LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 67
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Норма
Код группы Наименование группы ОС Годовая норма
амортизации автотранспорта
ОС

20,00%
60002 Прочий инструмент 0,00%

10,00%
70003 Мебель 0,00%

6,70% 0,00%
70004 Гарнитуры, ковры, зеркала


Таблица 7.9. Справочник материально-ответственных лиц (МОЛ)

Имя Отчество Код подразделения
Табельный номер Фамилия

Смирнов Игорь Александрович
1200 Админ

Соколов Владимирович Цех 1
1201 Роман

Светлана Семеновна Цех 2
1400 Андреева

Котова Нина Склад 1
1601 Александровна

Алла
1800 Серегина Борисовна Склад 2



Работа с таблицами БД
Таблицы БД характеризуются логической структурой данных, которая создает­
ся и редактируется в конструкторе таблиц. Таблица содержат хранимые на дис­
ке данные.

Операции обработки данных таблиц
Таблицы БД поддерживают различные виды обработки:
• работа с отдельными записями таблиц:
О добавление записи — команда меню Вставка • Новая запись;
О ввод новой записи, не отображая существующих в таблице записей, — ко­
манда меню Записи • Ввод данных;
О групповая корректировка значений поля в записях таблицы — команда ме­
ню Правка • Заменить (курсор установлен в редактируемом поле, следует
ввести образцы для поиска и замены);
О удаление записей — команда меню Правка • Удалить запись;
• изменение структуры записи таблицы:
О удаление столбцов — команда меню Правка • Удалить столбец (соответст­
вующие поля удаляются из структуры записи таблицы);
О добавление новых столбцов — команды меню Вставка • Столбец, Вставка •
Столбец подстановок (Мастер подстановок), Вставка • Столбец гиперссылки
(новые столбцы вставляются в структуру записи таблицы);
О изменение имен полей — команда меню Формат • Переименовать столбец;
552 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


О вывод подтаблицы — команда меню Вставка • Подтаблица, в диалоговом
окне Вставка подтаблицы выбирается соответствующая таблица или запрос,
указываются поля связи;
• изменение внешнего вида таблицы:
О выбор формата шрифта (тип, начертание, размер, цвет) — команда меню
Формат • Шрифт;
О выбор формата линий сетки, фона таблицы и т. п. — команда меню Фор­
мат • Режим таблицы;
О определение высоты строк и ширины столбцов — команды меню Формат •
Высота строки, Формат • Ширина столбца;
О скрытие столбцов таблицы — команда меню Формат • Скрыть столбцы;
О отображение скрытых столбцов — команда меню Формат • Отобразить
столбцы;
О закрепление столбцов на экране для просмотра таблиц, содержащих боль­
шое число столбцов, — команда меню Формат • Закрепить столбцы;
О освобождение закрепленных столбцов — команда меню Формат • Освобо­
дить все закрепленные столбцы;
• выборка и упорядочивание записей таблицы, в том числе:
О сортировка записей таблицы по значению указанного поля — команда
меню Записи • Сортировка;
О фильтрация записей таблицы по заданным условиям.

ПРИМЕЧАНИЕ
Результат сортировки записей таблицы определяется установками, выполненными в ко­
манде меню Сервис • Параметры, вкладка Общие. Можно выбрать порядок сортировки —
язык. По умолчанию установлен Обычный порядок.

Фильтрация записей таблицы
Различают обычные фильтры по значению отдельных полей, фильтры в виде
запросов — расширенные фильтры. Для отбора записей, содержащих указанное
значение в поле, следует:
• установить курсор в запись таблицы;
• выделить значение в поле, по которому фильтруются записи;
• выполнить команду меню Записи • Фильтр • Фильтр по выделенному.
Видимыми остаются записи, которые содержат в выбранном поле таблицы ука­
занное значение. Команда меню Записи • Фильтр • Исключить выделенное обес­
печивает инверсию отобранных записей — на экране останутся только те запи­
си, которые не содержат в выбранном поле указанное значение.
Если следует отобрать записи по значениям нескольких полей, выполняется ко­
манда меню Записи • Фильтр • Изменить фильтр. На экран выводится набор вкла­
док, на каждой из которых представлена таблица с пустыми полями для ввода
условий отбора. Первая вкладка называется — Найти, все остальные вкладки —
553
Основные понятия СУБД Access

ИЛИ На каждой вкладке задаются условия отбора записей в виде значений в
указанных полях Все условия одной и той же вкладки объединены логической
связкой И Условия различных вкладок объединены логической связкой ИЛИ
Для поиска пустых значений в поле вводятся ключевые слова Is Null, для поиска
непустых значений — Is Not Null
Для задания условий отбора по нескольким полям следует
• выполнить команду меню Записи • Фильтр • Изменить фильтр,
• на первой вкладке Найти задать условия отбора записей (значения полей вы­
бираются из раскрывающихся списков или вводятся с клавиатуры),
• при необходимости перейти на новую вкладку ИЛИ для задания альтернатив­
ною условия отбора записей и т д
• выполнить команду меню Фильтр • Применить фильтр

ПРИМЕЧАНИЕ
Анало1ичный отбор записей можно выполнить с помощью команды контекстного меню
Фильтр для При установке курсора в поле тблицы и нажатии правой кнопки мыши вы­
водится контекстное меню команд содержащее поле Фильтр для В поле вводится фильтр
в виде значения поля Для применения фильтра или закрытия контекстного меню нажи­
мается клавиша Enter Д ш сохранения контекстного меню открытым и продолжения за­
дания уточняющих условий отбора — клавиша Tab


Условие фильтрации записей таблицы можно задать на бланке запроса с помо­
щью команды меню Записи • Фильтр • Расширенный фильтр Для сложных усло­
вий фильтрации можно использовать поля таблиц и запросов, связанных с
исходной таблицей Условия фильтрации вводятся в строке Условие отбора, ис­
пользуется построитель выражений (см далее)
Фильтр сохраняется как свойство — Фильтр, которое можно отредактировать в
конструкторе таблицы с помощью команды меню Вид • Свойства Команда меню
Записи • Удалить фильтр удаляет фильтр и восстанавливает показ всех записей
таблицы


Подтаблицы БД
СУБД Access вводит новый тип данных — для основной таблицы указывается
«подтаблица», которая соответспзует в схеме данных, связанной с основной таб­
лицей, таблице или запросу Подтаблицы добавляются в таблицу, запрос или
форму для получения иерархических структур данных Подтаблица, в свою оче­
редь, может иметь свою подтаблицу и т д Максимальная глубина вложенности
подлаблиц — 8, на каждом подчиненном уровне используется только одна под­
таблица Таким образом, можно создавать иерархические структуры большой глу­
бины вложенности
Для таблиц, связанных отношениями 1 1 (один к одному) или 1 М (один ко
многим) с другими таблицами, автоматически создаются подтаблицы, если сов­
падают поля первичного ключа исходной таблицы и внешнего ключа подчинен-
554 Глава 7 Система управления базами данных MS Access 2000


ной таблицы. В этом случае свойство Имя подтаблицы для исходной таблицы
принимает значение Авто.
Для открытой таблицы добавление подтаблицы осуществляется с помощью
команды меню Вставка • Подтаблица. В диалоговом окне Вставка подтаблицы
(рис. 7 15) указываются таблица или запрос, поля связи таблиц:
• Подчиненные поля — поля подтаблицы.
• Основные поля — поля исходной таблицы.

Вставка гюятабликм

Тй&ивда- ]запроаИ Табяи«ый запросе* |

Оти»**
Амортизация ОС
Группа ОС
Журнал автозамены имен
ЖХО
Инвентарная карточга ОС

МОП
Проводка
Счет
Типовая операция
Шаблон проводки




3
Гтодчжешыапоад: [2№ЙИЗГ

"3
UWOJWW&rKffWJ * JKOA группы ОС


Р и с . 7 . 1 5 . Включение подтаблицы в таблицу

Записи подтаблицы можно свернуть или развернуть — команда меню Формат •
Подтаблица • Свернуть все/Развернуть все (аналог маркера +/-). Для удаления
подтаблицы служит команда меню Формат • Подтаблица • Удалить.
Пример 4
В схеме данных установлены отношения 1:М для таблиц:
• Группа ОС и Инвентарный объект ОС;
• Инвентарный объект ОС и Инвентарная карточка ОС;
• МОЛ и Инвентарная карточка ОС

Последовательность действий для подключения подтаблиц.
1. Открыть БД ОС .MDB с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Открыть таблицу Группа ОС (таблица содержит заполненные записи — см
пример ранее). Для каждой записи имеется кнопка + для вывода подтаблицы.
3. Выполнить удаление подтаблицы — команда меню Формат • Подтаблица •
Удалить.
4. Выполнить команду Вставка • Подтаблица, выбрать таблицу Инвентарный объ­
ект ОС; подчиненные поля — Код группы ОС; связанные поля — Код группы ОС.
5. Выбрать запись для группы ОС с кодом 48005, раскрыть подтаблицу и за­
полнить список инвентарных объектов (табл. 7.10).
555
Основные понятия СУБД Access


6. Для инвентарных объектов ОС ввести инвентарные карточки, номера карто­
чек соответствуют инвентарным номерам объектов (табл. 7.11).

Т а б л и ц а 7 . 1 0 . Список инвентарных объектов ОС
1 '
Дата
Начальная Начальный Накоплен­ Дата
Инвентар­ Код
приоб­ постанов­
стоимость ный износ
ный номер подраз­ износ
ретения ки на учет
деления
ОС
1
15 500,00р 0,00р. 0,00р. 01.06 00
001001 Админ 01.06.00

15 500,00р. 0,00р. 0,00р. 12.05.00 01.06.00
001002 Админ

01 04.99
0,00р. 01.04.99
002001 Склад 1 8 700,00р. 1 000,00р


Таблица 7 . 1 1 . Список инвентарных карточек ОС

Дата открытия Дата закрытия
Номер Код МОЛ Код
подразделения карточки карточки
карточки ОС

01.06.00
Админ
Смирнов
001001

12.05.00
001002 Смирнов Админ

Склад 01.04.99
Котова
002001


7. Открыть подтаблицу МОЛ и с помощью команды меню Вставка • Подтаблица
определить подтаблицу Инвентарные карточки ОС, подчиненные поля — Та­
бельный номер, основные поля — Табельный номер (рис. 7.16).
8. Закрыть файл БД — команда меню Файл • Закрыть.

Наиненоеание группы ОС j Гоття норма [Норма аатотрансго
| кол группы qc[
10000 Здания Бысотные (более 25 этажей) 0,40%
10001 Здания многоэтажные (более 2 этажей) 1,00%
10010 Деревометаллические задания 12,50%
10101 Здания с кирпичными стенами, перекрытия ж/бетоннь 1,00%
20131 Металлические и деревянные сооружения 2,00%
44502 Станки круглопильные, строгальные, шлифиовальные 8,30%
44503 Линии автоматические и полуавтоматические 7,00%
48005 ЭВМ персональные компьютеры 12,50%
иноеитарйьай номер ор j код войраэдштеиия. [ начальная ct|.
код группы ОС.
15 бОО.ООр
100010 ЭВМ персональные компьютеры Админ
н й м е р карточки ОС j Код группы ОС j Код МОЛ 1 Код подраэ^ Д а т а открыт^ Дата аакрь i
48005 01 06 99 01 01 00
100010 Смирнов Админ
48005 01 01 00
100009 Соколов Цех1
48005
ЭВМ персональные компьютеры j j Админ 12 450,00р
10001Г
15 200,00р
ЭВМ персональные компьютеры Склад 1
100012
ОДЮр
__ _ ЭВМ персональные компьютеры
_*
Автомобили более 2 т ресурс 200 тыс км
50402
0.00%
Автомобили малого класса 1,2 - 1 , 8 л, такси
Lil 50417

Рис. 7.16. Работа с подтаблицами БД
556 Глава 7 Система управления базами данных MS Access 2000


Формы
Формы предназначены для ввода и редактирования данных таблиц, просмотра
результатов запросов выборки, создания пользовательского меню, диаграмм.
С формой для ввода и редактирования данных таблиц можно работать в сле­
дующих режимах.
• в конструкторе форм — макет экранной формы;
• в режиме формы — экранная форма для ввода и редактирования данных;
• в режиме таблицы — обычная таблица.
Новые формы могут создаваться на вкладке Формы с помощью кнопки Создать
или по команде меню Вставка • Форма несколькими способами:
• с использованием Конструктора форм — наиболее трудоемкий способ, обеспе­
чивает создание и редактирование форм различной сложности,
• с помощью Мастера форм — специальной программы для автоматизации соз­
дания форм:
• с помощью Автоформы (в столбец, ленточная, табличная) — быстрое созда­
ние простейших однотабличных форм;
• используя Диаграмму — построение диаграмм для числовых данных таблиц;
• с помощью Сводной таблицы — построение итоговой экранной формы, обеспечи­
вающей формирование и просмотр итогов в электронной таблице Microsoft Excel.

Макет формы
Макет формы строится из элементов управления, расположенных на Панели
элементов. Панель выводится на экран с помощью команды меню Вид • Панель
элементов (рис. 7 17)


! k J<_ ^
J"Mlh/^^3 "Vfe » щ m 3 ш \.«jjt";
Рис. 7.17. Панель элементов для построения формы

Первый ряд кнопок:
• Выбор элемента,
• Мастера (для определенных элементов управления).
Второй ряд кнопок:
• Надпись (произвольный текст);
• Поле (таблицы, запроса или вычисляемое поле);
• Группа переключателей (флажков, кнопок, выключателей);
• Выключатель, Переключатель, Флажок (имеют два состояния 0 / 1 , Да/Нет,
Вкл/Выкл),
557
Основные понятия СУБД Access


• Поле со списком (выбор значения из списка, ввод нового значения);
• Список (выбор значения из списка);
• Кнопка (связь с макросом, процедурой обработки событий);
• Рисунок (табл. 7.12);
• Свободная рамка объекта (внедрение объекта) (см. табл. 7.12);
• Присоединенная рамка объекта (связь с объектом) (см. табл. 7.12);
• Разрыв страницы;
• Набор вкладок (независимые подчиненные элементы);
• Подчиненная форма;
• Линия;
• Прямоугольник;
• Дополнительные элементы.

Таблица 7.12. Типы рамок для объектов формы

Тип рамки Объект
Внедрение или связь с обьеклом типа рисунок
Рамка рисунка
Свободная рамка Внедрение или связь с объектом OLE, который остается
объекта неизменным при переходе в форме о г записи к записи
Присоединенная рамка Внедрение или связь с обьектом OLE, который сохранен в
поле записей таблицы При переходе от записи к записи в
объекта
форме выводятся разные объекты

Макет формы состоит из разделов Состав разделов формируется с помощью
команд меню Вид • Заголовок/Примечание формы и Вид • Колонтитулы Основ­
ные разделы макета формы:
• Заголовок формы.
• Область данных.
• Примечание формы.
• Колонтитулы.
В Заголовке формы размещается название формы, постоянные элементы управ­
ления (поля, надписи, графика, рисунки, командные кнопки), присутствующие
на экране. В области Примечание формы выводится итоговая информация (ко­
личество записей области данных, итоги по столбцам), кнопки, надписи и т. п.
Колонтитулы содержат постоянную информацию для печатной страницы. Фор­
мы могут выводиться на печать с сохранением форматных характеристик.
Положение, габариты и внешнее оформление элементов управления формы мож­
но легко изменить. Команда меню Формат конструктора форм позволяет выпол­
нить следующие операции:
• Автоформат — стандартные стили для формы с дополнительной настройкой
элементов стиля (шрифт, цвет, границы).
558 Глава 7 Система управления базами данных MS Access 2000


• Условное форматирование — задать условия изменения формата (от 1 до 3
условий) для выделенного элемента управления
• Задать стандартные свойства
• Преобразовать элемент в — изменение типа элемента управления, например,
поле можно преобразовать в поле со списком, и наоборот, выключатель — в
переключатель, флажок и т д
• Привязать к сетке — разметка в макете для удобства позиционирования эле­

<< Пред. стр.

страница 67
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign