LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 42
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Для ускорения форматирования диапазона ячеек служит команда меню Формат •
Автоформат, которая позволяет дополнительно настроить выбранный стандарт­
ный формат таблицы (рис. 5.11).
ПРИМЕЧАНИЕ
Автоформат не применяется к отдельной ячейке таблицы.

Дополнительная настройка выбранного автоформата выполняется путем нажа­
тия кнопки Параметры и изменения составляющих автоформата (число, рамка,
шрифт, узор и т. п.).
Microsoft Excel позволяет применять именованные форматы — стили к выде­
ленным диапазонам ячеек. Стиль — объединение под общим именем всех или
определенных форматных характеристик ячеек: числовой формат, шрифтовое
оформление, выравнивание, рамки, фон, защита. Команда меню Формат • Стиль
(рис. 5.12) выводит диалоговое окно для создания новых стилей, изменения или
353
Базовые информационные т е х н о л о г и и M i c r o s o f t Excel




удаления стилей, приписывания выбранного стиля к выделенному диапазону
ячеек.




Классический!
•Протай •*
il.
1йМЖ}1Ш
5»Й*И< 7 7 5 19
6
mm * 7" "55
7 17
о»
*»*> в 7 9 24
Зсего 21 18 21
21 60
веете 21 18

- ^»«№#о«й? Кяашиешй;» „

ян в фев марВсего
w ? всего
?•' (˜С
Восток 7р 5р 19р Восток 7р 5р 19р
1 7р 7р
Запад 6 4 7 17 Запад 6 4 7 17
Юг 8 9 24
7 Юг 8 9 24
7
ч Всего 21р 18р 21 р 60р Всего 21 р 18р 21 р 60р

Финансовый!, .* к.-. *J!J




Рис. 5 . 1 1 . Настройка автоформата таблицы


ммЕнЯНННННННВНННВнННннВ^
^jBSJWIfti ,j . ^пример у)




* к виравни*»»*, пе*оризвнт«!ив&Ъ«н9*, qowstm*»»

?]Р риф* °*°,%'*<ШщЖ$М*У;*,Л<,- I Ьу ' ДоЁвшто'

''& &И«» * «asp»*»- * tf",, " ч„ , ", « * <-





Рис. 5.12. Настройка стилей форматирования ячеек

Условное ф о р м а т и р о в а н и е
Microsoft Excel обеспечивает условное форматирование ячеек в зависимости от
выполнения заданных условий проверок. Команда меню Формат • Условное фор­
матирование позволяет задать 1-3 условия, в случае выполнения которых выби­
рается определенный формат ячеек (рис. 5.13).
Условия проверки соединены логической связкой ИЛИ. Различают:
О условия сравнения значения ячейки с константой или значением в другой
ячейке. В качестве оператора сравнения указывается, больше, меньше, равно
и т. д.;
354 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000



• в ы ч и с л я е м ы е условия, вводится выражение, в ы ч и с л я ю щ е е логическую кон­
станту ИСТИНА и л и ЛОЖЬ.




i-iSSmmJ ^ffftlftr'I I ffi J Q^»№ ||

Рис. 5.13. Условное форматирование ячеек

Копирование форматов ячеек
Подготовленные форматы в одних ячейках таблицы можно копировать в другие
ячейки. Для этого следует выделить исходную ячейку, формат которой подле­
жит копированию, выполнить команду Правка • Копировать. Затем выделяется
диапазон ячеек, которым приписывается формат, выполняется команда меню
Правка • Специальная вставка с указанием Вставить форматы или Вставить без
рамки (также копируется формат, за исключением рамок ячеек).

Скрытие и отображение строк и столбцов
Строки и столбцы электронной таблицы можно временно скрывать от просмот­
ра. Для этого требуется выделить скрываемые строки/столбцы и выполнить
команду меню Формат • Строка • Скрыть или Формат • Столбец • Скрыть При этом
формулы, в которых имеются ссылки на скрытые ячейки, вычисляются пра­
вильно.
Если на вкладке Диаграммы диалогового окна Параметры, вызываемого коман­
дой меню Сервис • Параметры, указано Отображать только видимые ячейки, диа­
грамма отражает лишь видимые на экране данные, в противном случае — все,
включая скрытые ячейки.
При выполнении операции копирования области листа, содержащей скрытые
строки или столбцы, выполняется копирование всех данных, включая скрытые
ячейки.
Для восстановления скрытых строк/столбцов электронной таблицы повторно
выполняются команды Формат • Строка или Формат • Столбец с указанием дей­
ствия Отобразить.
355
Базовые информационные технологии Microsoft Excel



Блоки ячеек
Для быстрого поиска диапазона ячеек, построения формул, использующих ссыл­
ки на диапазон ячеек, построения указателя с помощью гиперссылок, формати­
рования ячеек и т. п. удобно пользоваться именованными диапазонами — блока­
ми ячеек. Блок — область ячеек рабочего листа произвольной конфигурации
(рис. 5.14)

; : п cjLft ^ ;г 1С;HiL*KI a i к. •М
^
1

Блок 1
Блок 2
"$ (продолж)

к
7'
Блок 2 (начале )
•г БлокЗ
It
ш
Рис. 5.14. Блоки ячеек
м
да
На рабочем листе может находиться несколько блоков (Блок 1 — Блок 3). Бло­
ки могут быть перекрывающимися (на рис. 5.14 — начало Блока 2 и Блок 3), со­
стоять из несмежных ячеек (на рис. 5.14 Блок 2 включает два диапазона ячеек
одного листа).
Для выделения несмежных ячеек одного листа, входящих в блок, используется
клавиша Ctrl. Объемные блоки имеют одинаковую прямоугольную конфигура­
цию ячеек на каждом листе (количество строк и столбцов).
Блоки ячеек, как правило, именуются Имя блока — это непрерывная последо­
вательность символов, соответствующая следующим ограничениям-
Q первый символ имени блока — буква или символ подчеркивания;
• имя блока отличается от ссылок на ячейки рабочего листа;
• запрещены пробелы и спецсимволы в имени блока;
• максимальная длина имени — 255 символов,
• строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.
Примеры неправильных имен блоков
• А12 — имя блока совпадает с адресом ячейки на текущем листе.
• Лист!$А$12 — имя блока совпадает с адресом ячейки на другом листе рабо­
чей книги.
• 12ASD — имя блока начинается не с буквы.
• ASD% — имя блока содержит один из спецсимволов.

Создание блоков
Именованные блоки ячеек одного листа создаются несколькими способами.
356 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000


1 Использование окна имен ячеек
О Выделить блок ячеек одного листа
О Ввести имя блока в окне имен ячеек (слева от строки формул)
О Нажать клавишу Enter
2 Предварительное выделение блока ячеек
О Выделить блок ячеек одного листа
О Выбрать команду меню Вставка • Имя • Присвоить
О Ввести произвольное имя блока в поле Имя
О Нажать кнопку ОК
3 Блок ячеек одной строки или одною столбца
О Выделить блок ячеек одного столбца/строки, включая в выделение ячей­
ку, содержащую название столбца (строки), которое может стать именем
блока
О Выбрать команду меню Вставка • Имя • Создать
О Указать По тексту в строке выше/ниже — для столбца или По тексту в
столбце слева/справа для строки
О Нажать кнопку ОК

ПРИМЕЧАНИЕ
Если требуется создать б ток, включающий все я»сйки очного столбца (65 536 ячеек) или
все ячейки одной сiроки (256 ячеек), выделяется заю ювок его 1бца (буквенный или
цифровой — в зависимости от выбранною стиля) либо номер строки
Выполняется команда меню Вставка • Имя • Присвоить, имя блока автоматически берется
из первой ячейки столбца (крайней левой ячейки строки)
Определение блока ячеек одного столбца -Лист1'$К $К (в данном с [учае К — имя столб­
ца) Определение блока ячеек одной строки =Лист1'$7 $7 (в данном случае 7 — помер
строки)

ПРИМЕЧАНИЕ
Если в блок ячеек столбца не должна входить первая ячейка, выде шется заголовок столб­
ца и выполняется команда меню Вставка • Имя • Создать • По тексту в строке выше
Имя блока создается по значению первой ячейки столбца блок ячеек начинается со стро­
ки 2 и имеет вид =Лист1'$К2 SK65536 (в данном случае К имя столбца)
Если в блок ячеек строки не должна входить первая ячейка выделяется вся строка и
выполняется команда меню Вставка • Имя • Создать • По тексту в столбце слева Имя бло­
ка создается по значению первой ячейки строии блок ячеек имеет вид
=Лист1!$В$7 $IVS7 (в данном случае 7 — помер строки)

4 Произвольный блок ячеек
О Выбрать команду меню Вставка • Имя • Присвоить
О В диалоговом окне Присвоение имени ввести имя блока в поле Имя
О Нажать кнопку в поле Формула для выде тения блока ячеек
О Выделить блок ячеек
357
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


О Нажать кнопку возврата в диалоговое окно.
О Нажать кнопку ОК.
5. Объемный блок ячеек.
Ячейки объемного блока расположены на разных рабочих листах книги.
О Выбрать команду меню Вставка • Имя • Присвоить.
О В диалоговом окне Присвоение имени ввести имя блока в поле Имя.
О Нажать кнопку в поле Формула для выделения блока ячеек.
О Выделить ярлык первого листа объемного блока.
О Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, выделить ярлык последнего листа
объемного блока.
О Отпустить клавишу Shift.
О Выделить блок ячеек на первом листе и нажать кнопку для возврата в ос­
новное окно.
Для удаления определения блока ячеек следует:
О выполнить команду Вставка • Имя > Присвоить;
О выбрать в списке имя удаляемого блока;
О нажать кнопку Удалить.

ВНИМАНИЕ
При удалении имен блоков содержимое их ячеек не удаляется. При очистке ячеек блока
имя и определение блока сохраняется. При удалении и добавлении строк, столбцов или
ячеек имя блока сохраняется, автоматически изменяются границы диапазона блока (блок
сжимается или растягивается но вертикали/горизонтали).


Использование именованных блоков ячеек
Для контроля созданных блоков используется кнопка Все имена диалогового
окна Вставка имени. По месту установки курсора выводится список имен блоков
и соответствующих им диапазонов ячеек.
Для быстрого перехода к блоку ячеек используется команда меню Правка • Пе­
рейти, которая выводит диалоговое окно Переход. В этом окне представлен спи­
сок имен блоков для выбора. После нажагия кнопки ОК для выбранного блока
курсор устанавливается в выделенную область ячеек. При этом местоположение
курсора до выполнения команды — произвольное, поиск блока выполняется по
всей рабочей книге.

ПРИМЕЧАНИЕ
Для вызова диалогового окна Переход служит клавиша F5.

Другой способ быстрого выбора блока ячеек — использование списка имен яче­
ек (слева от строки формул). После его открытия следует выбрать требуемый
блок для перехода и нажать клавишу Enter.
358 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Выделенный блок ячеек можно копировать, очищать, удалять, форматировать,
выводить на печать.
Для вставки имени блока в формулу в процессе ее редактирования выполняется
команда меню Вставка • Имя • Вставить. В диалоговом окне Вставка имени пред­
ставлен список имен блоков для выбора. При нажатии кнопки ОК происходит
вставка имени блока ячеек в формулу. Удобно вместо указанной команды меню
воспользоваться клавишей F3 для вывода списка имен блоков при вводе формулы.

ВНИМАНИЕ
Объемные блоки не выделяются на рабочем листе при выборе их имени, но они могут ис­
пользоваться в формулах.


Если на листе были введены формулы с использованием диапазонов ячеек, по
которым позже были созданы именованные блоки, можно с помощью команды
меню Вставка • Имя • Применить обеспечить замену имен ячеек в формулах на
имена блоков, в которые входят диапазоны ячеек.
Пример 2
Подготовить таблицы «Тарифные ставки» и «Картотека» для расчета сдельной
зарплаты. Создать именованные блоки ячеек.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Вставить новый лист (если требуется) с помощью команды меню Вставка •
Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, указать — Тарифы.
4. На листе Тарифы, начиная с ячейки А1, создать таблицу (табл. 5.5).

Таблица 5.5. Тарифные ставки рабочих разрядов

Коэффициент
Разряд Ставка Величина ставки 1 разряда

1 1 3,67
2 1,35
3 1,57
4 1,85
5 2,12
6 2,57


5. Создать именованные блоки ячеек для столбцов Разряд, Коэффициент, Став­
ка. Для каждого столбца следует:
О Выделить все ячейки столбца, включая заголовок столбца.
О Выполнить команду меню Вставка • Имя • Создать • По тексту в строке выше.
359
Базовые информационные технологии Microsoft Excel


ПРИМЕЧАНИЕ
Можно сразу выделить все ячейки столбцов Разряд, Коэффициент и Ставка и выполнить
команду меню Вставка • Имя • Создать • По тексту в строке выше.


6. Вставить новый лист с помощью команды меню Вставка • Лист.
7. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат • Лист • Пере­
именовать, указать — Картотека.
8. На листе Картотека, начиная с ячейки А1, создать таблицу (табл. 5.6).

Таблица 5.6. Картотека работающих

Табельный № Профессия Тариф
ФИО Разряд работающего Льготы

Иванов А. П. 01234 Кладовщик 3 1

Колесов В. И. 02345 Грузчик 3 1

4
Крылов А. Р. 00127 Грузчик 2

Михайлов П. Р. 12980 Грузчик 3 2


Смирнов И. А. 13980 4
Кладовщик 3

Соколов Р. В. 21097 Уборщик 2 1


Перед заполнением ячеек задать текстовый формат для ячеек столбца Та­
бельный №:
О Выделить столбец В.
О Выполнить команду меню Формат • Ячейки, на вкладке Число выбрать фор­
мат Текстовый.
9. Создать именованные блоки ячеек для столбцов ФИО, Табельный №, Профес­
сия, Разряд работающего, Тариф, Льготы — команда меню Вставка • Имя •
Создать • По тексту в строке выше (п. 5).
10. Проверить определение блоков всеми способами:
О Выбрать блоки в списке имен ячеек (слева от строки формул).
О Выполнить команду меню Правка • Перейти.
О Нажать клавишу F5.
И. Сохранить подготовленные таблицы с помощью команды меню Файл •За­
крыть.

Контроль ввода данных
Контроль данных при вводе в ячейки может выполняться Microsoft Excel про­
граммным способом. Доступны следующие методы контроля достоверности вво­
димой информации:
360 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000


• контроль формата вводимых данных целые, действительные числа, дата/вре­
мя, текст;
• контроль диапазона значений вводимых данных числового типа, даты/вре­
мени;
• контроль длины вводимого текста;
• контроль по списку значений различных типов данных;
• логический контроль вводимых данных.
Условия проверки вводимых данных можно задавать в виде формул логическо­
го типа, в которых используются ссылки на ячейки.
Для организации проверки вводимых данных первоначально выделяется диапа­
зон ячеек, а затем выполняется команда меню Данные • Проверка (рис. 5.15).
Команда вызывает диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержащее
вкладки Параметры. Сообщения для ввода, Сообщения об ошибке.

Проверка вводимый значений




'Vwo»« ntsoeepw*

BS*J Р игщ»1р<яат1>п)«тывж*й»»



| между

<< Пред. стр.

страница 42
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign