Порядок формирования и ведения личных дел сотрудников»;
«Порядок оформления и ведения трудовых книжек сотрудников»;
«Порядок ведения справочно-информационного банка данных по персоналу фирмы»;
«Правила и методы защиты персональных данных»; «Организация и документирование увольнений сотрудников, обязательства по сохранению секретов фирмы»;
«Порядок оформления доступа сотрудников к конфиденциаль­ным сведениям, документам и базам данных»;
«Принципы и направления формирования нормального психо­логического климата в коллективе, воспитания гордости персонала за свою фирму»;
«Психологический анализ сотрудников, тестирование, анкети­рование, инструктирование и обучение персонала»; «Правила хранения документов и работы с ними»; «Организация охраны помещения службы персонала в рабочее и •нерабочее время»;
«Ответственность менеджера по персоналу за разглашение пер­сональных данных о сотрудниках фирмы и другой конфиденциаль­ной информации».
Информационные документы могут также регламентировать требования по единообразному выполнению персоналом определен­ных видов типовых действий. К таким документам можно отнести, например, Правила обеспечения безопасности секретов фирмы и конфиденциальной, ценной информации в экстремальных ситуаци­ях. Правила включают в себя:
«Классифицированный перечень экстремальных ситуаций и со­ответствующих мероприятий по защите секретов фирмы, информа­ции и документов»;
«Порядок (при необходимости - план) эвакуации и охраны до­кументов, дел и баз данных»;
«Порядок (при необходимости - план) эвакуации и оказания
помощи персоналу»;
«Порядок охраны имущества фирмы, оборудования и техничес­ких средств защиты информации»;
«Порядок охраны персонала при индивидуальных экстремаль­ных ситуациях (угрозах, шантаже, нападении и т. п.)»;
«Порядок взаимодействия с правоохранительными органами при возникновении экстремальных ситуаций».
Рассмотренные нормативно-методические документы отражают действующую в фирме систему защиты информации и потому явля­ются строго конфиденциальными. После их утверждения первым руководителем фирмы они доводятся в выборочном порядке до све­дения всех сотрудников фирмы под роспись. Одновременно могут быть внесены необходимые изменения и дополнения в должностные инструкции сотрудников. При внесении обязательных периодических изменений в систему обеспечения безопасности фирмы соответ­ствующим образом своевременно корректируется нормативно-мето­дическая документация. Контроль за соблюдением сотрудниками фирмы изложенных в документах требований возлагается на службы безопасности, конфиденциальной документации и персонала, а в некрупных фирмах — на менеджера по безопасности.
Следовательно, система защиты ценной, конфиденциальной информации предпринимательской фирмы реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и до­водят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работни­ка фирмы. Знание ими своих обязанностей по защите секретов фир­мы является обязательным условием эффективности функциониро­вания системы защиты и определенной гарантией сохранности соб­ственной информации фирмы.


Литература к главе 11
1. Закон Российской Федерации «Об информации, информати­зации и защите информации» от 25-января 1995 г. - Сборник зако­нов Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
2. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммер­ческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специа­листов. Под ред. В. М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.
3. Герасименко В. А. Защита информации в автоматизирован­ных системах обработки данных. — М., Энергоатомиздат,, 1994.
4. Киселев А. Е., Чаплыгин В. М., Шейкин М. С. Коммерческая безопасность. — М., Инфоарт, 1993.
5. Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельно­сти. - М., Финансы и статистика, 1996.
6. Левин А. А. Секрет фирмы. — М., Машиностроение, 1992.
7. Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы за­щиты информации. Документ в административных структурах. - М., ВНИИДАД, 1995.
8. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М,, ИПКИР, 1994.
9. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты промышлен­ной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.
10. Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. — М., Ось-89, 1996.




















Глава 12 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

12.1. Понятие архива и история формирования
Государственной архивной службы
Российской Федерации

Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оцен­ки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — до­кументальный фонд и архивный фонд.
И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы теку­щего управления, документы, отобранные для постоянного или дли­тельного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государ­ственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то ар­хивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя докумен­ты с временными сроками хранения' и имеет стабильный состав, ко­торый может только наполняться. В состав архивного фонда вклю­чаются документы, имеющие политическое, экономическое, науч­ное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зави­симости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появ­лением первых документов, известия о которых восходят кХ в., появи­лась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукопи­сями и книгами в ней не проведено.
С появлением системы государственных учреждений - прика­зов система хранения документов, их учета и использования значи­тельно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечата­ния письменные материалы — документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посад­ских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.
В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголо.-вок и точная дата составления отсутствовали.
О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после ос­вобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.
В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного храни­лища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения доку­ментов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьез­ный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хра­нилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.
16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, свя­занная с указом о создании из дел и «приговоров» правительству­ющего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесяч­но и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был со­здан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Гене­рального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих доку­ментов в архивы по истечении определенного срока. Для доку­ментов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения — архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность — архивариус. ' .
В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразно­сти создания объединенных губернских архивов и архивов городско­го самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и докумен­тов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя — асессора П. Курбатова) — Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юри­дических и физических лиц — фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с же­лезными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос доку­ментов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.
В течение XVIII — XIX вв. росло количество исторических архи­вов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в миро­вой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в те­кущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры до­кументальных комплексов. В настоящее время этот порядок называет­ся принципом систематизации по происхождению.
Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся доку­ментов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Ка­бинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолю­цию «Разобрать, что важно — отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов импера­тором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничто­жить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.
В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались по­пытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5—20 лет), кратковре­менное (1—3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничто­жению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничто­жались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.
Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII—XIX вв., потерявших прак­тическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архи­вохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ран­ние периоды концентрировались в исторических архивах, подчинен­ных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложе­ния по созданию единой системы архивов и общей.методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарожде­ние системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.
Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержена правительством только в XX.в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным де­лом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», во­бравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложе­ний. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правитель­ственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган — Главное управление архивным делом.
Декрет, положивший начало общегосударственной системе ар­хивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательны­ми актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных пред­приятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.
С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управ­ления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восста­новлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.
В связи с прекращением существования Союза ССР государства­ми - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государст­венных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно призна­ется переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отрас­левые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их тер­ритории, а возникающие вопросы с возвращением документов, дру­гие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом слу­чае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с приня­тым документом прекратило существование Главное архивное управ­ление при Совете Министров ССР, а все центральные государствен­ные архивы СССР вошли в систему Российских государственных ар­хивов.

12.2. Государственная часть Архивного
фонда Российской Федерации

Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили:
национализированные бывшие ведомственные исторические
архивы;
дела ликвидированных учреждений царского и Временного пра­вительств, законченные к 25 октября 1917 г.;
документы умерших русских писателей, композиторов, худож­ников и ученых как хранившиеся в библиотеках, так и в национали­зированных в декабре 1917 г. частных банках и имениях. Для этой категории документов впервые организовали хранилища частных ар­хивов в Московских, Петроградских и губернских архивах и музеях;
документы церковных и религиозных обществ, которые в соот­ветствии с Декретом об отделении церкви от государства и школы от церкви в 1918 г. признаны государственным достоянием;
документы национализированных предприятий.
По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего сро­ка, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при Главархивах — проверочная комиссия, утверждав­шая решения местных разборочных комиссий.
В 1919 г. начался сбор материалов, а в сентябре 1920 г. создан Архив Октябрьской революции (названный так в 1925 г.). Одновре­менно стали собираться документы по истории Гражданской войны, легшие в основу созданного в 1925 г. Архива Красной Армии. В 1920 г. создан Музей марксизма, собиравший документы по политической истории новейшего времени. По Декрету от 4 февраля 1926 г. архив­ной службе передавались негативы фотоснимков и кинофильмов, имеющих историческую ценность, и в том же 1926 г. создан Цент­ральный кинофотоархив, в 1932 г. — Центральный архив звуковых записей, а в 1934 г. — Морской исторический архив.
В течение длительного времени велся поиск наиболее оптималь­ной структуры организации ЕГАФ — дореволюционные архивы объ­единялись и организовывались по отделениям и секциям, разукруп­нялись. В 1930 г. заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных орга­низаций стали поступать в государственные архивы. Крупнейшие архивы РСФСР передаются в 1932—1933 гг. в состав центральных архивов СССР. Оформление Единого государственного архивного фонда завершено в марте 1941 г., когда постановлением Совнаркома СССР впервые в мире создан Центральный государственный лите­ратурный архив, который в течение долгого времени оставался един­ственным государственным собранием документов по истории куль­туры.
Одновременно была унифицирована сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. Новая сеть и новые названия госархивов (также унифицированные) приоб­ретали юридическую силу с 1 июля 1941 г. Поэтому работа по оптимизации архивной сети завершалась уже во время Великой Отечест­венной войны.
В послевоенный период созданы центральные государственные
архивы для хранения:
документов, вывезенных из Германии (современное название — Центр хранения историко-документальных коллекций), — в 1946 г.;
документов по экономической деятельности государства после 1917 г. (современное название — Российский государственный архив экономики) — в 1961 г.;
научно-технической документации — в 1967 г.;
космической документации (Российский научно-исследователь­ский центр космической документации) — в 1982 г.
После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола архивная служба пополнилась архивными документами этих общественных организаций. В 1992 г. созданы:
Российский центр хранения и изучения документов новейшей
истории;
Центр хранения современной документации;
Центр хранения документов молодежных организаций;
областные Центры хранения современной документации.
Положением о Государственном архивном фонде СССР, утверж­денном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуще­ствляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда, например:
фонд данных о состоянии окружающей природной среды;
геологический фонд;
фонд кинофильмов;
фонд стандартов и технических условий.
Всего было установлено восемь ведомств — держателей этих фон­дов ценнейших документов вне рамок архивной службы.
С ликвидацией органов управления СССР и реорганизацией многих ведомств состав официальных держателей архивных фон­дов увеличился. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заклю­чаемых федеральными органами и другими организациями, дер­жателями архивных документов, с Государственной архивной служ­бой России.
Государственная архивная служба России (Росархив) в соответ­ствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федераль­ным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Пре­зидента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в .области ар­хивного дела».
В систему Росархива в настоящее входят время федеральные го­сударственные архивы и центры хранения документации (18), науч­ные учреждения, реставрационные мастерские и другие организа­ции, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы уп­равления архивным делом республик, краев, областей, городов фе­дерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения докумен­тации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения — в соответствии с законодательными и ины­ми правовыми актами этих государственных образований.
Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах — Госу­дарственной архивной службой России, положения о территориаль­ных государственных архивах — органами управления архивным де­лом этих территорий, а положения о районных и городских архи­вах — органами местного территориального управления.
Росархив:
координирует деятельность федеральных органов государствен­ной власти в области архивного дела и делопроизводства;
определяет категории госучреждений как источников комплек­тования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осу­ществляет контроль за сохранностью и использованием этих до­кументов;
осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, ор­ганизацией документов в делопроизводстве».

12.3. Архивный фонд Российской Федерации,
архивный фонд организации,
архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Фе­дерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300
7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культур­ное значение и являющихся частью историко-культурного насле­дия народов Российской Федерации» образуют Архивный' фонд Российской Федерации.
В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы не­зависимо от источников их образования, вида носителя, места хра­нения и формы собственности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации га­рантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специаль­ное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.
Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственно­стью территориальных образований в составе Российской Федера­ции, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собст­венностью.
Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и цент­ров хранения документации, государственными музеями и библио­теками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и район­ными госархивами с переменным составом, а также архивами учреж­дений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также,архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.
Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимо­сти от категории организации и вида документов:
документы федеральных органов государственной власти, Ген-прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского под­чинения — в течение 15 лет;
документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения - в тече­ние 10 лет;
документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчине­ния — в течение 5 лет;
записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;
документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых име­ется преобладающая доля федеральной или государственной собст­венности, — в течение 10 лет;
научной, технологической и патентной документации — в тече­ние 10 лет;
конструкторской документации — в течение 15 лет;
проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
телеметрической документации — в течение 5 лет;
кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы — в течение 3 лет;
документы на машинных носителях - в течение 5 лет.
Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.
В течение установленных сроков организации обязаны обеспе­чить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государст­венной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкция­ми Государственной архивной службы России.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, на­учно-справочного аппарата, обработка и транспортировкадокументов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.
При ликвидации или реорганизации, а также в случае измене­ния форм собственности держатели государственной части Архивно­го фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сда­ют в соответствующие государственные архивы. Эти документы при­ватизации не подлежат.
Независимо от места хранения, вида носителя и способа закреп­ления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использо­вания всем юридическим и физическим лицам.

<< Пред. стр.

страница 10 (всего 19) ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>