LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 43
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


МИНИНУ»!

"ЗГ
!*8дэдм>№



f** Q&^Wtpa&fib <р.<^-т?$.&•? &?&•&$ С?*аа>8;;м«ти<




I
G^ctttTfrpce :

Рис. 5.15. Окно команды Проверка

На вкладке Параметры указывается контроль формата и значений вводимых
данных:
• Любое значение — нет проверки
• Целое число — контроль ввода положительных и отрицательных целых чи­
сел, а также нуля.
• Действительное число — контроль ввода положительных и отрицательных
чисел, содержащих целую и дробную части, а также нуля.
• Список — контроль принадлежности вводимых данных указанному списку
элементов.
• Дата/Время — контроль формата даты или времени.
• Длина текста — ограничение на длину вводимых текстовых строк.
• Другой — ввод формулы проверки вводимых данных.
361
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


ПРИМЕЧАНИЕ
Если для ячейки указан тип данных — Список, ячейка таблицы после завершения настро­
ек команды меню Данные • Проверка будет содержать поле со списком значений для вы­
бора.


Для большинства контролируемых форматов задается диапазон возможных зна­
чений. Выбирается тип оператора сравнения: равно, не равно, больше, меньше
и т. д., указываются граничные значения. Список элементов может задаваться
непосредственно путем перечисления либо в виде ссылки на диапазон ячеек
этого же листа или имя блока рабочей книги. Если указывается Игнорировать
пустые, отключается вывод сообщений об ошибке, когда ячейка не содержит
данных. Можно указать Распространять изменения на другие ячейки с тем же ус­
ловием в случае редактирования условий проверки.
На вкладке Сообщение для ввода готовится внешний вид окна, которое выво­
дится при вводе данных в контролируемые ячейки. Окно содержит заголовок
и текст сообщения, поясняющее ввод. Окно может присутствовать на экране
всегда либо выводиться, только когда осуществляется ввод данных в указанные
ячейки.
На вкладке Сообщение об ошибке задается вид и содержание окна сообщения,
которое выводится в случае обнаружения ошибки ввода. Окно содержит опре­
деленный тип сообщения: останов, предупреждение, сообщение. Задается заго­
ловок окна и текст сообщения, поясняющего ситуацию.

ПРИМЕЧАНИЕ
Можно воспользоваться стандартными окнами Сообщение для ввода и Сообщение об
ошибке


Для копирования условий проверки ввода данных одних ячеек и присвоения их
другим ячейкам таблицы следует:
1. Выделить ячейку, содержащую условия проверки.
2. Выбрать команду меню Правка • Копировать.
3. Выделить ячейки, которым приписывается условие проверки.
4. Выбрать команду меню Правка • Специальная вставка • Вставить условия на зна­
чение.
Для удаления условий проверки следует повторно выделить блок ячеек, вы­
брать команду меню Данные • Проверка, указать Тип данных — Любое значение.
При вводе текстовых данных в ячейки одного столбца происходит их запомина­
ние в списке вводимых данных. При вводе данных в ячейку выполняется авто­
матическая подстановка подходящего элемента списка. Полный список значе­
ний доступен для выбора с помощью команды контекстного меню Выбрать из
списка (вызов контекстного меню — нажатие клавиш Shift+F10 или щелчок пра­
вой кнопкой мыши). Максимальная длина автоматически создаваемого списка
значений для ячеек одного столбца — 999.
362 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Пример 3
Задать условия проверки вводимых данных в ячейки столбца Разряд работаю­
щего таблицы Картотека. Вводимые значения разряда работающих должны со­
ответствовать тарифным разрядам.
Последовательность действий.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Выбрать лист Картотека.
3. Выделить все ячейки столбца Разряд работающего — щелкнуть левой кноп­
кой мыши на заголовке столбца с именем D.
4. Выполнить команду меню Данные • Проверка.
5. На вкладке Параметры установить: тип данных — Список, источник — Разряд
(вызов списка именованных блоков — F3).
6. На вкладке Сообщение для ввода задать: Заголовок окна — Разряд работаю­
щего, Сообщение — Разряд выбирается из справочника Тарифы
7. На вкладке Сообщение об ошибке задать: Вид — Останов, Сообщение — Не­
правильно указан разряд.
8. Нажать кнопку ОК.
9. Заполнить ячейки столбца Разряд работающего.
10. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Защита данных в Microsoft Excel
Microsoft Excel предоставляет различные методы защиты данных от несанкцио­
нированного доступа и изменения состава, структуры и содержимого рабочих
книг, листов и ячеек. Существуют разные уровни защиты данных:
• рабочая книга;
• лист;
• ячейка.

Защита рабочей книги от чтения и записи изменений
Файлу рабочей книги можно приписать два пароля:
О пароль на открытие;
• пароль на запись.
Пароли создаются с помощью команды меню Файл • Сохранить как. В диалого­
вом окне Сохранение документа выполняется команда Сервис • Общие парамет­
ры, которая выводит новое диалоговое окно Параметры сохранения. Пароли на
чтение и запись изменений в файл имеют максимальную длину — 15 символов,
различаются строчные и прописные буквы. Новые пароли вводятся дважды, пе­
риодически должны обновляться.
363
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


При открытии файла рабочей книги с помощью команды меню Файл • Открыть
выводится диалоговое окно Введите пароль для ввода паролей. Если пароль не
известен, доступ к файлу книги блокируется.

Защита рабочей книги от структурных изменений
Структурные изменения рабочей книги связаны с перемещением, удалением,
скрытием, отображением, переименованием или вставкой листов, перемещени­
ем, изменением размеров, скрытием, показом и закрытием окон. С помощью ко­
манды меню Сервис • Защита • Защитить книгу устанавливается защита книги
(рис 5.16), при необходимости задается пароль длиною до 255 символов. В па­
роле различаются строчные и прописные буквы. Для внесения изменений в
структуру рабочей книги следует сначала снять защиту с помощью команды
меню Сервис • Защита • Снять защиту книги (с вводом пароля, если он был уста­
новлен).

Защита листа рабочей книги от структурных изменений
Команда меню Сервис • Защита • Защитить лист обеспечивает блокировку изме­
нений содержимого ячеек и элементов диаграмм, защиту от удаления, переноса,
изменения значений или размеров графических объектов, изменения сценариев
листа (рис. 5.16). Пароль может содержать до 255 символов, различаются строч­
ные и прописные буквы. Снять защиту листа можно командой Сервис • Защита •
Снять защиту листа (с вводом пароля, если он был установлен).




PJsgHJ] • < % ' " - ' " , ' ' p сценариев ˜ • • "*" ' [
>
_ _ _ 't^JJ.\S˜l-^J"
__! - ˜˜™. - ' - l . i l - *JL




Рис. 5.16. Настройка защиты книги и листа

Защита ячеек листа и скрытие формул
По умолчанию все ячейки листа автоматически защищены, если установлена
защита листа с помощью команды меню Сервис • Защита • Защитить лист. За­
щита ячеек перестает действовать после выполнения команды меню Сервис > За­
щита • Снять защиту с листа.
Для снятия защиты с отдельных ячеек при установке общей защиты листа сле­
дует.
1. Выполнить команду меню Сервис • Защита • Снять защиту листа, ввести па­
роль, если необходимо.
2. Выделить ячейки таблицы, в которые разрешен ввод данных.
364 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


3. Выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Защита отменить ус­
тановку Защищаемая ячейка.
4. Выполнить команду меню Сервис • Защита • Защитить лист, ввести пароль,
если необходимо, указать объект защиты — Содержимое листа.
Microsoft Excel позволяет скрыть формулы в ячейках защищенных листов.
1. Выполнить команду меню Сервис • Защита • Снять защиту листа, ввести па­
роль, если необходимо.
2. Выделить ячейки, содержащие формулы, которые следует защитить от изме­
нения и скрыть от просмотра.
3. Выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Защита указать За­
щищаемая ячейка и Скрыть формулы.
4. Выполнить команду меню Сервис • Защита • Защитить лист, ввести пароль,
если необходимо, указать объект защиты — Содержимое листа.

Копирование и перемещение ячеек листа
Операции копирования и перемещения ячеек выполняются с использованием
буфера обмена. Копирование ячеек означает создание копии ячеек в месте
вставки и неизменность источника, перемещение ячеек — перенос ячеек из од­
ного места в другое.
Технология перемещения или копирования содержимого ячеек.
1. Выделить исходные ячейки.
2. Выполнить команду меню Правка • Копировать для копирования ячеек или
Правка • Вырезать для перемещения ячеек.
3. Установить курсор в место вставки.
ПРИМЕЧАНИЕ
Можно перейти на другой лист или в /jpyiyio открытую рабочую книгу — команда меню
Окно. ,

4. Выбрать команду меню:
О Правка • Вставить, если требуется вставить значения, формулы, формат,
примечания, условия на значение исходных ячеек.
О Правка • Специальная вставка (рис. 5.17), если требуется вставить выбо­
рочно: формулы, значения без формул, форматы с учетом или без учета
рамки, примечания к ячейкам, условия для проверки правильности вво­
димых значений.
При копировании или перемещении ячеек в пределах одной рабочей книги мо­
жет применяться графический способ. Для этого следует:
1. Выделить блок копируемых ячеек.
2. Установить курсор на внешнюю границу выделенного блока (сначала курсор
принимает вид объемного плюса, а затем — стрелки-указателя).
365
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


3. Нажать левую кнопку мыши для перемещения (дополнительно нажать кла­
вишу Ctrl для копирования).
4. Перетащить блок ячеек в место вставки и отпустить кнопку мыши.

ИЕЗ!
• Специальная «ставка

Вставить - ˜ v -"

f %ртшт значения
<" йяченйя
<* ширину cf «ийирв „ j.




Г" теанетввироемгг»
Г* apefiy(3JBt|»!JWrTK9»HS«ISH


, eci»^ft<sssi! | , , ,i <0К 1 ®msm j
* ,
Р и с . 5 . 1 7 . Специальная вставка ячеек

Если требуется перейти на другой лист, следует нажать клавишу Alt и перемес­
тить выделенный блок сначала на ярлык листа, на который вставляется копия, а
затем в нужную ячейку на этом же листе. При вставке копируемых ячеек можно
выполнить дополнительную обработку

Наложение копируемых данных
Можно выполнять операции сложения, вычитания, умножения или деления для
копируемых ячеек и ячеек, находящихся в месте вставки копии методом «нало­
жения» Без ввода каких-либо формул Microsoft Excel обеспечивает выполне­
ние указанных действий на уровне ячеек.
Последовательность дейс1вий.
1. Выделить исходную область ячеек.
2. Выполнить команду меню Правка • Копировать.
3. Выделить область ячеек в месте вставки (эта область имеет такую же конфи­
гурацию, что и исходная область ячеек).
4. Выполнить команду меню Правка • Специальная вставка.
5. Выбрать вид операции, сложить, вычесть, умножить, разделить.
ВНИМАНИЕ
Результирующий блок ячеек, полученный при копировании путем наложения, автомати­
чески не обновляется при изменении исходных данных Повтор операции наложения ко­
пируемых данных приводи! к искажению результата операции.
366 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Транспонирование блока ячеек
Транспонирование выделенного блока ячеек выполняется путем создания его
копии в буфере обмена и вставки с помощью команд меню Правка • Специаль­
ная вставка. Для вставки блока в транспонированном виде с поворотом на 90°
указать Транспонировать. При этой операции все формулы в ячейках таблицы
сохраняются.
Пример 4
Транспонировать матрицу размерностью 5 строк на 2 столбца или сокращен­
но — 5x2 (рис. 5.18). Элементы матрицы находятся в ячейках А1:В5. Первый
элемент транспонированной матрицы начинается в ячейке D3.

1 2
4
3
5 6 . V 1 " J> "'<.' "А • , - ,-f v -а
4
- 7 ' •• А •<<- •„$ -л-;. :*
7 8 \ .' «
9 10

Рис. 5.18. Транспонирование таблицы

Последовательность действий.
1. Открыть файл Примеры.ХиЗ с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, имя листа — Пример 4.
4. Заполнить таблицу, начиная с ячейки А1 (см. рис. 5.18).
5. Выделить блок ячеек А1.В5.
6. Создать буфер обмена с помощью команды меню Правка • Копировать.
7. Установить курсор в месте вставки первого элемента транспонируемой мат­
рицы — ячейка D3.
8. Выполнить команду меню Правка • Специальная вставка, указать Транспони­
ровать.
9. Закрыть файл с сохранением — команда меню Файл • Закрыть.
ПРИМЕЧАНИЕ
Аналогичное действие выполняет встроенная функция ТРАНСП(массив), которая вво­
дится как массив формул В качестве массива указывается ссылка на исходный диапазон
ячеек.

Связь копии с источником
Microsoft Excel обеспечивает поддержку связи копии с источником, если при вы­
полнении команды меню Правка • Специальная вставка в диалоговом окне Спе­
циальная вставка была нажата кнопка Вставить связь. В месте вставки копии
367
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


Microsoft Excel создает формулы типа -= адрес_исходной_ячейки (ссылка на
ячейки блока источника), обеспечивающие автоматическое обновление значе­
ний в случае изменения источника

Пример 5
Скопировать диапазон ячеек А1 A3 в область С1 СЗ с поддержкой связи копии с
источником

10 10 (=А1)
20 20 (=А2)
30 30 (=АЭ)

Рис. 5.19. Связь копии с источником

Последовательность действий
1 Открыть файл Примеры XLS с помощью команды меню Файл • Открыть
2 Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка •
Лист
3 Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, имя листа — Пример 5
4 Заполнить таблицу, начиная с ячейки А1 (рис 5 19)
5 Выделить блок ячеек А1 A3
6 Создать буфер обмена с помощью команды меню Правка • Копировать
7 Установить курсор в место вставки копии — ячейка С1
8 Выполнить специальную вставку буфера обмена с помощью команды меню
Правка • Специальная вставка, нажать кнопку Вставить связь
9 Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть

ПРИМЕЧАНИЕ
При перемещении ячеек именованных блоков изменяются ссылки на диапазон ячеек, но
сохраняется имя блока
При копировании ячеек именованных блоков в пределах одного листа новое имя блока не
создается, копия ячеек вставляется в новое место
При копировании листов иопногтыо копируются все именованные блоки листа-источни­
ка В списке имен блоков для одного и того же имени перечисляются имена листов, со­
держащие эти блоки
После удаления листов необходимо вручную удалить имена блоков в диалоговом окне,
которое вызывается с помощью команды меню Вставка • Имя • Присвоить (такие блоки
имеют неопределенную ссылку =#ССЫЛКА'$А$1 $А$3)


Заполнение ячеек листа
Быстрое заполнение ячеек электронной таблицы выполняется с помощью ко­
манды меню Правка • Заполнить Существуют различные варианты быстрого за­
полнения ячеек электронной таблицы
368 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Тиражирование отдельной ячейки
Тиражированием называема повторение одного н того же значения/формулы в
нескольких ячейках. Если исходная ячейка содержит произвольный текст или
константу числового типа, происходит повтор значения. Если в исходной ячей­
ке содержится формула, происходит ее размножение и вычисление. При тира­
жировании автоматически переносится формат исходной ячейки, а также встав­
ляется ее примечание.
Тиражирование значений отдельной ячейки в смежные ячейки столбца или стро­
ки выполняются следующим образом:
1. В ячейку вводится значение (число, дата/время, текст или формула), кото­
рое требуется много раз повторить в других смежных ячейках — тиражиро­
вать.
2. Выделяется диапазон ячеек, начиная с исходной, в которые выполняется ти­
ражирование значения исходной ячейки.
3. Выполняется команда меню Правка • Заполнить, указывается направление для
ячеек: Вправо/Влево (по строке), Вниз/Вверх (по столбцу).
Другой вариант тиражирования значений одной ячейки.
1. Выделить диапазон ячеек, в которые вводится одно и то же значение или
одна и та же формула.
2. Не снимая выделения с ячеек, ввести значение или формулу.
3. Для завершения ввода нажать клавиши Ctrl+Enter.
Автозаполнение блока ячеек
В данном варианте тиражирования имеется блок смежных ячеек — «образец»,
который размножается в нескольких смежных ячейках путем автозаполнения.
Если значения в исходных ячейках образца заканчиваются на цифру, автомати­
чески определяется шаг (приращение) номеров элементов. Для постоянного шага
автоматически нумеруются новые элементы; иначе образец копируется в об­
ласть вставки.
Образцы для заполнения могут соответствовать элементам списков. Команда
меню Сервис • Параметры выводит диалоговое окно Параметры, на вкладке Спи­
ски представлены стандартные и пользовательские списки элементов для авто-
заполнения (рис. 5.20).
Кнопка Добавить на вкладке Списки осуществляет непосредственный ввод эле­
ментов списка в диалоговом окне команды. Кнопка Импорт создает новый спи­
сок, элементы которого находятся в указанном блоке ячеек. Списки, созданные
пользователем, можно поэлементно редактировать, вплоть до удаления. Кнопка
Удалить удаляет выделенный список.
На вкладке Правка диалогового окна Параметры должно быть указано Автомати­

<< Пред. стр.

страница 43
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign