Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
фиксирование факта поступления или издания документа;
фиксирование местонахождения документа;
обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;
обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
учет входящих (поступивших, входных) документов;
учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
При любом виде учета индексирование конфиденциальных документов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации состоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для данного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива.
Серьезным недостатком валовой нумерации документов является отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.
Номер поступившего конфиденциального документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.
В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.
При заполнении на конфиденциальный документ одного экземпляра учетной карточки возникает необходимость ведения контрольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указывается фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение документа, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполнении на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека.
Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:
справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;
контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по' срокам исполнения документов;
справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.
Если на конфиденциальные документы ведется справочная картотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть картотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.
По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфиденциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.
В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиденциальной документации рядом или выше ошибочной записи и заверяются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные сведения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками службы конфиденциальной документации фиксируется в передаточном журнале.
Автоматизированный учет конфиденциальных документов включает в себя следующие процедуры:
ввод в систему исходных сведений о документах и формирование машинного (электронного) журнала (картотеки);
контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;
распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);
распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.
В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.
Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:
описью конфиденциальных документов;
страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.
Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль контрольного журнала. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.
Выдача документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под роспись в распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпринимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.
Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:
предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
подтверждение факта передачи документа на отправку или, исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.
Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:
все экземпляры подписанного руководителем документа;
приложения к документу (при наличии);
черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;
документ, послуживший основанием для составления данного документа.
О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.
Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Приложения к изданным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.
Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный номер, но и порядковый номер в данной группе документов.
На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следующие конфиденциальные документы:
не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложениями к основным документам, фотографии, рисунки;
изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;
технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;
бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и т.п.;
журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.
На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.
Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № ___ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам.
Поставленные на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.
Учет конфиденциальных документов позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним справочно-инфсрмационную и контрольную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов.
Целью проверки наличия конфиденциальных документов является установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательному соблюдению правил работы с документами и заботе об их физической сохранности.
Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов и составным частям каждого экземпляра.
Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.
Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.
Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами.
Следовательно, основной целью учета конфиденциальных документов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.
11.4.4. Порядок работы персонала с конфиденциальны
ми документами
При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкционированного ознакомления с ними значительного числа сотрудников фирмы. В связи с этим правильная организация работы персонала с этими документами представляется крайне важной.
Особенно велика угроза электронным документам в результате потенциальной доступности информации большому количеству сотрудников и трудности определения часто самого факта кражи информации.
Руководители и исполнители фирмы при работе с конфиденциальными документами обязаны:
знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;
предъявлять работнику службы конфиденциальной документации числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;
вести учет находящихся у них конфиденциальных документов;
ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов, сдавать их на хранение в службу конфиденциальной документации;
немедленно сообщать непосредственному руководителю и в службу конфиденциальной документации об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов;
сдавать по описи в службу конфиденциальной документации все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.
Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться в карточках учета документов. Прием и выдача документов осуществляются под роспись, что необходимо для установления факта возложения персональной ответственности за документ на конкретных сотрудников.
Руководители, выполняя процедуру рассмотрения документов, решают следующие задачи защиты информации:
принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;
исключение возможности ознакомления с документом посторонних лиц;
предотвращение возможности хищения или копирования документов посетителями, секретарем и другими лицами;
исключение возможности утечки информации по техническим каналам.
При этом необходимо помнить, что посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе другие руководители и специалисты фирмы.
Сотрудник служба конфиденциальной документации, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:
предотвратить выдачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;
зафиксировать факт передачи документа исполнителю;
обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа;
ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована;
предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и возврате им
документа;
обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей. Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утечки информации в подразделениях фирмы несут их руководители.
Печатание конфиденциальных документов на бумажном носителе производится сотрудником службы конфиденциальной документации на пишущей машине или с помощью ПЭВМ. Изготовлять документы может и сам исполнитель на своем рабочем месте при условии обеспечения сохранности тайны фирмы.
На последнем листе каждого экземпляра документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местонахождение, фамилия и номер телефона исполнителя, фамилия оператора, печатавшего документ, и дата. При изготовлении документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тонировать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.
Размножение конфиденциальных документов и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе конфиденциальной документации за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из конфиденциальных документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.
Целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденциальной документации и при необходимости в кабинетах руководителей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации, .
Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.
Любое санкционированное или несанкционированное обращение к информации должно регистрироваться (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользователями программное обеспечение с целью обнаружения неутвержденных или необычных программ. Применение персоналом собственных (не зарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно автоматически стираться.
Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:
перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);
стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;
проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной документации;
блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;
запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.
После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке учета изданного документа.
В службе конфиденциальной документации должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнитных носителей конфиденциальной информации. Работа с электронными конфиденциальными документами разрешается только при наличии в фирме сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.
При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители должны быть обеспечены:
постоянным рабочим местом;
личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов;
номерной личной металлической печатью.
Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться в службе конфиденциальной документации.
Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.
На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы следует хранить в запертом сейфе. Руководители и исполнители не должны вести какие-либо картотеки для организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Очередность исполнения определяется раскладкой документов по рабочим папкам: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число» и т.п. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках рабочего стола, в шкафах и других широко доступных местах, даже если они имеют запоры.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой ценности.
Все конфиденциальные документы, бумажные, магнитные носители информации, дела и другие материалы, полученные руководителем или исполнителем на срок более одного дня, вносятся службой конфиденциальной документации в опись (перечень) документов, находящихся у исполнителя. Электронный экземпляр описи находится в службе документации, а его распечатка на бумажном носителе передается исполнителю. Документы, полученные на время рабочего дня, в опись не вносятся. За полученный документ исполнитель расписывается в карточке учета. При возврате документа сотрудник службы документации расписывается и в карточке, и в описи.
Персоналу, работающему с бумажными и электронными конфиденциальными документами, запрещается:
использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и переписке, рекламных материалах, выставочных проспектах и информационных сообщениях;
передавать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно или письменно конфиденциальную информацию, документы, если это не связано со служебной необходимостью и не санкционировано непосредственным руководителем;
вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
снимать копии с конфиденциальных документов и делать из них выписки без письменного разрешения непосредственного руководителя;
знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами;
переписывать сведения из документов в личные записные книжки, дневники, календари, карточки учета работы;
вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и т.п.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
выносить конфиденциальные документы из здания фирмы без разрешения первого руководителя, работать с конфиденциальными документами в не предназначенных для этого помещениях;
оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе без контроля, хранить эти документы вместе с открытыми документами и материалами, оставлять без контроля ПЭВМ с загруженной конфиденциальной информацией;
разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации на ПЭВМ и о личных идентифицирующих паролях;
разглашать сведения о составе находящихся у него конфиденциальных документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы.
По окончании рабочего дня руководители и исполнители должны проверить наличие конфиденциальных документов (в том числе на магнитных носителях), убедиться в их комплектности и сдать их в службу конфиденциальной документации. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Сдается, как правило, каждый документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких конфиденциальных документов, необходимых ему для ежедневной работы, они могут помещаться вместе с описью в специальный кейс, который запирается, опечатывается личной печатью этого сотрудника и сдается в службу конфиденциальной документации.
Следовательно, работа руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами регламентируется достаточно жесткими требованиями к соблюдению действующего в фирме порядка обеспечения сохранности фирменных секретов. Однако возникающие ограничения в оперировании информацией нельзя рассматривать как следствие недоверия к персоналу. Соблюдение этих требований позволяет правильно организовать достаточно сложную работу с конфиденциальными документами и, что очень важно, дает уверенность сотрудникам в правильности своих действий.
11.5. Учет и хранение дел с конфиденциальными
документами
Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Помимо этого номенклатура входит составной частью в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функционирование разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальным документам. Она составляется с таким расчетом, чтобы каждый исполнитель работал только с теми делами, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.
Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.
Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года она подшивается вдело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.
Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.
Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.
При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.
В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются росписями исполнителя (или контролирующего лица) и сотрудника службы конфиденциальной документации. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела, при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело может помещаться справка-заместитель, в которой указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.
Дела, закрепленные за конкретными исполнителями, могут иметь индивидуальные цветовые отличия для контроля за их местонахождением на рабочем месте. В некрупных фирмах конфиденциальные документы при поступлении или издании могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с конфиденциальным делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом. Исполнителям не разрешается хранить у себя на рабочем месте копии подготовленных конфиденциальных документов, исполнителями которых они являлись.
Следовательно, систематизация исполненных конфиденциальных документов в дела предназначена не только для решения задач обеспечения поиска и последующего использования архивных документов, но и задач разграничения доступа персонала к архивным документам фирмы, контроля за сохранностью и наличием конфиденциальных документов и дел.
11.6. Защита конфиденциальной информации
при проведении совещаний и переговоров
Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров (далее по тексту - совещание) с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения руководителя службы конфиденциальной документации и начальника службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудником службы конфиденциальной документации на карточке учета в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.
Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфиденциальной документации. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, принятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе сотрудников фирмы.
Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается.
Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и проведения конфиденциального совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утечки информации.
Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.
В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов.
Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.
Список участников совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения (фирмы) и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.
Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в службе конфиденциальной документации.
Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителями службы конфиденциальной документации и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание.-
Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.
Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и представителей других фирм и организаций разрешается и осуществляется только сотрудником службы безопасности.
Перед началом конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.
Проведение совещания в других или неприспособленных помещениях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.
В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизионные и радиоприемники и др.). При необходимости они размещаются в соседней, изолированной комнате.
Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию первого руководителя фирмы и осуществляются одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.
Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор совещания при участии службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.
Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохранения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.
Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы конфиденциальной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в службе конфиденциальной документации.
Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированных в службе конфиденциальной документации, с последующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.
При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.
Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:
вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;
делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;
обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;
информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.
Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.
В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиденциальных сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.
При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.
По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.
Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.
Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.
11.7. Нормативно-методическое обеспечение
защиты документированной информации
Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциальной информации предназначено для регламентации процессов обеспечения информационной безопасности фирмы, в том числе при работе персонала с конфиденциальной информацией, документами, делами и базами данных. Оно включает в себя ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, устанавливающих принципы, требования и способы предотвращения пассивных и активных угроз ценной информации, которые могут возникнуть по вине персонала, конкурентов, злоумышленников и других лиц.
Нормативно-методическое обеспечение базируется на тех обязательных положениях, которые должны содержаться в учредительных и иных основополагающих документах фирмы и определять правовой статус информационной безопасности фирмы. Указанные положения позволяют на законных основаниях вести речь о сохранении предпринимательской тайны, выделять ценную информацию, составляющую собственность и тайну фирмы, и выполнять действия по ее защите. Предмет и направления защиты должны найти отражение, например, в уставе фирмы, типовых формах контрактов различного рода и назначениях, положениях о структурных подразделениях фирмы, должностных инструкциях сотрудников и других документах.
Важнейшими организационными документами, фиксирующими задачи, функции и ответственность служб, осуществляющих защиту ценной документированной информации фирмы, являются: положение о службе безопасности, положение о службе конфиденциальной документации, должностные инструкции сотрудников этих служб, должностная инструкция менеджера (референта) по безопасности небольшой предпринимательской фирмы и другие документы.
Технологические инструктивные документы отличаются большим разнообразием и по своему назначению, составу и содержанию отражают избранную фирмой систему защиты документированной информации. Можно выделить основные, на наш взгляд, регламентирующие документы, имеющие значение для любой фирмы и необходимые при использовании любой системы защиты информации или отдельных элементов такой системы.
Прежде всего, следует назвать Перечень сведений предпринимательской фирмы, составляющих ее тайну или являющихся особо ценными. Перечень предназначен для определения состава конфиденциальных документов и баз данных, установления грифов ограничения доступа к бумажным и электронным документам, определения необходимой структуры системы защиты информации. Содержание перечня обычно делится на несколько частей: общую методическую часть по способам составления перечня и правилам работы с ним, списки конфиденциальных сведений по структурным подразделениям или управленческим функциям фирмы, список видов конфиденциальных документов и баз данных с указанием места их хранения, срока конфиденциальности и т.п.
Другим важным регламентирующим документом является Инструкция по обеспечению безопасности собственной информации предпринимательской фирмы. Она необходима для организации работы по защите конфиденциальной и ценной документированной информации и включает в себя:
«Обязанности сотрудников фирмы при работе с конфиденциальной информацией»;
«Порядок доступа сотрудников к конфиденциальным документам и базам данных, оформление доступа»;
«Обеспечение сохранности документов на бумажных и магнитных носителях при работе с ними руководителей, исполнителей (специалистов) и технического персонала»;
«Порядок сохранения тайны фирмы при проведении совещаний, заседаний и переговоров»;
«Требования к помещениям для работы с конфиденциальной информацией»;
«Порядок охраны территории, здания, помещений, транспортных средств и персонала фирмы»;
«Пропускной режим помещений фирмы, учет и порядок выдачи удостоверений, пропусков и визуальных идентификаторов»;
«Порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей»;
«Требования к защите информации в рекламной и выставочной работе, публикациях, при интервьюировании и собеседованиях»;
«Организационное обеспечение защиты информации в ПЭВМ и линиях связи, при использовании в обработке документов средств организационной техники»;
«Ответственность сотрудников фирмы за разглашение конфиденциальной информации и утрату ценных документов».
Инструкция по обработке, хранению и движению конфиденциальных документов предпринимательской фирмы предназначена для организации работы сотрудников службы конфиденциальной документации, менеджера (референта) по безопасности, управляющего делами фирмы. Основные разделы этой инструкции:
«Структура защищенного документооборота фирмы»;
«Установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности документов»;
«Порядок составления, изготовления и издания конфиденциальных документов»;
«Копирование и размножение документов»;
«Прием и распределение поступивших документов»;
«Учет (регистрация) документов»;
«Отправка и рассылка документов»;
«Порядок передачи документов в процессе их рассмотрения и исполнения»;
«Контроль исполнения документов»;
«Порядок систематизации документов и формирования дел»;
«Порядок передачи документов и дел в архив фирмы, уничтожения документов и дел с истекшим сроком хранения»;
«Оперативное (текущее) и архивное хранение дел»;
«Проверка наличия документов, дел, баз данных и носителей конфиденциальной информации»;
«Правила хранения и использования бланков документов, печатей и штампов».
В приложении к инструкции даются учетные и иные технологические формы, необходимые для организации обработки, хранения и движения документов.
Информационные (методические, советующие, обучающие) документы (правила, требования, указания, методики, памятки и т. п.), детализирующие процессы защиты информации, носят вместе с тем обязательный характер и устанавливают порядок работы с конфиденциальной информацией и документами различных категорий сотрудников фирмы или всех сотрудников в конкретных типовых ситуациях. При необходимости они могут составляться по каждому отдельному сотруднику. Целесообразно выделить следующие информационные документы.
Правила работы руководителей и исполнителей (специалистов) предпринимательской фирмы с конфиденциальными документами и базами данных включают в себя:
«Порядок распределения документов между руководителями и исполнителями в соответствии с действующей системой доступа персонала к конфиденциальной информации»;
«Рассмотрение документов руководителем и адресование их исполнителям»;
«Порядок передачи и получения документов исполнителями»;
«Ознакомление исполнителей с содержанием документов и решением по ним руководителя»;
«Составление и изготовление документов исполнителями»;
«Работа руководителя с подготовленными документами»; •
«Порядок хранения документов, дел, носителей информации, чистых бланков документов и штампов на рабочем месте руководителя и исполнителя»;
«Проверка наличия конфиденциальных документов и баз данных на рабочем месте руководителя и исполнителя»;
«Порядок ведения телефонных переговоров, факсимильной переписки»;
«Особенности работы с ПЭВМ при обработке конфиденциальной информации, правила работы с копировальной техникой»;
«Правила работы с конфиденциальными документами за пределами фирмы, в командировках, транспорте, порядок хранения документов»;
«Обеспечение сохранности документов и баз данных во внерабочее время».
Правила работы менеджера по безопасности (управляющего делами, референта) предпринимательской фирмы с конфиденциальными документами и базами данных включают в себя:
«Порядок приема и отправки конфиденциальных документов»;
«Порядок учета (регистрации) документов»;
«Организация доступа исполнителей к конфиденциальным документам»;
«Распределение документов по руководителям и исполнителям, ознакомление с документами исполнителей и передача документов на исполнение»;
«Формирование и ведение справочно-информационного банка данных по конфиденциальным документам»;
«Контроль исполнения документов»;
«Оформление и изготовление документов на пишущих устройствах»;
«Оформление и ведение номенклатуры дел фирмы»;
«Формирование и хранение (текущее и архивное) дел фирмы»;
«Порядок организации приема руководителем посетителей, методы обеспечения безопасности руководителя»;
«Защита информации при ведении телефонных переговоров и передаче информации по факсимильной связи»;
«Защита информации при работе с ПЭВМ»;
«Построение систем охраны кабинета руководителя, приемной, сейфов, шкафов с документацией, вычислительной и организационной техники в рабочее и нерабочее время»;
«Ответственность за нарушение правил работы с конфиденциальной документацией и базами данных».
Правила работы менеджера по персоналу предпринимательской фирмы включают в себя:
«Обязанности менеджера в области защиты информации и работы с сотрудниками, обладающими секретами фирмы»;
«Организация и документирование приема сотрудников на работу»;
«Обязательства сотрудников по сохранению тайны фирмы»;
«Контроль соблюдения персоналом правил работы с конфиденциальными документами и информацией»;
«Организация и документирование переводов сотрудников на другие должности и изменения условий контрактов»;
«Порядок формирования и ведения личных дел сотрудников»;
«Порядок оформления и ведения трудовых книжек сотрудников»;
«Порядок ведения справочно-информационного банка данных по персоналу фирмы»;
«Правила и методы защиты персональных данных»; «Организация и документирование увольнений сотрудников, обязательства по сохранению секретов фирмы»;
«Порядок оформления доступа сотрудников к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных»;
«Принципы и направления формирования нормального психологического климата в коллективе, воспитания гордости персонала за свою фирму»;
«Психологический анализ сотрудников, тестирование, анкетирование, инструктирование и обучение персонала»; «Правила хранения документов и работы с ними»; «Организация охраны помещения службы персонала в рабочее и •нерабочее время»;
«Ответственность менеджера по персоналу за разглашение персональных данных о сотрудниках фирмы и другой конфиденциальной информации».
Информационные документы могут также регламентировать требования по единообразному выполнению персоналом определенных видов типовых действий. К таким документам можно отнести, например, Правила обеспечения безопасности секретов фирмы и конфиденциальной, ценной информации в экстремальных ситуациях. Правила включают в себя:
«Классифицированный перечень экстремальных ситуаций и соответствующих мероприятий по защите секретов фирмы, информации и документов»;
«Порядок (при необходимости - план) эвакуации и охраны документов, дел и баз данных»;
«Порядок (при необходимости - план) эвакуации и оказания
помощи персоналу»;
«Порядок охраны имущества фирмы, оборудования и технических средств защиты информации»;
«Порядок охраны персонала при индивидуальных экстремальных ситуациях (угрозах, шантаже, нападении и т. п.)»;
«Порядок взаимодействия с правоохранительными органами при возникновении экстремальных ситуаций».
Рассмотренные нормативно-методические документы отражают действующую в фирме систему защиты информации и потому являются строго конфиденциальными. После их утверждения первым руководителем фирмы они доводятся в выборочном порядке до сведения всех сотрудников фирмы под роспись. Одновременно могут быть внесены необходимые изменения и дополнения в должностные инструкции сотрудников. При внесении обязательных периодических изменений в систему обеспечения безопасности фирмы соответствующим образом своевременно корректируется нормативно-методическая документация. Контроль за соблюдением сотрудниками фирмы изложенных в документах требований возлагается на службы безопасности, конфиденциальной документации и персонала, а в некрупных фирмах — на менеджера по безопасности.
Следовательно, система защиты ценной, конфиденциальной информации предпринимательской фирмы реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работника фирмы. Знание ими своих обязанностей по защите секретов фирмы является обязательным условием эффективности функционирования системы защиты и определенной гарантией сохранности собственной информации фирмы.
Литература к главе 11
1. Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 25-января 1995 г. - Сборник законов Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
2. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В. М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.
3. Герасименко В. А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. — М., Энергоатомиздат,, 1994.
4. Киселев А. Е., Чаплыгин В. М., Шейкин М. С. Коммерческая безопасность. — М., Инфоарт, 1993.
5. Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельности. - М., Финансы и статистика, 1996.
6. Левин А. А. Секрет фирмы. — М., Машиностроение, 1992.
7. Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. - М., ВНИИДАД, 1995.
8. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М,, ИПКИР, 1994.
9. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты промышленной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.
10. Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. — М., Ось-89, 1996.
Глава 12 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
12.1. Понятие архива и история формирования
Государственной архивной службы
Российской Федерации
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.
И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения' и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят кХ в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено.
С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы — документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.
В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголо.-вок и точная дата составления отсутствовали.
О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.
В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.
16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения — архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность — архивариус. ' .
В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя — асессора П. Курбатова) — Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.
В течение XVIII — XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.
Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно — отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.
В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5—20 лет), кратковременное (1—3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.
Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII—XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей.методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.
Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержена правительством только в XX.в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган — Главное управление архивным делом.
Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.
С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.
В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.
12.2. Государственная часть Архивного
фонда Российской Федерации
Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили:
национализированные бывшие ведомственные исторические
архивы;
дела ликвидированных учреждений царского и Временного правительств, законченные к 25 октября 1917 г.;
документы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых как хранившиеся в библиотеках, так и в национализированных в декабре 1917 г. частных банках и имениях. Для этой категории документов впервые организовали хранилища частных архивов в Московских, Петроградских и губернских архивах и музеях;
документы церковных и религиозных обществ, которые в соответствии с Декретом об отделении церкви от государства и школы от церкви в 1918 г. признаны государственным достоянием;
документы национализированных предприятий.
По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего срока, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при Главархивах — проверочная комиссия, утверждавшая решения местных разборочных комиссий.
В 1919 г. начался сбор материалов, а в сентябре 1920 г. создан Архив Октябрьской революции (названный так в 1925 г.). Одновременно стали собираться документы по истории Гражданской войны, легшие в основу созданного в 1925 г. Архива Красной Армии. В 1920 г. создан Музей марксизма, собиравший документы по политической истории новейшего времени. По Декрету от 4 февраля 1926 г. архивной службе передавались негативы фотоснимков и кинофильмов, имеющих историческую ценность, и в том же 1926 г. создан Центральный кинофотоархив, в 1932 г. — Центральный архив звуковых записей, а в 1934 г. — Морской исторический архив.
В течение длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ — дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Крупнейшие архивы РСФСР передаются в 1932—1933 гг. в состав центральных архивов СССР. Оформление Единого государственного архивного фонда завершено в марте 1941 г., когда постановлением Совнаркома СССР впервые в мире создан Центральный государственный литературный архив, который в течение долгого времени оставался единственным государственным собранием документов по истории культуры.
Одновременно была унифицирована сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. Новая сеть и новые названия госархивов (также унифицированные) приобретали юридическую силу с 1 июля 1941 г. Поэтому работа по оптимизации архивной сети завершалась уже во время Великой Отечественной войны.
В послевоенный период созданы центральные государственные
архивы для хранения:
документов, вывезенных из Германии (современное название — Центр хранения историко-документальных коллекций), — в 1946 г.;
документов по экономической деятельности государства после 1917 г. (современное название — Российский государственный архив экономики) — в 1961 г.;
научно-технической документации — в 1967 г.;
космической документации (Российский научно-исследовательский центр космической документации) — в 1982 г.
После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола архивная служба пополнилась архивными документами этих общественных организаций. В 1992 г. созданы:
Российский центр хранения и изучения документов новейшей
истории;
Центр хранения современной документации;
Центр хранения документов молодежных организаций;
областные Центры хранения современной документации.
Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда, например:
фонд данных о состоянии окружающей природной среды;
геологический фонд;
фонд кинофильмов;
фонд стандартов и технических условий.
Всего было установлено восемь ведомств — держателей этих фондов ценнейших документов вне рамок архивной службы.
С ликвидацией органов управления СССР и реорганизацией многих ведомств состав официальных держателей архивных фондов увеличился. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России.
Государственная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в .области архивного дела».
В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации (18), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения — в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.
Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах — Государственной архивной службой России, положения о территориальных государственных архивах — органами управления архивным делом этих территорий, а положения о районных и городских архивах — органами местного территориального управления.
Росархив:
координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства;
определяет категории госучреждений как источников комплектования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за сохранностью и использованием этих документов;
осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве».
12.3. Архивный фонд Российской Федерации,
архивный фонд организации,
архив коммерческой фирмы
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300
7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный' фонд Российской Федерации.
В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.
Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.
Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также,архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов:
документы федеральных органов государственной власти, Ген-прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — в течение 15 лет;
документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения - в течение 10 лет;
документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения — в течение 5 лет;
записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;
документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет;
научной, технологической и патентной документации — в течение 10 лет;
конструкторской документации — в течение 15 лет;
проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
телеметрической документации — в течение 5 лет;
кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы — в течение 3 лет;
документы на машинных носителях - в течение 5 лет.
Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.
В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировкадокументов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.
При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.
Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.