LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 2
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

неджера наступит кризис. В этом случае будет больше вероятно-
сти того, что вы выполните хотя бы те творческие задания, ко-
торые вы себе наметили. Наверное, у всех у нас в школе или
колледже были моменты, когда нам давали две недели на выпол-
нение домашнего задания, а мы оставляли его на последний мо-
мент или делали в автобусе по дороге в школу, что, естественно,
заканчивалось результатом совершенно иным, нежели тот, ка-
ким он мог или должен был быть. Точно так же на работе: если
вы оставляете что-то "на потом" — не стоит ждать, что эта рабо-
та будет сделана качественно. Если вы откладываете выполнение
рабочего задания на день его сдачи, то, по шутливому закону
Мерфи, именно в этот день у вас откажет компьютер, вы опоз-
даете на работу или случится какой-то кризис, который затро-
нет и вас. Откладывать дела "до последнего" — значит крупно
рисковать. Вам никто не посочувствует, если вы, имея массу
времени, не уложитесь в срок, несмотря на оправданность ва-
ших аргументов о "множестве других дел".

Не оставляйте дела на последний момент. В самом крайнем
случае сделайте работу за пару дней до ее сдачи. Тогда у вас будет
немного времени, если что-то нехорошее все же произойдет.
Памятка
• Напишите или скорректируйте резюме/описание вашей
работы.
• Распорядитесь, чтобы ваша группа сделала то же самое.
• Выпишите основные цели работы и определите основ-
ные позиции достижения цели.
• Выпишите наиболее важные задания, которые помогут
вам выполнить основные позиции достижения цели.
• Просчитайте свое исполнительское и творческое время.
• Запаситесь временем на случай непредвиденных неудач.
• Живите в Реальном Мире.
Одним из наиболее недоиспользованных инструментов на ра-
боте является ежедневник. Практически у всех есть ежедневники
разных видов. Часто это просто карманная книжка из тех, что
тетя Мод дарит на каждое Рождество, и в которой мы записываем
дни рождения, праздники и редкие памятки о том, что нужно с
кем-то встретиться. На самом деле ежедневником можно пользо-
ваться гораздо эффективнее.

Типичный ежедневник выглядит так:
Ежедневник служит средством напоминания о собраниях, на
которых нам необходимо присутствовать, а иногда просто о ве-
щах, которые мы не хотим забыть. Судя по вышеприведенному
примеру, в промежутках между собраниями, встречами и т.д. мы
ничего не делаем. Это, конечно, не так. Все это время мы выпол-
няем свою работу.

Записывая в ежедневник информацию о собраниях и встре-
чах, мы, по сути дела, доверяем свое время другим людям. Одна-
ко порой мы не умеем доверить его самим себе. Нам самим нуж-
но больше времени, чем мы отдаем другим, потому что кроме
посещения собраний у нас есть другая работа.

Более удачный метод использования ежедневника заключает-
ся в планировании времени и назначении встреч с целью вы-
полнения заданий. Он позволит вам эффективно управлять ис-
полнительским и творческим временем и, в случае непредви-
денных обстоятельств, реально и действенно его рассчитывать.
Если ваш доклад должен быть готов в четверг в обед, сделайте его
во вторник и оставьте себе день на случай возможных срывов.

В идеальном мире подготовка доклада заняла бы у вас один
час. В реальности вам нужно полтора часа, потому что вас будут
отвлекать или что-то обязательно помешает.

Отметьте в ежедневнике, что в 14.00 вы садитесь писать до-
клад. Не планируйте дальнейших дел до 15.30. Если все пройдет
нормально, и вас не будут прерывать, у вас будет еще полчаса
на выполнение других дел. Но даже если вас отвлекут, вы все же
наверняка закончите доклад в намеченный для себя срок.

Имея возможность определить количество времени, требуе-
мое на выполнение той или иной работы, люди склонны его
недооценивать. Ежедневник в этом случае поможет вам прини-
мать более разумные решения относительно того, сколько вре-
мени посвящать другим людям, укладываясь в намеченные сро-
ки, чтобы не сбивать ход всей своей работы.
СПИСОК "ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ"

Список "Что нужно сделать" — тетрадь с проставленными
датами либо страница ежедневника. Вместо того чтобы состав-
лять списки дел на день или неделю и потом переносить наме-
ченное из одного списка в другой, вы просто записываете себе
дела на тот день, когда вы действительно намерены их сделать.
Такая система похожа на памятки в ежедневнике с той только
разницей, что в ежедневнике вы отмечаете крупные дела (кото-
рые займут полчаса или больше времени), а в список отсрочен-
ных дел включаете мелкие, занимающие сравнительно немного
времени задания: звонок клиенту, регистрация счета-фактуры,
написание письма и т.д.

Например, сегодня, в среду 16-го, вам звонит коллега и просит
что-то сделать. Вы не собираетесь браться за это сегодня или сра-
зу, потому что такой необходимости нет, — вы открываете ежед-
невник на той странице, когда вы можете это сделать (скажем, 22-
го), и записываете просьбу коллеги.

После этого о ней можно забыть и вспомнить только 22-го,
открыв ежедневник или записную книжку на этой дате. Не пла-
нируйте более восьми дел на один день. Больше сделать все равно
не удастся, а последствиями невыполнения пунктов списка от-
сроченных дел станут чувство "недотягивания" до своего уровня
и стресс.
Строгих и быстродействующих правил здесь не существует. По
мере появления непредвиденных дел вы часто будете переносить
пункты ежедневника и отмеченные в нем дела. Но вы никогда не
забудете о необходимости их выполнения и будете постоянно пла-
нировать свое время.

В идеале вам нужен достаточно объемный ежедневник для за-
писи как крупных дел, так и пунктов списка отсроченных дел. В
этом случае вы не запутаетесь в записных книжках, к которым
придется обращаться, выполняя дела, запланированные на день.

Страница формата А5 или А4 на день — самый оптимальный
вариант. Впрочем, купить можно самые разные ежедневники, в
которых будет место для всего.

КАК УКЛАДЫВАТЬСЯ В НАМЕЧЕННЫЕ СРОКИ

Каждый день на работе вы либо устанавливаете сроки, либо их
согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически
каждая работа имеет поставленный срок ее выполнения.

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна
быть выполнена к определенной дате и стать предпосылкой дру-
гой. Например, ежемесячные отчеты отдела необходимо представ-
лять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии
могли проследить качество деятельности организации в целом.
Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь вы
тоже можете установить себе срок, который покажется вам реаль-
ным, но если вы в него не уложитесь, то ничего страшного не
произойдет.

Основные проблемы при установлении сроков заключаются в
том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью,
либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумыва-
ясь о смысле происходящего. Представьте, что ваш менеджер или
клиент попросил вас уложиться в некий срок. Этот срок вас не
устраивает, потому что вы знаете, что не сможете его выдержать.
Менеджер или клиент настаивает, и в конце-концов вы соглаша-
етесь в твердой уверенности, или как минимум подозревая, что
все равно ничего не получится. Вы можете даже прибавить: "Я
постараюсь", но, по существу, вы согласились с поставленным
сроком, чтобы угодить менеджеру или клиенту.
Как вы и знали с самого начала, в срок вы не уложились. Ме-
неджер или клиент, конечно же, не помнит, что вы поначалу от
него отказывались. Помнить они будут только то, что вы его со-
рвали и не выполнили своего обязательства.

Итак, как же договориться об установлении реалистичного сро-
ка, не разочаровывая менеджера и не отталкивая клиента?
• Вместо того чтобы соглашаться с предложенным сроком,
зная, что вы в него не уложитесь, изложите свои контр-
доводы.
• Объясните конкретную причину, почему вы не уложи-
тесь в поставленный вам срок (что именно вам помешает).
• Предложите альтернативный срок, в который вы уложи-
тесь наверняка.

Несмотря на то, что в этом случае вы в какой-то степени рис-
куете показаться человеком, не желающим сотрудничать, срок вы
не сорвете, и это — именно то, что запомнит ваш менеджер или
клиент. У вас будет репутация работника, соблюдающего сроки,
что заставит других выдерживать сроки, поставленные вами.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ СОБЛЮДЕНИЯ СРОКОВ

• Когда вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите
свой ежедневник/список отсроченных дел и определите, сможете
ли вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не со-
рвав поставленного срока.
• Никогда не пользуйтесь фразой "как можно скорее". Она
бессмысленна. Если у вас полно бумажной работы, помеченной
"как можно скорее", то вы не знаете, за что браться в первую
очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте лю-
дям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расска-
жите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено
даже высшим начальством и клиентами.)
• Получив документ, помеченный "как можно скорее", поз-
воните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по
нему отчитаться.
• То же самое относится и к слову "срочно". Из какого поня-
тия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталки-
ваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время
наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с
пометкой "срочно", позвоните его отправителю и выясните, ког-
да это действительно нужно сделать.
• Посылая кому-то документ, который вы хотите получить
обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте
срок ответа и, если нужно, причину такого срока.
• Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок вы-
полнения необходимого вам действия и причину установки тако-
го срока.
• Если установлен срок, проконтролируйте выполнение ра-
боты заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не полу-
чили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сде-
лана. "Подгоняя" человека ближе к истечению срока, вы готовите
почву для гнева с вашей стороны и защиты - с его.
• Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контро-
лировать ход работы до истечения срока ее выполнения.
• Устанавливая сроки, давайте людям понять, что вы будете
следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к приме-
ру: "Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела/если возникнут
сложности и т.д.". Мало кто на это обидится. Скорее это будет
приветствоваться.
Памятка
• Планируйте в ежедневнике выполнение заданий.
• Пользуйтесь списком отсроченных дел.
• Не соглашайтесь со сроками, зная, что вы в них не уло-
житесь.
• Не употребляйте словосочетания "как можно скорее" и
слова "срочно" — всегда указывайте конкретные сроки.
Ключ к эффективному управлению временем и рабочей на-
грузкой кроется не столько в методиках, сколько в самодисцип-
лине. Хотя методики, безусловно, помогают, и данная глава пос-
вящена рассмотрению некоторых из тех, что вы можете приме-
нять в своей работе.

Эффективная работа с документами
При работе с документами дают о себе знать кое-какие вред-
ные привычки, которым вы поддаетесь машинально, например,
просматриваете каждую присланную вам бумагу перед тем, как с
ней разобраться. Это значит, что каждую бумажку вы прочтете
или пробежите глазами по крайней мере дважды.

Другие вредные привычки при работе с документами:
• класть бумаги на полку с пометкой "В работе", где они
пылятся в течение многих дней, если не недель;
• хранить каждый листок, выбрасывая минимум;
• отвечать на письма и инструкции, не требующие ответа;
• хранить копии внутренних инструкций и отчетов;
• заваливать свой рабочий стол всеми бумагами сразу;
• посылать напечатанные в одну строку ответы на внут-
ренние инструкции;
• перекладывать бумаги с одной полки на другую и обрат-
но;
• откладывать в одну сторону материалы, за которые вы не
знаете, как взяться, и перед тем как сложить в папку,
просматривать их по нескольку раз;
• ничего не выбрасывать;
• иметь больше одного места хранения текущей бумажной
работы, например, на столе, в выдвижном ящике, на полке
"В работе", на полке "Входящие", на полке "Текущие",
из-за чего не знать, где искать документ, когда он пона-
добится;
• посылать инструкции, когда вполне достаточно позво-
нить.

С бумагами проблема такова, что чем больше мы их произво-
дим, тем "продуктивнее" или "эффективнее в работе" мы сами
себе кажемся. Это не так, и в целом производимое нами количес-
тво бумажной работы обратно пропорционально степени нашей
эффективности.

Если вы менеджер, то ваша основная забота — управлять людьми
и стимулировать их к работе в рамках группы. Вы управляете не
через бумажки — вы управляете, разговаривая с людьми, подходя
к ним, даже если их рабочие места расположены в двух шагах от
вашего стола. Если вы погрязнете в бумажной работе, то не смо-
жете управлять своей группой.

Для того чтобы руководить эффективно, вам нужно уменьшить
количество бумажной работы и проводить больше времени в об-
щении с людьми.

ПОЧТА

• Найдите время в течение дня, которое будет наиболее
подходящим для разбора почты. Корреспонденцию не
обязательно вскрывать сразу по ее поступлении. Конеч-
но, в отправлении может быть что-то важное. Однако,
как показывает опыт, даже важные письма могут подо-
ждать несколько часов. Действительно не терпящую про-
медления информацию вам бы прислали по факсу.
• Вскрывайте почту в одно и то же время дня.
• Вскрыв, сразу же приступите к ее обработке. Не про-
сматривайте почту. Это пустая трата драгоценного вре-
мени, и вместо того, чтобы уделить время информации,
требующей немедленного реагирования, вы будете отвле-
каться на вещи, которые могут подождать.
• Если у вас в руках документ, требующий сравнительно
оперативного действия (например, продиктовать ответ или
позвонить), сделайте это сразу же. Если такой возмож-
ности нет, поместите его в систему "переноса вперед",
чтобы заняться позже (система "переноса вперед" рас-
сматривается в этой главе ниже).
• Если по какому-то вопросу вы можете предпринять дей-
ствие, но оно будет неполным — осуществите первую его
часть, после чего поместите документ в систему "перено-
са вперед" или отметьте в своем списке отсроченных дел,
когда вы сможете решить данную проблему окончатель-
но.
• Если бумага предназначена только для ознакомления и
не превышает по объему одного листа формата А4, про-
чтите ее сразу и затем ВЫБРОСИТЕ.
• Если объем материала больше одного листа А4, выделите
в ежедневнике или в списке отсроченных дел время на
его прочтение. Но не обманывайте самих себя. Сможете
ли вы его прочесть вообще, даже если вам это нужно и
вы рассчитывате вернуться к этому документу позже?
Полки "В работе" и картотеки завалены бумагами (деся-
тилетней давности — обычное дело!), которые, как мы
думали, однажды сможем сесть и прочесть. Если в глуби-
не вы чувствуете, что вряд ли это когда-нибудь произой-
дет, — выбросите или передайте эти материалы кому-то,
кто найдет время ознакомиться с ними.
• Если это "мусор" — не мешкая отправляйте его в корзи-
ну.
• Не храните никаких бумаг, кроме тех, которые вам абсо-
лютно необходимы.

Если это внутренняя инструкция, требующая ответа, — не дик-
туйте его и не печатайте. Напишите от руки (разборчиво) внизу
инструкции и отошлите оригинал отправителю. Как правило, ко-
пию сохранять необязательно, но если она вам нужна, восполь-
зуйтесь ксероксом.
ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Это папка в виде "гармошки" или выдвижной ящик с попе-
речными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу
дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые
должны появиться на вашем столе в означенный день. К приме-
ру, 12-го числа вы написали клиенту письмо и 20-го хотите полу-
чить ответ. Вложите копию письма или записку в отсек за номе-
ром 20. Каждый день вы берете документы из отсеков, помечен-
ных по порядку числами месяца. 20-го числа вы убираете копию
письма и проверяете, получен ли ответ.

Основное преимущество такой системы заключается в том, что
при ее использовании необходимость в полке с пометкой "В ра-
боте" отпадает. Все документы, с которыми вы в данный момент
не работаете, отправляются либо в обычную систему регистра-
ции, либо в выдвижную систему хранения информации. Если до-
кумент понадобится вам за день до срока, просмотрите содержи-
мое тонких папок за те дни месяца, где, как вам кажется, может
находиться искомый материал.

Вы можете использовать выдвижную систему хранения инфор-
мации для:
• писем, требующих ответа;
• памяток об установленных сроках;
• докладов и документов;
• пунктов повесток дня;
• звонков, которые необходимо сделать;
• памяток о контроле за исполнением действий;
• памяток о встречах/днях рождения;
• контроля за поручениями;
• памяток о встречах 1-1 с членами вашей группы.

ПОЛКИ

На столе должно быть только две полки: для входящих и исхо-
дящих документов. При правильном использовании выдвижной
системы хранения информации другие полки не понадобятся.

Входящие документы необходимо забирать хотя бы дважды в
день. Если полка "Входящие" у вас всегда переполнена, то люди
будут вынуждены класть документы на середину вашего стола,
чтобы вы наверняка их увидели. Люди будут класть документы на
полку, если она опустошается регулярно. Вам не нужно сразу при-
ниматься за разбор бумаг. Документы можно поместить в выдвиж-
ную систему хранения информации и заняться ими позже. Если
люди знают, что вы взяли бумаги с полки и просмотрели, то
они будут уверены, что вы ими займетесь и что вам не нужно об
этом напоминать.

ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ

Если вы занимаетесь этим сами или для этого есть человек
старайтесь соблюдать единственное правило: ДЕЛАТЬ ЭТО КАЖ-
ДЫЙ ДЕНЬ; тогда за один раз подшивать придется всего не-
сколько бумаг. Если вы будете их копить, то очень скоро выра-
стет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы, и тогда уж
вы точно не будете этим заниматься.

К подшивке документов нужно относиться как к рутинной
работе (что-то вроде разбора почты), и заниматься ею лучше с
утра. Так это быстрее войдет в привычку.

ЛИСТЫ ПЕРЕДВИЖЕНИЙ

Если вы или ваша группа проводите какое-то время вне офи-
са, заготовьте недельные листы передвижений. В таком листе под-
робно указано местонахождение человека в указанный день и в
указанное время — как правило с контактным телефоном. Каж-
дый лист передвижений используется в течение одной недели, и
к нему обращаются все заинтересованные лица.

Листы передвижений экономят массу времени, когда в поис-
ках какого-то человека в офис звонят клиенты или другие лица.
Гораздо легче заглянуть в лист передвижений и быстро и проф-
ессионально сообщить звонящему о местонахождении того или
иного человека, указав ожидаемое время его прибытия.

КНИГА "ДЛЯ ВСЕГО"

Книга "Для всего" представляет собой книжку в твердой об-
ложке формата А4, которая всегда находится при вас. Все, что вам

<< Пред. стр.

страница 2
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign