LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 62
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


В отличие от предыдущего сводного регистра — Карточки счета, в журнале-орде­
ре обеспечена подборка сводных проводок по каждому субсчету в хронологиче­
ской последовательности. Это дает возможность дополнительного анализа на
уровне субсчетов. Строка общих итогов показывает суммарные дебетовые обо­
роты корреспондирующих счетов, субсчетов Столбец общих итогов содержит
итоговый оборот для каждого субсчета в разрезе календарных дат и в целом по
субсчету С помощью итогового столбца можно анализировать интервалы ин­
тенсивного использования кредитового счета, субсчета
Главная книга
В павной книге проводки группируются по учетным периодам — месяцам для
каждого кредитового счета, субсчета Первоначально создайся сводная таблица,
у которой в области столбцов находятся поля Дебетовый счет, Субсчет, в облас­
ти строк — поле Дата операции, в области страницы — поля Кредитовый счет,
Субсчет Эта сводная таблица похожа на журнал-ордер по кредиту счета, субсче­
та Осуществляется группирование значений поля Дата по месяцам — команда
меню Данные > Группа и Структура • Группировать

ПРИМЕЧАНИЕ
Если поле Дата в ЖХО имеет пустые значения (или в б юке базы данных существуют пус­
тые записи), создание 1ругшировки для поля невозможно Перед группированием следует
выполнить фильтрацию базы данных по полю Дата — отбор только непустых значений
512 Глава 6. Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel



Вопросы для самопроверки
1. Назовите типовые информационные технологии количественного анализа
данных Microsoft Excel.
2. Что такое сценарный подход? Сколько ячеек может входить в один сцена­
рий? Каковы ограничения на расположение ячеек сценария?
3. Какие виды отчетов можно подготовить для различных сценариев?
4. Как исследовать влияние параметров на функции? Что такое таблицы под­
становки?
5. Как подготовить данные на листе рабочей книги для исследования влияния
двух параметров на функцию?
6. Каково назначение «Пакета анализа» Microsoft Excel?
7. Назовите типовые статистические методы обработки данных.
8. Каково назначение «Поиска решений» Microsoft Excel?
9. Какова схема размещения данных на листе рабочей книги для задачи линей­
ного программирования?
10. Как построить диаграмму? Назовите типовые области диаграммы.
11. Как связаны данные электронной таблицы и графиков, данные сводных таб­
лиц и графиков?
ГЛАВА 7 Система
управления
базами данных
MS Access 2000
База данных (БД) — хранилище данных, относящихся к определенной предмет­
ной области, которое обеспечивает реализацию приложений (задач и запросов).
БД находится под управлением специализированного программного средства —
системы управления базами данных (СУБД).
Применение БД в информационных системах позволяет:
• легко наращивать функции информационной системы, используя ядро — дан­
ные БД;
• моделировать функции управления предметной области с помощью инфор­
мационных моделей;
• выполнять анализ информации для принятия управленческих решений;
• повысить качество хранимых данных за счет полноты, согласованности и
целостности, контроля достоверности вводимой информации, обеспечения
санкционированного доступа к БД;
• разделить «логический» и «физический» уровни представления данных и сде­
лать относительно независимыми данные от обрабатывающих их программ;
• исключить в прикладных программах функции непосредственного управле­
ния данными на машинных носителях и усилить функции логики обработки
данных;
• стандартизировать основные процедуры работы с данными (ввод и редакти­
рование данных в БД, поиск и извлечение данных, формирование отчетов,
графическое представление и публикация данных БД на сетевом сервере или
в сети Интернет и т. п.);
• снизить трудозатраты на поддержку БД, уменьшить расход вычислительных
ресурсов, в первую очередь внешней памяти, для хранения и эксплуатации
БД и т. п.
514 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000



Проектирование БД
Для БД характерно многоуровневое представление и описание в виде так назы­
ваемых моделей данных, для создания которых используется теория БД и мето­
дики проектирования.
БД содержит исходные данные для реализации приложений (задач и запросов)
предметной области. В первую очередь, это — нормативно-справочная и первич­
ная учетная информация. В БД могут накапливаться результаты решения задач,
которые используются в качестве входной информации для решения других за­
дач. Основной проблемой проектирования БД является определение состава и
структуры данных предметной области, достаточных для реализации перечня
приложений.
БД рассматривается как совокупность моделей данных, описывающих логиче­
скую структуру и физическую организацию данных на машинных носителях,
находящихся под управлением СУБД. При проектировании БД используется
«многоуровневый» подход к представлению данных.
Типовые проектные работы по созданию БД под управлением СУБД включают:
• построение информационно-логической модели предметной области (ИЛМ);
• выбор СУБД;
• проектирование логической структуры БД;
• проектирование организации БД на машинных носителях;
• разработку процедур администрирования БД;
• разработку информационных технологий работы с БД приложений.
Формализованное описание данных предметной области, являющееся основой
для проектирования логической структуры БД, носит название информацион­
но-логической модели предметной области (ИЛМ). Роль ИЛМ в проектирова­
нии структуры БД трудно переоценить. Неправильное понимание данных и
информационных потребностей приложений предметной области приводит к
ошибкам в структуре БД. В современных методиках проектирования БД дела­
ется существенный акцент на информационном анализе предметной области.
На эффективность реализации БД и информационной системы оказывает ре­
шающее влияние выбор СУБД. На основании ИЛМ для выбранной СУБД стро­
ится комплекс взаимосвязанных моделей БД:
• конщптуалъная модель, соответствующая интегрированному логическому пред­
ставлению БД;
• внутренняя модель, описывающая хранение БД на машинных носителях с
использованием методов организации и доступа данных;
• внешние модели, поддерживаемые для защиты и санкционированного доступа
к БД различных приложений.
БД является важнейшим стратегическим ресурсом информационной системы.
На его создание расходуются значительные средства. Наличие БД, отвечающей
требованиям полноты, актуальности, достоверности, целостности и т. п., являет-
515
Проектирование БД


ся основой для эффективной реализации приложений. В информационных сис­
темах осуществляется системное администрирование БД с помощью сервисных
средств СУБД (обеспечение санкционированного доступа к БД, страховое ко­
пирование БД, восстановление БД и др.).

Информационный анализ предметной области
Современный подход к разработке информационных систем основан на рас­
смотрении предметной области как совокупности бизнес-процессов, для реали­
зации которых необходима информация определенного состава, структуры и
уровня качества. Уровень качества информации — это ее полнота, достовер­
ность, актуальность, точность и своевременность. Эффективность бизнес-про­
цессов зависит от технологий сбора, регистрации, передачи, хранения, обработ­
ки и выдачи информации.
Информационный анализ предметной области для проектирования БД предпо­
лагает создание ИЛМ для проектирования структуры БД.

Понятие информационных объектов ИЛМ
ИЛМ рассматривается как совокупность информационных объектов (ИО), со­
держащих наборы реквизитов, и структурных связей этих объектов. Внутренняя
структура ИО должна отвечать формальным требованиям. Каждый ИО образу­
ет множество экземпляров, в отдельном экземпляре ИО представлены значения
реквизитов.
ИО обладает внутренней структурой данных, которая должна отвечать требова­
ниям третьей нормальной формы реляционной модели, а именно:
• реквизиты в экземплярах ИО принимают неделимые значения;
• выделяется ключ ИО;
Q неключевые реквизиты функционально полно зависят от ключа ИО;
• отсутствует транзитивная зависимость неключевых реквизитов от ключа.
Реквизиты ИО в отдельных экземплярах принимают «атомарное», далее неде­
лимое значение. Если некоторый реквизит в экземпляре ИО принимает список
значений, он должен быть удален из ИО. Проводится унификация названий ре­
квизитов, устранение синонимов (разных наименований одного и того же рек­
визита), устанавливается единый формат значений реквизита для всех прило­
жений.
Ключ И О обеспечивает однозначную идентификацию отдельного экземпляра
объекта. Ключ может состоять из одного (ординарный ключ) или группы свя­
занных между собой реквизитов (составной ключ). Основное требование к клю­
чу — отсутствие избыточности в реквизитном составе и достаточность для иден­
тификации экземпляров ИО. Отдельный ИО может иметь несколько ключей,
один из которых принимается за первичный ключ (Primary key), в соответствии
с которым выполняется логическая упорядоченность экземпляров ИО.
Полная функциональная зависимость неключевых реквизитов И О от ключа оз­
начает, что в каждый момент времени значение ключа однозначно определяет
516 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


значение неключевого реквизита в экземпляре ИО. Если ключ составной, усло­
вие полной функциональной зависимости должно выполняться на уровне цело­
го ключа, а не какой-либо его части. Если неключевой реквизит функционально
полно зависит и от ключа ИО, и от другого неключевого реквизита этого же
ИО, такая зависимость является транзитивной, она должна быть устранена в
структуре ИО.
Пример 1
Нормализовать ИО «Журнал хозяйственных операций (ЖХО)», реквизитный
состав: Дата проводки (операции); Номер счета дебета; Номер субсчета дебета;
Номер счета кредита; Номер субсчета кредита; Номер документа-основания; Дата
документа-основания; Содержание операции; Сумма операции.
Ключ информационного объекта ЖХО — составной: Дата проводки (операции);
Номер счета дебета; Номер субсчета дебета; Номер счета кредита; Номер суб­
счета кредита; Номер документа-основания; Дата документа-основания. Нельзя
удалить никакой реквизит ключа, не нарушив требования уникальной иденти­
фикации экземпляра ИО. Добавление каких-либо реквизитов в состав ключа
приводит к необоснованной избыточности.
Для проведения анализа внутренней структуры — полной функциональной
зависимости реквизитов от ключа и отсутствия транзитивной зависимости не­
ключевых реквизитов обычно применяется графический анализ (рис. 7.1).

Дата проводки
Номер счета дебета
Номер субсчета дебета
Номер счета кредита
Номер субсчета кредита
Номер документа-основания —
Дата документа-основания
Содержание операции Ч
Сумма операции -<
Рис. 7 . 1 . Реквизитный состав ИО


Применительно к ИО ЖХО все реквизиты принимают «атомарное» значение —
отсутствует многозначность реквизитов. Неключевые реквизиты функциональ­
но полно зависят от составного ключа, поскольку в каждый момент времени од­
ному значению ключа соответствует одно и только одно значение неключевого
реквизита в экземпляре ИО. Отсутствует транзитивная зависимость неключевых
реквизитов между собой.

Структурные связи ИО
Структурные связи устанавливаются на уровне экземпляров ИО. Структурная
связь ИО — это внешняя структура данных, в ней отражается порядок перехода
от одних ИО к другим для реализации приложений. Структурная связь двух
ИО имеет количественную характеристик!/ связи на уровне экземпляров ИО и
направление перехода от одного ИО к другому, так называемую «функциональ­
ную связь» ИО.
517
Проектирование БД


Количественная характеристика связи экземпляров двух ИО (рис. 7.2):
• одно-однозначное отношение ИО А и В — означает, что каждый экземпляр А
в каждый момент времени связан не более чем с одним экземпляром В, и на­
оборот;
• одно-многозначное отношение А и В — означает, что каждый экземпляр А в
каждый момент времени связан с произвольным числом экземпляров В, при
этом каждый экземпляр В связан не более чем с одним экземпляром А;
• много-однозначное отношение — зеркальное отражение одно-многозначного
отношения;
• много-многозначное отношение А и В — означает, что каждый экземпляр А в
каждый момент времени связан с произвольным числом экземпляров В, и
наоборот.
Для удобства записи типов отношений ИО используются обозначения:
• 1:1 — одно-однозначное отношение ИО;
• 1:М — одно-многозначное отношение ИО;
• М:1 — много-однозначное отношение ИО;
• М:М — много-многозначное отношение ИО.
ПРИМЕЧАНИЕ
При построении ИЛМ необходимо обеспечить объективность типа отношения экземпля­
ров ИО, то есть отношение должно быть устойчивым во времени и охватывать все множе­
ство экземпляров каждого ИО.




Одно-однозначное Одно-многозначное Много-многозначное
Рис. 7 . 2 . Связи ИО на уровне экземпляров

Много-многозначное отношение двух ИО преобразуется в тождественную сово­
купность одно-многозначных отношений исходных объектов с третьим ИО, ко­
торый играет роль «связки». «Связка» содержит ключи исходных ИО в качест­
ве неключевых реквизитов или компонентов составного ключа.
Функциональные связи ИО отражают последовательность перехода от одних ИО —
«исходных» к другим ИО — «искомым», обусловленую алгоритмами поиска и
обработки данных приложений. В функциональной связи экземпляры исходных
ИО известны на начало обработки; экземпляры искомых ИО устанавливаются
в процессе поиска или формируются в процессе обработки экземпляров исход­
ных ИО.
518 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


Графическая интерпретация ИЛМ связана с представлением ИО в виде графа,
вершины — И О, которые имеют форму прямоугольников, дуги — структурные
связи ИО, имеющие вид стрелки (рис. 7.3). Обычный конец стрелки означает,
что в связи участвует только один экземпляр ИО, конец-точка стрелки означа­
ет, что в связи участвует много экземпляров ИО. Направление движения по
связи указывается в овале как направление движения вверх, вниз или в обе сто­
роны.
Например, для формирования оборотов счета осуществляется отбор проводок
ЖХО по дебету или кредиту счета, субсчета. ИО Счет, субсчет и ЖХО связаны
одно-многозначным типом отношений. При этом существуют две структурные
связи ИО. В одной структурной связи экземпляр ИО Счет, субсчет связан с од­
ним подмножеством экземпляров И О ЖХО для вычисления суммы дебетового
оборота, в другой структурной связи этот же экземпляр ИО Счет, субсчет свя­
зан с другим подмножеством экземпляров ИО ЖХО для вычисления суммы кре­
дитового оборота. При этом направление движения:
• для вычисления дебетового оборота по счету, субсчету: Счет, субсчет — ЖХО
(дебет проводки);
• для вычисления кредитового оборота по счету, субсчету: Счет, субсчет — ЖХО
(кредит проводки).
На схеме (рис. 7.3) изображаются две структурные связи ИО Счет, субсчет и
ЖХО.


Счет, субсчет



Дебет ( J Г ) ( J Г ) Кредит



ЖХО

Рис. 7.3. Структурные связи ИО

Направление движения по этим связям для общности выбрано «симметричное»,
по каждой отдельной структурной связи ИО возможно движение как вверх, так
и вниз.

Разработка ИЛМ
Наиболее традиционный способ разработки ИЛМ — построение «частных» ИЛМ
отдельных приложений с последующей их интеграцией. В процессе объединения
частных ИЛМ уточняется состав и внутренняя структура данных ИО, структур­
ные связи ИО. Этот подход к созданию ИЛМ носит называние «процессного»
подхода, так как во главу угла ставятся информационные процессы приложе­
ний. При построении БД достигается максимально возможная эффективность
реализации приложений в среде СУБД.
519 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


Другой подход к разработке ИЛМ — «непроцессный», когда ИО создаются на
основании общих представлений о предметной области, а структурные связи
ИО построены на основе объективных отношений экземпляров объектов и не
учитывают функциональные связи ИО. Построенная ИЛМ является основой
для формулировки приложений.
В действительности эти подходы могут переплетаться, а именно для регламен­
тированных приложений используется процессный подход с акцентом на учет
специфики приложений, для новых задач — непроцессный подход, создание И О
с принципиально возможной внутренней структурой данных.
Этапы разработки ИЛМ
Для различных подходов выделяются этапы разработки ИЛМ предметной об­
ласти.
1. Определение предметной области.
Предметная область может быть ограничена отдельным приложением или
комплексом взаимосвязанных приложений. Часто предметная область огра­
ничена рамками функциональной подсистемы управления (бухгалтерский
учет, производственный менеджмент, сбыт и реализация продукции и т. п.).
В больших информационных системах корпоративного типа функции управ­
ления тесно интегрированы, и в первую очередь это касается учетных функ­
ций, являющихся основой бухгалтерского учета. Учетные функции представ­
лены во всех функциональных подсистемах.
Для разработки ИЛМ выполняется формализованная постановка приложе­
ний (задач, запросов). Традиционно постановка комплекса задач конкрети­
зирует:
О организационно-экономическую сущность приложения, его место в функ­
циональной системе управления, взаимодействие с другими приложе­
ниями;
О цели, которые должны быть достигнуты в связи с переходом к использо­
ванию БД;
О требования к информационным технологиям сбора, передачи, обработки
и выдачи информации;
О алгоритм обработки информации приложений;
О временной регламент (периодичность, момент времени) реализации при­
ложений;
О условия и место выполнения приложения — структурное подразделение,
пользователь, особенности информационных технологий (диалоговый ре­
жим, удаленный доступ, выход в Интернет и т. п.).
2. Анализ состава и содержания входной информации для приложений.
Для каждого приложения определяется состав входной информации в виде
перечня форм входных документов, массивов информации на машинном но­
сителе. Ключевым моментом является обеспечение полноты и комплектно­
сти входной информации, установление требуемого уровня достоверности,
520 Глава 7. Система управления базами данных MS Access 2000


точности, оперативности получения, актуальности входной информации при­
менительно к каждому источнику.
Входная информация обычно классифицируется на нормативно-справочную
и оперативную (учетную) информацию, а также на информацию, представ­
ленную в виде первичных документов, в виде массивов информации на ма­
шинном носителе (БД или файлы обмена).
3. Анализ выходной информации приложений.
Для каждого приложения устанавливается состав и структура данных фор­
мируемых выходных сообщений, форма представления, требования к уров­
ню достоверности и точности значений.
Выходная информация обычно классифицируется на исходящую (выдавае­
мую во вне информационной системы) и внутреннюю (остающуюся в ин­
формационной системе). С другой стороны, выходная информация класси­
фицируется на хранимую в БД и выводимую за ее пределы — на экран,
печатные документы, файлы обмена. В связи с внедрением сетевых техноло­
гий выделяют выходную информацию, публикуемую в сети Интернет.
4. Изучение системы документации предметной области.
Изучение системы документации предполагает:
О создание альбома форм документов;
О анализ форм документов и систем документации (плановые, учетные, ор­
ганизационно-распорядительные и др.), сокращения многообразия форм
документов;
О унификацию структуры данных документов и свойств реквизитов;
О оценку объема обрабатываемой входной и формируемой выходной ин­
формации за определенный интервал времени (месяц, год);
О построение схем документооборота по каждому документу, структурному
подразделению и функции системы управления.
5. Формирование ИО.
Структура данных ИО должна отвечать требованиям третьей нормальной фор­
мы реляционной модели данных (выше).
6. Формирование структурных связей ИО.
Структурные связи И О должны основываться на одно-многозначном отно­
шении их экземпляров и учитывать функциональные связи для реализации
приложений (выше).
7. Построение графа ИЛМ.
Для визуального представления структуры данных ИЛМ предметной области
строится граф ИЛМ, вершины которого — ИО, а дуги — структурные связи
ИО. Все ИО расположены по уровням иерархии согласно одно-многозначно­
му типу отношений экземпляров ИО. Для расположения ИО по уровням ие­
рархии используется матрица смежности (см. далее). При значительном числе
ИО ИЛМ подобное графическое представление облегчает понимание струк­
туры данных, обеспечивает плавный переход к логической структуре БД.
Особенности этих этапов рассмотрены в примере 2.
521
Проектирование БД

<< Пред. стр.

страница 62
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign