LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 80
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Формат .RTF сохраняет форматирование (шрифты и цвета) текста.
654 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


10. Как создать БД СУБД Access? Назовите объекты БД и их назначение.
11. Назовите основные требования к структурам реляционной БД.
12. Укажите основные свойства полей таблицы.
13. Что такое подтаблицы данных? Как осуществляется связь основной табли­
цы/запроса и подтаблицы?
14. Что такое схема данных? Как используется схема данных?
15. Как осуществляется интерактивный ввод и корректировка таблиц, измене­
ние состава и структуры данных?
16. Каково назначение формы ввода и редактирования данных?
17. Назовите типовые элементы управления для построения форм ввода и ре­
дактирования данных таблиц.
18. Какие стандартные части содержит макет формы? Что такое главная и под­
чиненная формы?
19. Как создаются кнопочные формы, в чем их сходство и различие от формы
ввода и редактирования данных?
20. Каково назначение запросов? Назовите виды запросов, типы языков запро­
сов СУБД Access?
21. Из каких элементов состоит макет формы?
22. Какова сфера применения SQL-запросов?
23. Как создаются отчеты, на базе каких исходных данных?
24. Что такое страница доступа? В чем отличие страниц доступа и отчетов?
25. Что такое макросы? Какие виды макрокоманд существуют? Как запускаются
макросы?
26. Что такое программные модули? Назовите виды программных модулей.
27. В чем состоит администрирование БД?
28. Как осуществляется управление санкционированным доступом к данным в БД?
ГЛАВА 8 Информационные
технологии
интеграции
Microsoft Office
2000
Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000 обеспечивают:
• массовое использование информационных ресурсов различных приложений;
• расширение функций обработки данных приложений;
• коллективный доступ к информационным ресурсом приложений.
Массовое использование информационных ресурсов (документов, массивов ин­
формации) в приложениях Microsoft Office 2000 осуществляется за счет непо­
средственной связи взаимодействующих приложений при обмене фрагментами
(объектами), сохраняющими свойства приложений-источников, а также за счет
конвертирования файлов обмена. Windows поддерживает динамический обмен
данными двух приложений — DDE (Dynamic Data Exchange), обеспечивающий
автоматический запуск исходной программы и открытие в ней файла обмена.
Метод DDE широко используется в различных приложениях Microsoft' Office
2000.
Преобразование форматов файлов выполняется с помощью внутренних или внеш­
них конверторов. Так, команды меню различных приложений Microsoft Office
2000 Файл • Открыть и Файл • Сохранить как позволяют указать формат файла
при его открытии или сохранении. Внешние конверторы, поддерживающие дос­
туп к БД с помощью стандартного языка SQL, требуют инсталляции драйверов
ODBC (Open Data Base Connectivity) с помощью программы Windows «Адми­
нистратор источников данных ODBC».
Расширение функций приложений по обработке данных достигается за счет:
• использования информационной технологии OLE (Object Linking and Em­
bedded) — «связывание» и «внедрение» разнородных объектов в приложе­
ния;
656 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


• реализации компонентной модели объектов (Component Object Model — COM)
в приложениях;
О поддержки протокола динамического обмена данными (DDE) для приложе­
ний, работающих в среде Windows.
Объект OLE — фрагмент приложения, который содержит как данные, так и
программный код обработки данных. Примерами объектов OLE являются диа­
пазоны ячеек электронных таблиц, фрагменты текстовых документов, графика
различного вида, таблицы БД и т. п. По отношению к объекту приложения де­
лятся на клиенты и серверы: клиенты используют объекты, которые созданы
серверами. Для редактирования объектов всегда используются программы-сер­
веры, в которых они были созданы. При внедрении объекта происходит его фи­
зическое размещение в приложении, размер приложения увеличивается. Связь
с источником объекта после его внедрения в приложение не поддерживается.
Для редактирования внедренных объектов запускается программа, в которой
был создан объект. Внедрять можно как новые объекты, так и существующие
файлы. При связывании с объектом в приложении размещается только ссылка
на объект. Редактирование объекта осуществляется через приложение источни­
ка. Все изменения источника объекта отражаются в приложении.
СОМ-технология реализует архитектуру совместного доступа к файлам «над­
строек» из различных приложений. Надстройки обеспечивают добавление ко­
манд и специальных функций обработки в приложения. Файлы надстроек СОМ
имеют расширение .dll или .ехе, могут внедряться в системы программирования,
в которых создаются библиотеки динамической компоновки и исполняемые фай­
лы. Приложения, построенные на основании СОМ-технологии, называются со­
ставными, они используют стандартные интерфейсы для приложений. Напри­
мер, основной документ для рассылки по технологии слияния в Microsoft Word
является составным документом, он содержит тиражируемый текст в формате
текстового документа и поля слияния источника: таблицы реляционной БД,
списка (БД) Microsoft Excel, таблицы текстового формата.
Microsoft Office 2000 поддерживает информационные технологии одновремен­
ной работы однотипных приложений с одним и тем же документом, путем изме­
нения его статуса — «общий документ»:
• проведение обсуждений — каждый участник обсуждения, предметом которо­
го является документ или его часть, может вставлять в него примечания
(аналог — телеконференций);
• рассылка по электронной почте уведомлений об изменениях документа или
папки, находящихся на Web-сервере всем пользователям документа (ана­
лог — подписки новостей);
• коллективный доступ и работа с документами в реальном времени с помо­
щью программы NetMeeting (аналог — собрания по сети);
• создание общих папок на серверах Microsoft Exchange для совместной рабо­
ты с документами различных приложений;
657
Microsoft Query



• документирование изменений в документе путем создания очередной его вер­
сии, добавления примечаний рецензентов, редакторской правки документа
и т. п.

ПРИМЕЧАНИЕ
В программах Microsoft Office 2000 существует команда меню Сервис • Совместная рабо­
та, с помощью которой осуществляется настройка и запуск программы NetMeeting.


Microsoft Query
В Microsoft Office 2000 существует специальное программное средство — Micro­
soft Query (MS Query), обеспечивающее доступ к данным внешних источников,
их совместную обработку, а также конвертирование форматов данных с помо­
щью драйверов ODBC. В MS Query реализуются запросы, а их результаты пе­
ресылаются в Microsoft Excel или Microsoft Word
Существует несколько вариантов вызова MS Query из приложений Microsoft
Office.

Технология использования MS Query
На рис. 8.1 представлен технологический процесс обработки информации с ис­
пользованием средств MS Query.


Драйверы:
ODBC
Электронная OLE-DB
таблица OLE-DB OLAP
Microsoft Excel 2000


Текстовый редактор
Microsoft Word 2000



Запрос
MSQRY32.EXE
SQL Server OLAP Services
SQL
Server
MS Access
dBase
MS FoxPro
Oracle
MS Excel Paradox
БД в текстовых файлах

Рис 8 . 1 . Технология использования MS Query

MS Query обеспечивает формирование запроса на извлечение или обработку
данных БД следующего типа:
658 Глава 8 Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


SQL Server SQL Server OLAP Services dBase
MS Access Oracle MS FoxPro
MS Excel Paradox БД в текстовых файлах

Вызов MS Query из Microsoft Excel выполняется следующим образом:
• с помощью команды меню Данные • Внешние данные • Создать запрос — соз­
дание нового запроса MS Query;
• с помощью команды меню Данные • Внешние данные • Выполнить запрос к
БД — запуск MS Query для выполнения ранее сохраненного запроса в виде
файла с расширением .dqy, .iqy, .oqy, .rqy;
• с помощью команды меню Данные • Сводная таблица — вызов MS Query для
создания сводной таблицы на основе внешних данных.
Вызов MS Query из Microsoft Word выполняется следующим образом:
• с помощью кнопки панели инструментов Базы данных — Добавить БД (в диа­
логовом окне выбирается файл БД);
• с помощью команды меню Сервис • Слияние выполняется слияние основного
документа и данных внешнего источника — БД, для преобразования которо­
го используется MS Query.
Программа MS Query может запускаться и самостоятельно, используется файл
MSQRY32.EXE (папка \MICROSOFT OFFICE\OFFICE\).
Запросы на извлечение и обработку данных сохраняются в виде файлов опреде­
ленного формата:
• .dqy — запрос для извлечения данных из реляционных баз данных, тексто­
вых файлов или списков Microsoft Excel;
• .oqy — запрос на подключение к данным в БД OLAP на сервере, создание
файла автономного куба. Файл запроса содержит информацию, определяю­
щую содержимое куба — структуру данных, а также сведения о подключении
к реляционной БД;
• .rqy — запрос, обеспечивающий поддержку драйверов источников данных
OLE-DB (используется только для электронной таблицы Microsoft Excel 2000);
• .qry — формат предыдущей версии MS Query;
• .iqy — файл Web-запроса, предназначенный для извлечения данных из Web-
ресурсов.
Файл запросов является текстовым файлом, содержит сведения об источнике
данных: местоположение БД, таблица и состав полей запроса, способ подключе­
ния к БД, используемый драйвер для доступа к БД. Драйвер — программа ин­
терпретации внешних форматов данных:
• ODBC (Open DataBase Connectivity) — библиотека динамической компонов­
ки (DLL) для подключения к БД;
• OLE-DB (Object Linking and Embedded Data Base) — драйверы для доступа
по сети и через Интернет/интранет к реляционным источникам данных, поч-
659
Microsoft Query


товым файлам, неформатированным текстовым файлам и электронным таб­
лицам;
• OLE-DB OLAP (On-line Analytical Processing) — драйверы для доступа к ба­
зам данных OLAP, представленных в виде OLAP-кубов.

Основы работы в MS Query
В MS Query выполняются следующие технологические операции:
• выборка данных по условиям из внешних БД для передачи в приложение
(электронную таблицу, текстовый документ);
• конвертирование данных в выбранный формат представления;
• сохранение результата запроса в указанном формате представления;
• создание нового источника данных в указанном формате представления;
• ввод и редактирование записей внешних БД.
При работе в MS Query используются команды меню и панель инструментов
(рис. 8.2).



Рис 8.2. Панель инструментов MS Query

Слева направо расположены кнопки: Создать новый запрос; Открыть запрос; Со­
хранить запрос; Режим SQL; Отображение/Скрытие таблиц; Отображение/Скрытие
условий; Добавить таблицу; Фильтр по выделенному; Цикл по групповым операци­
ям; Сортировать по возрастанию; Сортировать по убыванию; Выполнить запрос; Ав­
томатический режим; ? (справки по команде или кнопке); Вызов справки.

Создание запроса
Создание запроса требует определения источника данных — таблицы БД, блока
ячеек электронной таблицы или текстового файла.
660 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


Диалоговое окно Выбор источника данных содержит вкладки (рис. 8.3):
• Базы данных — указание источника или определение нового источника дан­
ных.
• Запросы — выбор ранее созданного запроса для его реорганизации.
• Кубы OLAP — выбор существующего или создание нового куба OLAP.
Для пополнения списка источников данных новым файлом существующих фор­
матов нажимается кнопка Обзор. Кнопка Параметры вызывает окно для задания
имен папок, в которых находятся файлы-источники. Для определения нового
источника данных выбирается Новый источник данных, нажимается кнопка ОК, на
экран выводится диалоговое окно Создание нового источника данных (рис. 8.4).




Рис 8.4. Создание нового источника данных

Для источника данных вводится произвольное имя, выбирается драйвер, нажи­
мается кнопка Связь, которая вызывает диалоговое окно Установка драйвера
ODBC1 (рис. 8.5):
• кнопка Выбрать — следует указать файл источника данных;
• кнопка Создать — создать новый файл-источник указанного формата;
• кнопка Восстановить — восстановить поврежденный источник данных;
• кнопка Сжать — выполнить сжатие данных в файле источника.
В диалоговом окне указывается тип БД, задается время ожидания получения
данных, размер буфера обмена, монопольный доступ, режим только чтение. Если
в качестве драйвера используется Microsoft Excel Driver (*.xls), кнопка Связь
позволяет указать версию рабочей книги, указать имя файла рабочей книги.
Для текстовых баз данных используется драйвер Microsoft Text Driver (*.txt,
*.csv), устанавливается связь с определенным каталогом, содержащим тексто­
вые файлы.



1
Только для БД СУБД Access.
661
Microsoft Query


I Установка драйвера ODBC для Microsoft Access









Рис 8.5. Окно установки драйверов ODBC

При выборе файла БД выводится диалоговое окно Выбор столбцов запроса
(рис. 8.6).

Создание запроса: выбор столбцов

^щ^фщ^йттрм^,
lieifP^»SlP#fl4
!+. Журнал автозамены имен ^I^T^^fg
ffi Журнал операций .М * ^ ^ > Ц
В ЖХО ^4>1%
Дата проводки (операции] 4-3
ОййиОШаЕйяЗЗв ^У
Номер субсчета дебета . $ЩШ$
X J "в"4' .=# ,/?Х*
Ном*п гчгтл кПРИ i*r«
s
yiWtWM#* &&*<
& & • - * • • &



.4008 5У41


f^fcS^lll' fei^^F ^f^'ll?"'^^W
Й&М^ЬЩН
Рис 8.6. Окно Создание запроса

Кнопка Параметры позволяет указать состав отображаемой информации в окне
(таблицы, запросы, системные таблицы и т. п.). При построении запроса можно
использовать произвольное число таблиц/запросов. Если запрос многотаблич­
ный, все таблицы в запросе должны быть связанными по общим полям (ключам
связи).

Пример 1
Создать новый источник данных для использования в запросах MS Query. Рас­
сматривается БД СУБД Access 2000 — файл OC.MDB.
662 Глава 8 Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


Последовательность действий.
1. Запустить MS Query (любым способом).
2. Создать новый запрос с помощью команды меню Файл • Создать запрос.
3. Выбрать Новый источник данных, имя источника — БД Основные средства файл
OC.MDB.
4. Выбрать драйвер — Microsoft Access Driver (*.mdb).
5. Нажать кнопку Связь и выбрать связь с файлом OC.MDB.
6 Снять флажок Только чтение.
7. Снять флажок Использовать мастер запросов и нажать кнопку ОК.
8. Не выбирать таблиц, закрыть MS Query.
Вид макета запроса определяют команды меню MS Query: Вид • Таблицы и Вид •
Условия, состоит из следующих областей (рис. 8.7):
Р область таблиц;
• область условий (критериев);
• область данных.




Рис 8.7. Макет запроса MS Query

Область таблиц
В макете запроса таблицы имеют вид прямоугольников, внутри которых нахо­
дятся списки полей. Можно перемещать прямоугольники, изменять размеры по
высоте и ширине. Для многотабличного запроса задаются связи таблиц. Осно­
ванием для связи таблиц в многотабличном запросе является наличие ключей
663
Microsoft Query


связи одного формата с одинаковыми значениями данных, но, возможно, с раз­
ными именами.
Область таблиц запроса можно расширить с помощью команды меню Таблица •
Добавить таблицу или кнопки панели инструментов. Не используемые в запросе
таблицы можно удалять с помощью команды Таблица • Удалить (или нажать
клавишу Del).
Существуют два способа установления связей таблиц:
• графический — в таблице выделяется ключ связи, нажимается левая кнопка
мыши, и образ поля перемещается в другую таблицу на другой ключ связи;
• с помощью команды меню Таблица • Объединения, вывод диалогового окна
Объединение (рис. 8.8).




Рис 8.8. Объединение таблиц в запросе

В диалоговом окне Объединения дается описание связи таблиц на языке SQL и
осуществляется управление связью с помощью кнопок:
• Удалить — удаляет связь;
• Добавить — добавляет новое определение связи.
В отдельной связи двух таблиц различают левую и правую таблицы. В окне Сле­
ва выбирается имя поля связи в левой таблице, в окне Справа — имя поля связи
правой таблицы. Возможны следующие типы объединения таблиц:
• внутреннее объединение (по умолчанию) — записи двух таблиц, в которых
совпадают значения полей связи двух таблиц;
• внешнее объединение слева — все записи таблицы слева и только те записи
таблицы справа, которые имеют совпадающие значения полей связи двух таблиц;
• внешнее объединение справа — все записи таблицы справа и только те записи
таблицы слева, которые имеют совпадающие значения полей связи двух таблиц.
664 Глава 8. Информационные технологии интеграции Microsoft Office 2000


Между полями связи двух таблиц при их объединении можно устанавливать
отношения с помощью операторов: больше, больше или равно, меньше, меньше
или равно, равно, не равно. В результате объединения таблиц появляются графи­
ческие линии связи. MS Query автоматически объединяет таблицы базы дан­
ных, если они содержат одинаковые поля, как по наименованию, так и по значе­
ниям. Результаты объединения двух таблиц представлены на рис. 8.9-8.11.

<< Пред. стр.

страница 80
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign