LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 9
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

летворены темпами, которыми вы приближаетесь к
исполнению задуманного. Времени, отведенного для
работы над этой важной задачей, вам все равно не хва-
тает. Где искать дополнительные возможности для
решения задачи?
Они у вас под рукой. Это отдельные минуты, кро-
шечные перерывчики, совсем небольшие зазоры меж-
ду прочими делами.
Не отвергайте их с презрением, полагая, что эти
песчинки времени не могут быть полезны в выполне-
нии вашей Важной Задачи.
У вас есть некий план действий, необходимых для
выполнения задачи, но осуществление этого плана тре-
бует довольно крупных «порций» времени. А вы, по-
мимо уже привычного планирования, подумайте еще
вот над каким вопросом: какие мелкие, совсем непро-
должительные действия могут помочь вам приблизить-
ся к цели?
К примеру, если ваша цель состоит в том, чтобы
улучшить свое самочувствие и физическую форму, то,
кроме более или менее серьезных мероприятий — по-
ходов в бассейн или тренажерный зал, утренней за-
рядки и вечерней пробежки, — вы можете включить
в свой ежедневный распорядок и несколько очень
простых упражнений, почти не требующих времени
или совместимых с другими делами. Это могут быть
дыхательные упражнения, гимнастика для лица, ин-
дийские мудры (особая «гимнастика для пальцев»,
благотворно влияющая на весь организм и душевное
состояние) и т. д.
Если вы изучаете иностранный язык, то за минуту
можете повторить пять новых слов, «назначенных» се-
годня к заучиванию. Позвонить по телефону, чтобы
пригласить на выходные гостей. Есть миллион мело-
чей, любую из которых можно успеть сделать за одну
минуту.
Для того чтобы маленькие промежутки времени
были использованы с толком, нужно, прежде всего,
помнить о том, что это возможно. Иными словами,
нужно помнить о своей Важной Задаче, нужно быть
готовым в любой подходящий момент совершить что-
нибудь, направленное на ее решение. Для этого подго-
товьте себе «напоминалки», что-нибудь вроде листоч-
ка с соответствующим призывом, приклеенного на
видном месте.
Такой подход к использованию кратких промежут-
ков времени имеет, по крайней мере, два серьезных до-
стоинства.
Во-первых, вы не даете впустую пропадать минутам:
вроде бы, одна, две или даже пять минут — пустяк, но
именно из них складываются довольно значительные
«порции» полезного или, наоборот, бесполезного вре-
мени.
Во-вторых, эта «мелочевка» поддерживает вашу
мотивацию, оптимизм и уверенность в успехе. Вы ви-
дите — вот сделан еще один, пусть и крошечный, шаг в
нужном направлении, вот удалось еще немного при-
близиться к цели.
Реализация глобальных планов растянута во вре-
мени, и немало воды утечет, прежде чем вы получите
возможность «пощупать» результат. А при выполне-
нии мелких дел, требующих минимальных затрат вре-
мени, вы практически сразу можете оценить резуль-
тат и почувствовать, что вы действительно совершили
нечто полезное.
Правило «80/20»
Еще в девятнадцатом столетии итальянский эконо-
мист Вильфредо Парето сформулировал принцип, ко-
торый сегодня является одним из краеугольных кам-
ней тайм-менеджмента. Парето утверждал, что
отдельные малые части некоего множества обладают
гораздо большей значимостью, чем можно было бы
предположить, учитывая их относительно малый вес в
этом множестве.
Слишком запутанно? Что ж, сказанное нетрудно
прояснить с помощью конкретных примеров. Принцип
Парето неоднократно проверялся на практике, благо-
даря чему он не только подтвердился, но и получил
более точное численное выражение. Итак:
20 % клиентов обеспечивают 80 % прибыли, остав-
шиеся 80 % клиентов приносят 20 % прибыли; 20 %
текста статьи содержат в себе 80 % полезной ин-
формации, а в 80 % текста содержится всего 20 % ин-
формации. 80% грязи скапливается на 20% общей
поверхности пола (понятное дело, на тех участках, по
которым чаще всего ходят). И так далее, и тому по-
добное...
В рамках тайм-менеджмента правило «80/20» озна-
чает следующее: 20 % времени обеспечивают 80 % ус-
пеха. Остальные 80 % времени приносят всего лишь
20 % успеха.
Это крайне важное правило. Вдумайтесь в него: из
общего количества вашего рабочего времени лишь 20 %
являются действительно результативными! Предполо-
жим, что «чистое » рабочее время (за один день) состав-
ляет у вас 5 часов. Согласно принципу Парето, за один
час вы на 80 % выполняете поставленную задачу. Ос-
тальные четыре часа обеспечивают вам лишь 20 % по-
лезного результата.
Или иначе: предположим, для достижения цели вы
сформулировали десять задач, которые, как вам пред-
ставляется, необходимо решить.
Так вот, два выполненных дела из этого списка
обеспечат вам 80 % успеха, а остальные восемь — лишь
20 %!
Из этого следует ценный практический вывод: оп-
ределяйте именно те дела (условные 20 % от всех за-
планированных дел), которые в максимальной степе-
ни обеспечат вам успех. Учитесь выделять ключевые
дела — те, что с наибольшей вероятностью приближа-
ют вас к успеху. Все прочее обеспечит вам лишь неболь-
шой процент результативности. Поэтому, приступая
к решению той или иной задачи, к осуществлению ка-
кой-либо деятельности, начинайте с главного, а не с
мелочей.
Мелких и не слишком значительных дел может ока-
заться очень много, но важно помнить: они обеспечат
вам лишь небольшой успех. Просто «много рабо-
тать» — еще не значит добиться поставленной цели.
Ключевой вопрос— не «сколько?», а «как?» и «над
чем? » именно работать. Не позволяйте себе погрязнуть
в трясине второстепенных дел, старайтесь выбирать
наиболее плодотворные занятия.
Как только вы научитесь отделять важное и значи-
тельное от второстепенного и попросту бесполезно-
го, вы обнаружите, что у вас появилось больше време-
ни для плодотворной деятельности. 80 % времени, вно-
сящего минимальный вклад в успех, — да это целая со-
кровищница времени, которое можно использовать
намного эффективнее.
Так вот, если вы, просматривая свое еженедельное
расписание, обнаруживаете, что на решение некой за-
дачи у вас отводится в общей сложности десять часов,
строго скажите себе: «Десяти часов у меня нет. Есть
только два!»
И попробуйте заполнить этот существенно со-
кращенный отрезок времени наиболее плодотворной
деятельностью — выберите из десяти дел те два, ко-
торые имеют наибольшее значение для решения за-
дачи.
Скорее всего, вы обнаружите, что оставшиеся во-
семь, которыми вы поначалу пренебрегли лишь услов-
но, в порядке эксперимента, на самом деле не являют-
ся такими уж необходимыми — более того, если не все,
то большинство из них и вовсе не нужны. По крайней
мере, их ценность столь мала (по сравнению с теми дву-
мя, на которые вы выделили время), что ими с легкос-
тью можно пренебречь.
Увы, тщательный анализ показывает, что, в полном
соответствии с правилом Парето, 80 % наших занятий
почти бесполезны — они приносят нам минимальный
результат. И лишь оставшиеся 20 % действительно эф-
фективны, именно этой доле своей занятости мы обя-
заны своим успехом. Постарайтесь почаще вспоминать
об этом и, по мере возможности, избавляться от мало-
значимых дел.
Время для работы с документами
Бумаги — настоящее проклятье для занятых людей!
(Для простоты изложения к «бумагам» мы здесь отне-
сем и все то, что вы получаете по электронной почте.)
Почему-то их всегда больше, чем нужно.
Обработка документов — рутинная ежедневная де-
ятельность, как правило, она не относится к числу при-
оритетных задач (т. е. не является необходимым ша-
гом к осуществлению конкретной цели). Но и отменить
это занятие невозможно!
Зато можно навести порядок в делах и, придержи-
ваясь разумной системы, существенно сократить по-
тери времени при работе с документами.
Сначала вам придется-таки выделить довольно при-
личный отрезок времени для того, чтобы один раз уст-
роить генеральную уборку: разобрать бумажные
(и электронные) залежи, рассортировать бумаги по
степени важности, по срочности и т. д. И, конечно, без-
жалостно избавиться от всего того, что месяцами (и го-
дами) хранится «на всякий случай», но не представля-
ет никакой реальной ценности.
Четко определите назначение каждого ящика в сво-
ем письменном столе: например, в верхний вы будете
складывать только те бумаги, которые потребуются вам
сегодня или завтра (т. е. имеющие большую важность
и/или требующие срочной обработки), в нижний — до-
кументы второстепенного значения.
Теперь при ежедневном разборе новой коррес-
понденции вы обязательно будете сразу же сорти-
ровать полученные документы и раскладывать их
«по полочкам» (по ящичкам, папочкам, конверти-
кам — как вам больше нравится). Не забывайте в кон-
це недели проверять содержимое «самого нижнего»
ящика (т. е. того, в который вы убираете все не слиш-
ком важные бумаги) и перемещать все лишнее в му-
сорную корзину.
Часто у людей просто не поднимается рука выбра-
сывать документы, хотя в глубине души они знают —
эти бумаги не понадобятся им никогда. Что ж, в этом
случае вполне можно использовать тот же принцип,
что заложен в ваш компьютер. В компьютере есть «кор-
зина»— папка, в которую попадают удаленные вами
файлы. Но в случае необходимости вы можете восста-
новить документ, вдруг оказавшийся нужным, извлечь
его из «корзины». А можно очистить эту папку, окон-
чательно удалив из нее те файлы, к которым вы ни разу
не возвращались за последние сто лет...
Заведите себе такую «временную мусорную корзи-
ну » — например, достаточно вместительную коробку,
специально для тех бумаг, которые надо бы выкинуть,
но почему-то жалко. Держите ее где-нибудь за шка-
фом, а раз в год перетряхивайте. Наверняка вам легче
будет окончательно избавиться от бумаг, которые про-
лежали за шкафом целый год, а вы так ни разу о них и
не вспомнили!
Для того чтобы работа с документами не преврати-
лась в безнадежные попытки выбраться из-под завалов,
нужно один раз продумать порядок этой работы, орга-
низовать некую систему — и придерживаться ее в даль-
нейшем. Распределите документы по нескольким кате-
гориям, определите ящик или полку для каждой из них;
решите, с какой периодичностью вы будете проверять
бумаги, избавляясь от «залежавшихся» и ненужных
документов. Получая ежедневную почту, сразу же сор-
тируйте эти новые бумаги по степени важности. То, что
очевидно не требует вашей немедленной реакции, мож-
но откладывать в соответствующую папку и читать в
минуты отдыха, во время перекуров или обеденного
перерыва. Еще одно очень важное и полезное прави-
ло: каждую бумагу берите в руки только один раз! Это
не всегда возможно, но именно к этому надо стремить-
ся. Если вы получили документ, требующий от вас ка-
ких-то действий, не откладывайте его в сторонку до
тех пор, пока не появится возможность выполнить эти
действия.
Строго скажите себе, что такая возможность есть
у вас именно сейчас — и никогда больше! (Вот здесь и
обнаруживается вся ценность свободных «окон», ко-
торые вы благоразумно заранее оставили в своем рас-
писании. Теперь у вас есть время для неожиданного и
незапланированного действия.)
Если вы отложите «требовательный» документ в
сторону с намерением вернуться к нему позже, это,
как минимум, означает, что вам придется тратить вре-
мя на повторное его прочтение.
Но, кроме того, высока вероятность, что назавтра
вы уже будете слишком заняты новыми делами, и на-
личие «хвоста» в виде бумаги, о которой нельзя забыть
насовсем, будет отравлять, вам новый трудовой день.
Ведь такие бумаги появляются ежедневно, и, отклады-
вая их, можно накопить целую гору важных, но вовре-
мя не выполненных дел!
Поэтому, разбирая вновь поступившие документы,
не отступайте от этого золотого правила: прочитав бу-
магу, примите решение — важна ли она. Если нет —
немедленно отправляйте ее в мусорную корзину (или
«временную мусорную корзину», или ящик для второ-
степенных дел). Если да — также немедленно действуй-
те. Разумеется, не всегда возможно приступить к делу
безотлагательно. В этом случае постарайтесь сделать
сразу же хоть что-нибудь, хотя бы один маленький
шаг — например, просто продумать, как именно вы бу-
дете выполнять предстоящее дело. Опыт показывает:
если вы не приложите каких-то, пусть совсем незначи-
тельных, усилий к тому, чтобы дело было исполнено,
оно так и не сдвинется с места — по крайней мере, до
тех пор, пока не превратится в «горящее». И вот тогда
вам придется хвататься за него в ущерб другим своим
делам. Итак, с одной стороны, вы должны стараться не
перегружать себя малозначимыми или вовсе ненужны-
ми делами (и документами), с другой — по возможнос-
ти без промедления выполнять дела важные.
Некоторого компромисса можно достичь, приучив
себя поручать некоторые дела другим людям. Вам не
обязательно самостоятельно сортировать ежедневный
ворох корреспонденции, если есть возможность пору-
чить это секретарю. Если вы боитесь, что она все пере-
путает и выкинет важные документы, попросите толь-
ко распределять их по папкам («Срочно», «Полезная
информация», «Неважно» и т. п.), но ничего не вы-
брасывать. Постепенно и вы, и ваши подчиненные на-
учитесь быстро и безошибочно классифицировать вхо-
дящие документы.
Не все письма требуют именно вашего ответа: воз-
можно, вы можете лишь набросать тезисы и отдать
их опять-таки секретарю, а он составит полный текст
и отправит письмо.
Не все дела должны выполнять именно вы, даже
если вы были получателем соответствующих докумен-
тов-распоряжений. Подумайте, кому вы можете по-
ручить то или иное дело, и избавьтесь таким образом
от лишнего груза. Не берите на себя больше, чем мо-
жете выполнить!


Время для сна
Не пугайтесь, мы вовсе не собираемся посягать на
святое и советовать вам отказаться от сна! Мы лишь
предлагаем вам отнестись к своему сну более внима-
тельно и вдумчиво.
Наверняка вы, как и большинство занятых людей,
страдаете от недосыпания и частенько жалуетесь на
то, что вам не хватает времени для сна. А между тем
многие врачи утверждают: большинство людей тратит
на сон больше времени, чем это необходимо с точки
зрения физиологических потребностей!
Дело-то не в количестве, а в качестве сна. Можно
проспать десять часов, а проснуться разбитым, изму-
ченным, нисколько не отдохнувшим. С другой сторо-
ны, на свете есть немало людей, которые тратят на сон
не более пяти часов в сутки — и при этом они прекрас-
но себя чувствуют, плодотворно работают и успевают
во много раз больше, чем «сони».
Исходя из сказанного, можно сформулировать две
задачи. Во-первых, учитесь спать правильно. Во-вто-
рых, попробуйте постепенно сократить время сна —
хотя бы в порядке эксперимента. Если результат ока-
жется положительным, т. е. вы не почувствуете себя
хуже, чем до сих пор, то вы приобретете дополнитель-
ное количество полезного времени, которое сможете
потратить на важные и необходимые дела.
Что это значит — научиться спать правильно? Для
того чтобы понять это, нужно прежде всего ответить на
элементарный, на первый взгляд, вопрос: для чего люди
спят? Правильно — для того, чтобы отдохнуть, восста-
новить силы, запастись энергией для предстоящего дня.
Но всякий ли сон отвечает этим задачам, всегда ли мы
действительно отдыхаем во сне и восстанавливаем силы?
Увы, это далеко не так. Ведь перегруженные работой
люди чаще всего падают спать лишь тогда, когда уже
просто не могут заставить себя продолжать бодрство-
вать.
Мало кто специально думает о том, как организо-
вать свой сон. Организму приходится буквально силой
настаивать на своих правах, и сон человека, думающе-
го только о делах и нехватке времени для работы, боль-
ше всего похож на «аварийное отключение». Но от-
сутствие подготовки ко сну, правильного настроя на
отдых приводит к тому, что сон оказывается бесполез-
ным: утром вы оказываетесь далеко не в лучшем со-
стоянии, и все повторяется вновь — работа на износ
до позднего вечера, литры кофе и попытки «удержать-
ся на плаву», поздно ночью — «провал» в тревожный
сон, не приносящий желанного отдыха...
Большинство людей пытаются компенсировать по-
стоянную нехватку сна и усталость, отсыпаясь в вы-
ходные дни. Но это не улучшает ситуацию: в субботу
и воскресенье мы спим больше, чем требуется, теря-
ем время, лишая себя возможности провести выход-
ные более или менее активно и насыщенно, но и этот
сон почему-то не восстанавливает наших сил в той
мере, в какой нам хотелось бы.
Вывод напрашивается сам собой: не стоит пускать
дело на самотек, просто позволяя собственному орга-
низму «выключаться» на пике усталости, и уж тем бо-
лее нельзя бороться с собой, лишать себя возможнос-
ти отдохнуть.
Для того чтобы избавиться от усталости и восста-
новить силы, нам необходимо расслабление. Сон —
правильный сон! — как раз и выполняет эту важней-
шую функцию: во время сна человек освобождается от
мышечного и психического напряжения и таким обра-
зом накапливает новый запас энергии.
Проваливаясь в сон на пике переутомления, вы не
даете своему организму возможности расслабиться: во
время сна ваши мышцы по-прежнему напряжены, а
мозг продолжает лихорадочно, но без пользы трудить-
ся над теми дневными проблемами, которыми вы его
загрузили.
Относитесь ко сну серьезно и уважительно. Возьми-
те себе за правило готовиться ко сну. Открытая фор-
точка, удобная постель (без «купеческих» перин и ог-
ромных мягких подушек!), свежее постельное белье,
свободная пижама, выключенный свет и телефон — это
необходимые условия для хорошего сна.
Но подготовка ко сну не исчерпывается организа-
цией соответствующих внешних условий. Вы должны
настроиться на сон — снять мышечное и психическое
напряжение. Освоить хотя бы несколько упражнений
на релаксацию не слишком сложно. На самом деле,
сложнее приучить себя действительно выполнять их
всякий раз перед отходом ко сну. Тем не менее такая
подготовка должна стать неотъемлемой частью ваше-
го режима— в противном случае часы, потраченные
на сон, будут оставаться часами напрасно потрачен-
ного времени.
Техника мышечной релаксации, дыхательные уп-
ражнения, медитация — это то, что плавно подведет вас
к погружению в сон. И вот этот сон будет действитель-
но здоровым, он в полной мере исполнит свои функ-
ции — вы действительно отдохнете и восполните запа-
сы энергии.
Немалое значение имеет и время, в которое вы
ложитесь спать и просыпаетесь. Здесь, конечно, суще-
ствуют довольно значительные индивидуальные раз-
личия; помните, мы уже говорили о «совах» и «жаво-
ронках »? Еще раз убедитесь, что привычный вам режим
соответствует вашим естественным биоритмам. Не за-
ставляете ли вы себя насильно быть «совой»? Возмож-
но, погрузившись в сон «по всем правилам» (т. е. на-
строившись на полное расслабление), вы проснетесь в
пять утра. Не заставляйте себя засыпать снова! Очень
многие люди утверждают, что раннее утро — время
наивысшей работоспособности, по-настоящему «золо-

<< Пред. стр.

страница 9
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign