LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 4
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Попарный выбор

Этим способом вы можете воспользоваться, если у
вас имеется ряд задач, примерно одинаковых по мно-
гим параметрам: например, по количеству времени,
которое необходимо затратить на каждую из них, по
сложности и т. д. Их наверняка можно распределить
по степени важности, но при поверхностном взгляде
выбрать из десятка (к примеру) задач ту, с которой
лучше всего начать, никак не удается.
Прежде всего, составьте нехитрую табличку:




В первом столбце перечислены задачи, в самой верх-
ней строке — они же, в том же порядке (в нашем при-
мере — от 1 до 6). Последний столбец предназначен
для подведения итогов.
Начинаем процедуру выбора. Сравниваем задачу 1
и задачу 2. Какая из них представляется вам первооче-
редной? Не вообще, а именно из этих двух! Предполо-
жим, вы отдали предпочтение задаче 1. В клетке на пе-
ресечении строки «задача 1» и столбца «задача 2»
поставьте номер выбранной задачи (т. е. «1»).
Теперь сравните задачу 1 с задачей 3, номер вы-
бранной задачи запишите в соответствующую клетку
таблицу. Продолжайте в том же духе, а когда закончи-
те поочередное сравнение задачи 1 со всеми остальны-
ми, переходите к задаче 2. С задачей 1 вы ее уже срав-
нивали, поэтому начинайте сразу с пары «задача 2 и
задача 3».
В конце концов, заполненная вами таблица приоб-
ретет такой вид:




Теперь подсчитайте, сколько раз в заполненной
вами таблице встречается номер задачи «1» (разуме-
ется, имеется в виду результат выборов, а то, что ука-
зано в «заглавных» столбцах и строках, в счет не
идет). В графе «Итого» проставьте результат, затем
точно так же посчитайте, сколько раз попали в таб-
лицу все прочие задачи.
Как вы видите, ваши задачи выстроились по поряд-
ку — по степени своей важности и неотложности (если
именно это служило вам критерием при сравнении).
Оказалось, что одни задачи «горят» совсем не так силь-
но, как другие: например, задачи 3 и 5, получившие в
таблице всего по одному баллу (упоминанию), на са-
мом деле вовсе не являются такими же срочными и важ-
ными, как все остальные.
Впрочем, как вы заметили, работа еще не закон-
чена: «лидер» определился однозначно — это зада-
ча 4 (получившая пять баллов), а вот второе место
разделили между собой задача 1 и задача 6 (обе на-
брали по три балла).
Но тут уж больших трудностей не предвидится —
мы ведь уже сравнивали эти задачи между собой! Гля-
дим в таблицу и видим, что предпочтение отдано зада-
че 6.
Окончательный список будет выглядеть так: зада-
ча 4, задача 6, задача 1, задача 2, задача 5, задача 3. Вот
вам и план действий на ближайшее время. Избавившись
от необходимости хвататься за шесть дел сразу, вы
можете спокойно приниматься за первоочередное,
будучи уверенным в том, что вы сделали совершенно
разумный, обоснованный выбор.
Понятно, что при помощи метода попарных вы-
боров очень удобно распределять не только дела, ко-
торые необходимо выполнить, но и, например, управ-
лять своими расходами: табличка поможет решить,
какие из покупок действительно являются приоритет-
ными, а какие можно отложить до следующей зарп-
латы, и т. д.


Ориентация на цель

Здесь нет строгого основания в виде методов мате-
матической статистики, но есть опора на здравый
смысл. Все, о чем мы рассказывали выше: постановка
целей, планирование необходимых задач для их дос-
тижения, — правильно и разумно. Но, как известно
каждому из нас, в реальной жизни действовать строго
по разработанной схеме удается далеко не всегда. У вас
может быть прекрасно продуманный и разработанный
план, но вот вы просыпаетесь утром, приходите на ра-
боту и... на вас неминуемо наваливается настоящая
лавина самых разных дел.
Как связать эту ежедневную «текучку» (или, наобо-
рот, «горячку», учитывая, что все эти дела представ-
ляются важными, срочными, совершенно неотложны-
ми) с тем, к чему вы на самом деле стремитесь?
Секрет успеха заключается не только в том, что-
бы хорошо и вовремя делать все нужные дела, но и в
том, чтобы не делать дел ненужных! А потому, оки-
нув мысленным взором нагромождение всего «важ-
ного, срочного и неотложного », задайте себе вопрос,
который поначалу может показаться вам крамоль-
ным: «Что произойдет, если я этого (т. е. какого-то
конкретного дела) не сделаю?» Представьте себе по-
следствия такого «отречения». Так ли они ужасны?
Поверьте, зачастую критическая проверка обнаружи-
вает, что огромная часть ежедневных хлопот оказы-
вается совершенно излишней. Мы хватаемся за мно-
гие дела просто потому, что они оказались в поле
нашего внимания, тогда как вообще-то нам совершен-
но ни к чему их выполнять.
Помимо метода «от противного» (т.е. проверки
«Что случится, если этого не сделать?»), можно рас-
сматривать дела и с другой точки зрения: имеют ли
они отношение к вашим целям?
Проблема заключается в том, что при всех благих
намерениях и понимании того, как важно иметь пе-
ред собой цель, в повседневной жизни мы часто теря-
ем перспективу. Коротко говоря, это все та же, ста-
рая как мир, проблема деревьев, за которыми не видно
леса.
Возьмите себе за правило тратить буквально не-
сколько минут каждое утро на то, чтобы оценить пред-
стоящие сегодня дела «с высоты птичьего полета» —
оттуда видно лес!
Не обязательно напрочь отбрасывать те дела, ко-
торые не служат достижению цели. Но можно, по
крайней мере, выстроить некоторую иерархию: снача-
ла пройти несколько важных и действительно необхо-
димых шагов по направлению к цели, а второстепен-
ные, не слишком нужные дела отложить на какое-то
время.


Метод «пяти минут»
Этот совет может, на первый взгляд, показаться и
вовсе легкомысленным; тем не менее практика пока-
зывает, что именно этот метод позволяет сэкономить
массу времени, избавляя вас от множества напрасных
дел и напрасных переживаний, вызванных тем, что вы
«ничего не успеваете».
Просмотрите список дел, которые вы назначили
себе к исполнению на ближайшую неделю, к примеру.
Рассматривая каждый из пунктов, задайте себе про-
стой вопрос: «Готов ли я тратить на это дело хотя бы
пять минут в день в течение ближайшей недели?» Если
ответ отрицательный — вычеркивайте этот пункт из
списка!
Как видите, никакого серьезного и глубокого ана-
лиза. И не стоит опасаться, что, действуя подобным
образом, вы нарушите Мировое Равновесие или нане-
сете себе какой-то существенный ущерб, одним махом
отказавшись от выполнения Важного Дела. Если вы с
ходу отрицательно ответили на предложенный воп-
рос — значит, это дело только казалось важным и нуж-
ным.
Беда в том, что наши ежедневники полны такими
вот «мертвыми душами». Нам хочется успевать боль-
ше, и мы все время надеемся успеть сделать и это, и
это, и еще вон то... Но если в действительности вы не
готовы отдать силы и время некой проблеме, то полу-
чится вот что: время от времени, урывками, в ущерб
другим (действительно нужным!) делам, вы будете хва-
таться за эту «повисшую» проблему, пытаясь «не-,
множко порешать» ее, затем откладывать в сторону,
потому что подоспело время для более важных заня-
тий... В итоге решение данной проблемы растянется до
бесконечности, а все прочие дела пострадают — ведь
вы то и дело от них отвлекаетесь.
Так что, если вы видите, что последовательная и
методичная работа над какой-то задачей в данный
момент не вписывается в ваше расписание — вычерк-
ните ее, отложите до следующей недели. Возможно,
к тому времени она логичным образом перейдет в раз-
ряд действительно важных — у вас появится время и
желание заниматься ею. А может быть, она «отпадет»
окончательно. Так или иначе, будьте честны и реали-
стичны — не пытайтесь взвалить на себя больше, чем
это действительно необходимо.
Прочитав эту главу, вы узнали:
как разбить процесс достижения цели на
несколько конкретных этапов-задач;
как наиболее эффективно (с точки зрения
затрат времени и усилий) выстроить стра-
тегию решения поставленных задач;
как установить иерархию дел, отделить
нужные и важные задачи от второстепен-
ных и вовсе ненужных, определить поря-
док выполнения необходимых дел.
УЧЕТ ВРЕМЕНИ




азумеется, помимо работы над поставленными це-
лями, у каждого из нас есть еще масса ежеднев-
ных дел, не связанных с этими определенными
ориентирами, но, тем не менее, необходимых. Это
и «текучка» на работе, и такие неизбежные заня-
тия как прием пищи, домашние дела, походы по
магазинам, сон, поездки... Список вы можете про-
должить сами. Все это не является работой в стро-
гом смысле этого слова. Тем не менее большая
часть нашего времени, как правило, уходит имен-
но на эти дела и делишки.
Возможно, что рассуждения и советы, кото-
рым мы посвятили первые две главы, показались
вам абстрактными, начисто оторванными от реаль-
ности, в которой вы существуете день за днем.
Быть может, они даже вызвали у вас некоторое
раздражение. В самом деле, большие цели, завет-
ные мечты, пути их осуществления — все это пре-
красно, но каждый ли может втиснуть эту Большую
Работу в ежедневную рутину, подчас накрываю-
щую нас с головой? Ведь проблема, как правило,
заключается в том, что не хватает времени на вы
полнение даже обычных дел. А тут вам предлага-
ют увеличить нагрузки, добавить ко всему немалому
объему задач и обязанностей еще и какие-то Главные
Цели! Звучит красиво, но вопрос-то остается прежним:
как все это успевать?
Действительно, проблема заключается в том, что
цели, которые вы грамотно и заботливо сформулиро-
вали для себя сегодня, никак не отменяют тех обяза-
тельств, которые вы взяли на себя вчера, месяц или год
назад. Есть занятия, с необходимостью присутствую-
щие в распорядке каждого дня, на протяжении всей
жизни: таковы, конечно, сон и прием пищи, общение с
близкими и т. д. Добавим сюда и неизбежные случай-
ные препятствия, опять-таки возникающие в жизни
любого человека и не поддающиеся планированию: от
неожиданно приехавшей в гости тещи до внезапно сло-
мавшейся машины. Влияние других людей тоже дале-
ко не всегда поддается нашему контролю: вас могут
попросить о чем-то (или, если речь идет о начальстве,
попросту приказать вам), чего вы не вносили заранее в
ваш ежедневник... Словом, каждый день и каждый час
чреват неожиданностями, незапланированными расхо-
дами времени.
Нарисованная нами картина могла бы охладить пыл
любого человека, пожелавшего навести порядок в соб-
ственной жизни, если бы не одно «но»... Достоверно
известно, что существует на свете множество людей, на-
учившихся-таки справляться с подобными трудностями.
Попробуйте вспомнить своих знакомых, родственников,
сослуживцев. Наверняка среди них обнаружится хотя
бы один человек, очевидно отличающийся большей орга-
низованностью и работоспособностью, чем вы. Навер-
няка хотя бы раз в жизни вам приходилось в беседе с
кем-нибудь восклицать с легкой (или не очень) завис-
тью: «Не понимаю, как ты успеваешь делать так мно-
го! » А раз это удается кому-то другому, значит, под силу
и вам.
И не стоит думать, что люди, успевающие больше
вашего, устроены как-то иначе. Конечно, все мы раз-
ные, отличаемся друг от друга и по. врожденным свой-
ствам темперамента, и по особенностям характера, и
по качеству приобретенного жизненного опыта. Но все
люди одинаковы, по крайней мере, в одном: каждому
из нас есть к чему стремиться, каждый обладает еще
не использованными резервами, огромным потенциа-
лом сил и способностей! Это не красивые слова, но ис-
тина, которую вновь и вновь доказывает каждый че-
ловек, решивший взять собственную жизнь в свои руки,
поставивший перед собой цель — добиться большего.
Способы достижения этой цели у каждого свои, но
возможности есть у каждого.


О горькой правде
Прежде чем приступить непосредственно к плани-
рованию и распределению своих дел, вам необходимо
определить, на что именно вы тратите то драгоценное
время, которого вам так не хватает.
Кстати, многие люди (ошибочно) полагают, что
тайм-менеджмент как раз к этому и сводится: жизнь с
постоянной оглядкой на часы, строгий поминутный
учет каждого шага, каждого занятия. Это, конечно, не
так, но следует признать: более или менее точный хро-
нометраж необходим вам, по крайней мере, на первых
порах. Попытки оценить временные затраты «на гла-
зок » не принесут вам желаемого результата. Даже если
вы гордитесь своим чувством времени, факт остается
фактом: подсознание играет с нами в свои хитрые игры,
и вы в любом случае будете непроизвольно искажать
реальное положение дел.
В этом убеждают нас многочисленные рассказы
людей, уже познавших все преимущества грамотно-
го тайм-менеджмента. Практически все мемуары об
«этапах большого пути» (т. е. о постижении искусства
тайм-менеджмента) начинаются с одного и того же:
«Я начал записывать, на что именно и сколько времени
я трачу каждый день — и пришел в ужас!» Подобная
проверка всегда обнаруживает, что под постоянной за-
груженностью и непрерывной «полезной» деятельнос-
тью скрываются огромные «провалы» времени. Если вы
обнаружите, что действительно полезное время, т. е. то,
что потрачено на протяжении дня с толком, составляет
часов пять-шесть, можете искренне гордиться собой!
Далеко не все люди могут продемонстрировать столь
«солидный» результат...
Надо сказать, что эта процедура — подсчет време-
ни хотя бы на протяжении нескольких дней — обычно
служит сильнейшим стимулом к дальнейшей работе по
упорядочиванию своего расписания. Результат хроно-
метража оказывается столь впечатляющим, что стано-
вится окончательно ясно — так жить нельзя! Одно
дело — просто страдать от нехватки времени, другое —
наглядно убедиться в том, что большая часть драгоцен-
ных минут и часов уходит в никуда, тратится совершен-
но неэффективно.
Сразу же хочется предупредить читателей: хроно-
метраж — не такое простое дело, как может показать-
ся. Увы! Зачастую люди, исполненные самых благих на-
мерений и вроде бы искренне желающие навести
наконец порядок в хаосе своих ежедневных хлопот, по
каким-то загадочным причинам так и не продвигают-
ся дальше заветных строчек: «8.00 — проснулся, 8/30 —
выехал на работу...» А дальше, конечно, эта самая ра-
бота подхватила, закружила, и о похвальном решении
фиксировать все дела на протяжении дня бедолаги
вспоминают лишь для того, чтобы прибавить еще одну
строку: «23.00 — лег спать».
Помимо этой опасности — попросту забыть о том,
что вы собирались вести учет времени! — есть и дру-
гая. Очень часто люди начинают... обманывать сами
себя. Казалось бы — зачем? Ведь хронометраж — дело
сугубо личное, и вы занимаетесь им не для того, чтобы
предъявить результаты начальнику, который в зависи-
мости от увиденного выпишет вам премию или подпи-
шет приказ о вашем увольнении!
Но, повторим еще раз, честный учет времени обыч-
но «выдает» картину столь нелицеприятную, что нам
до крайности не хочется смотреть такой правде в гла-
за. И мы начинаем почти автоматически, не отдавая'
себе в этом отчета, корректировать реальность: ок-
ругляем часы и минутки в утешительную для нас сто-
рону...
Особенно велика вероятность такого искажения,
если вы не ведете записей на протяжении всего дня, а
пытаетесь воссоздать картину вечером, по памяти. Ча-
сто приходится слышать возражения вроде: «В раз-
гар рабочего дня на все эти чирканья в блокноте нет
времени! А на память я пока не жалуюсь — вечером
отлично помню, чем занимался, сколько это продол-
жалось... Так гораздо удобнее!» На первый взгляд,
возражение вполне разумное. Но весь фокус заклю-
чается в том, что невозможно путем такой мыслен-
ной реконструкции воссоздать реальную картину
прожитого дня. И дело тут не в забывчивости — па-
мять-то и вправду можно иметь надежную, но вот упо-
мянутые выше бессознательные искажения, подспуд-
ное стремление хоть немного приукрасить картину
собственного временного транжирства все равно про-
явят себя.
И в результате получится вот что: в своих попыт-
ках сэкономить время (т. е. не тратить его на то, чтобы
вести записи в течение рабочего дня) вы лишь потра-
тите его еще одним совершенно бесполезным спосо-
бом. Ибо «вечера воспоминаний» ничего вам не да-
дут — результаты, записанные в блокнотик post factum,
не могут считаться надежными и достоверными. Если
вы попытаетесь выстроить свое новое расписание на
основании этого шаткого фундамента, прекрасное
строение все равно рассыплется, как карточный домик.
Попытки такого приблизительного тайм-менеджмен-
та лишь создадут еще одну «черную дыру » в ткани вре-
мени, и туда будут утекать драгоценные минуты и
часы...
Так что давайте договоримся: если уж начинать эту
работу — то всерьез и по-честному. Если же в ваши на-
мерения входит только «попробовать — вдруг полу-
чится?», лучше откажитесь от этой затеи, чтобы не те-
рять еще больше времени, чем это было до сих пор.
Ну а если вы действительно решили изменить свою
жизнь при помощи тайм-менеджмента — тогда «по-
лучится» вне всякого сомнения. Иначе быть просто
не может! Ведь уже в результате такой начальной про-
цедуры, как хронометраж, вы станете обладателем
ценнейшей информации:
1. На что вы тратите время каждый день; сколько
времени занимает полезная деятельность, а сколько —
тратится неэффективно.
2. Сколько времени занимает выполнение того или
иного вида работы (информация, совершенно необхо-
димая для успешного планирования!).
3. С какими делами вы справляетесь лучше всего, а
какие даются вам с трудом.
4. Кто, что и каким образом мешает вам расходо-
вать свое время оптимальным образом (ведь понятно:
для того чтобы вылечить болезнь, нужно сначала пра-
вильно поставить диагноз!).
Поэтому, не откладывая дела в долгий ящик, во-
оружайтесь часами и блокнотом — и приступайте к
«переучету».


Как и что измерять?
Культовой фигурой для отечественных привержен-
цев тайм-менеджмента, несомненно, является Алек-
сандр Любищев — главный герой повести Даниила Гра-

<< Пред. стр.

страница 4
(всего 10)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign