LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 58
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>





Счет Д, субсчет Д
Счет К, субсчет К
Счет, субсчет ^Ж'.
цж/.>?Ж:.ЪгЖ%т.
?**.*.,.,, ^<о*˜...- *.


ТО

• •




Дата, Счет Д, субсчет Д,
Счет К, субсчет К,
Признак 1, ...
Признак N
Р и с . 6 . 3 1 . Связь листов БУХГАЛТЕРСКИЙ Y4ET.XLS



Справочники
На этом листе должны размещаться все используемые в КСБУ справочники, в
частности справочник разделов плана счетов. Справочник «Раздел плана сче­
тов» содержит названия разделов плана счетов.
Последовательность действий.
1. Создать новую книгу с помощью команды меню Файл • Открыть, указать имя
файла - БУХГАЛТЕРСКИЙ y4ET.XLS.
2. Переименовать лист с помощью команды меню Формат • Лист • Переимено­
вать, лист — Справочники.
482 Глава 6 Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


3 Заполнить шапку таблицы, ввести название столбца — Раздел плана
4 Заполнить элементы справочника
О основные средства и другие долгосрочные вчожения,
О производственные запасы,
О затраты на производство,
О готовая продукция, товары и реализация,
О денежные средства,
О расчеты,
О результаты финансово-хозяйственной деятельности и использования при­
были,
О капитал и резервы,
О кредиты и финансирование
5 Создать именованный блок Раздел_плана для элементов справочника
О выделить блок ячеек, содержащий элементы справочника и название спра­
вочника,
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Создать • В строке выше
6 Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть


План счетов
Рабочий план счетов создается на лисге План счетов (рис 6 32)

Раздел Счет Субсчет Наименование Тип Выбор
сальдо
счета
субсчета


Р и с . 6 . 3 2 . Рабочий план счетов

ПРИМЕЧАНИЕ
До формирования плана счетов на тисте Справочники с юдуст подготовить справочник
«Разтел пиана»


Коды счета и субсчета имеют текстовое представление Тип сальдо счета, суб­
счета выбирается из перечня возможных значений А (активный) П (пассив­
ный), А/П (активно-пассивный), Р (результирующий) Для каждого счета, суб­
счета название раздета выбирается из справочника «Разделы плана счетов»
В стопбце Выбор формируется сцепленное представление составляющих счета,
субсчета Номер счета, Номер субсчета Наименование счета, субсчета
Последовательность действий
1 Открыть файл БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ XLS с помощью команды меню Файл •
Открыть
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel 483


2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, лист — План счетов.
4. Создать шапку таблицы (рис. 6 33)

;
С" и- « Р.
7S" 'Р.
Тип
Наименование
L Раздел Счет Субсчет сальдо Выбор
счета
001 01 Собственные
Основные средства и
другие долгосрочные основные средства
• 2 . вложения А 001 01 Собственные основные ере
001
Основные средства и 02 Арендованное
другие долгосрочные имущество
3. вложения А 001 02 Арендованное имущество
01
Основные средства и 002 Износ собственных ОС
другие долгосрочные
*.. вложения П 002 01 Износ собственных ОС
Основные средства и 002 02 Износ имущества,
другие долгосрочные сданного в аренду
вложения П 002 02 Износ имущества, сданной
Основные средства и 003 01 Имущество для сдачи в
другие долгосрочные аренду
>1 А 003 01 Имущество для сдачи в ар
вложения

Рис. 6.33. Лист План счетов


5. Настроить формат ячеек столбцов Счет и Субсчет.
О выделить все ячейки столбцов Счет и Субсчет;
О выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Число указать —
Текстовый.
6. Заполнить план счетов- столбцы Счет; Субсчет; Наименование счета, субсчета.
7. Создать поле со списком в ячейках столбца Раздел для выбора вводимых
значений:
О выделить все ячейки столбца Раздел;
О выполнить команду меню Данные • Проверка;
О выбрать тип данных — Список, источник — блок Раздел_плана,
О установить Список допустимых значений.
8. Присвоить код раздела каждому счету, субсчету с помощью созданного поля
со списком.
9. Создать поле со списком в ячейках столбца Тип сальдо для выбора вводимых
значений:
О выделить все ячейки столбца Тип сальдо;
О выполнить команду меню Данные • Проверка;
О выбрать тип данных: Список, источник: А, П; А/П; Р;
О установить флажок Список допустимых значений.
484 Глава 6. Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


ВНИМАНИЕ
Элементы списка вводить без кавычек через точку с запятой.


10. Создать именованный блок для всего списка:
О выделить блок ячеек, включающий столбцы Счет, Субсчет, Наименование
счета, субсчета, Тип сальдо, включая заголовки столбцов и все заполнен­
ные строки;
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Присвоить, указать имя блока —
Плансчетов.
11. Ввести в ячейку первой строки столбца Выбор формулу для объединения но­
мера счета, субсчета и наименования:
=СЦЕПИТЬ(В2;" ";С2;" ";D2)

12. Размножить формулу по всем ячейкам столбца Выбор.
13. Создать именованный блок для всех ячеек столбца Выбор:
О выделить блок ячеек столбца Выбор, включая название столбца;
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Создать по тексту в строке выше,
указать имя блока — Выбор.

ПРИМЕЧАНИЕ
Блок Выбор исполь^ется для контроля правильности выбора счетов в проводке бухгал­
терской операции на листе ЖХО.


14. Защитить рабочий лист от изменений с помощью команды меню Сервис •
Защита • Защитить лист.
15. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Оборотно-сальдовая ведомость
Рабочий лист ОСВ (рис. 6.34) содержит сальдо счетов по состоянию на 1 число,
обороты по дебету и кредиту счетов за каждый учетный период финансового
года. ОСВ может рассматриваться как учетный регистр. Количество учетных пе­
риодов — 12 месяцев финансового года + 1 учетный период следующего финан­
сового года. Общее число столбцов таблицы для одного финансового года —
56 (4+4x13).


Ппан счетов ГЦ 01 01 0102 01 0103 01 01 04 01

Сальдо Обороты Сагьдо Обороты Сзпьдо Обороты Сапьдо Обороты

дог |ко:
Сч 1 С/с < Наименование Тип К2 кг Д04
К1 К01 К04 К5 Д05 К05
Д01 Д2 ДЗ Д5
Д1


I
1 Рис. 6.34. Сальдо и обороты по счетам
485
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel


ВНИМАНИЕ
На листе ОСВ можно вести учет максимум за четыре финансовых года.

В ячейках первой строки содержится шаг, который обеспечивает смещение в
области критериев при фильтрации записей списка: ЖХО для автоматического
расчета оборотов по счету, субсчету за каждый учетный период.
Первые четыре столбца таблицы являются точной копией блока План_счетов,
который переносится методом специальной вставки.
Для каждого учетного периода используется группа столбцов:
• сальдо начальное по дебету — Д;
• сальдо начальное по кредиту - К;
• дебетовый оборот — ДО;
• кредитовый оборот — КО.
Имена столбцов строятся как сочетание базового имени (указано выше) и номе­
ра учетного периода, например Д1, Д2, ..., К1, К2, ..., Д01, Д02, ..., К01, К02, ...
Для начала учета вводится вступительный баланс в виде сальдо по счетам, суб­
счетам, проводится контроль правильности ввода:
• суммы дебетовых и кредитовых сальдо равны;
• вводимое сальдо счета, субсчета соответствует типу счета:
О если тип счета А, вводится только дебетовое сальдо, кредитовое сальдо
должно быть пустым;
О если тип счета П, вводится только кредитовое сальдо, дебетовое сальдо
должно быть пустым;
О если тип счета Р, дебетовое и кредитовое сальдо должны быть пустыми;
О если тип счета А/П, может вводиться любое сальдо.
Такую проверку обеспечивает формула логического типа, которая записывается
в отдельном столбце.
Расчет сальдо на начало очередного учетного периода выполняется с помощью
формул. Учитывается тип счета, например для учетного периода с номером 2:
О если тип счета — А, Д2 = Д1+Д01- KOI; K2 не задается;
О если тип счета — П, К2 = К1+К01-Д01; Д2 не задается;
О если тип счета - А/П, Д2 = Д1+Д01; К2=К1+К01;
О если тип счета — Р, сумма к закрытию счета (по дебету или кредиту) оп­
ределяется в зависимости от знака выражения: Д1+Д01-К1-К01. Если
больше О, Д2: = Д1+Д01-К1-К01, К2: = «Сумма к закрытию». Если
меньше О, Д2: = «Сумма к закрытию», К2: =(Д1 + Д01 - К1 - К01).
Если результат О, Д2 и К2 не задаются.
Обороты по каждому счету рассчитываются с помощью функции категории «Ра­
бота с БД» — БДСУММ. В качестве базы данных используется список листа ЖХО.
486 Глава 6 Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


Для фильтрации записей используется диапазон условий, создаваемый на от­
дельном листе рабочей книги (см ниже)
Для автоматизации расчета оборотов по счетам, субсчетам для всех периодов
учета используется вспомогательный массив, создаваемый в столбце справа от
области сальдо и оборотов Массив содержит арифметическую прогрессию, на­
чинающуюся с числа 0 с шагом 2 Высота блока вспомогательного массива чи­
сел соответствует числу счетов, субсчетов
После создания всех формул лист защищается от внесения изменении и показа
формул Все расчеты на листе выполняются автоматически Любые изменения
учетного регистра — Журнала хозяйственных операций (ЖХО) отражаются на лис­
те ОСВ При этом данные листа ОСВ нельзя непосредственно редактировать
(все изменения только через ЖХО) Лист ОСВ является сводным регистром бух­
галтерского учета, который отражает как сальдо, так и обороты каждого счета
Данные листа могут использоваться для формирования отчетных форм, в част­
ности бухгалтерского баланса, сравнения дебетовых и кредитовых оборотов по
счетам, субсчетам с шахматной ведомостью и др
Последовательность действий
1 Открыть файл БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ XLS с помощью команды меню Файл •
Открыть
2 Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист
3 Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, лист — ОСВ
4 Вставка блока План_счетов на лист ОСВ
О выделить блок План_счетов с помощью команды меню Правка • Перейти,
О скопировать блок в буфер обмена с помощью команды меню Правка • Ко­
пировать,
О установить курсор в ячейку А4 на листе ОСВ,
О выполнить команду меню Правка • Специальная вставка, нажать кнопку
Вставить связь
5 Формирование заголовка столбцов
О выделить смежные ячейки A1-D3,
О выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Выравнивание ус­
тановить Выравнивание по горизонтали по центру, Выравнивание по верти­
кали по центру, Объединение ячеек,
О ввести общее название — План счетов
6 Создать именованный блок для ячеек столбца Тип сальдо
О выделить ячейки столбца вместе с названием,
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Создать по тексту в строке выше
7 Выделить итоговую строку таблицы и с помощью команды меню Формат •
Ячейки на вкладке Вид изменить цвет заливки ячеек
8 Заполнить шапку таблицы для первого учетного периода (рис 6 35)
487
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel


О ввести в ячейку Е2 дату начала первого учетного периода финансового
года, например 01.01.2001;
О выделить ячейки Е2:Н2 и объединить их с помощью команды меню Фор­
мат • Ячейки, на вкладке Выравнивание установить Выравнивание по гори­
зонтали по центру, Объединение ячеек;
О ввести текст в ячейку ЕЗ — Сальдо;
О выделить ячейки E3:F3 и объединить их с помощью команды меню Фор­
мат • Ячейки, на вкладке Выравнивание установить Выравнивание по гори­
зонтали по центру, Объединение ячеек;
О ввести текст в ячейку G3 — Обороты;
О выделить ячейки G3:H3 и объединить их с помощью команды меню Фор­
мат • Ячейки, на вкладке Выравнивание установить Выравнивание по гори­
зонтали по центру, Объединение ячеек;
О ввести текст в ячейки Е4-Н4: Д1, К1, Д01, К01.

3

3101 01

Сальдо Обороты

Д1 | К1 Д01 К01


Рис. 6.35. Шапка первого учетного периода

ВНИМАНИЕ
Все имена (Д, К, ДО, КО) должны быть сделаны только на русском языке, в противном
случае нарушаются соглашения по поводу имен блоков ячеек.

9. Ввести в ячейку Е1 формулу для расчета шага смещения в области критери­
ев, который используется в формуле расчета оборотов по счетам:
=(МЕСЯЦ(Е2)-1)*7+84*(ГОД(Е2)-ГОД($Е$2))
где 7 — шаг смещения по горизонтали в области критериев при переходе к
очередному учетному месяцу; 84 — шаг смещения по горизонтали в области
критериев при переходе к очередному финансовому году. При копировании
формулы, если число учетных периодов превышает один финансовый год,
может произойти изменение года, величина ГОД($Е$2)) привязана к дате на­
чала учета.
10. Тиражирование шапки таблицы для первого учетного периода на другие пе­
риоды:
О выделить блок ячеек Е1:Н4;
О установить курсор на маркер автозаполнения и протянуть область выде­
ления вправо при нажатой правой кнопке мыши;
О выполнить команду контекстного меню Заполнить по месяцам.
11. Создать именованные блоки для столбцов сальдо и оборотов по дебету и
кредиту счетов, субсчетов для каждого учетного периода:
488 Глава 6. Специальные информационные технологии анализа данных в Microsoft Excel


О выделить диапазон ячеек, начиная с Е4: и заканчивая ячейкой в столбце
кредитового оборота для последнего счета последнего учетного периода
последнего финансового года;
О выполнить команду меню Вставка • Имя • Создать по тексту в строке выше.
Автоматически создаются имена блоков:
Д1, Д2, ДЗ, ... — сальдо дебетовое начальное для учетного периода 1,2,...;
Kl, K2, КЗ,... — сальдо кредитовое начальное для учетного периода 1, 2,...;
Д01, Д02, ДОЗ, ... — дебетовый оборот за учетный период 1, 2, ...;
KOI, K02, КОЗ, ... — кредитовый оборот за учетный период 1, 2, ....
12. Скрыть столбцы I-BD с помощью команды меню Формат • Столбцы • Скрыть.
13. Ввод формулы для контроля соответствия начальных сальдо типу счета:
О в ячейку ВЕ5 ввести формулу:
=ЕСЛИ(И(Тип_сальдо="А";ЕПУСТ0(К1));"";
ЕСЛИ(И(Тип_сальдо="П";ЕПУСТ0(Д1)) ; " " ;
ЕСПИ(И(Тип_сапьдо="Р";ЕПУСТ0(Д1);ЕПУСТ0(К1));"";
ЕСПИ(Тип_сальдо="А/П";"";"Ошибка"))))
О размножить формулу ячейки ВЕ5 по всем ячейкам контрольного столбца.
14. Ввод формул для проверки вступительного баланса для дебетовых и креди­
товых сальдо:
О установить курсор в ячейку итоговой строки столбца с именем Д1;
О ввести формулу итога для дебетового сальдо: =СУММ(Д1);
О установить курсор в ячейку итоговой строки столбца с именем К1;
О ввести формулу итога для кредитового сальдо: =СУММ(К1).
15. Отобразить скрытые столбцы таблицы с помощью команды меню Формат •
Столбец • Отобразить.
16. Ввести формулы для вычисления дебетового и кредитового сальдо по каждо­
му счету, субсчету на начало очередного периода (на примере второго учет­
ного периода):
О установить курсор в ячейку 15, ввести формулу:
=ЕСЛИ(И(Тип_сальдо="А";Д1+ДО1-КО1>=0);Д1+Д01-К01;
ЕСЛИ(Тип__сальдо="П";0;
ЕСЛИ(Тип_сальдо="А/П";Д1+Д01;
ЕСПИ(Тип_сальдо="Р";
ЕСПИ(Д1+ДО1-К1-КО1=0;9;
ЕСПИ(Д1+ДО1-К1-КО1>0;Д1+ДО1-К1-КО1;Сумма К закрытию));
НДО))))
О установить курсор в ячейку J5, ввести формулу:
=ЕСПИ(Тип_сальдо="А";0;
ЕСЛИ(И(Тип_сальдо="П";К1+КО1-ДО1>=0);К1+К01-Д01;
489
Компьютерная система бухгалтерского учета на базе Microsoft Excel


ЕСПИ(Тип_сальдо="А/П' .К1+К01,
ЕСЛИ(Тип_сальдо="Р",
ЕСЛИ(К1+КО1-Д1-ДО1=0,,
ЕСЛИ(К1+КО1-Л1-ДО1>0,К1+КО1-Л1-ЛО1,"Сумма к закрытию")),
НДС)))))
О размножить формулы ячеек 15 и J5 по столбцам I и J соответственно

ПРИМЕЧАНИЕ
Если счет имеет непредусмотренный тип сальдо либо не выполняются условия проверки
для активного счета сальдо дебетовое конечное отрицательно, для пассивного счета саль­
до кредитовое конечное отрицательное, с помощью встроенной функции НД() в ячейке
формируется константа #Н/Д Наличие #Н/Д приводит к ошибке в итоговой строке


17 Скопировать формулы блоков Д2 и К2 в другие учетные периоды
О выделить ячейки блоков Д2 и К2,
О выполнить команду меню Правка • Копировать,
О установить курсор в начало блока ДЗ,
О выполнить команду меню Правка • Вставить,
О установить курсор в начало блока Д4,
О выполнить команду меню Правка • Вставить и т д по всем учетным пе­

<< Пред. стр.

страница 58
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign