LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 7
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

минут, а сорок.
Десять минут — это, конечно, пустяк, но на сле-
дующий (и значительно более желанный) пункт пла-
на осталось уже не полтора часа, а только час и двад-
цать минут.
Тем не менее человек с воодушевлением приступа-
ет к своему Главному Делу. Час с небольшим он увле-
ченно работает, у него возникают новые интересные
идеи, требующие тщательного обдумывания или, на-
оборот, немедленного воплощения, но... звенит звоно-
чек: пора на совещание! С трудом оторвавшись от сво-
его занятия, человек пытается быстренько переклю-
читься на новое дело.
Наверное, нет необходимости продолжать это опи-
сание. Вы и так понимаете, о чем тут речь, не правда
ли? Оттого, что на решение главной задачи (та самая
работа над проектом) выделено по полтора часа в день
(а может быть, и больше — мы с вами ведь «не дочита-
ли» это расписание до конца), человек ничуть не при-
близится к своей цели или же будет приближаться, но
черепашьим шагом, страдая от этого вечного «не ус-
певаю!».
И дело не в количестве часов, выделенных для дела,
а в том, каким образом распределялись дела при со-
ставлении расписания. Выполнение важной задачи сто-
ит в одном ряду с второстепенными делами, втиснуто
между ними — ив результате оказывается погребен-
ным под ежедневной «текучкой».
Поэтому при составлении расписания придержи-
вайтесь основного принципа: начинайте с выделения
достаточно больших отрезков времени на выполнение
главных, приоритетных задач.
Поначалу, пока вы еще не приобрели значительно-
го опыта в управлении своими делами, лучше действо-
вать с запасом. Возможно, вы будете отводить на свои
главные задачи слишком много времени — но это луч-
ше, чем наоборот.
К примеру, вы можете установить для себя строгое
правило: дважды в неделю, скажем, по понедельникам
и средам, вы выделяете всю первую половину дня толь-
ко для работы над своей приоритетной задачей. Бла-
годаря тому, что время заранее выделено с запасом,
неизбежные неожиданности, которые то и дело втор-
гаются в тщательно продуманный план, не нанесут се-
рьезного урона вашей работе.
Конечно, далеко не у всех и не всегда есть возмож-
ность вот так сразу выделить столь большое количество
времени. Что ж, если такая решительная перестройка
привычного распорядка в вашем случае невозможна,
начинайте с малого, выделяя на приоритетные задачи
поменьше времени. Но придерживайтесь этого распи-
сания очень строго!
Проанализируйте свой обычный, «среднестатисти-
ческий» рабочий день, подумайте, на какое время луч-
ше всего назначить работу над приоритетной задачей.
За этой работой в расписании не должно следовать
дело, которое нельзя будет отложить на чуть более
поздний срок.
Поясним на конкретном примере: если после «важ-
ной работы» назначено совещание, на которое вы за-
ранее приглашаете десяток сотрудников, вы не сможе-
те позволить себе опоздать на это совещание.
Следовательно, есть вероятность, что работу над при-
оритетной задачей придется прервать именно в тот
момент, когда это крайне нежелательно.
Расположив дела в таком порядке, вы лишаете себя
пространства для маневра. Если же после «главной за-
дачи» вам предстоит проверять почту, вы можете не-
много сдвинуть свой график.
Постепенно, пробуя разные варианты и передви-
гая пункты в своем расписании, как кусочки голово-
ломки, вы сумеете сложить правильную картинку.
Проведенный учет времени позволяет вам увидеть
возможные «перекосы» в вашем образе жизни. Впро-
чем, если какая-то сфера деятельности значительно
«перевешивает» другие, вы наверняка прекрасно зна-
ете об этом и без точных измерений времени. Но если
вы вели учет своим делам, то результаты, изложен-
ные в письменном виде, дают вам более наглядную
картину.
Слишком много работы и совсем мало занятий
спортом? Долгие часы сидения за компьютером и не-
хватка времени на общение с семьей? Это серьезный
повод для того, чтобы хорошенько поработать над сво-
им расписанием, привести свои дела в большее равно-
весие.
Пока вы пытаетесь планировать дела «на глазок»,
вам, скорее всего, не удается добиться этого равнове-
сия, как бы вы к этому не стремились. Возможно, вам
знаком известный закон Паркинсона: любая работа за-
нимает все отведенное на нее время. То есть независи-
мо от того, сколько времени на самом деле требуется
на выполнение той или иной задачи, вы можете сидеть
над ней до бесконечности, если не поставите себе чет-
кие временные рамки.
Поэтому старайтесь вводить какие-то ограничения.
Поверьте, это только кажется, что у вас совсем нет вре-
мени на общение с семьей. Если вы заранее, в воскресе-
нье вечером отметите в своем расписании несколько
«семейных мероприятий», ваша работа ничуть не по-
страдает! Просто она перестанет вас затягивать, при-
вязывать к рабочему столу или к компьютеру тогда, ког-
да в этом уже нет никакой нужды. До тех пор, пока вы
пассивно ждете «просвета» в делах, ситуация будет ос-
таваться прежней.
Никакой «просвет» сам по себе не возникнет —
всегда найдутся еще какие-то дела, срочные и не очень,
важные и ненужные. Вопрос лишь в том, действитель-
но ли они имеют для вашего благополучия большее зна-
чение, чем прогулка с детьми или вечер, проведенный
с любимой женой?
Зачем поддаваться на любые стимулы извне? У вас
есть цели, приоритетные задачи, некоторое количество
ежедневных рутинных обязанностей. И есть сферы
жизни, которые не менее важны для вас, чем работа.
Вы — хозяин своего времени, и это ваше право — рас-
пределять свои дела таким образом, который, вы счи-
таете оптимальным.-




Еще одна отличительная черта хорошего расписа-
ния состоит в том, что оно не является чрезмерно же-
стким. В нем есть несколько «окон». Понятно, что как
бы хорошо вы ни спланировали свой день, вы не заст-
рахованы от неожиданностей: внезапно у вас могут
появиться какие-то незапланированные, но действи-
тельно неотложные дела. Кроме того, и в ходе выпол-
нения своих запланированных заранее дел вы можете
столкнуться с препятствиями, не поддающимися ваше-
му контролю.
Если расписание составлено жестко, в нем нет ни-
каких свободных промежутков, любой сбой в програм-
ме может пустить под откос весь тщательно продуман-
ный день. Ведь время — субстанция непрерывная.
Опоздание на пятнадцать минут утром сдвинет все
дела, назначенные на день, и дальше нарушения рас-
писания будут нарастать, подобно снежному кому.
В результате вы опять окажетесь в хаосе невыполнен-
ных дел.
Чтобы избежать этого, заранее учитывайте воз-
можность подобных «внезапностей». Одного лишь
обеденного перерыва на целый рабочий день мало.
Оставляйте «окошки » свободного времени между раз-
ными делами. Это не означает, что, назначив себе
«окно» на 16.00, вы только тогда и сможете восполь-
зоваться этим «стратегическим запасом» времени для
исполнения незапланированных дел. Просто вы знае-
те: у вас есть свободные полчаса, в расписании они от-
мечены «с 15.00 до 15.30». Возможно, необходимость
в этих тридцати минутах возникнет у вас еще утром,
когда к вам пожаловал нежданный, но очень важный
посетитель. Прекрасно! У вас есть время на встречу с
ним, а запланированные на этот период дела вы немно-
го сдвинете, воспользовавшись наличием «окна».
Как правило, специалисты по тайм-менеджменту
советуют отводить на «окна» 40% общего рабочего
времени. Вам кажется, что этого многовато? На самом
деле, соотношение 60:40 является совершенно реали-
стичным. Ведь эти 40 % «свободного » времени вы тоже
в результате потратите на работу. Эти часы представ-
ляют собой необходимое вам пространство для манев-
pa, служат гарантией тому, что вы не окажетесь по-
гребенными под лавиной срочных дел, которые вам
никак не удается выполнить.
Возможно, поначалу вам будет трудновато плани-
ровать время так, чтобы соблюдалось указанное соот-
ношение: будучи занятым человеком, вы будете до пре-
дела заполнять свой рабочий день необходимыми
делами. Тем не менее всеми силами стремитесь к тому,
чтобы уместить все запланированное именно в 60 %
рабочего времени. С каждым днем приближайтесь к
этой цели. Обращайте внимание на приоритетность
задач, безжалостно избавляйтесь от ненужных пунк-
тов в своем расписании; не забывайте делегировать
свои полномочия — поручать другим людям дела, ко-
торые, строго говоря, вовсе и не входят в круг ваших
обязанностей.




Несмотря на то, что мы то и дело повторяем: «Возьми-
те контроль в свои руки! Вы — хозяин своего времени!
Принимайте решения самостоятельно!», — нельзя от-
рицать существования обстоятельств, которые непод-
властны каждому отдельному человеку.
У вас есть цели, задачи, планы и расписание — но
ведь они есть и у других людей! И, разумеется, ваши
задачи и планы могут вступать в противоречие с пла-
нами окружающих. Возможно, вам наиболее удобно
посетить налоговую инспекцию в пятницу, в восемь
часов утра. Но вся беда в том, что это учреждение (по-
добно подавляющему большинству других) начинает
работать лишь с девяти или даже десяти часов.
Наверное, каждый из нас не понаслышке знаком с
этой проблемой: «У нас такой же рабочий день, как у
вас!», — говорят нам сотрудники жилконтор и паспор-
тных столов, банковские служащие и врачи в поликли-
нике... Хорошо хотя бы то, что магазины не закрыва-
ются в 18.00 и открыты по выходным (а, между прочим,
пару десятков лет назад все обстояло совсем иначе!).
Ничего не поделаешь. Возможно, налоговая инс-
пекция когда-нибудь и станет работать круглосуточ-
но, но на паспортный стол в этом смысле надежды нет
никакой... Поэтому нам, так или иначе, приходится со-
ставлять свое расписание с учетом не только собствен-
ных потребностей, но и с оглядкой на объективную ре-
альность.
Прежде чем вы запланируете визит к стоматологу,
нужно позвонить по телефону и договориться о точ-
ном времени посещения. Прежде чем соберетесь в ка-
кую-нибудь контору за нужной справкой, необходи-
мо выяснить расписание работы данного учреждения.
Казалось бы, все это — азбучные истины, но на прак-
тике почему-то о них слишком часто забывают. Льви-
ная доля потраченного впустую времени приходится
именно на такие ситуации: нужного человека не было
в нужное время на месте.
Людям, которые постоянно наступают на эти граб-
ли, только кажется, что от них здесь ничего не зави-
сит. Конечно, какая-то доля случайностей все равно
остается в любом, самом продуманном плане. Но этот
процент можно и нужно сводить к минимуму. У вас
всегда под рукой телефон — позвоните и уточните,
прежде чем бежать.
Не нужно начинать рабочий день с проверки по-
чты, если вам нужно пообщаться с сотрудниками или
с начальством. Почта никуда не убежит, а вот люди
вполне могут — если и не убежать, то, по крайней мере,
с головой погрузиться в свои собственные дела, и вам
будет значительно труднее организовать деловой раз-
говор.
К сожалению, мы далеко не всегда готовы встать
на точку зрения другого человека. Когда мы планиру-
ем свое время, мы забываем о том, что тем же самым
заняты и окружающие. Между тем любой пункт рас-
писания, связанный с другими людьми, нужно оцени-
вать с двух сторон: не только «когда мне удобнее все-
го этим заниматься?», но и «когда мой партнер будет
готов заняться этим делом?».




Может быть, вы знаете, что ваша работоспособ-
ность неодинакова в разное время суток. И это тоже
крайне желательно учитывать при составлении распи-
сания. К сожалению, многие занятые люди обращают
слишком мало внимания на собственные самочувствие
и биоритмы. Есть привычка, давно устоявшееся пра-
вило — работать с девяти и «до упора ». Многие даже
не имеют представления о том, кем на самом деле яв-
ляются — «жаворонками» или «совами». Классичес-
кий случай: человек, сиЛьно загруженный делами, вка-
лывает до глубокой ночи, стараясь успеть сделать все,
что только возможно, и не позволяя себе расслабить-
ся, пока все необходимые дела не будут завершены. Ко-
нечно, он мучительно не высыпается, наутро страдает
от головной боли, слабости, общего ощущения разби-
тости. И делает из этого «закономерный» вывод: «Я —
"сова"! Я очень плохо себя чувствую, когда встаю
рано!»
А на самом-то деле он, может быть, как раз жаво-
ронок. Только не дает себе возможности выяснить это.
Но если в один прекрасный день он все-таки принима-
ет волевое решение — прекратить издеваться над со-
бой, в восемь часов вечера решительно откладывает в
сторону все дела, а в десять ложится спать — начина-
ются чудеса. Почему-то безо всякого будильника он
просыпается не в половине девятого, а в шесть. И при
этом чувствует себя более чем прилично. И обнаружи-
вает в себе достаточно энергии, чтобы приступить к
новому рабочему дню. Вот вам и «сова»... оказывает-
ся, «сова поневоле».
Попытки действовать наперекор своим естествен-
ным ритмам никогда не доводят до добра. Конечно,
можно искусственно взбадривать себя литрами кофе
или крепкого чая. Такая стимуляция может на неко-
торое время повысить работоспособность в те часы,
которые, в соответствии с биоритмами, вам следовало
бы потратить на отдых. Но имейте в виду: за искусст-
венно вызванным подъемом работоспособности сле-
дует более глубокий и длительный упадок сил, чем
обычная, своевременная усталость. Поэтому лучше
все-таки не пытаться «переломить» себя, а научиться
жить в гармонии с собственным организмом.
Попробуйте поэкспериментировать. Выделите пару
дней на это благое дело — «познать себя ». Поменяйте
местами некоторые пункты своего расписания, подви-
гайте назначенные дела, чтобы посмотреть: в какие
часы вам лучше работается, а когда наваливается на-
стоящая усталость так, что вы с трудом можете сосре-
доточиться и заставить себя действовать.
Попробуйте лечь на час раньше или, наоборот, про-
снуться утром на час позже. Может быть, обеденный
перерыв нужно устраивать не в два часа дня, а в пол-
день. Словом, испытайте разные варианты организа-
ции своего рабочего дня и оцените, какой режим луч-
ше всего отвечает потребностям вашего организма.
Не переживайте из-за того, что от ваших экспери-
ментов пострадает работа. Да, вы наверняка в эти дни
немного выбьетесь из графика, но после того, как вы
определите периоды своей наивысшей работоспособ-
ности, вы очень быстро наверстаете упущенное. У вас
появится возможность оптимизировать расписание и
работать более эффективно.
Если вы знаете, что время наибольшей работос-
пособности приходится у вас на утренние часы, не
«захламляйте» эту часть дня рутиной — не слишком
значительными делами, которые вы можете выпол-
нять привычно, автоматически, не уделяя им слишком
большого внимания.
Используйте свои возможности и особенности наи-
лучшим образом: утро посвятите плодотворной и вдум-
чивой работе над серьезными задачами, а «мелочевку»
оставьте на послеобеденное время, когда энергии у вас
поубавится. Тогда привычные и несложные дела при-
дутся как раз кстати — ведь для того, чтобы разобрать-
ся с ними, от вас не требуется никакого серьезного на-
пряжения.




И последнее — по порядку, но не по значению!
В конце дня обязательно подводите итоги. Это необ-
ходимо, чтобы вовремя вносить коррективы в распи-
сание.
Скорее всего, не все пункты вашего ежедневного
плана удается выполнить. Остаются неизбежные «хво-
сты». Один из ключевых секретов хорошего расписа-
ния и эффективного управления временем в целом —
рациональный подход к таким «хвостам». В конце не-
дели просмотрите свои ежедневные записи, обращая
особое внимание на те дела, которые так и остались
незавершенными или даже неначатыми.
Если помните, мы уже говорили о негативной роли
таких «залежей» — дел, исполнение которых отложе-
но на неопределенный срок. Как можно поступить с
подобными «хвостами»? Возможно несколько вариан-
тов. Может быть, за прошедшие дни поставленная за-
дача каким-то образом разрешилась сама собой. Воз-
можно, она по-прежнему сохраняет свою актуальность
и значимость. Подумайте, что мешало вам выполнить
это дело на протяжении рабочей недели, и при необ-
ходимости переведите его в разряд приоритетных —
начните именно с него составление расписания на сле-
дующую неделю.
А может быть, неуспех в выполнении этой задачи
свидетельствует о том, что она была попросту лишней:
вы внесли ее в свой план по каким-то причинам, кото-
рые при более внимательном и критическом рассмот-
рении утрачивают свою обоснованность. Помните пра-
вило «пяти минут»? От лишних дел нужно избавляться
решительно и безжалостно! Если вы честно признае-
тесь себе, что и в ближайшие дни не готовы выделить
время для решения этой задачи, не стоит привычно
вписывать ее в новое расписание «на всякий случай » —
вдруг да выпадет минутка полного безделья и до «хво-
ста » дойдут, наконец, руки? Если вы уже уверенно чув-
ствуете, что этого не случится, — вычеркивайте этот
пункт раз и навсегда!
И конечно, завершая «разбор полетов», не за-
будьте похвалить себя за достигнутые успехи. Вооб-
ще, приступая к работе над расписанием на следую-
щую неделю, поразмыслите заранее — чем вы могли
бы вознаградить себя за хорошую работу? Не нуж-
но думать, что похвалы и подарки самому себе — это
«детский сад» и «несерьезно». Всякий честный труд
заслуживает награды. Например, вы можете сфор-
мулировать свои планы таким образом: если мне уда-
стся составить хорошее расписание и следовать ему
и благодаря этому к концу недели вся необходимая
работа будет выполнена, то появившееся свободное
время я потрачу исключительно на удовольствия —
встречусь с приятелем, которого давно не видел, или
схожу с сыном на футбол, и т. д.
Прочитав эту главу, вы узнали:
как сделать планирование непрерывным и
гибким процессом, не отнимающим больше
времени, чем нужно;
в чем заключаются секреты хорошего рас-
писания:
в хорошем расписании ключевыми мо-
ментами являются приоритетные зада-
чи — для них выделяется самое удобное
время;
в хорошее расписание уравновешено —
в нем есть время не только для работы,
но и для других, не менее важных сфер
жизни;
в хорошем расписании есть «окна» — ре-
зервные промежутки времени, которыми
вы можете воспользоваться в случае не-
предвиденной необходимости;
хорошее расписание учитывает требова-
ния объективной реальности — прежде
всего, расписание других людей;

<< Пред. стр.

страница 7
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign