LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 82
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

О заголовок столбца — Всего проводок;
О групповая операция — Число.
7. Выполнить команду меню Вид • Свойства запроса, указать Группировать за­
писи.
8. Выполнить команду меню Записи • Выполнить запрос.
9. Сохранить файл запроса Q3 с помощью команды меню Файл • Сохранить за­
прос.
673
Microsoft Query


10. Изменить состав столбцов в области данных и их свойства — команда меню
Записи • Изменить столбец:
О в столбце Номер счета дебета выбрать поле Номер счета кредита;
О в столбце Номер субсчета дебета выбрать поле Номер субсчета кредита;
О в столбце Дебетовый оборот изменить заголовок столбца на Кредитовый
оборот;
11. Выполнить запрос с помощью команды меню Записи • Выполнить запрос.
12. Сохранить файл запроса с помощью команды Файл • Сохранить как, указать
имя Q4.
ПРИМЕЧАНИЕ
Следует заметить, что при построении любого запроса QBE автоматически создается со­
ответствующий ему оператор SELECT на языке SQL, просмотр которого возможен с помо­
щью команды меню Вид • Запрос SQL Возможен как просмотр, так и редактирование запроса
SQL, при этом все изменения в операторе SELECT отражаются в макете запроса QBE.

Например, текст запроса Q4.DQY на языке SQL:
SELECT ЖХО.'Номер счета к р е д и т а ' , ЖХО.'Номер субсчета к р е д и т а ' ,
Sum(ЖХО.'Сумма операции') AS 'Кредитовый о б о р о т ' ,
Count(ЖХО.'Номер счета д е б е т а ' ) AS 'Всего проводок'FROM ЖХО ЖХО
WHERE (ЖХО.'Дата проводки (операции)' Between { t s ' 2 0 0 1 - 0 6 - 0 1
0 0 : 0 0 : 0 0 ' } And { t s ' 2 0 0 1 - 0 7 - 0 1 00:00:00'})GR0UP BY ЖХО.'Номер
счета к р е д и т а ' , ЖХО.'Номер субсчета кредита' ORDER BY ЖХО.'Номер
счета к р е д и т а ' , ЖХО.'Номер субсчета кредита'


Создание OLAP-кубов
MS Query является клиентом для серверов OLAP (электронной аналитической
обработки данных) и обеспечивает подключение к реляционным БД. Вместо пе­
редачи не сгруппированных данных большого объема создаются иерархические
структуры данных, включающие признаки, по которым вычисляются итоговые
показатели. Предварительно обработанная совокупность данных является резуль­
татом агрегирования большого объема первичных данных.
Куб OLAP имеет иерархическую структуру данных, содержит:
• поля размерности, эти поля задают иерархию признаков;
• поля итогов, по которым вычисляются статистические функции итогов.
С помощью команды меню Файл • Создать куб OLAP запускается Мастер созда­
ния куба. Последовательно осуществляется:
1. Выбор полей результирующей таблицы запроса для формирования итогов.
2. Для каждого поля указывается вид-функции:
О Число — подсчет количества значений;
О Минимум — определение минимального значения поля среди всех записей;
674 Глава 8 Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


О Максимум — определение максимального значения поля среди всех записей,
О Сумма — суммирование значений поля
ПРИМЕЧАНИЕ
Если для поля необходимо иметь несколько видов итого, его следует включить в резуль­
тирующую таблицу несколько раз, а также убрать ненужные поля итогов

3 Формируется иерархическая структура измерений Допускается вложенность
отдельных полей и нахождение на одном уровне иерархии нескольких полей
измерений
4 Выбор способа создания OLAP-куба
О при открытии отчета — данные извлекаются только в момент просмотра
отчета,
О полное извлечение всех записей,
О создание на диске автономного файла куба (файл с расширением * cub)
Куб первого вида рекомендуется создавать, если дефицитна дисковая память
либо редко изменяется отчет При полном извлечении всех записей при откры­
тии отчета они размещаются в оперативной памяти Этот вид куба рекоменду­
ется использовать для интенсивно используемых или постоянно изменяемых
данных при дефиците дисковой памяти Автономный куб обеспечивает незави­
симый от средств реализации исходной БД доступ к данным Определение фай­
ла куба сохраняется как файл в формате * oqy

Работа с таблицами в MS Query
Команда меню Файл • Определение таблицы обеспечивает выбор источника дан­
ных (тип драйвера и имя файла базы данных), вывод диалоговою окна Выбор
таблицы для работы с таблицами (рис 8 15)
Основные режимы работы с таблицами
• Просмотр — структура выбранной таблицы выводится в окне Просмотр опре­
деления таблицы В процессе просмотра можно добавлять и удалять поля
таблицы После модификации структуры таблицы ее следует сохранить под
новым именем и заново создать индексы
• Создать — создать структуру новой таблицы При создании новых таблиц
указывается уникальное имя таблицы и определяется состав полей (имя,
тип, длина)
• Удалить — удалить из базы данных выбранную таблицу Происходит физиче­
ское удаление таблицы, которую нельзя восстановить обычным способом
• Индекс — создать индекс для таблицы Имена индексов таблицы должны
быть уникальными, индексы могу г быть уникальными или множественны­
ми В интерактивном режиме индексы создаются только по одному полю
Q Закрыть — закрыть диалоговое окно
• Параметры — управление отображением списка таблиц
675
Microsoft Query




Рис 8.15. Диалоговое окно Выбор таблицы


Язык запросов SQL
Язык SQL является стандартом языков запросов большинства реляционных
СУБД, обеспечивает как определение данных, так и манипулирование данными.
Любой запрос QBE транслируется в запрос SQL, но не наоборот.
Для подготовки запроса непосредственно на языке SQL выполняется команда
меню Файл • Выполнить запрос SQL




Рис 8.16. Диалоговое окно выполнения запроса SQL

Команда выводит диалоговое окно (рис. 8.16), в котором следует:
• выбрать источник данных — кнопка Источники;
• указать имя базы данных;
• ввести оператор SQL;
• нажать кнопку Выполнить.

В этом же окне выполняется сохранение запроса SQL в виде файла с расшире­
нием .qrt — кнопка Сохранить. Кнопка Открыть позволяет выбрать сохраненный
запрос SQL на выполнение. С помощью инструкции:
676 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


CREATE TABLE таблица ( n o n e l тип [(размер)] [индекс1] [, поле2 тип
[ ( р а з м е р ) ] [индекс2] [, . . . ] ] [, составной_индекс [, ...]])
создается таблица в выбранной БД.
Пример 5
Создать новую таблицу План счетов в БД OC.MDB.
CREATE TABLE [План счетов]([Номер счета] CHAR ( 3 ) , [Номер
субсчета] CHAR ( 2 ) , [Номер месяца] CHAR ( 2 ) , [Сальдо дебет]
SINGLE, [Сальдо кредит] SINGLE)

Индекс таблицы может создаваться в момент создания таблицы оператором
CREATE TABLE, либо позже с помощью инструкции:
CREATE [UNIQUE] INDEX индекс ON таблица (поле [ASC|DESC] [, поле
[ASC| DE5C] , . . . ] ) [WITH {PRIMARY | DISALLOW NULL|IGNORE NULL } ]
Индекс таблицы имеет уникальное имя. Значения индекса могут быть уникаль­
ными (UNIQUE), то есть значения индексируемого поля в записях таблицы не
повторяются. Условия на значения индексируемых полей:
• DISALLOW NULL — в новых записях нельзя иметь пустые значения полей
индекса;
• IGNORE NULL — запрет включения в индекс записей, имеющих значения
Null в индексированных полях;
• PRIMARY — индексированные поля являются первичным ключом (уникаль­
ный индекс).
Индексы можно удалять, что способствует ускорению процедур обновления дан­
ных, но замедляется поиск данных в таблице. Оператор удаления индекса:
DROP INDEX индекс ON таблица
Изменения структуры загруженной таблицы предполагают:
• добавление столбцов — ADD COLUMN (с указанием имени поля, его типа и
размера);
• удаление столбцов — DROP COLUMN (с указанием имени поля);
• добавление составного индекса — ADD CONSTRAINT;
• удаление составного индекса — DROP CONSTRAINT.
При удалении таблицы удаляются как данные, так и определение таблицы в БД.
Перед удалением таблицы должны быть закрыты. Оператор удаления таблицы:
DROP TABLE таблица

ВНИМАНИЕ
При редактировании структуры таблицы нельзя одним оператором добавить или удалить
одновременно несколько полей или индексов.
677
Microsoft Query


Использование реляционного языка SQL поддерживает основные виды обра­
ботки данных таблиц. Самым мощным оператором языка SQL является опера­
тор SELECT, обеспечивающий формирование результирующих таблиц. Струк­
тура выходной таблицы задается перечислением полей исходных таблиц или
выражений над полями:
SELECT [предикат] { * | таблица.* | [таблица.]поле1 [AS
псевдоним!.] [, [таблица. ] поле2 [AS псевдоним2] [, . . . ] ] } F R 0 M
выражение [, . . . ] [IN внешняя_база_данных][WHERE... ][GROUP B Y . . .
] [ H A V I N G . . . ][ORDER B Y . . . ] [WITH OWNERACCESS OPTION]

Предикат управляет отображением данных в выходной структуре и принимает
значения:

ALL Отбор всех записей, соответствующих условиям
DISTINCT Отбор записей с неповторяющимися значениями указанных полей
DISTINCTROW Отбор записей, не повторяющихся в полном составе всех полей
(игнорируется, если запрос содержит только одну таблицу или
все поля всех таблиц)
TOPn Отбор определенного числа записей (п) в начале диапазона
записей согласно ORDER BY


Если отбор осуществляется из одной таблицы или имена полей таблиц не повто­
ряются, можно не указывать имя таблицы-источника перед именем поля. В дру­
гих случаях обязательно указывается имя источника перед именем поля. При
выборе всех полей таблицы используется спецсимвол *. В выходной структуре
можно переименовать выводимые поля с помощью ключевого слова AS.
Источники для формирования выборки указываются в обязательном предложе­
нии FROM в любой последовательности. Связь таблиц описывается с помощью
оператора JOIN:
• симметричная (INNER);
• внешнее объединение слева: LEFT JOIN;
• внешнее объединение справа RIGHT JOIN.
Для группирования выходных данных используется фраза GROUP BY. Можно
задавать до 10 имен полей группирования. Порядок следования полей группи­
рования слева направо определяет уровень итога выходных данных. С помощью
данного предложения можно осуществлять групповые вычисления с использо­
ванием статистических функций SQL: SUM, COUNT, MAX, MIN, AVG и др.

ВНИМАНИЕ
При использовании GROUP B все поля в списке полей SELECT должны быть либо вклю­
Y
чены в предложение GROUP BY, либо использоваться в качестве аргументов статистиче­
ской функции SQL.
678 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


Предложение WHERE обеспечивает фильтрацию записей, участвующих в обработ­
ке. При совместном использовании WHERE и GROUP BY записи, не удовлетво­
ряющие условиям, исключаются из группирования и вычисления итогов. Пред­
ложение HAVING является фильтром для записей после их группирования. Оно
может содержать до 40 выражений, связанных логическими операторами AND,
OR, NOT. Для упорядочения строк выводимой информации используется фраза
ORDER BY — сортировка записей.
Результат запроса на языке SQL можно сохранить в новой таблице с помощью
инструкции:
SELECT поле1[, поле2[, . . . ] ] INTO новая_таблица [IN
внешняя_база_данных] FROM источник

Поля в новой таблице наследуют типы и размеры базовых полей. С помощью
предложения IN можно подключиться только к одной внешней БД — источнику.
Фраза FROM обеспечивает выборку из нескольких таблиц.
Для полной или частичной очистки таблицы от ненужных записей выполняется
оператор:
DELETE [таблица.*] FROM таблица WHERE условие_отбора
Оператор DELETE особенно удобен для группового удаления записей, удовле­
творяющих условиям отбора. Фразы FROM и WHERE обеспечивают совместную
обработку связанных таблиц и задание условий удаления записей в определен­
ной таблице.
Добавление записей в таблицу можно осуществлять в пакетном и интерактив­
ном режимах. Пакетный режим основан на предварительном извлечении запи­
сей из других таблиц, удовлетворяющих заданным условиям отбора. Структура
извлеченных данных должна соответствовать составу загружаемых полей таб­
лицы, которая может находиться и во внешней БД. Таблицы-источники данных
для добавления определяются с помощью оператора SELECT и фразы FROM:
INSERT INTO назначение [IN внешняя_база_данных] [(поле1[,
поле2[. ...]])]
SELECT [ и с т о ч н и к . ] п о л е 1 [ , п о л е 2 [ , ...] FROM выражение

Ввод данных по записям поддерживается командой:
INSERT INTO назначение [ ( п о л е 1 [ , п о л е 2 [ , ...]])] VALUES
(значение1[, значение2[, . . . ] )

Групповое обновление данных в таблицах выполняется с использованием опе­
ратора:
UPDATE таблица SET новое_значение WHERE условие_отбора
Изменяются только записи, удовлетворяющие условию отбора. Одновременно
можно изменить значения нескольких полей одной таблицы. Новое значение за­
дается выражением вида: имя_поля = значение. Значение может включать вы­
ражение, состоящее из имен полей текущей или присоединенных таблиц, кон­
стант, знаков операций, встроенных функций.
679
Вопросы для самопроверки


Объединение таблиц и результатов текущих запросов осуществляется только в
том случае, если они имеют одинаковую структуру данных:
[TABLE] запрос-1 UNION [ALL] [TABLE] запрос-2 [UNION [ALL]
[TABLE] запрос-n [ . . . ] ]
В одной операции UNION можно объединить в любой последовательности не­
сколько таблиц и результатов текущих запросов (SELECT). Повторяющиеся за­
писи в источниках объединения не возвращаются при использовании операции
UNION, если не указан предикат ALL. В предложении ORDER BY осуществля­
ется ссылка на поля по их названиям в первом предложении SELECT. В каж­
дом отдельном запросе можно использовать свое предложение GROUP BY и/или
HAVING для группирования возвращаемых данных. В конец последнего запро­
са можно включить предложение ORDER BY для сортировки возвращаемых
данных.


Вопросы для самопроверки
1. Назовите основные информационные технологии Microsoft Office 2000 для
интеграции разнородных информационных ресурсов.
2. Каково назначение MS Query? Назовите технологические варианты приме­
нения средств MS Query.
3. Что такое запрос, какова структура запроса к данным?
4. Приведите примеры практического применения информационных техноло­
гий MS Query в среде текстового редактора Microsoft Word 2000.
5. Приведите примеры практического применения информационных техноло­
гий MS Query в среде Microsoft Excel 2000.
6. Назовите виды и отличия OLAP-кубов, создаваемых средствами MS Query.
7. Сравните языки запросов QBE и SQL по функциям обработки данных.
Заключение
Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы
идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на
компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности.
Модернизация («upgrade») и смена поколений вычислительной техники, пере­
ход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ
и т. п. является характерной особенностью современной компьютеризации. В на­
стоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, регио­
нальные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к обще­
сетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.).
Широкое распространение Интернета и его базовых технологий по праву счита­
ются выдающимся достижением мирового уровня. Применяемые информацион­
ные техноло1 ни являются показателем «вооруженности» управленческого труда,
характеристикой потенциальных возможностей системы управления предприяти­
ем (организацией) в целом. В последнее время существенно возросли требова­
ния к компьютерной квалификации пользователей.
В этих условиях чрезвычайно важно обучение пользователей именно базовым
информационным технологиям, которые являются фундаментом для построе­
ния компьютерных информационных систем любого класса сложности. В каче­
стве базовых информационных технологий выступают стандартные «бухгалтер­
ские» информационные технологии программ типа 1С:Предприятие, а также
«офисные» информационные технологии широко распространенного программ­
ного продукта фирмы Microsoft — MS Office.
Изучение компьютерных систем бухгалтерского учета следует осуществлять на
примере комплексных систем масштаба среднего предприятия (типа 1 (^Пред­
приятие). Именно эти системы обеспечивают изучение универсальных бухгал­
терских информационных технологий, включая ввод и подготовку первичных
документов, выполнение учетных функций, формирование отчетов, справок и
т. п. Информационные технологии работы с текстовыми документами Microsoft
Word легко применяются в любых текстовых редакторах, а также в бухгалтер­
ских программах, которые поддерживают создание документов. Информацион­
ные технологии Microsoft Excel являются основой для вычислений, хранения
больших объемов данных, информационного обмена с внешними информацион­
ными системами, моделирования и анализа данных, статистической обработки
681
Заключение


данных и т. п. В корпоративных информационных системах, а также системах
с распределенной обработкой и хранением данных Microsoft Excel выступает
как стандартное клиентское OLAP-приложение. Особо следует остановиться на
неправильном мнении о «достаточности» для профессиональной деятельности
бухгалтера арифметических операций. Естественно, арифметику никто не отме­
нит, но идеология учета основывается именно на анализе и обобщении учетных
данных, их прогнозе, для чего требуются методы математического моделирова­
ния. Организация структурированных баз данных под управлением СУБД Access,
простота создания пользовательских приложений на базе Мастеров форм, отче­
тов, запросов и др. — все это расширяет возможности компьютерных систем.
Следует помнить, что использование компьютеров в системе управле -ия пред­
приятием не самоцель, компьютеры и связанные с ним программные средства и
электронное представление информации «вторичны» по отношению к функци­
ям управления, алгоритмам и механизмам достижения целей управления. Ос­
воение компьютерных систем бухгалтерского учета требует целостного представ­
ления об информационной системе предприятия, оценки ее состояния, перспектив
и тенденций развития. Большое внимание должно уделяться изучению объекта
управления — предприятия (организации) с позиций компьютеризации систе­
мы управления, соответствию информационных технологий требованиям решае­
мых задач, выбору средств разработки компьютерных систем. Важно понимать
специфику компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых состав­
ляет методология бухгалтерского учета и информация, организованная в виде
системы электронных документов и баз данных.
И в конце несколько слов о методике обучения. В учебнике использованы тра­
диционные подходы в обучении — «Делай как я!», «Проверь себя!». Представ­
ленные примеры и технология их выполнения безусловно не являются самыми
лучшими или единственно возможными. Но для результативного и быстрого по
времени обучения имеет смысл следовать предложенным рекомендациям. Как
еще можно обучаться? Наверное, только на практике. Реальные проблемы обра­
ботки информации требуют в ряде случаев новых, нетрадиционных решений,
расширения состава применяемых информационных технологий.
Что нас ждет в будущем в плане развития компьютерных систем бухгалтерского
учета? В первую очередь, это дальнейшее развитие учетных функций и состава
решаемых бухгалтерских задач, развитие моделей компьютерного бухгалтерско­
го учета (в том числе и системы учета международного уровня). Во-вторых, со­
вершенствуется интерфейс конечного пользователя; повышается устойчивость
и защищенность компьютерных систем бухгалтерского учета. Как и любой ин­
струментарий, компьютерная система бухгалтерского учета должна быть «удоб­
ной», технологичной в использовании. В-третьих, компьютерные системы бух­
галтерского учета, по всей видимости, еще больше должны быть настроены на
специфику объекта управления, поэтому, по всей видимости, будет идти даль­
нейшее их «расслоение» на классы:
• корпоративные системы бухгалтерского учета,
• бухгалтерские системы учета масштаба среднего предприятия,
• бухгалтерские системы учета предприятий малого бизнеса.
682 Заключение


В-четвертых, в составе компьютерных систем бухгалтерского учета появится
функциональный компонент, поддерживающий компьютерное моделирование,
прогнозирование и принятие решений, в том числе в области аудита. В-пятых,
получит дальнейшее развитие создание компьютерных систем бухгалтерского
учета на базе средств CASE-технологий, рост консультационных услуг типа
«управленческого консалтинга».
Литература
1. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления — М.:
Информационно-издательский дом «ФилинЪ», 1998. — 424 с.
2. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проекти­
рования информационных систем. — М.: Финансы и статистиска, 1998. —
176 с: ил.
3. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. — СПб: Питер,
2000. - 1040 с: ил.
4. Документация по программным средствам: 1С:Предприятие, БЭСТ, Галакти­
ка, SAP R/3 и др.
5. Евдокимов В. В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов/Под
ред. д. э. н. проф. В. В. Евдокимова. — СПб.: Питер, 1997. — 592 с: ил.
6. Информатика/Практикум по технологии работы на компьютере/Под ред.
проф. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 384 с: ил.
7. Информатика/Учебник/Под ред. проф. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и

<< Пред. стр.

страница 82
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign