LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 39
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

327
Вопросы для самопроверки


теме. На определенном рабочем месте создаются документы на базе шабло­
нов типовых форм. Документы сохраняются под именами, соответствующими
структуре обозначения, в ранее созданных папках на сетевом диске. Документы
коллективного пользования хранятся в папках общего пользования. При сохра­
нении документа обязательно заполнение окна свойств документа, ввод паролей
на чтение и запись информации в документ.



Вопросы для самопроверки
1. Назовите виды документов, обрабатываемые Microsoft Word, форматы фай­
лов для хранения документов.
2. Дайте определение шаблона документа. Как создаются и модифицируются
шаблоны и их компоненты?
3. Какие виды документов оформляются с использованием «тем»? В чем отли­
чие темы от шаблона?
4. Что является объектом поиска или замены в текстовом документе?
5. Как быстро сменить стиль в тексте документа? Можно ли найти и заменить
спецсимволы, например «короткое тире» на «длинное тире»?
6. В чем отличие сносок от примечаний? Кто делает примечания и сноски в
текстовом документе?
7. Как организовать быстрый переход в документе? Назовите типовые объекты
перехода.
8. Что такое гиперссылка и перекрестная ссылка? В чем их отличие?
9. Какие таблицы используются в документах Microsoft Word? Как изменяется
структура таблицы?
10. Можно ли выполнять вычисления в таблицах?
И. Каково назначение электронных таблиц Excel? Чем электронная таблица от­
личается от обычной таблицы?
12. Что такое «электронная форма»? Какие элементы управления используются
при создании электронной формы?
13. Назовите виды бухгалтерских документов, для которых целесообразна раз­
работка электронных форм.
14. Что такое структурно-сложный документ Microsoft Word? Какие требования
предъявляются к структуре документов?
15. Назовите основные операции обработки структурно-сложных документов.
16. Что такое «главный» документ? Каковы ограничения для создания и работы
с главными документами?
17. Назовите бухгалтерские документы, для которых целесообразно использовать
информационную технологию «главного документа».
328 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


18. пределите основное содержание информационных технологий связывания и
внедрения объектов (OLE-технологии) в текстовом редакторе Microsoft
Word 2000.
19. Приведите примеры бухгалтерских документов, использующих OLE-техно­
логии.
20. Что такое «составной» документ? Назовите виды источников данных для слия­
ния.
21. Как можно управлять результатами слияния с помощью настроек, полей Word?
22. Какие виды БД можно размещать в документах Microsoft Word?
23. Приведите примеры информационной технологии работы с БД в бухгалтер­
ском учете.
24. Как создать систему управления документами Microsoft Word? Что такое
свойства документа?
25. Как обеспечить защиту и санкционированный доступ к документам в Micro­
soft Word?
ГЛАВА 5 Электронная
таблица Microsoft
Excel 2000
Microsoft Excel — одно из наиболее популярных приложений Microsoft Office
2000, используемых в работе специалистами различного профиля (экономиста­
ми, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инженерами, аналитиками и др.).
Электронные таблицы являются идеальной средой для выполнения вычисле­
ний различной сложности без особых затрат на программирование, обеспечива­
ют хранение больших массивов информации типа реляционных баз данных —
более 60 тыс. записей на каждом листе рабочей книги. В Microsoft Excel вклю­
чен развитый математический аппарат, специализированные информационные
технологии статистического анализа, доступны графические средства представ­
ления и анализа данных.
Информационные технологии Microsoft Excel доступны пользователям различ­
ной квалификации — от конечных пользователей до профессиональных програм­
мистов. Конечные пользователи, как правило, ограничиваются заполнением таблиц
данными, заданием простейших расчетных формул, командами меню. Продви­
нутые пользователи создают комплексные информационные технологии, осно­
ванные на применении всего арсенала средств Microsoft Excel, в первую оче­
редь, это — набор встроенных функций, стандартные надстройки, решают задачи
моделирования и анализа данных, используют возможности Microsoft Excel no
интеграции данных и функций обработки других программных средств, и в пер­
вую очередь Microsoft Office. Профессиональные программисты с помощью ин­
струментальных средств (язык программирования Visual Basic for Application)
создают законченные приложения и специальные «надстройки» Microsoft Excel,
обеспечивающие высокий уровень автоматизации обработки информации.
Microsoft Excel широко применяется для автоматизации бухгалтерского учета.
Документы расчетного характера (разработочные и расчетные таблицы, учетные
регистры) могут переводиться в электронную форму, сохраняться как шаблоны
для многократного использования. Microsoft Excel поддерживает электронный
документооборот, обеспечивая создание, описание, поиск и хранение докумен­
тов сложной структуры, взаимосвязь комплексов расчетных документов. Но при
330 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


этом Microsoft Excel играет роль не только «большого калькулятора», в современ­
ных компьютерных системах бухгалтерского учета на основе Microsoft Excel соз­
даются «клиентские» приложения, обеспечивающие подготовку первичных учет­
ных данных, анализ результирующей информации. Существующие офаничения
электронных таблиц Microsoft Excel (табл. 5.1) весьма не существенны и опреде­
ляются, в большей степени, техническими параметрами компьютеров.

Таблица 5 . 1 . Ограничения Microsoft Excel 2000

Параметр Ограничение
Размер листа 65 536 строк и 256 столбцов
Ширина столбца 255 символов
Высота строки 409 точек
Длина записи для содержимого ячеек Максимальное число — 32 767 символов,
в том числе 1024 символа отображаются
(текст)
в ячейке; все символы отображаются
в строке формул
Максимальное число листов в книге 255 (в реальности ограничение связано
с объемом оперативной памяти и памяти
на диске)
Число связанных листов Объем оперативной памяти
Общее число сценариев на одном листе Объем оперативной памяти, в итоговый
рабочей книги отчет включается максимум 251 сценарий
Число изменяемых ячеек в отдельном 32
сценарии
Число вычисляемых ячеек в надстройке 200
«Поиск решения»
Число пользовательских функций Объем оперативной памяти
Пределы масн1табирования изображения 10-400%
электронных таблиц
Точность представления чисел в ячейках 15 разрядов
Диапазон чисел в ячейках От -9,99999999999999Е307 до
+9,99999999999999Е307
Длина записи для формулы Максимально — 1024 символа
Число итераций для режима подбора Максимум 32 767
параметра
Число выделенных диапазонов в составе Максимум 2048
одного блока
Число аргументов функции Максимум 30
331
Основные понятия Microsoft Excel



Ограничение
Параметр
Число уровней вложенности функций 7
Общее число 329
Число функций листа электронной
таблицы Microsoft Excel
Диапазон представления дат 01.01.1900-31.12.9999



Основные понятия Microsoft Excel
Интерфейс пользователя
Экран электронной таблицы Microsoft Excel (рис. 5.1) содержит:
• главное меню команд;
• панели инструментов;
• дополнительные элементы экрана (имена столбцов, номера строк, строка фор­
мул, окно имен блоков ячеек, статусная строка, полосы прокрутки).

Имя Строка формул
ячейки Главное меню Панель Стандартная Панель Форматирование

IAUSJMM



*•%. |A?ialCyi у 10 •*

IS"1"™ \ ^ 7 J ^ g




L
• Кнопки прокрутки '— Ярлыки Строка
листов листов состояния
Рис. 5 . 1 . Экран Microsoft Excel
332 Глава 5. Электронная таблица Microsoft Excel 2000


Настройка Microsoft Excel выполняется в диалоговом окне Параметры команды
меню Сервис • Параметры (рис. 5.2), содержащем ряд вкладок:
• Вид — управляет формированием элементов экрана (вывод полос прокрутки,
ярлыков листов, строки состояния, строки формул, заголовков строк и столб­
цов, сетки ячеек, примечаний к ячейкам, показ объектов и др.).
• Вычисления — выбор способа вычисления выражений в формулах (автомати­
чески, вручную, перед сохранением), ограничение на погрешность и число
итераций в расчетах, обновление удаленных ссылок (на внешние источники)
и др
• Правка — выбор способа редактирования информации (в ячейке или только
в строке формул), задание направления перехода курсора после ввода, кон­
троль перезаписи ячеек, обновления автоматических связей книги с другими
источниками и др.
• Общие — выбор стиля ссылок в формулах, вывод окна для заполнения
свойств файла рабочей книги, установка числа листов в новой рабочей книге,
выбор стандартного шрифта (тип и размер символов) для содержимого яче­
ек, указание рабочего каталога (папки), куда записываются новые файлы,
указание каталога (папки) автозагрузки, из которого при запуске Microsoft
Excel автоматически открываются все рабочие книги, ввод имени пользова­
теля, являющегося автором новых книг, и др.
• Переход — выбор формата файла для новых рабочих книг, переход к Mic­
rosoft Excel при работе с электронной таблицей Lotus 1-2-3.
• Списки — перечень стандартных списков для автозаполнения ячеек, создание
и редактирование списков.
• Диаграмма — настройка активной диаграммы.
• Цвет — настройка цветов для оформления таблиц и диаграмм.




«•
@я*№»тм!


V « « ,^->fi




-Г* фюютгюкяяэкртя,»" - I" i




\1 ?-»* Я*Я< - -,;>^ ; ^4,j "щ"">"| &$**$*

Рис. 5.2. Настройка параметров Microsoft Excel
333
Основные понятия Microsoft Excel


ВНИМАНИЕ
Установленные параметры настройки сохраняются в течение длительного времени до
очередной их переустановки. Параметры действуют на все листы открытых рабочих книг.

Состав панелей инструментов, внешнее оформление кнопок, назначенные им
действия, состав меню и подменю команд Microsoft Excel легко изменяется,
а сами изменения не отражаются на хранимых данных. Для настройки панелей
инструментов и пунктов меню используются команды меню. Вид • Панели инстру­
ментов • Настройка и Сервис • Настройка (рис. 5 3)


$№»Ш {гщииеда j




1
Q са*датъ,.,
Правка
Q С»»д»«<
Вид < *лЛ


J
Вставка
С^ОтКрЫть
Формат

Сервис
Данные
-
й Сохранить
Окна и справка
Рисование
si ; -"*!
СвхранвдхОК".
Автофигуры


fiffctfwfs tow»» 4te#»s>«**>?>6»*>t*"




1* Закрыт* - 1


Рис. 5.3. Настройка панелей инструментов и меню команд

Диалоговое окно Настройка содержит вкладки: Панели инструментов, Команды и
Параметры, обеспечивающие настройку определенного вида интерфейса Micro­
soft Excel:
• Панели инструментов — выводится список панелей инструментов, доступных
для выбора. Возможно создание/удаление созданных пользователем панелей
инструментов, восстановление настроек стандартных панелей инструментов.
• Команды — изменение состава и назначения кнопок панелей инструментов
или пунктов меню. Для добавления новой кнопки следует выбрать катего­
рию команды, определенную команду, нажать левую кнопку мыши и перета­
щить ее на панель инструментов или в строку меню. Для удаления кнопки
панели или пункта меню следует выделить объект и перетащить его в об­
ласть листа книги. Можно дополнительно настроить кнопку панели инстру­
ментов или пункт меню. Для этого выполняется выделение объекта, в диало­
говом окне Настройка нажимается текстовая кнопка Изменить выделенный
объект, выводится дополнительное меню настройки.
• Параметры — выбор способа вывода меню на экран, размера кнопок, подска­
зок назначения кнопок, положения панелей инструментов и т. п.
После завершения всех настроек в диа^тио - ^пе нажимается кнопка Закрыть.
334 Глава 5 Электронная таблица Microsoft Excel 2000


ПРИМЕЧАНИЕ
В диалоговых окнах команд меню выполняется настройка функций обработки Microsoft
Excel. Расширение стандартного набора команд меню Microsoft Excel выполняется за счет
так называемых «надстроем» — программных модулей с расширением .XLA. Команда меню
Сервис • Надстройки выводит список надстроек для выбора. Пользовательские приложе­
ния Microsoft Excel можно «оформлять» в виде надстроек для широкого использования.


Рабочая книга
Рабочая книга — основной документ приложений Microsoft Excel, создаваемый
на базе шаблона книги. Шаблон книги может содержать постоянный текст, дан­
ные, форматы ячеек и областей печати, формулы, диаграммы, рисунки, пользо­
вательские панели инструментов, меню, макросы, элементы автотекста и др. Micro­
soft Excel позволяет изменять параметры шаблонов рабочих книг, создавать но­
вые шаблоны. По умолчанию используется шаблон книги, который имеет назва­
ние Книга.хИ (Book.xlt). Рабочая книга состоит из листов, максимальное число
листов в одной книге — 255. Новая книга создается с помощью команды меню
Файл • Создать с указанием шаблона.

ПРИМЕЧАНИЕ
Тип формата файла шаблона —*.xlt. Все шаблоны рабочих книг находятся в папке со
стандартным названием ШАБЛОНЫ.


Новая рабочая книга сохраняется как файл с расширением .XLS с помощью ко­
манды меню Файл • Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение документа за­
даются специальные установки с помощью команды встроенного меню
Сервис • Общие параметры. На экран выводится новое диалоговое окно Пара­
метры сохранения, в котором указывается:
• необходимость создания резервной копии файла;
• пароль на чтение файла;
• пароль на запись в файл;
• рекомендованный тип доступа к файлу (только для чтения).

ВНИМАНИЕ
При вводе пароля различаются малые и прописные буквы, длина пароля — до 15 симво­
лов.


При сохранении новой рабочей книги необходимо указать путь (имя логическо­
го диска, имена вложенных папок), имя файла и его расширение (стандартное
расширение файла рабочей книги .xls можно не вводить, другое расширение
указывается явно). Путь может содержать до 218 символов. В именах файлов
нельзя использовать специальные символы: косая черта (/), обратная косая чер­
та (\), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочка (*), вопросительный
знак (?), двойные кавычки ("), вертикальная черта (|), двоеточие (:), точка с за­
пятой (;).
335
Основные понятия Microsoft Excel


ПРИМЕЧАНИЕ
Команда меню Файл • Сохранить как сохраняет открытую рабочую книгу с другими общи­
ми параметрами: под другим именем, в другой папке, с новым паролем и т. п.

Команда меню Файл • Сохранить сохраняет текущее состояние файла рабочей
книги, работа с книгой продолжается. Для автоматического сохранения рабочей
книги через указанный интервал времени устанавливается надстройка Автосо­
хранение. Для изменения состава надстроек Microsoft Excel служит команда ме­
ню Сервис • Надстройки. После установки надстройки появляется новая команда
меню — Сервис • Автосохранение, с помощью которой устанавливается интервал
времени (в минутах) для сохранения рабочей книги.
Microsoft Excel обеспечивает обмен данными рабочих книг (экспорт данных) с
другими программами. Для этого выполняется сохранение рабочей книги как
файла определенного формата, который выбирается в диалоговом окне Сохра­
нение документа при выполнении команды меню Файл • Сохранить. Выбор фор­
мата, в свою очередь, зависит от типа листа рабочей книги, и, как правило, пре­
образование листов рабочей книги Microsoft Excel в форматы хранимых файлов
выполняется для каждого листа отдельно.
Microsoft Excel ориентирован на интеграцию данных с другими программами,
поддерживает экспорт и импорт данных, обеспечивая преобразование форматов
файлов с использованием внутренних и внешних конверторов данных, а также
специальных информационных технологий обмена.
Команда меню Файл • Открыть обеспечивает преобразование в формат рабочей
книги различных файлов. Команда меню Файл • Сохранить как позволяет сохра­
нять данные листов рабочей книги во внешних форматах. В табл. 5.2 приведены
наиболее часто используемые форматы обмена данными Microsoft Excel с дру­
гими программами.
Таблица 5.2. Форматы файлов обмена для Microsoft Excel

Формат Примечания
Программа
.dbf СУБД dBase II, III и IV Открывает файл базы данных в виде
рабочего листа
Сохраняет активный лист как файл базы
данных
Другие форматы СУБД с языком SQL Таблица реляционной базы данных
файлов для баз (Paradox, FoxPro, Oracle преобразуется в лист рабочей книги с
данных и др.) помощью драйверов ODBC и доступа к
данным с помощью программы Microsoft
Query
.wql, .wbl, .wb2 , Электронная таблица Открывает электронную таблицу Quattro
Quattro Pro
.wb3 Pro как отдельный лист
Сохраняет в формате Quattro Pro только
активный лист

Продолжение •&

<< Пред. стр.

страница 39
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign