LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 6
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

И именно эти явления мы обычно считаем совер-
шенно неподвластными нашему контролю. Мы не мо-
жем ни ликвидировать многокилометровую пробку, ни
заставить окружающих всегда находиться в нужном
месте в нужное время. Тем не менее, как мы увидим
чуть ниже, и эти «черные дыры» мы вполне можем, ну,
если не «залатать» полностью, то, по крайней мере,
существенно сократить в размерах.




Под этим угрожающим названием мы подразуме-
ваем все привычные действия, которые являются со-
вершенно бесполезными и которые мы, тем не менее,
совершаем день за днем: болтаем ни о чем (особенно
по телефону), сидим перед телевизором (не потому, что
там показывают что-то действительно нужное или ин-
тересное, а потому, что мы таким образом «расслаб-
ляемся » — на деле же устаем еще больше!), слоняемся
из угла в угол, бесцельно болтаемся по Интернету и
так далее, и тому подобное...
Возможно, помимо этих общепринятых, у вас
есть и свои, оригинальные способы тратить время
впустую.
Часто именно эти привычки с наибольшим трудом
поддаются коррекции, поскольку механизм их «запус-
ка» срабатывает, минуя сознание. На то они и привыч-
ки, чтобы «срабатывать» автоматически! Контролиро-
вать свои отношения с «пожирателями времени»
нелегко — но возможно.
В завершении этой главы хочу предложить вам при-
мерный перечень вопросов, который вы можете взять
за основу, анализируя результаты хронометража. От-
ветив на эти вопросы, вы получите довольно ясную
картину: чего именно не хватает вашему стилю орга-
низации дел и времени, чтобы вы могли признать свою
деятельность по-настоящему эффективной.
Выделяете ли вы немного времени в начале
каждого рабочего дня на предварительное
планирование, продумывание предстоящей
работы?
Записываете ли вы свои цели и задачи, указы-
вая сроки их выполнения?
Соблюдаете ли вы иерархию, распределяя за-
дачи по степени их приоритетности? Удается ли
вам сначала выполнять наиболее важные дела,
а потом уже второстепенные?
Часто ли вы беретесь за несколько дел одно-
временно?
Есть ли такие дела, которые вы выполняете по
отдельности, тогда как на самом деле выпол-
нение как раз этих дел разумнее было бы со-
вместить?
Часто ли вы поручаете какие-то дела другим
людям — подчиненным, коллегам, соответству-
ющим профессионалам? Или предпочитаете все
делать самостоятельно (включая и то, что вы-
ходит за рамки вашей профессиональной дея-
тельности и компетентности)?
Часто ли вы идете на поводу у других людей,
выполняя просьбы и поручения, которые не
были вами запланированы?
Присутствуют ли в вашем ежедневном распи-
сании «окна», промежутки свободного време-
ни, специально заложенные в план на случай
непредвиденных обстоятельств?
Сколько «пожирателей времени» вам удалось
обнаружить?




Из этой главы вы узнали:
почему нужно вести учет своего времени;
какие сложности могут возникнуть у вас, ког-
да вы приступите к хронометражу;
как подобрать удобную для вас систему учета
времени;
как провести анализ результатов учета време-
ни, выделив свои сильные стороны и обозначив
проблемы.
СЕКРЕТЫ ХОРОШЕГО
РАСПИСАНИЯ




ы с вами проделали уже большую работу: научи-
лись ставить перед собой стратегические цели,
формулировать конкретные задачи, распреде-
лять их по степени приоритетности. Кроме того,
благодаря учету времени мы теперь знаем две
очень важные вещи. Во-первых, мы установили,
сколько времени занимает у нас выполнение тех
или иных дел. Во-вторых, выяснили, что именно
мешает нам организовать свои дела оптимальным
образом, выявили помехи, недочеты, определи-
ли «пожирателей времени». Наконец, мы узна-
ли кое-что новое и о самих себе: в чем заключа-
ются наши слабости и каковы наши сильные
стороны, какими полезными знаниями и навыка-
ми мы обладаем.
Все это, несомненно, составляет надежный
фундамент, опираясь на который мы можем при-
ступить к следующему шагу — планированию.
Разумеется, не стоит рассчитывать: вот сей-
час я возьму блокнот и ручку, тщательно про-
анализирую все свои записи — и составлю иде-
альное расписание, в котором не будет больше
«черных дыр» и найдется время для всего, в соот-
ветствии с моими целями и задачами. Никакого иде-
ального плана не существует. Да и просто хороший
план действий удастся создать далеко не с первой
попытки.
Более того: планирование — не разовая акция, ко-
торую достаточно проводить время от времени. Все
люди занимаются планированием, так или иначе. Даже
самые безалаберные и неорганизованные порой ощу-
щают потребность каким-то образом спрогнозировать
собственное будущее. Например, представляют себе,
чем они займутся во время отпуска или как встретят
Новый год... Это ведь тоже планирование! Но мы,
конечно, говорим о другом. Для того чтобы жизнь дей-
ствительно изменилась в желательном для вас направ-
лении, вы должны привыкнуть к тому, что планирова-
ние отныне станет не отдельной процедурой, но неким
«фоновым» процессом, протекающим в вашем созна-
нии постоянно.
Планирование как специальная процедура тоже не-
обходимо. В вашем расписании должен быть такой от-
дельный пункт: планирование. Скажем, по воскресе-
ньям вы всегда выделяете один час на то, чтобы
подвести итоги прошедшей недели, уточнить свои цели
и задачи, а также распределить по степени важности
дела на предстоящую неделю. Это — предварительное
планирование. Кроме того, каждое утро вы посвящае-
те пятнадцать минут ежедневному планированию —
составлению более конкретного плана своих дел с уче-
том возникающих каждый день обстоятельств, не упус-
кая из виду стратегический еженедельный план!
Но этого недостаточно. Впрочем, вы наверняка зна-
ете это и по собственному опыту. Все течет, все изме-
няется— и каждый день ставит перед нами новые ус-
ловия, новые проблемы, требующие своего решения.
Нередко случается, что тщательно продуманный зара-
нее план оказывается невыполнимым в каких-то дета-
лях, а иногда и полностью.
Главный секрет успеха — не в том, чтобы научить-
ся составлять идеальные, абсолютно надежные планы
(ибо это невозможно), а в том, чтобы сохранять в себе
готовность перестраиваться, при необходимости вно-
сить коррективы в свой план, не теряя при этом из виду
стратегических целей, тех «маяков», на которые вы
должны ориентироваться, невзирая на давление внеш-
них обстоятельств.


За рулем своей жизни
Вот поэтому я и говорю о планировании как о не-
прерывном процессе. Для того чтобы окончательно
прояснить этот момент, приведем пример. Представь-
те себя за рулем автомобиля. Вам нужно приехать в
определенное место. Когда вы ведете машину, вы не
думаете постоянно только о цели вашей поездки — вы
просто знаете, куда двигаетесь. При этом вы обращае-
те внимание на сигналы светофора, знаки дорожного
движения — то есть реагируете на частные стимулы,
возникающие перед вами на протяжении всего вашего
пути. Если вы обнаружите, что в каком-то месте доро-
га перекрыта (или забита «пробкой»), вы на ходу изме-
ните привычный (запланированный) маршрут, отпра-
витесь в объезд — каким-то образом скорректируете
план своего движения, но все-таки приедете туда, куда
хотели. Увидев препятствие, перекрывающее вам до-
рогу, вы не вернетесь домой (не откажитесь от своей
цели) и не будете двигаться напролом (например, не
поедете по улице, где сняли асфальт и ведут ремонт-
ные работы), а поищете другой путь.
Итак, водитель за рулем: а) знает свою конечную
цель и движется по направлению к ней; б) чутко реаги-
рует на изменения в окружающей обстановке — до-
рожные знаки, сигналы светофора, ситуацию на доро-
ге; в) практически неосознанно (по крайней мере, если
это опытный водитель) прислушивается к работе дви-
гателя своей машины и вообще управляет ею — руки
автоматически выполняют привычные действия, и во-
дителю не приходится все время думать лишь о том, за
какой рычаг дернуть; но если только он почувствует
или услышит, что машина «ведет себя» как-то иначе,
чем обычно, он обратит на это внимание; г) ведет раз-
говор с пассажиром, слушает радио или размышляет о
чем-то. Хороший водитель не чувствует себя за рулем
напряженно, не тратит все силы лишь на то, чтобы уп-
равлять автомобилем — он находится в состоянии
«расслабленного внимания »: развлекая попутчика бе-
седой или слушая новости по радио, он, тем не менее, в
любой момент готов отреагировать на сигналы извне
и, конечно, держит в уме цель своей поездки, т. е. по-
мнит, куда именно он едет.
По большому счету, это именно то, что требует-
ся от нас. Не забывая о цели и двигаясь именно к ней,
мы можем по ходу дела заниматься еще какими-то
делами, а также соответствующим образом реагиро-
вать на новые условия, требования среды, изменяя в
зависимости от них свой маршрут — но не конечную
цель!
Прежде чем водитель окажется за рулем движу-
щегося автомобиля, он должен получить ответы на не-
сколько вопросов. Прежде всего, куда и зачем он со-
бирается ехать, как удобнее всего добираться туда,
куда он хочет попасть. Мы получили ответы на эти
вопросы, проработав первую и вторую главы этой
книги.
Далее водитель должен быть уверен, что в машине
достаточно бензина, а для этого он должен иметь пред-
ставление о расстоянии, которое ему предстоит пре-
одолеть, о расходе топлива у его автомобиля и коли-
честве бензина в данный момент.
Возвращаясь к тайм-менеджменту, мы можем ска-
зать, что сходный круг вопросов мы решаем благода-
ря учету времени. В результате хронометража и ана-
лиза полученных данных мы имеем информацию о том,
каков наш «расход топлива », т. е. сколько времени нам
требуется на те или иные дела. Также мы обнаружива-
ем, что немалое количество часов и минут утекает.в
«черные дыры». Между тем это — тоже время, наш
резерв, который можно использовать эффективно, в
качестве «топлива», необходимого для достижения
цели.
Ответы на вышеозначенные вопросы — уже и есть
планирование. Что еще неплохо было бы узнать? Если
водитель собирается ехать в знакомое ему место, он
заранее знает, сколько времени займет поездка. Если
впервые отправляется куда-то, то ему, разумеется,
придется сначала ознакомиться с атласом дорог, что-
бы определить свой маршрут. Возможно, этих сведе-
ний окажется недостаточно, и он посоветуется с людь-
ми, уже совершавшими такое путешествие, — узнает у
них путь, по которому лучше ехать, чтобы побыстрее
добраться до места.
То же самое мы должны делать при планировании
любой своей деятельности. Мы оцениваем, сколько
времени займет у нас то или иное дело. Если перед нами
стоит совершенно новая задача, с которой мы никогда .
не сталкивались прежде, необходимо продумать, как
именно ее решать и в какие сроки. В том случае, если
способ решения не лежит на поверхности, имеет смысл
воспользоваться опытом тех, кто уже сталкивался с
подобной проблемой. Благодаря консультации знаю-
щих людей мы можем получить хотя бы примерное
представление о том, как нужно действовать и сколь-
ко времени это занимает.
Все эти рассуждения не выходят за границы здра-
вого смысла и, наверное, не содержат в себе ничего
принципиально нового для вас. Теоретически все зна-
ют, зачем необходимо планирование. Почему же на
практике люди этого не делают? Основное возраже-
ние, как это ни забавно, заключается все в том же от-
чаянном протесте: «Но ведь на это совершенно нет
времени!»
То есть, вроде бы, в нагрузку к тем делам, которые
вы и так не успеваете сделать, на вас «навешивают» еще
одно — вот это самое планирование.
Тем не менее придется смириться с непреложным
фактом: предварительное планирование — единствен-
ная возможность сократить временные потери. И вот
что еще имейте в виду.
Поначалу, когда вы только приступаете к освоению
искусства тайм-менеджмента, предварительное плани-
рование действительно может занимать порядочное
количество времени. Но постепенно вы будете наби-
раться опыта и этот процесс все в большей степени ста-
нет протекать автоматически: вам и в самом деле дос-
таточно будет десяти минут утром или вечером, чтобы
наметить основные «опорные пункты» на день, все ос-
тальное планирование будет протекать в том самом
«фоновом режиме», о котором мы уже упоминали.
Словом, тут все обстоит так же, как при обучении вож-
дению автомобиля.
Зачем, собственно, люди садятся за руль? Чтобы по-
лучить возможность быстрее и с большим удобством
добираться туда, куда им нужно, чтобы перестать за-
висеть от капризов общественного транспорта — сло-
вом, чтобы приобрести большую самостоятельность в
своих перемещениях в пространстве. Но начинается все
не с «доходов», а с «расходов»: приходится тратить
время на то, чтобы научиться водить автомобиль, по-
лучить права.
Да и первое время после получения прав... Неопыт-
ному водителю приходится полностью сосредоточи-
ваться на управлении автомобилем — какая уж тут
болтовня или слушанье радио!
Он напряжен, едет медленно, выбирает улицы, где
движение поспокойней, а не те, которые быстрее при-
ведут его к цели путешествия. Словом, сначала еще нет
никакой быстроты и самостоятельности.
Но проходит какое-то время — может быть, пол-
года, а может быть, и год, и человек уже почти не по-
мнит своего напряжения, страха. Он действительно
получает те преимущества, ради которых садился за
руль.
Так же получится и у вас, если вы всерьез займе-
тесь тайм-менеджментом. Но есть, между прочим, и
приятное отличие от обучения вождению. Уже на на-
чальных этапах, когда планирование еще будет зани-
мать у вас порядочное количество времени, вы почув-
ствуете преимущества нового подхода к делу. Да-да,
несмотря на то, что вы увеличиваете список необходи-
мых ежедневных дел, добавляя к ним пункт «планиро-
вание», вы заметите, что успеваете сделать больше, чем
прежде, — и с меньшим напряжением.
Секрет даже не в том, что ваши планы с первой же
попытки получаются очень правильными и разумны-
ми — вы еще только начинаете осваивать искусство
планирования.
Но вы уже взяли свою жизнь под контроль: вы сле-
дите за тем, куда и каким образом расходуете время,
вы больше не позволяете обстоятельствам по-хозяй-
ски распоряжаться вашими ресурсами.
Благодаря планированию вы отчетливее видите
действительно важные и срочные дела, а второстепен-
ные и вовсе незначительные отметаете. И потому по-
лучаете первый благоприятный результат!
Что учитывать
при составлении расписания?
Разумеется, планирование — это не построение
воздушных замков. У этого процесса есть конечный
результат, вполне материальный — это ваше распи-
сание. Возможно, оно «по старинке» будет записано
в блокноте-ежедневнике. Может быть, вы, как и ты-
сячи других достаточно деловых людей, оцените пре-
имущества компьютерных программ, специально
предназначенных для этих благих целей — составле-
ния расписания и учета собственного времени.
Например, если вы используете «Outlook Express»
исключительно как почтовую программу, настало
время освоить и другие ее возможности — и вы по-
лучите в свое распоряжение достаточно удобный «ор-
ганайзер».
Впрочем, какими бы средствами вы ни пользова-
лись, главным остается все-таки вопрос о том, как со-
ставить хорошее расписание. Точного и единственно
верного алгоритма мы вам, конечно, предложить не
сможем.
Ведь наиболее важное, принципиальное достоин-
ство хорошего расписания заключается в том, что оно
скроено точно по вашей мерке, отвечает именно вашим
потребностям.
Но некоторые общие — и весьма полезные! — со-
ображения мы вам предоставим.
Как правило, новички в составлении расписаний со-
вершают одну ошибку. Они старательно начинают за-
писывать: «9.00—9.30 — проверка почты, ответы на
письма. 9.30—11.00— работа над проектом. 11.00—
12.00 — совещание...» и т. д. Так вот, это -»- не что иное,
как изложение той «текучки», которой человек и так
занимается изо дня в день. Вы сидите, вспоминаете свои
ежедневные обязанности и по порядку записываете их
в ежедневник. Будет ли польза от такого расписания,
можно ли, опираясь на- такой план, ожидать каких-то
принципиальных перемен к лучшему? Едва ли.
Ведь, скорее всего, именно так вы до сих пор и ра-
ботали: шаг за шагом, от одного рутинного дела к дру-
гому, а что-то главное, самое важное всегда оставалось
недоделанным, не до конца исполненным... Так нач-
ните же с этого главного!
Приступая к составлению расписания, скажем, на
неделю, первым делом расставьте в нем самые важ-
ные, первоочередные задачи. Несмотря на то, что вам
действительно нужно каждый день проверять свой
почтовый ящик и отвечать на письма, не начинайте
работу над расписанием с этой рутинной процедуры.
Начинать нужно с приоритетов — на то они и при-
оритеты.
Предположим, что в вышеприведенном примере
приоритетной задачей является «работа над проек-
том». Это — очень важная и нужная задача, и для «хо-
зяина» расписания этот проект представляет боль-
шую ценность. Но даже по приведенному крошечному
фрагменту расписания можно с большой долей уве-
ренности представить себе, как обстоят дела на прак-
тике.
В понедельник утром этот человек приходит на ра-
боту; он хорошо отдохнул в выходные и теперь полон
энергии, новых идей и желания приступить к своему
Проекту. Но для начала он отвлекается на проверку и
обработку почты — так уж положено! Все мысли его
заняты Проектом, он обдумывает какие-то детали ра-
боты над ним, и потому ему то и дело приходится уси-
лием воли возвращать себя к тому, чем он должен за-
ниматься в данный момент. Он вновь перечитывает
письмо, чтобы все-таки вникнуть в его содержание,
старается отогнать от себя «посторонние» мысли и
составить ответ... Одним словом, переключиться с
размышлений о том, что действительно интересует
этого человека, на рутинную процедуру обработки
почты не так уж легко, и потому работа с корреспон-
денцией занимает немного больше времени, чем было
запланировано в расписании, — скажем, не тридцать

<< Пред. стр.

страница 6
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign