LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 40
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

336 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Таблица 5.2. Продолжение

Примечания
Формат Программа

В зависимости от версии сохраняются
.wkX L o t u s l - 2 - З (все
как данные, так и форматы данных,
версии)
формулы, макросы

Текстовые файлы содержат разделители
Стандартные Текстовые редакторы
значений ячеек, для преобразования
форматы файлов
импортируемых данных используется
Мастер текстов
Лист рабочей книги сохраняется как
.html Web-страницы
Web-страница.
Web-страница при чтении представляется
как рабочий лист
Microsoft Excel 2000 позволяет открывать
.xls Microsoft Excel
файлы Microsoft Excel младших версий
и сохранять файл рабочей книги
Microsoft Excel 2000 в младших версиях с
некоторым усечением функциональных
возможностей и форматов данных


• К числу наиболее распространенных форматов текстовых файлов относятся:
О форматированный текст с разделителем пробел, *.PRN;
О текст с разделителями табуляции, *.ТХТ;
О текст CSV с разделителем запятая, *.CSV;
О текст DIF (формат обмена данными), *.DIF;
О текст SYLK (формат символьной связи), *.SLK.
Мастер текстов Microsoft Excel распознает формат входных данных, позволяет
указать кодировку символов (Windows, MS-DOS, Macintosh), используемый сим­
вол-разделитель значений ячеек и строк, установить для каждого столбца соот­
ветствующий формат данных. В результате создается рабочая книга, содержа­
щая лист с именем исходного файла. Полученные данные можно сохранить в
формате Microsoft Excel.
Наибольший интерес представляет обмен данными с «родственными» электрон­
ными таблицами Quattro Pro, Lotus 1-2-3. При обмене данными большинство
форматов данных, формул и собственно числовых и текстовых данных автома­
тически преобразовываются в рабочую книгу Microsoft Excel, а также сохраня­
ются во внешних форматах с минимальными потерями.
ПРИМЕЧАНИЕ
Информационные технологии «внутреннего» обмена данными программ Microsoft Office
2000 рассмотрены ниже.

Содержимое листов рабочей книги может формироваться из буфера обмена, ко­
торый создается путем копирования выделенного фрагмента в приложении-
337
Основные понятия Microsoft Excel


источнике. Для вставки буфера обмена курсор устанавливается в ячейку элек­
тронной таблицы, и выполняется команда Правка • Вставить или Правка • Спе­
циальная вставка. Результат преобразования зависит от содержимого буфера об­
мена (табл. 5.3).
Таблица 5.3. Преобразование буфера обмена при вставке в Microsoft Excel

Буфер обмена Результат вставки
Рисунок (метафайл Windows, EMF)
Рисунок
Точечный рисунок (.BMP)
Ячейки с формулами
Блок ячеек Microsoft Excel
Формат SYLK SYLK
.wkl
Формат Lotus 1-2-3 версии 2.x
Формат обмена данными .dif
Текстовый формат (с разделителями Вставка текста
табуляции)
Формат с разделителями — запятыми .CSV


Форматированный текст (только из .rtf
Microsoft Excel)
Внедренный объект Все типы объектов Microsoft Excel
зарегистрированных программ, поддерживающих
OLE 2.0, а также «Рисунок» или другой
формат представления
Связанный объект OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture или
другой формат
Рисованный объект Office Формат рисованного объекта Office или
«Рисунок (EMF)»
Текст Отображаемый текст, текст OEM
.htm1
HTML


Окно документа
Каждая рабочая книга открывается в отдельном окне. Заголовок окна докумен­
та совпадает с именем файла. Можно графическим способом изменять размеры
открытых окон, делить окна с помощью горизонтального или вертикального де­
лителя на 2 или 4 подобласти, обеспечивая одновременную и независимую ра-


При копировании текста из другой программы Microsoft Excel вставляет этот текст в
формате HTML, независимо от формата исходного текста.
338 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000


боту с разными частями одного и того же листа рабочей книги. Для удаления
делителя окна делается двойной щелчок на разделительной линии.
Электронная таблица может просматриваться в горизонтальном и вертикаль­
ном направлении. Для закрепления «шапки» или «боковика» таблицы выполня­
ется установка курсора в ячейку, выше и левее которой находится закрепляемая
на экране область таблицы. Далее выполняется команда меню Окно • Закрепить.
Команда меню Окно • Снять закрепление областей освобождает закрепленную об­
ласть для свободного перемещения курсора.
С помощью команды меню Окно • Новое создается дополнительное окно актив­
ной книги. В каждом окне можно выбрать разные листы одной рабочей книги.
Команда меню Окно • Расположить обеспечивает расположение открытых окон
в заданном порядке (рядом, сверху вниз, слева направо, каскадом). Команды
меню Окно • Скрыть и Окно • Отобразить временно скрывают или восстанавлива­
ют окна рабочей книги.




Рис. 5.4. Окна рабочей книги


На рис. 5.4 показано расположение окон слева направо для рабочих книг Това-
pbi.xls и Зарплата-xls. В окне книги Toeapbi.xls представлен лист Организации, ко­
торый разделен на 4 подобласти с помощью делителя окна. В окне книги Зар­
плата^ выделено несколько листов, поэтому в заголовке окна указано слово
группа.
339
Основные понятия Microsoft Excel


Команда Окно дает список открытых рабочих книг. Окно рабочей книги можно
временно скрыть с помощью команды меню Окно • Скрыть и восстановить Окно •
Отобразить.
Каждая рабочая книга имеет набор свойств, которые можно просмотреть и из­
менить с помощью команды меню Файл • Свойства (рис. 5.5).

СиоЛстш*: Зарплата, xls


' й Я Й * * w * r r 1 «««тате»» (<Йх*» | Ще>ж \"

И ЭвРРЯ&Тв,* ' >"*"..
J




-. ' < >,, '^„г˜.
-<- «—•>*--
» -˜";
ЛйСГНКгайЙВя^
' Тий.
Пата! ttyto»*s С,11№Ш(ьфь#№Ш1&Ш
Ряащк .7&Й№тдеШ&Лт)


' Ин»И5-?»& " Ш!Ш?И,Ш&
№тж1т?<&'$Ш
Соммчг
КзвеЯби: Ы нанят г, № Ш 8
Мммгжю»-,
ОЯФЫТ:

..
t/ v* V
v? v * ˜ vv ' %..

-< •> '
»« °'
jWt&tm; , Г* Ъщ^^М» ' V -ГЩЧЯ'^ '" '-
0 t% <i&H. & v J t ?,%* ^ ?
'^fef ^

>

> * •><
" "-
"* J Omexs
\ ..№mm. „ 1 Я И П И Я .
««.»<.. .ЛЛ.Л^ЛИЙУ



Рис. 5.5. Окна свойств рабочей книги

Свойства рабочей книги Microsoft Excel делятся на:
• Операционные свойства файла рабочей книги, обусловленные файловой сис­
темой. К ним относятся:
О специфицированное имя файла, которое содержит путь, собственно имя;
О формат (расширение) файла;
О размер файла в байтах;
О дата создания/модификации файла;
О атрибуты файла (архивный, только для чтения, скрытый, системный).

ПРИМЕЧАНИЕ
Свойства файла документа автоматически обновляются при его сохранении операцион­
ной системой

• Информационные свойства документа, а именно: сведения об авторе, класси­
фикационные признаки документа, ключевые слова, структура рабочей кни­
ги и т п.
340 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Команда меню Файл • Свойства вызывает диалоговое окно, содержащее вкладки:
• Общие — свойства файла рабочей книги: имя, путь, размер, дата и время со­
здания/модификации, атрибуты файла.
• Документ — свойства документа, которые используются для классификации
и поиска рабочих книг.
• Статистика — дата и время создания и модификации файла рабочей книги,
дата последнего открытия файла, дата печати файла, автор изменений, номер
редакции (версии) файла, общее время работы с документом в режиме ре­
дактирования от момента его создания.
• Состав — список ярлыков листов рабочей книги.
• Прочие — значения информационных свойств рабочей книги.
Для начала работы с книгой выполняется ее открытие с помощью команды
меню Файл • Открыть. Открывается диалоговое окно Открытие документа, в ко­
тором осуществляется поиск файла. При выполнении команды Сервис • Найти
можно задать сложные условия поиска файла. Каждое условие включает вы­
бранное свойство, тип отношения и значение. В качестве свойств файла дос­
тупны все, задаваемые на вкладках Документ и Прочие. Для поиска файла мож­
но задать несколько условий, соединив их логическими связками И/ИЛИ. Поиск
файлов осуществляется, начиная с указанной папки, при этом можно просмат­
ривать вложенные папки. Условия поиска можно сохранить под определенным
именем — кнопка Сохранить, а затем использовать многократно, нажав кнопку
Открыть.

Рабочая область
Рабочая область является объединением нескольких открытых рабочих книг.
Она содержит сведения об именах рабочих книг, размерах и положении окон.
После открытия и аранжировки окон рабочих книг с помощью команды меню
Файл • Сохранить рабочую область создается файл рабочей области в формате .xlw.
При открытии файла рабочей области с помощью команды меню Файл • Открыть
автоматически открываются рабочие книги, восстанавливаются их окна.

СОВЕТ
Рабочие книги после их редактирования следует сохранять независимо от файла рабочей
области. Если файл рабочей области сохранить в папке Microsoft Excel\XLStart, то при
загрузке Microsoft Excel автоматически откроются все необходимые рабочие книги.

Листы книги
В рабочую книгу Microsoft Excel входят листы следующих типов:
• электронная таблица;
• диаграмма;
• диалоговое окно (форма);
• -• '"• vnTv.Tb на языке Visual Basic.
341
Основные понятия Microsoft Excel


Для создания нового листа электронной таблицы выполняется команда меню
Вставка • Лист. Лист электронной таблицы основан на шаблоне Лист. Листы диа­
грамм создаются командой меню Вставка • Диаграмма. Листы форм и программ­
ных модулей создаются при работе в редакторе Visual Basic, который вызывает­
ся командой меню Сервис • Макрос • Редактор Visual Basic.
Ряд операций (копирование, перемещение, удаление, параллельный ввод ин­
формации на нескольких листах и др.) может выполняться как для одного лис­
та, так и для группы листов.

Группирование листов
Для создания группы из смежных листов:
• Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке первого листа.
• Нажмите и удерживайте клавишу Shift.
• Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке последнего листа группы.
Для создания группы из несмежных листов:
• Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке первого листа.
• Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl.
• Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке очередного листа.
• Повторите предыдущее действие для следующего листа, входящего в группу.
Выделенные листы имеют подсвеченные ярлыки. Для снятия выделения листов
выберите команду контекстного меню Разгруппировать листы либо щелкните ле­
вой кнопкой мыши на другом ярлыке. Удаление выделенных листов выполня­
ется командой меню Правка • Удалить лист с подтверждением действия. Удален­
ные листы нельзя восстановить.

Операции с листами книги
В рабочей книге используются стандартные имена листов — Лист1, Лист2 и т. д.,
которые можно переименовывать. Максимальная длина имени листа — 31 сим­
вол, в имени листов используются произвольные символы. Поскольку имя лис­
та входит в ссылку (адрес ячейки), его следует делать кратким и понятным.
Все листы должны иметь уникальные имена в пределах одной рабочей книги.
Переименование листов рабочей книги выполняется с помощью команды меню
Формат • Лист • Переименовать.
Лист может иметь так называемую подложку, являющуюся нижним слоем, по­
верх которого выполняется ввод данных в таблицу. Для красочного оформле­
ния подложки листов рабочей книги выполняется команда меню Формат • Лист •
Подложка, указывается имя графического файла.
С листами рабочих книг выполняются операции перемещения и копирования в
пределах одной и той же рабочей книги или различных открытых книг с помо­
щью команды меню Правка • Переместить/скопировать лист. В диалоговом окне
Переместить или скопировать выбирается лист текущей рабочей книги, указыва-
342 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


ется место вставки (при копировании устанавливается дополнительный при­
знак — Создавать копию).
Другой способ выполнения копирования/перемещения листов — графический,
с использованием мыши. Последовательность действий:
• выделить листы рабочей книги;
• установить курсор на ярлыке первого листа;
• при нажатой левой кнопке мыши выполнить графическое перемещение яр­
лыков листов.

ПРИМЕЧАНИЕ
При одновременном нажатии левой кнопки мыши и клавиши Ctrl выполняется копирова­
ние листов в пределах рабочей книги. Автоматически присваивается имя новым листам
вида ХХХХХ(п), где ХХХХХ — имя исходного листа, п — номер копии.


Выделенные листы рабочей книги можно временно скрыть с помощью команды
меню Формат • Лист • Скрыть. В любой момент времени список скрытых листов
рабочей книги можно просмотреть и открыть — команда меню Формат • Лист •
Отобразить. Команда выводит список скрытых листов для выбора.

ПРИМЕЧАНИЕ
Все перечисленные действия с листами могут выполниться и с помощью команд контек­
стного меню. Контекстное меню появляется, если установить курсор на ярлыке листа и
нажать правую кнопку мыши.


Рабочие книги могут иметь достаточное число листов, для перехода между ко­
торыми используются кнопки прокрутки или меню прокрутки листов. Меню
прокрутки листов вызывается как контекстное меню щелчком правой кнопки
мыши при установке курсора на кнопках прокрутки листов.
Другой способ быстрого перехода на лист книги — построение указателей на лис­
ты книги с использованием гиперссылок. Для этого следует:
1. Установить курсор в место вставки указателя из гиперссылок.
2. Выбрать команду меню Вставка • Гиперссылка, которая выводит диалоговое
окно Добавление гиперссылки (рис. 5.6).
3. В диалоговом окне выбрать тип ссылки — Связать с местом в этом документе,
ввести текст, поясняющий гиперссылку, указать имя листа. По умолчанию
ссылка осуществляется на ячейку А1 выбранного листа. Нажать кнопку ОК.
4. Повторить п. 3 для всех остальных листов рабочей книги.

СОВЕТ
Построенный указатель на листы рабочей книги на основе гиперссылок можно скопиро­
вать и поместить на разные листы рабочей книги. Подобным образом может быть постро­
ен указатель на именованные блоки ячеек на основе гиперссылок.
343
Основные понятия Microsoft Excel


WIHUf.'iUW•H9
$t i IfPKCl'j* "< v JTercT, поясняющий переход на лист

» ^ -й


^.*HM'*y < *'g*tt» l *W"w»*S>''', '
""'



Лист2
| ЛистЗ
' « ˜* . Определенные имена


4в X I

'*„v.*'a

Ш | :АЛ^1?;;^а'^^^-;?
ЯК.ч*


Рис. 5.6. Окно гиперссылки на лист книги


Лист электронной таблицы
Лист электронной таблицы состоит из ячеек, в которых хранятся данные раз­
личного вида:
• Текст — максимальный объем хранимой информации в одной ячейке —
32 Кбайт.
• Числа — фиксированные числа, денежный и финансовый форматы с указа­
нием обозначения валюты, проценты, дроби (простые, кратные 1/2, 1/4, 1/8,
1/16, 1/10), экспоненциальный (мантисса и порядок числа), текстовый (чис­
ло в виде строки цифровых символов) или любой дополнительный формат,
созданный пользователем.
• Дата/время в полном, кратком формате.
• Логические константы типа ИСТИНА, ЛОЖЬ.
• Формулы.
Предельный размер листа электронной таблицы: 256 столбцов и 65 536 строк,
максимальное число ячеек на одном листе — 16 777 216 (65 536 строк х 256 столб­
цов). Максимальная ширина столбца — 255 символов, максимальная высота
строки — 409 точек. Максимальная длина записи ячейки (текст, формула) —
32 767 символов, при этом отображаются только первые 1024 символа для тек­
ста и все символы для формулы в строке формулы.
Кроме данных ячейка может содержать примечание — дополнительный текст,
поясняющий содержимое ячейки. Способ отображения индикатора и текста при­
мечания ячеек определяется в диалоговом окне Параметры команды меню Сер­

<< Пред. стр.

страница 40
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign