LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 81
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>



Таблица А Результат
Таблица Б
а1,в1 а1,с1 а1, в1, с1
а2, в2 аЗ, сЗ аЗ, вЗ, сЗ
аЗ, вЗ а4, с4 а4, в4, с4
а4, в4 аб, сб
а5, в5

Рис 8.9. Внутреннее объединение


Таблица А Таблица Б Результат
а1,в1 а1,с1 а1, в1, с1
а2,в2 аЗ, сЗ а2, в2
аЗ, вЗ а4, с4 аЗ, вЗ, сЗ
а4, в4 аб, сб а4, в4
а5, в5 а5, в5

Рис 8.10. Внешнее объединение слева


Таблица А Таблица Б Результат
а1,в1 а1,с1 а1, в1, с1
а2, в2 аЗ, сЗ аЗ, вЗ, сЗ
аЗ, вЗ а4, с4 а4, в4, с4
а4, в4 аб, сб аб, вб
а5, в5
Рис 8 . 1 1 . Внешнее объединение справа

ПРИМЕЧАНИЕ
Если в запросе участвуют более двух таблиц, возможен лишь первый тип объединения.

Область критериев
Область критериев (условий) выражает алгоритм обработки данных и имеет
вид таблицы, содержащей столбцы и строки условий1. Столбцы области крите­
риев соответствуют полям таблиц или вычисляемым выражениям. Столбцы об­
ласти критериев формируются различным образом, например:
• в пустом столбце области критериев щелчком левой кнопки мыши открыть
список имен полей таблиц и выбрать поле таблицы;


1
Соответствует бланку запроса для СУБД или диапазону условий расширенного фильт­
ра электронных таблиц.
665
Microsoft Query


• перетащить поле таблицы в столбец области критериев (переместить сразу
все поля таблицы в область критериев можно с помощью служебного поля,
помеченного символом *);
• установить курсор в свободный столбец области данных и выбрать команду
меню Условие • Добавить условие.
В одном запросе может быть записано несколько строк условий, соединяемых
между собой логической связкой И И (аддитивные, дополняющие друг друга ус­
Л
ловия). В одной строке условия соединяются логической связкой И (мультип­
ликативные, совместно действующие условия) несколько условий. В диалого­
вом окне Добавление условия (рис. 8.12) можно выбрать поля таблиц, задать
выражение над полями, указать оператор сравнения, значение для сравнения.
Условия соединяются логическими связками И/ИПИ. Можно задавить группо­
вую операцию над полем (Сумма, Среднее, Число, Минимум, Максимум).




Рис 8.12. Диалоговое окно Добавление условия

Кнопка Добавить добавляет новое условие. Для удаления всех условий служит
команда меню Условия • Удалить все условия.
Запрос может быть параметрическим, в этом случае он использует переменные
условия отбора записей, идентификаторы которых задаются в квадратных скоб­
ках в строке Значение таблицы условий.
Способ схематичного формирования области критериев соответствует реляци­
онному языку графического типа — QBE (Query By Example — запрос по приме­
ру). Каждому запросу QBE соответствует языковая конструкция запроса SQL
(Structered Query Language) — структурированного языка запросов. Текст инст­
рукции SQL можно просмотреть с помощью команды меню Вид • Запрос SQL1.

Область данных
Область данных (результат запроса) имеет табличную форму. Столбцы табли­
цы соответствуют столбцам таблиц — источников запроса, вычисляемым полям
или полям сводных итогов. Состав столбцов таблицы данных можно опреде­
лить путем выбора полей из списка или их перемещением из области таблиц в
область данных при нажатой левой кнопке мыши.

Команда меню Файл • Выполнить запрос SQL позволяет вводить для выполнения инст­
рукции данного языка
666 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


ПРИМЕЧАНИЕ
Если выбрано поле, помеченное символом *, в область данных переносятся все поля таб­
лицы.

Другой способ — с помощью команды меню Записи • Добавить столбец (рис. 8.13).




Рис 8.13. Диалоговое окно Добавление столбца

Для столбца можно задать выражение над полями. Выражение строится с помо­
щью арифметических операторов, полей таблиц1.
Команды меню Записи • Удалить столбец и Записи • Изменить столбец обеспечи­
вают модификацию области данных.
Область данных наполняется в момент выполнения запроса с помощью команды
меню Записи • Выполнить запрос или нажатия кнопки «восклицательный знак».
Строки таблицы области данных содержат записи, удовлетворяющие сформу­
лированным критериям (условиям отбора).
Команда меню Записи • Автоматический режим обеспечивает автоматический пе­
резапуск запроса после его изменений.
Внешним видом области данных можно управлять с помощью манипуляций
мыши на границе столбца или строки, а также с помощью команд меню:
• Формат • Шрифт — изменение шрифта выходной таблицы.
• Формат • Высота строки — изменение высоты строк выходной таблицы.
• Формат • Ширина столбца — изменение ширины столбца.
• Формат • Скрыть столбцы — временно не показывать столбцы.
• Формат • Показать столбцы — восстановить отображение столбцов.
Изменение порядка следования столбцов выполняется перемещением выделен­
ных столбцов при нажатой левой кнопки мыши. С помощью команды меню
Вид • Свойства запроса можно указать:
• Только уникальные значения — таблица результатов будет содержать только
неповторяющиеся значения полей.
• Группировать записи с одинаковыми значениями полей.
1
Если имя столбца таблицы многословное, в выражении имя поля заключается в специ­
альные символы: [ ] (квадратные скобки) или "" (двойные кавычки), " (одинарные апо­
строфы)
667
Microsoft Query


Команда меню Записи • Сортировка позволяет выбрать столбец и направление
сортировки для строк области данных.

Работа с запросами
До выполнения запроса можно задать общие установки для запроса с помощью
команды меню Правка • Параметры. Команда выводит диалоговое окно, изобра­
женное на рис 8 14.




i •, С " "'''•' У ' ..S




* х-: ' >. '•- \

, Р giyssweams w»»t»i*&»f вингар^шии SQL §
N




*4v *" * j OK j Orwaa 1
д



Рис 8.14. Окно параметров запроса

Можно установить ограничения на время ожидания подключения к источнику
данных (в секундах). Указывается максимальное число возвращаемых записей
источника, разрешение редактирования результата однотабличного запроса (ре­
зультаты многотабличных запросов никогда не редактируются). Запрос можно
предварительно выполнить перед сохранением или передачей результата в при­
ложение, в этом случае в инструкции SQL следует явно указывать имена таб­
лиц.
Результат запроса выводится в области данных. С помощью команды меню
Правка • Копировать выделенные данные из области данных помещаются в бу­
фер обмена, который можно сохранить как файл с расширением .dp. Буфер об­
мена можно вставить в другое открытое приложение1.
Результат запроса с помощью команды Файл • Вернуть данные возвращает ре­
зультат запроса в приложение. Команда меню Файл • Сохранить запрос сохраня­
ет запрос в формате *.dqy или *.qry для старых версий MS Query. Параметриче­
ские запросы сохраняются только в формате *.dqy.
Результат однотабличного запроса — содержимое области данных можно редакти­
ровать, если снят флажок Запретить изменение результатов запроса (см. рис. 8.11).
Для начала редактирования выполняется команда меню Записи • Разрешить прав­
ку, после этого можно ввести новые записи, изменить значения полей, удалить
отдельные записи.

1
Вставка данных буфера обмена возможна в область данных однотабличного запроса на
уровне отдельного поля с помощью команды меню Правка • Вставить
668 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


ПРИМЕЧАНИЕ
Нельзя изменять данные в БД, если источник данных не допускает изменений. Например,
в запросе используется несколько таблиц, применяются групповые операции, не санкцио­
нирован доступ к источнику данных.


Язык запросов QBE
Язык QBE является достаточно простым и мощным языком запросов, позволяю­
щим осуществлять:
• поиск (фильтрацию) данных в однотабличных и многотабличных запросах;
• формирование вычисляемых полей для выходных данных;
• агрегировать (группировать) данные и вычислять итоги.
Особенности языка QBE проявляются в формировании области критериев за­
проса, а также в определении вычисляемых полей и группировке данных.
Наиболее просто создается условие сравнения вида «равно». В области крите­
риев для отдельного поля следует:
• установить курсор на значение в столбце области данных;
Q нажать кнопку на панели инструментов Фильтр по выделенному (равнознач­
но критерию равно).
Можно использовать несколько критериев «равно» применительно к разным
столбцам. При этом выполняется последовательная фильтрация: по условию
для первого поля получается подмножество записей, в котором осуществляется
отбор по значению второго поля и т. д.
Условия на значение полей задаются также с помощью операторов типа равно,
не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, содер­
жится в (указывается список возможных значений), не содержится в, между
(задаются верхняя и нижняя границы), не между, начинается с (указывают­
ся начальные символы и символ подстановки %), не начинается с, заканчи­
вается на (указываются символ подстановки и конечные символы), не за­
канчивается на, содержит (указываются символы), не содержит, похоже
(указываются символы внутри слова), не похоже. Null (пустое значение), не
Null.
Логические операторы сравнения типа И, ИЛИ, Н используются для комбинации
Е
значений в отдельном поле. С помощью арифметических операторов строятся
выражения над полями при формировании вычисляемых полей условий.
Существуют два варианта формирования критериев для полей, содержащих ито­
говые значения.
1. Формирование области данных, вычисление итогового значения. Задание кри­
терия, фильтрующего записи, путем повторения выражения для вычисления
итогового поля, в окне Добавить критерий. Далее следует указать тип опера­
тора сравнения и значение для сравнения.
669
Microsoft Query


2. Первоначальный ввод фильтрующего критерия, а затем вычисление итогово­
го значения в области данных.
Если поле находится в области данных, сначала задается критерий в виде выра­
жения над полями, а затем в области данных для поля вычисляются итоги тре­
буемого вида. Если вычисляемое поле в области данных отсутствует или поле
критерия содержит итоговое значение, при определении критерия в списке вида
итога выбирается тип итога Условие. Следует указать соответствующий опера­
тор сравнения и значение, с которым будет сравниваться текущее значение.
Команда меню Вид • Свойства запроса обеспечивает группировку записей с оди­
наковыми значениями полей. Для полей таблицы, по которым формируются
итоги в области данных, с помощью команды меню Записи • Изменение полей
или кнопки Цикл по групповым операциям можно задать тип операции итога:
• Сумма — сумма значений поля;
• Среднее — среднее арифметическое значение;
• Число — подсчет числа записей;
• Максимум — максимальное значение;
• Минимум — минимальное значение.
В области данных вместе с итоговыми полями включаются поля группирова­
ния, которые располагаются слева от итоговых полей. Существует иерархия:
старшие поля расположены левее, младшие поля — правее. Полученные итого­
вые значения соответствуют самому младшему признаку группировки. При из­
менении порядка следования полей в группе или при выполнении их сортиров­
ки в иной последовательности изменяются и значения итогов.

Пример 2
Создать в MS Query запрос к БД OC.MDB (СУБД Access 2000), таблица Инвен­
тарный объект ОС. Отобрать инвентарные объекты указанной группы ОС, вы­
числить остаточную стоимость ОС. Запрос сохранить под именем Q1.DQY.
Последовательность действий.
1. Запустить MS Query (любым способом).
2. Выполнить команду меню Файл • Создать запрос.
3. Выбрать источник данньгх — БД Основные средства, файл OC.MDB.
4. Установить флажок Использовать Мастер запросов.
5. Выбрать таблицу Инвентарный объект ОС в полном составе полей.
6. Задать сортировку записей по полям: Код группы ОС, Инвентарный номер ОС.
7. Выбрать Просмотр или изменение данных в MS Query.
8. Нажать кнопку Готово.
В результате будет сформирован запрос, в котором результирующая таблица со­
держит полный набор полей, условия отбора записей отсутствуют. Для продол­
жения обработки следует:
670 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


1. Выполнить команду меню Записи • Выполнить запрос для вывода всех запи­
сей.
2. Выполнить команду меню Записи • Автоматический режим для отказа от ав­
томатического выполнения запроса.
3. Установить курсор в области данных в поле Код группы ОС.
4. Выполнить команду меню Условие • Добавить условие:
О поле — Код группы ОС (появляется автоматически);
О оператор — Равно;
О значение— [Укажите код группы ОС] для параметрического запроса;
О кнопка Добавить.
5. Установить курсор в области данных в пустой столбец.
6. Команда Записи • Добавить столбец:
О поле — ввести выражение для вычисления остаточной стоимости ОС [На­
чальная стоимость]-[Начальный износ]-[Накопленный и з н о с ] ;
О заголовок столбца — Остаточная стоимость.
7. Выполнить запрос с помощью команды меню Записи • Выполнить запрос. Ввес­
ти код группы ОС, для которой формируется запрос. Проверить результат
вычисления в столбце Остаточная стоимость ОС.
8. С помощью команды меню Файл • Сохранить запрос сохранить запрос под
именем Q1.

Однотабличный запрос QBE
В однотабличном запросе QBE можно редактировать данные таблицы: выпол­
нять замену значений полей, удалять или добавлять записи.
Для осуществления указанных действий применяются команды меню:
• Правка • Параметры, снять флажок Запретить изменения результата запроса;
• Записи • Разрешить правку.

Установить курсор на запись таблицы с определенным номером можно с помо­
щью команды меню Записи • Перейти. Номер записи можно непосредственно
указать в окне счетчика записей. Для поиска записей по условию используется
таблица критериев. Среди отобранных записей выполняется необходимая кор­
ректировка.
Для добавления новой записи курсор устанавливается в область данных на пус­
тую запись, помеченную символом *. Поля новой записи заполняются обычным
образом. После завершения ввода информации новой записи нажимается кла­
виша Tab для перехода к следующей пустой записи.
При закрытии запроса все изменения доводятся до источника данных автомати­
чески.
671
Microsoft Query


Сортировка результатов запроса
Результат запроса в области данных можно сортировать — по возрастанию или
убыванию значений одного или нескольких столбцов. Для сортировки по не­
скольким столбцам выполняется команда меню Записи • Сортировать, в окне
указывается старшинство ключей и направление сортировки (по возрастанию/
убыванию).
Можно воспользоваться кнопками панели инструментов Сортировка. Курсор ус­
танавливается в столбец и нажимается кнопка сортировки. Если сортировка
должна выполняться по нескольким столбцам одновременно, следует удержи­
вать клавишу Ctrl и осуществлять выбор столбцов в направлении от старшего
признака к младшему.
Пример 3

Создать запрос MS Query к БД OC.MDB (СУБД Access 2000) на основе табли­
цы ЖХО. Обеспечить ввод и редактирование записей таблицы. Запрос сохранить
под именем Q2.DQY.
Последовательность действий.
1. Запуск MS Query (любым способом).
2. Выполнить команду меню Файл • Создать запрос.
3. Выбрать источник данных — БД Основные средства файл OC.MDB.
4. Установить флажок Использовать Мастер запросов.
5. Выбрать таблицу ЖХО в полном составе полей.
6. Задать сортировку записей по полям: Дата проводки (операции), Номер счета
дебета, Номер субсчета дебета.
7. Выбрать Просмотр или изменение данных в MS Query.
8. Нажать кнопку Готово.
В результате будет сформирован запрос, в котором результирующая таблица со­
держит полный набор полей, условия отбора записей отсутствуют. Далее следует:
1. Выполнить команду меню Записи • Выполнить запрос для вывода всех записей.
2. Выполнить команду меню Правка • Параметры, снять флажок Запретить из­
менение результатов запроса.
3. Выполнить команду меню Записи • Разрешить правку.
4. Установить курсор в области данных в новую строку и ввести несколько
проводок.
5. Команда Файл • Сохранить запрос, указать имя Q2.

Пример 4

Создать запрос MS Query к БД OC.MDB (СУБД Access 2000), таблица ЖХО.
Вычислить дебетовые обороты и количество проводок по каждому счету, суб­
счету. Запрос сохранить под именем Q3.DQY.
672 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


На основании запроса Q3.DQY построить запрос для расчета кредитовых обо­
ротов и количества проводок по каждому счету, субсчету. Запрос сохранить под
именем Q4.DQY.
Последовательность действий.
1. Запуск MS Query (любым способом).
2. Выполнить команду меню Файл • Создать запрос.
3. Выбрать источник данных — БД Основные средства файл OC.MDB.
4. Установить флажок Использовать Мастер запросов.
5. Выбрать таблицу ЖХО в полном составе полей.
6. Задать сортировку записей по полям: Дата проводки (операции), Номер счета
дебета, Номер субсчета дебета.
7. Выбрать Просмотр или изменение данных в MS Query.
8. Нажать кнопку Готово.
В результате будет сформирован запрос, в котором результирующая таблица
содержит полный набор полей. Для формирования условия отбора записей сле­
дует:
1. Установить курсор в области данных на столбец Дата проводки (операции).
2. Выполнить команду меню Условие • Добавить условие, далее:
О указать оператор — Между;
О нажать кнопку Значение, пометить нижнюю и верхнюю границы времен­
ного интервала;
О нажать кнопку Добавить.
3. Удалить в области данных все поля, за исключением: Номер счета дебета,
Номер субсчета дебета, Сумма операции.
4. Установить курсор на поле Сумма операции.
5. Выполнить команду меню Записи • Изменить столбец, указать:
О поле — Сумма операции;
О заголовок столбца — Дебетовый оборот;
О групповая операция — Сумма.
6. Выполнить команду меню Записи • Добавить столбец, указать:
О поле — Номер счета дебета;

<< Пред. стр.

страница 81
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign