LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 5
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

использование рабочего времени сотрудников.

Однако в действительности уровень оплаты очень незначительно
— либо вообще никак — связан с ценностью времени того или
иного человека. Ценность рабочего времени сотрудника опреде-
ляется только тем, какое задание он или она выполняет в опреде-
ленное время и каковы будут последствия его невыполнения. На-
пример, если ваш секретарь печатает отчет, который вы должны
будете представить завтра важному клиенту, то в данный момент
его или ее время намного важнее вашего.

В этом заключается одна из самых крупных ошибок, которую
допускают руководители. Они попросту оставляют себе достаточ-
ное количество времени, чтобы сделать как следует всю свою ра-
боту, а потом удивляются: "Почему это секретарь не может вы-
полнить работу в срок?" Мы постоянно слышим рассказы о сек-
ретарях, которым приходится сидеть допоздна и печатать менед-
жеру отчеты и другие документы, составленные им в последнюю
минуту. Следует помнить, что ваше время как руководителя
принадлежит не только вам и что любое ваше действие — и
бездействие — влияет на то, насколько хорошо секретарь плани-
рует свое время. Иначе — в лучшем случае вам грозит крупный
аврал, в худшем же действия менеджера будут необдуманны,
работа выполнена плохо, а секретарь утеряет стимулы к опти-
мальному выполнению своих обязанностей.

КАК ВЕСТИ ЕЖЕДНЕВНИК

Секретарь должен полностью контролировать ведение вашего
ежедневника. Все свои просьбы о назначении встреч вы должны
направлять секретарю.
• Выделяйте каждый день время на обсуждение с секрета-
рем своей рабочей нагрузки.
• Никогда не назначайте встречи сами. Пусть это делает
секретарь.
• У секретаря должен быть "подлинник" вашего ежеднев-
ника. У вас же — только рабочая копия, выполняющая
роль "шпаргалки".
• Убедитесь в том, что в ежедневнике у секретаря записа-
но как время, отведенное вами для выполнения зада-
ний, так и другая информация, чтобы он или она не
назначили вам, например, собрания на время, которое
вы запланировали, чтобы заняться действительно важ-
ным делом.
• Сядьте вместе с секретарем и просмотрите ежедневник
по дням. Если вас нет в офисе, то вы должны звонить
как минимум дважды в день и спрашивать об изменени-
ях в плане и о поступлении сообщений.
• Каждую неделю в ежедневнике необходимо выделять два
временных промежутка, как минимум по два часа каж-
дый, для текущей работы с документами.
• Помните, что если вы связали себя чем-то по плану
ежедневника, особенно сроком выполнения работы, то
его срыв станет причиной плохого настроения и демо-
тивации вашего секретаря.
КАК УСТАНАВЛИВАТЬ СРОКИ И УКЛАДЫВАТЬСЯ В НИХ

Каждый утвержденный вами срок отражается на секретаре. Вы
должны помнить, что работаете вдвоем, и что при определении
сроков необходимо учитывать потребности и проблемы секретаря.
• Обсуждая с секретарем свою рабочую нагрузку, выясните
и его рабочую нагрузку.
• Устанавливая секретарю срок выполнения какой-то ра-
боты, исходите из реальности. К примеру, нужно ли, что-
бы все печатные работы были готовы максимум через
сутки? Вы можете подумать, что на напечатание вашего
письма потребуется всего 10 минут, но не забывайте о
том, что секретарю нужно снабдить текст ссылками, за-
регистрировать, выяснить правильный адрес, исправить
ошибки, внести изменения, распечатать несколько коп-
ий, напечатать на конверте адрес, сделать ксерокопию
или составить приложения (при условии, что необходи-
мые материалы всегда под рукой).
• Обязательно оговаривайте срок выполнения каждого за-
дания, которое вы даете секретарю.

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ПРИ ВЫНУЖДЕННЫХ ПЕРЕРЫВАХ

Секретарь — очень важный помощник в ситуации с вынуж-
денными перерывами.
Общая ошибка всех руководителей состоит в том, что, по их
мнению, они должны быть доступны для своих подчиненных, своих
начальников и клиентов в любое время. На самом деле это не так.
Часто вас не оказывается на месте просто потому, что вы на со-
брании, или в отпуске, или на встрече с клиентом.

Вторая ошибка заключается в том, что руководитель считает
себя единственным пострадавшим от того, что его побеспокоили.
Хотя всякий раз, когда вы позволяете оторвать себя от дел, вы,
фактически, здорово помогаете тому же самому в отношении сво-
его секретаря. Когда вас прерывают, сбивается нормальный ход
вашей работы. Следствием этого будет отставание от намеченных
сроков, и в конечном итоге пострадает работа, которую выполня-
ет секретарь.
• Попросите секретаря "фильтровать" звонки.
• Наладьте со своим секретарем двустороннюю взаимос-
вязь. Если он/она выполняет действительно важную для
вас работу, то предложите некоторое время самому отве-
чать на звонки.
• Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то
распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звон-
ков по той же схеме, как если бы вы встречались с ними
лично.
• Не просите секретаря "ответить такому-то" вместо вас.
Этим вы только впустую тратите время секретаря, и час-
то, когда кто-то ждет вас на секретарской линии, вы за-
няты разговором по другой. Назначайте звонки с таким
интервалом, с которым вы действительно сможете на них
отвечать.
• Поручите секретарю отвечать на те звонки, которые не
требуют вашего личного участия.
• Выделите время и отметьте его в ежедневнике, когда вы
сможете принять внеплановых посетителей или погово-
рить с кем-то без предварительного уведомления.
• Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не мо-
жет отвлекать вас от основных занятий.
• Часто посетители просто проходят мимо секретаря к вам
с проблемами, которые запросто решаются секретарем.
Если такое случается, не занимайтесь этими вопросами.
Скажите посетителю, что ему или ей лучше обсудить их с
секретарем.
• Если звонящий настаивает на разговоре с вами, а вам
кажется, что вопрос может решить секретарь, просто пе-
реведите звонок на него.

КАК РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ И ПОЧТОЙ

• Убедитесь в том, что ваш секретарь разбирается в работе,
которую вы делаете.
• Не вскрывайте почту сами. Не поддавайтесь соблазну про-
смотреть ее, пока она еще находится на столе секретаря.
• Поощряйте вскрытие всей вашей корреспонденции секре-
тарем.
• Согласуйте с секретарем время в течение дня, когда вы
будете просматривать почту (изменяя его в тех случаях,
когда вас не будет в офисе). Когда вы просматриваете поч-
ту, секретарь вам не нужен.
• Предоставьте секретарю право и полномочия передавать
адресованную вам почту другим сотрудникам, которым,
по вашему мнению, она напрямую предназначена.
• Предоставьте своему секретарю возможность составлять
отчеты, которые вы можете просто просмотреть и под-
писать.
• Пусть секретарь пишет письма от своего имени.

КАК ДАВАТЬ СЕКРЕТАРЮ ЗАДАНИЯ И ДОБИВАТЬСЯ
ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

• Не отвлекайте секретаря. Помните, что его или ее время
так же ценно, как и ваше. Особенно не отвлекайте секре-
таря от работы для того, чтобы принести вам кофе. Он
или она — секретарь, а не слуга!
• Записывайте в течение дня все, что вы хотите, чтобы сде-
лал секретарь, и периодически передавайте ему или ей
эту записку. От секретаря потребуется только сделать
пометки против каждого пункта инструкции с указанием
стадии выполнения, после чего вернуть ее вам. Потом ее
можно выбросить.
• Если вы предпочитаете писать письма от руки, то к ва-
шему рукописному документу обязательно должна при-
лагаться копия письма, на которое вы отвечаете.
• Всегда указывайте секретарю сроки выполнения каждого
задания.
• Следите за тем, чтобы ваши встречи и обсуждения "тет-
а-тет" с секретарем происходили в одни и те же часы
дня/недели.

ПОРУЧЕНИЯ СЕКРЕТАРЮ

Будьте восприимчивы и поручайте секретарю как можно боль-
ше заданий. Некоторые виды работ "лежат" исключительно на
секретаре. Вы не "поручаете", если просто даете секретарю воз-
можность делать работу, за которую ему платят. Например:

• ведение ежедневника;
• вскрытие и сортировка корреспонденции;
• ее регистрация;
• установление фактов;
• организация поездок;
• организация собраний;
• первичный ответ на телефонные звонки.

Обдумывая поручение своему секретарю, вы должны мыслить
масштабно. Не стройте предположений об уровне его интеллекта,
готовности, возможности или даже надежности. Представьте, что
ваш секретарь может выполнять большую часть вашей работы и
поступайте соответственно.

Некоторые примеры работ, которые можно поручать секретарю:
• исследования;
• разработка месячных отчетов;
• прочтение коммерческих журналов, докладов с последу-
ющим резюмированием для вас основных идей;
• посещение от вашего имени внутренних собраний;
• написание регулярных отчетов;
• ответы на корреспонденцию;
• работа над внутренними проектами.
Памятка
• Убедитесь, что ваш секретарь разбирается в том, чем вы
занимаетесь.
• Регулярно обсуждайте с секретарем как свою рабочую
нагрузку, так и его.
• Устанавливайте реальные сроки исполнения.
• Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не
может вас отвлекать.
• Предоставьте секретарю ответственность и полномочия
обрабатывать корреспонденцию от вашего имени.
• Не отвлекайте секретаря.
• Давайте секретарю поручения.
Эффективность нашего управления своим временем и рабо-
чей нагрузкой в большой степени зависит от глубины стресса, в
условиях которого мы находимся. Недостаток или избыток стресса
накладывает заметный отпечаток на нашу способность осущест-
влять эффективный контроль за своей работой.

Как отмечалось в статье "Стресс на работе" (журнал "Mind
Survey"), пятая часть руководителей опрошенных компаний счи-
тают, что до 50% дней, проведенных людьми "на бюллетене",
можно записать на счет болезней, связанных с перегрузками;
было также подсчитано, что из-за стрессов в Великобритании
попросту пропадают 100 миллионов рабочих дней. Это сильно
бьет по продуктивности любой организации. Результатом стано-
вится усиленное давление на людей, которые "не болеют" —
они переживают стресс, им нужно проводить больше времени
вне работы и т.д. Если стресс не регулировать, то он станет по-
рочным кругом низкой производительности и подавленного
морального состояния.

К этой проблеме нельзя относиться легкомысленно, но и не
стоит принимать ее слишком близко к сердцу, потому что, как
описывается в этой главе, стресс — дело очень индивидуальное,
и справиться с бедами, которые он за собой влечет, может толь-
ко сам человек. Однако организации могут применять опреде-
ленные системы и механизмы, которые окажут в этом помощь
работникам.

ЧТО ТАКОЕ СТРЕСС?

Слово "стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое
на нас давление, как изнутри, так и извне. Сам по себе стресс не
всегда плох. Так повелось, что его стали связывать с чем-то нега-
тивным, хотя, в принципе, он небходим для поддержания нашей
жизнедеятельности.

Как правило, стресс происходит тогда, когда нарушается ба-
ланс между поддерживающими и сдерживающими факторами, что
заставляет нас усомниться в своей способности соответствовать
предъявляемым требованиям.

Когда мы переживаем оптимальный уровень стресса, наша ра-
ботоспособность повышается. Мы позитивно настроены, спокой-
ны, исполнены жаждой творчества, контролируем свои действия
и эффективны в целом. Если мы испытываем недостаток или из-
быток стресса, то, как следствие, страдают наша работоспособ-
ность, поведение и настроение. На разных людей стресс оказыва-
ет разное воздействие, и что отрицательно сказывается на одном
человеке, необязательно будет действовать так же на другого.
СИМПТОМЫ СТРЕССА

На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он
заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физически-
ми, эмоциональными и поведенческими.

ФИЗИЧЕСКИЕ
К физическим симптомам относятся:
• головная боль;
• плохое состояние кожи;
• расстройства желудка;
• повышенное кровяное давление;
• плохое состояние волос;
• подверженность заболеваниям, например простудам и
гриппу;
• перенасыщение легких кислородом;
• проблемы с сердцем;
• бессонница;
• повышенная утомляемость.

ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ
К эмоциональным симптомам относятся:
• раздражительность;
• готовность заплакать в любую минуту;
• чувство озабоченности/беспокойства;
• паранойя;
• гнев и разочарование;
• чувство собственного бессилия и потеря контроля.

ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ
К поведенческим симптомам относятся:
• "рычание" на людей;
• общее вялое состояние;
• повышенная активность;
• неспособность сосредоточиться;
• общая неорганизованность;
• постоянное перекладывание вещей с места на место.
Это лишь примеры симптомов, имеющих отношение к стрес-
су. Для каждого человека они индивидуальны. Суть в том, чтобы
на ранней стадии появления симптомов стресса распознать их тип
и начать с ними бороться.

Необходимо отметить, что симптомы избытка и недостатка
стресса могут быть очень похожими. Если все получается очень
легко — существует множество помощников и ничто особо не
мешает (т.е. работа, которую мы выполняем, слишком легка и нет
простора для совершенствования), — тогда не исключено, что вско-
ре мы начнем переживать симпотомы, похожие на те, что бывают
при перенапряжении. В любом случае важно, чтобы сам человек
их понял.

Животные в зоопарках переживают недостаток стресса, пото-
му что для прокорма им не нужно охотиться или работать — все
эти заботы лежат на служащих зоопарка. По этой причине звери
иногда становятся сонными или агрессивными, поскольку все
дается им легко, и ничто не мешает.

Как определить вероятные стрессоры
Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить фак-
торы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального
уровня.

К примеру, вы — очень пунктуальный человек и вам претит
опаздывать на собрания или видеть, как опаздывают другие. Дру-
гим же может не быть никакого дела до пунктуальности, и они от
этого не страдают. В этом случае одним из ключевых для вас по-
ложений должно стать следующее: вы не должны думать, что вещи,
действительно важные для вас (те, что могут довести вас до стрес-
са), столь же важны для других людей. На них может отрицатель-
но действовать что-то другое. Вам нужно определиться со своим
"стрессовым" списком.

Сделав это, вам будет легче оценивать периоды своей жизни,
когда вы можете подвергнуться стрессу, и, соответственно, по
возможности предотвращать такие моменты.
Если вы чувствуете, что перенапрягаетесь, то это может стать
порочным кругом. Вы чувствуете стресс, и ваша работоспособ-
ность падает, что выражается в большем количестве ошибок с
вашей стороны, в том, что на выполнение каких-то дел требуется
больше времени, — и все это накладывается на стресс.

Задайте себе следующие вопросы:
• Доволен ли я в целом своей работой?
• Имею ли я в своем распоряжении инструменты (матери-
алы/оборудование), чтобы достойно выполнять свою ра-
боту?
• Хорошие ли у меня рабочие отношения со своим менед-
жером, группой и коллегами, и чувствую ли я поддержку
с их стороны?
• Соответствует ли то, что меня окружает на работе, тому,
что я должен делать?
• Не трачу ли я слишком много времени на работу, на ра-
боту дома или на мысли о ней?
• Достаточно ли у меня времени на отдых?
• Достаточно ли времени я трачу на самого себя?
• Все ли у меня нормально в финансовом плане?
• Есть ли у меня друзья и семья, которые меня поддержи-
вают?
• Много ли времени я трачу на поездки?
• Нравится ли мне мой дом и все, что в нем есть?
• Достаточно ли у меня работы? Слишком мало? Слишком
много?

Прочтите приведенные ниже
утверждения и отметьте те, которые
соответствуют вашим ощущениям в
состоянии стресса
1. Я легко раздражаюсь
2. Я с трудом могу сосредоточиться
3. Просыпаясь утром, я чувствую себя разбитым
4. Мне трудно принимать даже простейшие решения
5. Качество моего сна ухудшилось. Мне трудно заснуть
и/или я просыпаюсь среди ночи и чувствую
беспокойство
6. Я часто раздражаюсь
7. Я чувствую мощные негативные эмоции
8. Мое общее состояние ухудшилось
9. Кажется, что в жизни ни на что нет никаких
надежд. Все кажется бессмысленным, и я "на нуле"
10. Изменился мой пищевой рацион. Я потерял аппетит
или же ем больше, чтобы успокоиться
11. Я с трудом воспринимаю новую информацию
12. Я страдаю от частых головных болей
13. Я с трудом что-то вспоминаю, когда от меня этого
требуют
14. Я стал употреблять алкоголь больше обычного
15. Я переживаю частые смены настроения
16. Я пропустил пару важных встреч или опоздал на них
17. Я чувствую сильное напряжение и не могу расслабиться
18. Я не могу выйти на свой уровень творчества
19. У меня периодически болит спина
20. Я чувствую, что я неадекватен и не способен
справиться с делами
21. Я брал отгулы
22. Я страдаю несварением желудка
23. Мне кажется, что я не могу сосредоточиться на
конкретной проблеме. Мои мысли "бродят"
24. От всякой мелочи я впадаю в панику
25. Я стал курить больше обычного
26. Мне часто хочется "по-маленькому"
27. Обсуждая что-то с другими людьми, я часто
повторяюсь
28. Я стал водить машину более нервно, и уровень

<< Пред. стр.

страница 5
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign