LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 8
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

хорошее расписание основано на ваших
знаниях о себе — оно составлено с уче-
том ваших биоритмов, периодов наивыс-
шей работоспособности;
что необходимо оценивать результаты своей
работы по планированию и составлению рас-
писания, избавляться от ненужного «балла-
ста» и хвалить себя за достигнутые успехи.
В ПОИСКАХ УТРАЧЕННОГО
ВРЕМЕНИ




ля чего люди начинают изучать и осваивать тайм-
менеджмент? Для того чтобы больше успевать,
для того, чтобы более эффективно использовать
имеющееся в их распоряжении время. И тайм-ме-
неджмент действительно помогает добиться же-
лаемого результата.
Каким образом это происходит? Пожалуй,
в общем благотворном влиянии тайм-менедж-
мента можно выделить две главные составляю-
щие.
Во-первых, вы учитесь лучше организовы-
вать свои дела, более разумно распределять их
во времени.
А во-вторых, обнаруживаете резервы време-
ни, которые до сих пор использовались не са-
мым эффективным образом (или вовсе трати-
лись бесполезно), и те помехи, которые мешают
вам устраивать свою жизнь так, как вам бы хо-
телось.
Первая составляющая достаточно подробно
рассмотрена в предыдущих главах. Теперь ос-
талось разобрать вторую.
Итак, в этой последней главе мы поговорим о том,
как научиться находить и использовать скрытые резер-
вы времени, а также как бороться с «пожирателями
времени » — теми помехами, которые препятствуют ра-
циональному выполнению ваших задач.


Скрытые резервы
Если вы добросовестно вели учет своего времени и
успели хорошенько поработать над составлением рас-
писания (а мы уверены, что это так и есть; в противном
случае, чтение этой книги вряд ли может принести вам
пользу — она станет ощутимой лишь тогда, когда вы
на практике отработаете предложенные приемы), то
наверняка определили немалое количество «черных
дыр » — минут и часов, потраченных бесполезно.
Это и есть те скрытые резервы, которые вы можете
перевести из графы «убытки» в графу «прибыль», до-
бавив к своему полезному времени. Есть несколько сек-
ретов, позволяющих эффективно использовать то вре-
мя, которое до сих пор уходило в никуда.
По мере того, как вы будете все лучше организо-
вывать свою деятельность, вы обнаружите, как раз-
виваются ваши творческие способности. Хорошо
организованная жизнь дарит нам ощущение внутрен-
ней свободы. Когда вы чувствуете, что с ваших плеч
исчезает груз неисполненных обязательств, незавер-
шенных дел и нерешенных задач, у вас появляется воз-
можность шире взглянуть на мир, глубже задуматься
над вопросами, на которые раньше не хватало време-
ни. Благодаря развитию творческого мышления вы
сможете самостоятельно находить все больше ориги-
нальных решений — в том числе и тех, что имеют от-
ношение к управлению вашими делами и вашим вре-
менем.
И потому к предложенным ниже способам исполь-
зования «бесполезного » времени вы непременно нач-
нете добавлять и свои «фирменные рецепты». А пока,
для того чтобы запустить этот процесс, попробуйте
воспользоваться уже известными методами. Итак, пе-
рейдем к делу.


Время в пути
На поездки обычно уходит очень много времени,
и, как правило, все эти часы списываются именно в гра-
фу «расходы». Попробуем изменить ситуацию.
Для достижения поставленной цели — сократить
«дорожные расходы» — нужно выделить и решить не-
сколько задач. И первая из них уже коротко рассмат-
ривалась выше. Речь идет о том, чтобы сделать необ-
ходимые поездки действительно результативными.
Если вы ездили по важному делу и дело это выполни-
ли — имеется хоть какой-то результат, хотя времени,
потраченного на дорогу, конечно, жаль. А вот если,
преодолев значительное расстояние, вы оказались пе-
ред запертой дверью (приехали не в приемные часы,
или нужного вам человека не оказалось на месте) или
добилась результата, но лишь после изматывающего
душу ожидания в очереди — ваши временные потери
(и сожаления по этому поводу) многократно увеличи-
ваются.
Поэтому напомним первое правило: заранее пла-
нируйте свои поездки (уточняйте режим работы инте-
ресующих вас учреждений и людей, договаривайтесь
о встрече в определенный час и т. п.).
Впрочем, это правило соблюдает, пожалуй, боль-
шинство из нас — оно вполне очевидно. Следующая
задача, несмотря на примерно такую же очевидность,
часто оказывается более трудной. Составив расписа-
ние на предстоящую неделю, посмотрите на него кри-
тически и задумайтесь: действительно ли вам так уж
необходимо совершать все те деловые поездки, кото-
рые вы запланировали? Возможно, вы действовали по
. привычке. А теперь попробуйте взглянуть на эту при-
вычку свежим взглядом и задайте себе несколько воп-
росов по поводу каждой из поездок. Нельзя ли решить
некоторые вопросы без личной встречи — по телефо-
ну или электронной почте? Нельзя ли поручить неко-
торые поездки кому-то другому (разумеется, без ущер-
ба для дела и для расписания этого другого)? Может
быть, есть возможность обратиться в службу достав-
ки? А некоторые деловые встречи перенести с терри-
тории партнера или клиента на вашу территорию?
После того, как вы ответите на эти вопросы и в ре-
зультате наверняка избавитесь от некоторого количе-
ства лишних поездок, постарайтесь более рациональ-
но распределить по времени оставшиеся.
Вооружившись картой города, тщательно спла-
нируйте те поездки, которые в любом случае придет-
ся совершить. Помните, привычка может привести к
серьезным потерям драгоценного времени! Возможно,
визиты, запланированные на разные дни, на самом деле
можно совместить, проложив удобный маршрут от
одной точки назначения до другой? Например, если вы
обнаружили, что в соответствии с вашим расписани-
ем вам предстоит три дня подряд ездить в один и тот
же район города, но по разным делам, подумайте:
нельзя ли выделить на все три дела побольше време-
ни в один из дней — и разом поймать трех зайцев вме-
сто одного?
Скорректировав таким образом свое расписание,
вы выполнили второе правило: по возможности сокра-
щайте количество поездок, оставляя лишь действитель-
но необходимые.
Следующая задача тоже очень проста. Для того что-
бы время было потрачено не впустую, к поездке нужно
подготовиться. Помимо уточнения расписания и при-
емных часов «принимающей стороны», вам нужно под-
готовить необходимые документы, продумать план бе-
седы и т. д.
Если вы едете в какое-то место впервые, заранее по-
смотрите карту и / или уточните у знающих людей, как
быстрее всего добираться в нужное вам место. Поду-
майте и о том, какой вид транспорта окажется в данном
случае наиболее подходящим.
Если вы привыкли всегда и всюду ездить только на
своей машине, убедитесь, что и на этот раз такой спо-
соб передвижения оптимален.
Если ехать придется в однозначно «пробочное» вре-
мя, по перегруженным транспортом улицам, не лучше
ли прокатиться на метро?
А может быть, и вовсе можно пройтись пешком?
(Последний вариант, кстати, может принести допол-
нительную выгоду. В один и тот же промежуток вре-
мени вы сможете вместить сразу два пункта из своего
расписания — дело, ради которого предпринимается
путешествие, и физические упражнения, т. е. пешую
прогулку.)
Итак, третье правило таково: подготовьтесь к по-
ездке; выберите оптимальный маршрут и вид транс-
порта.
Мы начали с того, что обратили внимание на внеш-
ние обстоятельства: необходимость планировать по-
ездки на время, совпадающее с расписанием работы
«принимающей стороны ». Но не нужно забывать и про
обстоятельства «внутренние». В какое время вам вы-
годнее совершать поездки? Вспомните о биоритмах, о
подъемах и спадах своей работоспособности. Поста-
райтесь (в тех пределах, в каких это зависит от вас) пла-
нировать поездки таким образом, чтобы они не «за-
хватывали» периодов наиболее плодотворной вашей
деятельности.
Если вам лучше всего работается во второй полови-
не дня, то, разумеется, по делам лучше поездить утром.
Если утро как раз занято увлеченной работой, то к се-
редине дня вы можете почувствовать некоторый упа-
док сил — и здесь смена деятельности, поездка или даже
пешая прогулка могут оказаться весьма кстати, чтобы
проветриться и отдохнуть.
Словом, по возможности соблюдайте четвертое
правило: планируйте поездки на наиболее выгодное
для вас время.
Но, как бы разумно вы ни составляли свое распи-
сание, остается еще и само время, проведенное в пути.
Оно пока что является «черной дырой», но и это не-
трудно исправить.
«Дорожное» время можно и нужно наполнять цен-
ным содержанием! Тут открываются широкие просто-
ры для вашей фантазии. Самое простое, что можно
предложить, — это, конечно, чтение (если вас возит
общественный транспорт). Если вы за рулем, то читать,
само собой, не сможете, но зато у вас есть возмож-
ность слушать. Так что вы можете, например, изучать
в пути иностранный язык, прослушивая обучающие
записи.
Разумеется, именно во время пути вы можете про-
думывать свои цели и задачи, заниматься планирова-
нием и составлением расписания (только не забудьте
потом, по прибытии в пункт назначения, записать ре-
зультаты своих размышлений!).
Итак, пятое правило рационального использования
«дорожного » времени: наполните это время полезным
содержанием.


Промежутки и перерывы
Планируя дела и составляя расписание, вы, преж-
де всего, распоряжаетесь своим рабочим временем.
И как бы ни старался занятой человек уравновесить
свою жизнь, выкраивая время не только для работы,
но и для семьи, занятий спортом и прочими приятны-
ми и нужными вещами, все равно он может испыты-
вать нехватку времени «для себя » — для каких-то не-
затейливых, но желанных занятий.
Возможно, вы обратили внимание на то, что даже
при более или менее тщательном хронометраже и впол-
не упорядоченном расписании какое-то количество
времени остается у вас неучтенным. На протяжении
всего дня то и дело обнаруживаются небольшие про-
межутки времени.
Самый известный пример — время между утренним
подъемом и выходом из дома. Чем вы занимаетесь на
протяжении этого часа? Между прочим, многие люди
не могут точно ответить на этот вопрос: минуты сразу
после пробуждения, время утренних сборов подерну-
ты каким-то туманом.
Некоторые люди умеют собираться быстро и чет-
ко, совершая только необходимые действия и не за-
держиваясь на одном месте: умылся, оделся, позав-
тракал — и вперед, навстречу новому трудовому
дню.
Но мы вряд ли откроем вам большой секрет, если
признаем: таких людей меньшинство. Гораздо чаще
люди по утрам двигаются медленно, не сразу сообра-
жая, что именно собирались сейчас сделать, блужда-
ют по квартире с рассеянным взором, долго пьют
кофе... И, что немаловажно, благие намерения «взять
себя в руки и собираться утром побыстрее» почему-
то крайне редко воплощаются в реальные перемены.
Многое можно изменить в себе, в своих привычках —
но час (или хотя бы полчаса) после пробуждения
остается некой «заветной территорией», неподвласт-
ной перестройке.
Ну, так и смиритесь с этим! Вместо того чтобы уп-
рекать себя за утреннюю вялость и тратить силы на бес-
плодные попытки «исправиться», смиритесь с тем, что
первый час нового дня у вас — нерабочий, и подумай-
те, что хорошего вы можете извлечь из этого отрезка
времени.
Вы с удивлением обнаружите, что, несмотря на сон-
ливость и вялость, успеть можно многое. Прежде все-
го, можно освоить несколько упражнений «для лени-
вых» — из тех, что выполняют прямо в постели, еще не
до конца проснувшись. Это может стать прекрасным
началом дня для всех, кому трудно проснуться. Не-
сколько «потягушек» в положении лежа — и вы уже
чувствуете прилив энергии.
Можно во время сборов послушать музыку или
аудиокнигу, одним глазом посмотреть утренние ново-
сти по телевизору. Если вы точно знаете (на основа-
нии предшествующего «печального » опыта), что в лю-
бом случае просидите за столом с чашкой кофе в руках
не меньше двадцати минут, — запаситесь книжкой или
газетой. Вы все равно тратите это время — скорее все-
го, на упреки, адресованные себе, любимому: «Ну
сколько можно сидеть? Время уходит! Вставай сейчас
же, лентяй!» И все равно не можете заставить себя
подняться со стула. Что ж, признайте этот факт: так,
видимо, устроены ваши внутренние часы, таково пра-
вило работы вашего организма. Он нуждается в этих
двадцати минутах неподвижности в начале каждого
нового дня.
В ваших силах использовать это время с толком:
читайте, медитируйте, размышляйте. И не отвлекай-
тесь каждую минуту, чтобы посмотреть на часы и ужас-
нуться — ах, сколько времени прошло! Оно же не про-
сто так прошло, не впустую — вы заняты нужным или,
по крайней мере, приятным делом. Вот и занимайтесь
на здоровье.
Через двадцать минут вы поднимитесь со своего
любимого стула совсем с новым чувством — не вины
за собственную леность, а с приятным ощущением:
день-то уже начался, вы только-только встали, а уже
успели что-то сделать!
Равным образом вы можете использовать с толком
и те промежутки «пустого» времени, которые возни-
кают на протяжении дня. Взять тот же перекур — клас-
сический символ безделья и отлынивания от дел на
рабочем месте.
Можно, конечно, держать себя в ежовых рукави-
цах — изо всех сил удерживать себя за рабочим сто-
лом, заставляя сосредоточиться на деле, несмотря на
то, что вам ужасно хочется отложить работу и устро-
ить себе пятнадцатиминутный отдых. Но пользы-то от
этого будет немного... сконцентрировать мысли, дав-
но устремившиеся к заветной курилке, на деловой за-
даче, все равно не удастся, и вы просидите над задани-
ем намного дольше, чем было запланировано.
Поэтому смело вставайте и объявляйте себе вожде-
ленный перекур. Но не теряйте это время попусту: за-
хватите с собой телефон и совершите пару звонков, за-
планированных на сегодня. Или возьмите ежедневник
и еще раз просмотрите свое расписание: по ходу дела
можно подвести какие-то промежуточные итоги, под-
править что-то в планах на вторую половину дня. Или
хотя бы почитайте газету. Словом, совмещайте прият-
ное с полезным.
А сколько всего можно успеть за время большого
обеденного перерыва! Помимо уже предложенных за-
нятий вы можете, например, пригласить на обед кого-
нибудь из сотрудников или партнеров, чтобы обсудить
важные вопросы. Или встретиться с приятелем, кото-
рого вы не видели сто лет — все некогда было!
Может быть, «серьезный» прием пищи в середине
дня вам вообще не нужен, и вы ходите обедать только
по привычке, потому что «так положено и все так де-
лают»? Нет ли у вас возможности и желания провести
этот свободный час как-то иначе? Если, например, в
двух минутах ходьбы от вашего офиса расположен
бассейн, не попробовать ли заменить обед плаваньем?
Если это соответствует вашему личному графику ра-
ботоспособности, можно и вовсе отказаться от обе-
денного перерыва, получив взамен возможность на час
раньше покидать рабочее место по вечерам.
Главное — не идти на поводу у сложившихся при-
вычек, трезво и критически рассмотреть каждую из
них, задаваясь вопросом: «Как еще я могу использо-
вать это время?»


Время ожидания
Каким бы прекрасным не было ваше расписание,
иногда (или не так уж редко) вы все-таки будете попа-
дать в ситуации, когда приходится чего-то ждать. И это
время можно использовать с немалой выгодой для
себя. Главная трудность здесь состоит в том, чтобы
суметь расслабиться и переключиться с переживаний
по поводу «пустой траты времени» на полезную дея-
тельность.
Вы уже знаете, что у вас есть масса вариантов с
пользой и удовольствием провести время ожидания
(в очереди, перед закрытой дверью кабинета и т. д.).
И, возможно, самое полезное занятие из тех, что мож-
но «назначить» на это время, — обучение релаксации,
т. е. мышечному и психическому расслаблению.
Любое пособие, посвященное искусству релакса-
ции, начинается с таких замечательных рекомендаций,
как: выключить телефон, избавиться от любых возмож-
ных помех, включить тихую-спокойную музыку — сло-
вом, полностью отгородиться от суетного окружаю-
щего мира. Все это хорошо и правильно, но только вот
проблема — многие ли из вас, уважаемые читатели,
располагают реальной возможностью создавать себе
такие условия хотя бы несколько раз в неделю? Вот то-
то и оно...
И что же, так и проводить жизнь в напряжении,
мчаться, подобно белке в колесе, покуда хватит сил?
Конечно, нет! Вам придется исходить из тех возмож-
ностей и тех условий, которые имеются в вашем рас-
поряжении. Книжку — ту самую, с рекомендациями, —
вы все-таки почитайте. Вы увидите, что, за исключе-
нием требований к окружающей обстановке, все ос-
тальные мероприятия вполне вам по силам даже тог-
да, когда вы сидите в очереди.
Проблему подходящей музыки легко решить с по-
мощью плеера и наушников. Мышечная релаксация —
не физкультура, поочередно расслаблять мышцы мож-
но незаметно для окружающих, так что вы не привле-
чете к себе ненужного внимания.
Собственно, единственным условием, необходи-
мым для эффективного использования времени ожи-
дания, является следующее: вы должны правильно
сформулировать свою задачу. Помните песенку из
детского мультфильма: «Как вы шхуну назовете, так
она и поплывет!»? В этих словах скрыта великая сила!
Одно дело — сказать: «Этот час сидения в очереди —
ужасная, бессмысленная потеря времени!», и совсем
другое — «Это час моего личного времени, мой зо-
лотой запас! Как хорошо, что он у меня появился —
я как раз могу заняться тем, чего никак не успевал в
течение дня!»
Чувствуете разницу?
Это разница между мышлением пассивного чело-
века, опускающего плечи под властью обстоятельств,
и человека активного, творческого, готового взять уп-
равление своей жизнью в свои руки.


Одна маленькая минутка
«Путь в тысячу ли начинается с одного шага», —
сказал китайский мудрец. Предположим, у вас есть
важная задача или даже крупная стратегическая цель,
и, несмотря на все усилия по планированию, вы не удов-

<< Пред. стр.

страница 8
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign