LINEBURG


страница 1
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Удачное управление временем — решающее условие успеха
любой компании.
В книге автор делится соображениями о том, как сбалансиро-
вать время, проводимое на работе и дома, как регулировать ра-
бочую нагрузку, управлять вынужденными перерывами, разда-
вать поручения, работать с секретарем, управлять стрессом и
многое другое.
Книга предназначена всем деловым людям, которые стремят-
ся рационально использовать свое время и добиться успеха.
Введение 6

1. Психология времени 8
2. Планирование и определение очередности
работ в соответствии с их целями 14
3. Управление заданиями 21
4. Методики управления рабочей нагрузкой 29
5. Безжалостен в вопросах времени —
внимателен к людям 37
6. Как управлять вынужденными перерывами 45
7. Поручения 50
8. Как руководить собраниями 57
9. Работа с секретарем 65
10. Как управлять стрессом 72
11. Как совместить работу и дом 86

Библиография 92
Недавнее исследование эффективности использования менед-
жерами своего рабочего времени показало, что 20.4% рабочей не-
дели менеджера пропадает впустую. В среднем это получается 1
из 5 рабочих дней. Телефонные звонки и постоянно заглядываю-
щие в кабинет люди — две основные причины пустой траты вре-
мени. Плохие горизонтальные связи — еще один "пожиратель вре-
мени". Исследование показало, что у 90.3% директоров и менед-
жеров на рабочем столе царит полнейший беспорядок; 33% вре-
мени, предназначенного для осуществления руководства, тратит-
ся на разбор документации, и, таким образом, общая доля поте-
рянного рабочего времени составляет 20%. 12% рабочей недели
тратится на поездки.

Время всегда представляло собой важнейший ресурс. Однако
вину за его потерю мы привыкли списывать на кого угодно, толь-
ко не на себя. То для его рационального использования нам необ-
ходимо более совершенное оборудование, то люди должны лучше
с нами взаимодействовать, то они не должны нас отвлекать и т.д.
Цейтнотом часто оправдываются неэффективные производствен-
ные методы, недостатки планирования или предусмотрительнос-
ти, задержки и неумение придерживаться назначенных сроков.
Мы живем не в идеальном мире и поэтому должны добиваться
качественных результатов за счет использования имеющихся у нас
ресурсами за отведенное время.

Удачное управление временем есть решающее условие успеха
компании, тем не менее сколько всего еще делается по воле слу-
чая! Управление временем и управление работой — вопросы, тес-
но связанные с самодисциплиной. Применяемая нами система
рационального использования времени в некотором смысле себя
изжила. Любая система хороша ровно настолько, насколько про-
фессионален эксплуатирующий ее человек. Нет такого волшеб-
ника, который одним мановением своей палочки сделает из нас
гениев планирования времени. Есть только определение очеред-
ности нашей работы и четкое руководство ею.

Полезно запомнить следующее:
• В году 8760 часов;
• 2920 из них мы тратим на сон;
• 1928 проводим на работе;
• 1664 часов приходится на выходные (не считая сна);
• 320 часов отпуска (не считая выходных) в зависимости от
его продолжительности;
• 1446 "свободных" часов в течение рабочей недели (в дей-
ствительности их ровно вполовину меньше — 723, если
руководствоваться приведенными выше цифрами);
• 428 часов тратится на поездки.

Помня о том, что больше времени у нас нет, необходимо извле-
кать максимальную выгоду из часов, которые мы тратим на рабо-
ту и на себя. Цель этой книги — поделиться соображениями о
том, как это сделать, как сбалансировать время, проводимое на
работе и дома, и использовать все отведенные нам часы для того,
чтобы успеть сделать все самое необходимое и самое важное.
Каждому человеку за свою жизнь нужно успеть сделать очень
многое. Нам необходимо достичь определенных целей как на ра-
боте, так и дома. Но мы знаем, что времени на все не так много.

Все мы осознаем, что тратим время впустую, но часто не мо-
жем сказать, сколько именно.

Недавнее исследование показало, что главными растратчиками
времени являются (в порядке очередности):
1. Телефонные звонки
2. Заглядывающие к вам люди
3. Плохо организованный обмен информацией между от-
делами
4. Проблемы с компьютерами — "технические"
5. Изменения в очередности работ, навязываемые колле-
гами
6. Недостаток организационного планирования
7. Недостаток умения слушать других
8. Неудовлетворительная организационная структура
9. Неразбериха в почте
10. Исправление ошибок, которых можно было избежать
11. Нерешительность
12. Плохо организованные и скоординированные собрания
13. Отвлекающие факторы на рабочем месте
14. Чрезмерная офисная бюрократия
15. Бесполезные дискуссии относительно своей работы и
работы других
"Проверку понимания" тоже можно считать достойной этого
списка. Люди, а в особенности менеджеры, часто уверены в том,
что их указания поняты прекрасно, если не последовало никаких
вопросов.

Какое-то время мы рассматриваем как "не представляющее цен-
ности", а какое-то — нет. Например, многие из нас не придают
особого значения тому, что засиживаются на работе допоздна или
берут ее на дом, хотя этим мы фактически крадем время, которое
могли бы провести с семьей. Какую эпитафию вы бы предпочли
видеть на своем надгробии: "Он работал долго и упорно " или "Он
проводил много времени с семьей и друзьями"? "Шеф его ценил " или
"Его любили в семье "? Планируя, на что потратить время, вы дол-
жны думать не только о работе, но и о своей личной жизни.

Мы не привыкли рассматривать время как продукт потребле-
ния, имеющий истинную ценность. Несмотря на то, что мы часто
слышим фразу "время - деньги ", мало кто ведет себя так, будто это
действительно деньги. Если у человека вытащат бумажник с 50
фунтами, то сто шансов к одному, что он бросится догонять гра-
бителя и попытается вернуть деньги. Если же кто-то отнимет у
нас 50 минут нашего времени, то скорее всего мы про это забу-
дем. Так получается в основном потому, что деньги можно "пот-
рогать", а время — нет. Если бы человеку сказали, что он выиграл
1 миллион фунтов, он пошел бы и накупил кучу ненужных ему
дорогих вещей просто потому, что у него появился шальной мил-
лион. Но если бы ему дали миллион фунтов и сказали, что это все
его деньги на остаток жизни, он бы, без сомнения, сто раз под-
умал, куда их вложить и на что потратить.

Жизнь чем-то похожа на вариант с миллионом, истратив кото-
рый, вы больше не получите никаких средств. В среднем человек
живет 72 года. По крайней мере в этой жизни. Мы пользуемся
временем как чем-то само-собой разумеющимся, невольно тра-
тим его и не задумываемся о цене.

Подсчитайте для себя, сколько времени вы тратите впустую на
дела, от которых, при более детальном их рассмотрении, вы бы
просто отказались.
Перед тем как начать планировать, на что и как потратить вре-
мя, вы должны точно знать, сколько его у вас, на что вы его соби-
раетесь потратить. Управление временем и его планирование во
многом похоже на расчет и составление денежного бюджета. Вы
точно знаете, сколько денег получите в зарплату. Вы также точно
знаете, сколько необходимо отложить на возврат ссуды/ренты,
оплату счетов, на еду и т.д. Таким образом, вам известно, сколько
остается на предметы роскоши типа нового платья, нового костю-
ма или на проведение отпуска. Если в каком-то месяце вы полу-
чаете очень большой счет, то рассчитываете деньги соответствен-
но и вместо нового платья оплачиваете телефонные переговоры.

Вы должны определить для себя, сколько вашего времени по-
требуется на временной эквивалент ссуды ("время-ссуда") и что
можно потратить на "время-новое платье", т.е. чего можно не
делать (не приобретать).

У нас хорошо получается планировать время при выполнении
каких-то личных дел, но на работе эти естественные и знакомые
принципы как-то сразу забываются. Например, если вы собирае-
тесь в отпуск и вам нужно успеть на самолет, вы обязательно
запасетесь временем, чтобы не опоздать в аэропорт в случае ка-
ких-нибудь неожиданностей. Точно так же, устраивая обед, вы
мысленно просчитываете время, когда нужно ставить еду на пли-
ту, сколько времени вам потребуется на "марафет" (например,
принять душ, пока варится картошка) и сколько готовится каж-
дое блюдо, чтобы на столе все было горячим. Стол вы сервируете
заранее и даете поручения своим домашним или друзьям. К сожа-
лению, большинство из нас не настолько организованны на рабо-
те. Часто здесь ничего не клеится из-за того, что, в отличие от
зарплаты-денег, мы не просчитываем нашу зарплату-время и от-
носимся к последней весьма легкомысленно.

Когда мы делаем что-то приятное, кажется, что время летит, а
когда что-то не нравящееся нам, то кажется, что оно тянется не-
вероятно медленно. На самом деле оно всегда идет одинаково,
просто меняется наше восприятие. Иногда думаешь, что ждешь
поезда уже лет сто (особенно в дождливую погоду), но всегда ка-
жется, что отпуск "пролетает" незаметно.
Бывает, что мы позволяем людям диктовать себе, что нам сле-
дует делать. Мы позволяем им звонить нам, когда им захочется, и
определять, таким образом, что нам делать в данный момент (т.е.
отвечать на их звонок). Мы позволяем канцеляриям наших орга-
низаций диктовать нам, когда вскрывать почту (т.е. когда она при-
ходит). Мы позволяем Железнодорожному управлению Великоб-
ритании диктовать нам, когда и сколько времени тратить на до-
рогу до места работы, и т. д. Какие-то обстоятельства от нас про-
сто не зависят, но бывают случаи "нажима", которым следует со-
противляться.

У многих появляются привычки, связанные со временем, —
например, утренний подъем. Мы привыкаем вставать в одно вре-
мя, делать одни и те же дела в заведенном порядке и тратить на
них каждый день приблизительно одинаковое количество време-
ни. Мы редко об этом задумываемся, мы просто делаем это, пото-
му что делали так всегда. Иногда полезно пытаться нарушать та-
кие привычки — хорошие или плохие, — чтобы проверить, дей-
ствительно ли мы используем время с максимальной пользой и
делаем нужные дела в нужное время, будь то дома или на работе.

Ежедневный временной план
Ежедневный временной план поможет вам отслеживать, на что
вы тратите свое время. Гораздо удобнее видеть перед собой на
бумаге количество времени, отводимого вами на оплату "време-
ни-ссуды" и "времени-нового платья/костюма", точно так же, как
если бы вы обращались к банковской ведомости за информацией
о том, когда и на что вы потратили деньги.

Проанализировав временной план, вы сможете определить те
дела, на которые можно потратить меньшее количество времени,
и те, заниматься которыми просто не стоит.

Лучше составлять временной план на весь день, а не только на
рабочее время, с тем чтобы можно было видеть, достаточно ли
времени вы уделяете, например, своей семье.
ни, и те, заниматься которыми просто не стоит.

Лучше составлять временной план на весь день, а не только на
рабочее время, с тем чтобы можно было видеть, достаточно ли
времени вы уделяете, например, своей семье.
Составив такой список, вы начнете пересматривать и по-но-
вому планировать очередность дел. Вы будете использовать время
так, как вы этого хотите, а не так, как вам диктуют другие.


Памятка
• Помните, что время — ценная вещь. Количество его
ограничено.
• Просчитывайте количество своего времени и на что вы
хотите его потратить.
• Определитесь со своим "временем-ссудой" и "временем-
новым платьем".
• Пытайтесь изменить свои привычки, связанные со вре-
менем.
• Составьте временной план.
Время похоже на деньги в том отношении, что оно также свя-
зано с количеством и необходимостью планирования его запасов
с целью наилучшего их использования.

На работе о вас судят по результатам вашей деятельности, ко-
торые основаны на том, чего от вас ждут. Есть определенные вещи,
необязательно связанные напрямую с тем, за что вам платят, но
которые приходится делать в рамках работы. Например, вам нуж-
но присутствовать на собраниях, но посещение собраний как та-
ковое — не то, за что вас поощряют в конце года. Вряд ли вы
услышите от своего менеджера: "Молодец, Кэролайн, ты не уложи-
лась в бюджет, зато присутствовала в этом году на 405 собраниях!"

На работе мы участвуем в выполнении множества разнообраз-
ных заданий. Некоторые из них очень важны, и отсутствие в оп-
ределенный момент правильного решения по такому заданию
может закончиться потерей работы. Другие не столь важны, но их
необходимо выполнять, потому что они — часть внутренних про-
цедур; некоторые — рутина, которую может сделать кто-то дру-
гой, а некоторые просто не заслуживают того, чтобы их выполня-
ли. Но мы занимаемся ими только потому, что клочок бумаги
опустился к нам на стол, и нам кажется, что это "надо".

Первый шаг к эффективному планированию и установлению
очередности работ заключается в умении различать разнообраз-
ные виды заданий, выполнения которых от вас ждут. То же самое
применимо и к домашним ситуациям. Тут тоже есть дела, от ко-
торых не откажешься, например, приготовление пищи и мытье
посуды. Но есть и другие, которые не "висят" на вас, но которые
вы делаете просто потому, что хочется: например, разбираетесь на
чердаке.

Все мы, несмотря на то что делаем разную работу, стремимся к
осуществлению целей своей организации. По существу, все цели
какой-то работы входят в цели отдела и в общие цели организа-
ции. Вы должны быть абсолютно уверены в том, что знаете общие
цели как своей организации, так и отдела. Запишите их и обсуди-
те со своим менеджером.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ "ВРЕМЕНИ-ССУДЫ"

Когда вы начинали работать, вам представили описание рабо-
ты, подробно указав на сферы вашей ответственности. Описание
работы необходимо корректировать как минимум раз в год, и со-
держащаяся в нем информация как раз и будет вашим "временем-
ссудой". Другими словами, достижение целей и/или решение за-
дач, обозначенных в описании работы, и есть то, за что вам пла-
тят деньги. Эти цели/задачи необходимо выполнять, чтобы не на-
рушать условий трудового соглашения. Они и есть ваше "время-
ссуда".

Если у вас нет описания работы, тогда составьте его сами, сде-
лав упор на то, что вы считаете в ней основным. Обсудите его со
своим начальником, чтобы убедиться, что у вас общие представле-
ния о работе, которую вы делаете. Здесь не исключены сюрпризы!

Точно так же, если вы отвечаете за группу, члены которой не
имеют описаний своих служебных обязанностей, или же они ус-
тарели, — попросите каждого составить такое описание и обсу-
дить его с вами.

Гораздо эффективнее попросить составить описание/резюме
работы человека, который непосредственно ею занимается, пото-
му что ему она знакома намного лучше, чем вам.
ЧТО ДОЛЖНО БЫТЬ В РЕЗЮМЕ/ОПИСАНИИ РАБОТЫ

Резюме работы в сущности является неофициальной версией
описания самой работы. Описание работы — это письменное из-
ложение того, чем человек занимается в организации. Оно должно:
• обеспечивать одинаковое понимание содержания рабо-
ты как самим служащим, так и его руководителем;
• описывать работу;
• устанавливать реально оговоренную рабочую ответствен-
ность с разграничением видов деятельности во избежа-
ние их пересечения, с одной стороны, и пробелов меж-
ду ними — с другой;
• прояснять функции и ответственность;
• давать служащему представление о сути, границах и со-
держании работы;
• давать служащему представление о том, чего от него ждут
в организации.

Цели работы
Начните с составления списка основных, по вашему мне-
нию, целей работы. По мере записи сравнивайте их с общими
целями организации и вашего отдела. Помните, что цель отлича-
ется от задания тем, что задание описывает действие, которое
нужно выполнить, а цель описывает конечный результат.

Например, вашей целью может быть доведение объема про-
даж в течение финансового года до 50 000 фунтов. Это цель. Ваши
действия для получения этих 50 000 фунтов являются задания-
ми, которые необходимо выполнить.

Обычно работа имеет одну цель и 5-8 основных позиций дости-
жения цели. Основные позиции достижения цели в некотором
смысле есть более подробно описанная цель. Рассмотрим пример:
Следующим шагом будет деление основных позиций дости-
жения цели на задания, которые непосредственно относятся к
достижению этих целей. См. пример:
Все вышеуказанные задания обязательны к исполнению для
соответствия основным позициям достижения цели.
• Выпишите для себя свои общие цели работы и основные
позиции достижения цели (даже если у вас есть описание
работы — бывает, что содержание работы меняется).
• Обсудите их со своим руководителем.
Теперь вы определили цели своей работы и основные пози-
ции достижения цели. Это ваше "время-ссуда", и оно должно
стоять на первом месте в ряду заданий, подлежащих обязатель-
ному исполнению в течение рабочего дня или недели.

Задания исполнительские (реактивные)
и творческие (проактивные)
Подход к управлению временем и рабочей нагрузкой очень
прост. Его можно обозначить аббревиатурой ЖРМ, что означа-
ет: "Живи в Реальном Мире".

В реальном мире все идет наперекосяк. Компьютеры ломаются.
Люди порой ведут себя очень неожиданно. Работа с документами
откладывается. Поезда опаздывают. Менеджеры неблагоразумны
и раздражены. Некоторые вещи нужно принять такими, какие
они есть, но вы можете изменить стиль взаимодействия с реаль-
ным миром, в котором живете.

Вероятно, вам знакомы два типа людей, с которыми вы стал-
киваетесь на работе. Одни постоянно мечутся, срывают сроки и
в общем кажутся несобранными паникерами. Другие спокойны
и невозмутимы, укладываются в намеченные сроки и всегда на-
ходят время поговорить с людьми, не забывая о своем деле. Раз-
ница между этими типами людей только в том, что второй тип
умеет эффективно организовать свое время.

Управление временем и рабочей нагрузкой — вопрос само-
дисциплины. Не система разнит людей (хотя и она, конечно), а
факт того, твердо ли вы придерживаетесь выбранной вами сис-
темы или нет.
Практически все задания можно разбить на чисто исполни-
тельские и те, где необходим элемент творчества. Исполнительс-
кие, как правило, "приходят" внезапно, а творческие можно спла-
нировать заранее. Вам необходимо приблизительно подсчитать,
какая часть вашей жизни на работе (в днях или неделях) является
исполнительской, а какая — творческой. В течение года эти доли
варьируются, но нужно иметь хотя бы общее представление о
соотношении между ними. Например, вы можете обнаружить,
что 70% вашей работы — исполнительская, а 30% — творческая.
Как бы это ни выглядело в процентах, вы должны помнить, что
такова реальность, и вы в ней живете. Если вы знаете, что порядка
50% рабочего дня уходит на исполнительские задания, о которых
вы и не помышляли, тогда, планируя этот день, вам нужно оста-
вить часа четыре на "ничегонеделанье". Реальность такова, что эти
четыре часа обязательно заполнятся исполнительской работой.

Большинство людей имеют тенденцию заполнять день на 100%
делами, к которым необходим творческий подход. К сожале-
нию, такая система не работает, потому что рутина появляется
всегда, и вы вынуждены ею заниматься. Учитывайте, что что-то
не будет получаться, что вас будут отвлекать, что у вашего ме-

страница 1
(всего 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign