LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 59
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

риодам

ПРИМЕЧАНИЕ
В результате выполнения команды меню Правка • Вставить все блоки ДЗ, Д4, , КЗ, К4,
содержат одинаковые формулы


18 Внести изменение в формулы сальдо на начало каждого учетного периода,
начиная с периода 3
О выделить блок ячеек ДЗ с помощью команды меню Правка • Перейти,
О выполнить команду меню Правка • Заменить, указать замену 1 на 2 (для
текущего учетного периода), нажать кнопку Заменить все,
О выделить блок ячеек КЗ с помощью команды меню Правка • Перейти,
О выполнить команду меню Правка • Заменить, указать замену 1 на 2 (для
текущего учетного периода), нажать кнопку Заменить все
19 Повторить предыдущий пункт для всех последующих учетных периодов, за­
меняя 1 на 3 для периода 4, 1 на 4 для периода 5, 1 на 6 для периода 7 и т п
20 Создание вспомогательного массива чисел для расчета дебетовых и кредито­
вых оборотов по счетам
О в ячейку BF5 ввести значение 0,
О в ячейку BF6 ввести значение 2,
490 Глава 6 Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


О выделить ячейки BF5-BF6, установить курсор на маркер автозаполнения
и при нажатой левой кнопке мыши протянуть на высоту столбца (до ито­
говой строки)
21 Закрыть файл с сохранением — команда меню Файл • Закрыть

ПРИМЕЧАНИЕ
Формулы для расчета дебетовых и кредитовых оборотов по счетам пока не вводятся



Журнал хозяйственных операций
ЖХО является основным учетным регистром для хранения бухгалтерских про­
водок, формируемых на основании первичных учетных документов Минималь­
но необходимая структура данных ЖХО — столбцы таблицы - Дата операции,
Счет дебет, Субсчет дебет, Счет кредит, Субсчет кредит, Код вида документа, №
документа, Сумма по операции, Комментарий.
Структура данных ЖХО (рис 6 36) может быть дополнена справочной информа­
цией, обеспечивающей углубленный аналитический учет, например, счета ана­
литического учета для дебетовой и кредитовой части проводки, код структурно­
го подразделения — место совершения операции и др.



т Е

F G LМ
|Н 1, IJ
д 1 Кс 1 № док-та 1 Сумма 1 Комментарии Проверка
| Дата Дс
Блок БазаДаиных Блок
Проверка



Рис. 6.36. Структура данных листа ЖХО


Структура данных ЖХО отвечав! всем требованиям, предъявляемым к спискам
(базе данных) Microsoft Excel К ЖХО могут применяться основные информаци­
онные технологии обработки списков фильтрация записей по условиям отбора,
агрегирование первичной информации, консолидация различных списков ЖХО
и др
ЖХО может формироваться как в результате ручного •заполнения, так и путем
обмена информацией с другими программными системами, например с готовы­
ми программами бухгалтерского учета Лист ЖХО позволяет сохранить до 65 535
записей, при интенсивности 12-15 проводок в день время «жизни» ЖХО более
15 лет
Для ввода проводок в ЖХО следует обеспечить контроль вводимой информации
При вводе данных используется справочник счетов, субсчетов, выполняется кон­
троль полноты ввода основных данных по проводке ЖХО может формироваться
на основе типовых проводок, содержащих заданную корреспонденцию счетов и
алгоритм расчета суммы проводок
491
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel


Последовательность действий
1 Открыть файл БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ XLS с помощью команды меню Файл •
Открыть
2 Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист
3 Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, лист — ЖХО
4 Создать именованный блок Контировка, содержащий все ячейки столбцов А и В
О выделить заголовки столбцов А и В,
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Присвоить, ввести имя блока —
Контировка

ВНИМАНИЕ
Блок Контировка имеет предельные размеры строк — 65 535, предпа шачен для выбора
счета, субсчета по дебету и кредиту проводки из справочника План счетов Для уменьше­
ния числа строк блока следует выбрать команду Вставка • Имя • Присвоить, выбра1ь име­
нованный блок и в строке Формула изменить координаты блока Например, для блока
Контировка установлены границы =ЖХО'$А $В Путем корректировки форму гы диапазона
ячеек блока можно изменить размерность блока, например на 500 записей =ЖХО'$А1 $В501


5 Ввести имена столбцов
О установить курсор в ячейку А1,
О ввести имя столбца — Д Дс (3 пробела между буквами Д и Д),

ВНИМАНИЕ
Имена столбцов содержат фиксированное число символов, используются в дальнейшем
для автоматического формирования имен других столбцов Поэтому строго следует вы­
держать синтаксис имен столбцов


О установить курсор в ячейку В1,
О ввести имя столбца — К Кс (3 пробела между буквами К и К)
6 Создать в ячейках столбцов А и В поля со списком для выбора счет, субсче­
та для дебетовой и кредитовой части проводки
О выполнить команду меню Правка • Перейти, выбрать блок Контировка,
О выполнить команду меню Данные • Проверка, указать тип данных — Спи­
сок, источник — блок ячеек Выбор
7 Изменить формат ячеек столбцов А-В с помощью команды меню Формат •
Ячейки, на вкладке Выравнивание установить Переносить по словам

ПРИМЕЧАНИЕ
Если не изменить формат ячеек столбцов А и В, длинные названия счетов будут мешать
работе в окне ЖХО
492 Глава 6. Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


8. Создать именованный блок БазаДанных:
О выделить названия столбцов D-K;
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Присвоить, указать стандартное
имя блока — БазаДанных.
ВНИМАНИЕ
Блок БазаДанных имеет предельные размеры строк — 65 535. Блоки Контировка и База-
Данных должны иметь одинаковый размер. При необходимости следует изменить размер­
ность блока БазаДанных.

9. Форматировать блок БазаДанных:
О выделить ячейки столбцов Е-1, выполнить команду меню Формат • Ячейки,
на вкладке Число указать Общий; на вкладке Вид — выбрать определенный
цвет заливки фона;
О выделить столбец D, выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вклад­
ке Число указать Дата, тип 14.03.99;
О выделить столбец J, выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вклад­
ке Число указать Денежный.
10. Ввести формулы в ячейки столбцов Е-Н для создания корреспонденции сче­
тов проводки:
О выделить ячейки столбца Е (либо только входящие в блок БазаДанных со­
кращенного размера); ввести формулу для дебетового счета проводки
=ЛЕВСИМВ(А1;3); нажать клавиши Ctrl+Enter для распространения форму­
лы но всем ячейкам столбца Е;
О выделить ячейки столбца F (либо только входящие в блок БазаДанных со­
кращенного размера); ввести формулу для дебетового субсчета =ПСТР(А1 ;5;2);
нажать клавиши Ctrl+Enter для распространения формулы по всем ячейкам
столбца F;
О выделить ячейки столбца G (либо только входящие в блок БазаДанных со­
кращенного размера); ввести формулу для кредитового счета проводки
=ЛЕВСИМВ(В1;3); нажать клавиши Ctrl+Enter для распространения форму­
лы по всем ячейкам столбца G;
О выделить ячейки столбца (либо только входящие в блок БазаДанных со­
кращенного размера): ввести формулу для кредитового субсчета =ПСТР(В1;5;2);
нажать клавиши Ctrl+Enter для распространения формулы по всем ячей­
кам столбца Н.
11. Ввести названия столбцов: Дата, № Документа, Сумма, Комментарий, Провер­
ка (рис. 6.36).
12. Ввести условия проверки в ячейки столбца D для даты проводки:
О выделить ячейки столбца D;
О выполнить команду меню Данные • Проверка, указать тип данных — Дата,
значение между 01.01.2001 и 01.01.20002, например.
13. Ввести условия проверки в ячейки столбца J для суммы проводки:
О выделить ячейки столбца J;
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel 493


О выполнить команду меню Данные • Проверка, указать тип данных — Дейст­
вительное, значение — Больше или равно 0.
14. Создать именованный блок ячеек Проверка:
О выделить столбец М;
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Присвоить, имя блока — Проверка.

ВНИМАНИЕ
Блок имеет предельные размеры — 65 535 строк. Блоки Контировка, БазаДанных и Провер­
ка должны иметь одинаковый размер. При необходимости следует изменить размерность
блока Проверка.


15. Ввести формулы в ячейки столбца М для проверки заполнения полей про­
водки:
О выделить ячейки столбца М (либо только входящие в блок Проверка, на­
чиная с ячейки М2).
О ввести формулу:
=ECnM(HnM(EnyCTO(D:D);E:E="";F:F="";G:G="";H:H="";EnyCTO(J:J));
"Ошибка";"")
О нажать клавиши Ctrl+Enter для распространения формулы по всем ячейкам
столбца.

ПРИМЕЧАНИЕ
Если блоки (БазаДанных, Контировка, Проверка) имеют предельный размер по вертика­
ли — 65 535 строк, операция добавления новых строк на листе ЖХО не выполняется. Опе­
рация удаления сгрок таблицы — команда меню Правка • Удалить не приводит к уменьше­
нию размерности блоков, так как при удалении строк блоки восстанавливают свои грани­
цы, но в конец блоков будут добавлены строки, не содержащие формул. Если блоки имеют
меньшую размерность, то при добавлении новых записей следует ВРУЧНУЮ перекопиро­
вать соответствующие формулы в столбцах Е-Н, М. Для таблиц, содержащих большое чис­
ло формул, на момент реорганизации структуры следует отключить автоматический
пересчет формул — команда меню Сервис • Параметры, на вкладке Вычисления установить
флажок Вычисления вручную (нажать клавишу F9).


16. Защитить ячейки листа ЖХО от изменений и скрыть формулы:
О выделить ячейки столбцов А-В, Е-Н, М;
О выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Защита установить
Защищаемая ячейка, Скрыть формулы;
О выделить ячейки столбцов 1-К;
О выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Защита, снять флаж­
ки Защищаемая ячейка, Скрыть формулы;
О выполнить команду меню Сервис • Защита • Защитить лист.
17. Закрыть файл с сохранением — команда меню Файл • Закрыть.
494 Глава 6. Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


Типовые бухгалтерские операции
Для большинства хозяйственных операций существует фиксированный набор
бухгалтерских проводок и определенный алгоритм разложения исходной суммы
операции на составляющие.
Например, типовая операция приобретения оплаченных материалов, при усло­
вии, что налог на добавленную стоимость (НДС) включен в цену (рис. 6.37).

Счет Субсчет Формула разложения суммы
Субсчет Счет
К К
Д Д
060 Хх =С*100/(100+НДС)
010 Хх
019 060 Хх
Хх =С*НДС/(100+НДС)
051
060 Хх =С

Рис. 6.37. Типовая операция покупки оплаченных товарно-материальных
ценностей. С — сумма по операции, НДС — ставка налога
на добавленную стоимость

Например, типовая операция покупки и оплаты основных средств, передачи их
в эксплуатацию (рис. 6.38).

Счет Субсчет Счет Субсчет Формула разложения суммы
К К
Д Д
008 Хх 060 =С*100/(100+НДС)
XX

019 Хх 060 =С*НДС/(100+НДС)
XX


060 Хх 051
008 Хх =С*100/(НДС+100)
001 Хх

Рис. 6.38. Типовая операция покупки приобретения основных средств:
С — стоимость основных средств, НДС — налог
на добавленную стоимость, включен в цену

Часто повторяющиеся хозяйственные операции объявляются типовыми. Для
удобства подготовки бухгалтерских проводок и автоматизации расчета сумм по
проводкам создаются шаблоны типовых операций.

Создание листа Типовые операции
Типовые операции готовятся на отдельном листе — Типовые операции. Необхо­
димо обеспечить выбор счета, субсчета по дебету и кредиту проводки из плана
счетов; настройку значений параметров типовой операции.
Типовая операция состоит из строк двух типов (рис. 6.39):
• параметры операции (для каждого параметра выделена отдельная строка);
• типовые проводки операции.
495
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel

:
_Р .6,_JULL —LL *L˜, _ ! , _ | И j f
-< А Й С D
И
№ № док
•| Операции п/п Дата Д Дс к Кс та Cyuua ' Коииентарий
˜ | Д Дс
1 К Кс
Ш Ц оплата 1 !Сумма оплаты
>2' - •
- ' '
хг 2 28%|нДС
Т^Цойлат»
ТМЦ оплата 3 010 01 060 00 0 Сумма ТМЦ
4 рИ«Сь»0ШФР*
ТМЦ оплата 4 019 03 060 00 О'НДС на ТМЦ
_?|04йаэна.адоор*
5 060 00 051 00 О'Сумма оплаты
ej<m«p*ost oop* ТМЦюшга
ОСтхупка 1 |Сумма оплаты
Л| 2
ОСтщта да|ндс
ч^ ' v
3 008 05 060 00 0 Сумма ОС
ООвщпт
ТрЭ№Г1|мШаФР*
0 0 шкагжа 4 060 00 060 00 0.Сумма НДС
кшйда^оеошл* 5 00 00 0 Оплата ОС
060 051
ОС тщгт
«ра Ша е О^ ш шГ^
в и абОЗ ^
00алв»к* Б 008 05 О'Ввод В ЭКСЛЛ ОС
001 01
«в О

Рис. 6.39. Структура данных листа ТО


Строки одной типовой операции последовательно нумеруются, имеют общее
название, которое указывается в поле Операция. Строки параметров содержат
название и значение параметров, значение параметров указывается в поле Сум­
ма, название параметра — в поле Комментарий.
Последовательность работ по созданию листа Типовые операции:
1. Открыть файл БУХГАЛТЕРСКИЙ Y4ET.XLS с помощью команды меню Файл •
Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, лист — ТО.
4. Ввести имена столбцов (имена содержат фиксированное число символов, ис­
пользуются для автоматического формирования имен других столбцов);
О в ячейку А1 ввести имя столбца: Д Дс (3 пробела между буквами Д и Д);
О в ячейку В1 ввести имя столбца : К Кс (3 пробела между буквами К и К).
5. Создать поля со списком для выбора счета, субсчета дебетовой и кредитовой
части проводки:
О выделить столбцы А и В;
О выполнить команду меню Данные • Проверка, указать тин данных — Спи­
сок, источник — блок Выбор.
6. Ввести название столбцов: Операция, № п/п, Дата, Сумма, Комментарий, Дата,
№ Документа, Сумма, Комментарий (см. рис 6 39).
7. Задать форматы ячеек столбцов:
О выделить ячейки столбцов А-В; выполнить команду меню Формат • Ячей­
ки, на вкладке Выравнивание установить Переносить по словам;
О выделить ячейки столбца F; выполнить команду меню Формат • Ячейки,
на вкладке Число указать Дата, тип 14.03.99.
О выделить ячейки столбца L, выполнить команду меню Формат • Ячейки,
на вкладке Число указать Денежный
496 Глава 6 Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


8. Ввод формул в ячейки первой строки таблицы для формирования заголов­
ков столбцов:
О формула выделения дебетового счета — ячейка G1: =ПЕВСИМВ(А1 ;3);
О формула выделения дебетового субсчета — ячейка Н1- =ПСТР(А1;5;2);
О формула выделения кредитового счета — ячейка И: =ЛЕВСИМВ(В1; 3);
О формула выделения кредитового субсчета — ячейка Л : =ПСТР(В1; 5 ;2).
9. Ввести условия проверки в ячейки столбца F для даты проводки:
О выделить ячейки столбца F;
О выполнить команду меню Данные • Проверка, указать тип данных — Дата,
значение между 01.01.2001 и 01.01.20002, например.
10. Для строк параметров типовой операции заполнить:
О название типовой операции — в поле Операция;
О порядковый номер параметра — в поле № п/п;
О значение параметра — в поле Сумма;
О произвольный текст — в поле Комментарий.

ПРИМЕЧАНИЕ
При вводе параметров и шаблонов бухгалтерских проводок одной и той же типовой опе­
рации название операции копируется из предыдущих строк, № п/п заполняется с исполь­
зованием автозапотнения


11. Для строк шаблонов бухгалтерских проводок заполнить:
О после выбора в столбцах А и В корреспонденции счетов автоматически за­
полняются поля. Д, Дс. К, Кс;
О названия операции — в поле Операция (путем копирование значения из
предыдущей записи типовой операции или из строки параметра типовой
операции);
О номера по порядку — в поле № п/п (режим автозаполнения);
О формула для вычисления суммы проводки — в поле Сумма (формула мо­
жет содержать ссылки на параметры типовой операции);
О комментарий — в поле Комментарий.
Лист Типовые операции может содержать любое число типовых операций. Для
новой типовой операции необходимо обеспечить формулы в ячейках столбцов
G-J, автозаполнение названия операции и номера строки.
Строки типовых операций можно упорядочить с помощью команды меню Дан­
ные • Сортировка, ключи сортировки - Операция и № п/п.

Подготовка бухгалтерских проводок на основе
типовой операции
Для подготовки бухгалтерских проводок на основе типовой операции следует:
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel 497


• отфильтровать записи списка типовых операций по названию операции —
команда меню Данные • Фильтр • Автофильтр, установить фильтр по полю Опе­
рация;
• заполнить недостающие исходные данные шаблонов операции и значения
параметров (дата, номер документа, комментарий);
• выделить блок ячеек, переносимых в ЖХО;
• выполнить команду меню Правка • Копировать;
• перейти на лист ЖХО, установить курсор в место вставки строк;

<< Пред. стр.

страница 59
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign