LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 38
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• с помощью Microsoft Query — правка таблицы базы данных или блока ячеек
электронной таблицы;
• преобразование данных в табличный документ Microsoft Word с потерей свя­
зи с основным источником данных.
319
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


С помощью экранной форме можно:
• добавлять новые записи в источник;
• удалять записи источника;
• редактировать значения полей записей источника;
• выполнять поиск записей источника по значению поля.

Слияние основного документа и источника
Перед слиянием делается проверка корректности кодов полей, задания условий
отбора записей источника, установки ключей сортировки и т. п. На панели ин­
струментов Слияние после нажатия кнопки Поиск ошибок (или кнопки Проверка
в диалоговом окне Слияние) следует выбрать способ проверки:
• создание отчета об ошибках (без выполнения процесса слияния);
• создание составного документа сообщений об ошибках по мере их обнаруже­
ния;
• создание составного документа и отчета об ошибках.
Для объединения основного документа и источника данных служит кнопка
Объединить панели инструментов Слияние или одноименного диалогового окна
(рис. 4.55). В слиянии могут участвовать указанные записи источника данных,
которые удовлетворяют условиям отбора.
Результат слияния выбирается из списка Назначение, это: документ Word, факс,
печатный документ, сообщение для электронной почты.




Рис. 4 . 5 5 . Диалоговое окно слияния основного документа и источника

Кнопка Отбор записей обеспечивает вызов диалогового окна (рис. 4.56), в ко­
тором задаются дополнительные условия отбора записей источника, устанав­
ливается порядок сортировки источника для формирования выходных доку­
ментов (условий может быть несколько, они связаны между собой логическими
связками И/ИЛИ).
Если составные документы передаются по электронной почте или факсу, можно
выполнить дополнительную настройку при помощи кнопки Настройка. В на­
стройке указываются имена полей, содержащих электронный адрес или номер
факса, тему сообщения.
320 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Отбор з а п и с е й



->i< J
* ' ''


/ fЛ>* |цена -
j r j ]Больше или равно yJjlOO

in j r l |цена J»J jМеньше или равно "И |200

jjl1000
]или_»||цена J j Больше

*
|и -*[ |Ед_изм ffjРавно *г]\т

(и 3i 31 \.\"˜*<.c^'zib -.«
- •;";ih:i"i-
[ и* ••;%••••< • v^jj-•;;"-'"•'
*- ' -
.* ъ/ 5, , v v< ( J
- >v
• **, >^ ' 1 Oft 1 * &з*»на 1 «$двститв«к«
л




Рис. 4 . 5 6 . Диалоговое окно условий отбора и сортировки
записей источника


Возможны различные способы отправки документов слияния:
О как отдельного документа Microsoft Word;
О как вложения в сообщение электронной почты.


Работа с базами данных
В документы Microsoft Word можно вставлять базы данных реляционного типа
различных форматов в виде стандартных таблиц. Производится отбор записей
базы данных, удовлетворяющих сформулированным условиям, устанавливается
состав полей, выполняется сортировка записей таблицы. Поддержание связи с
БД обеспечивает автоматическое обновление созданных на основе баз данных
таблиц текстовых документов.
Информационные технологии работы с источниками в виде баз данных различ­
ных форматов снимают многие проблемы получения и использования накоплен­
ных данных. Без дополнительного программирования, при отсутствии специаль­
ных навыков работы с источниками баз данных пользователь имеет возможность
просто и быстро получить необходимые данные, сэкономить трудозатраты на
повторном вводе. В одном текстовом документе можно объединить разнород­
ные данные различных форматов. Единственным условием для реализации по­
добной информационной технологии является санкционированный доступ к ка­
ждому источнику.
Все действия с базами данных выполняются с помощью панели инструментов
Базы данных (рис. 4.57). Для вызова панели инструментов служит команда меню
Вид • Панели инструментов.


Базы данных
*№в1Я*:1И№1Я » %
Рис. 4.57. Панель инструментов Базы данных
321
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


Назначение кнопок:
• Форма данных — вызов экранной формы для ввода и редактирования записей
базы данных.
• Управление полями — определение символов-разделителей для полей и запи­
сей базы данных (наиболее часто поля разделяются символом табуляции, а
записи — символом абзаца).
• Добавить запись — добавление новой записи (строки таблицы) в базу данных.
• Удалить запись — удаление записи (строки таблицы) из базы данных.
• Сортировка по возрастанию.
• Сортировка по убыванию.
• Добавить базу данных — определение источника базы данных.
• Обновить поле — обновление поля записи базы данных.
• Найти запись — поиск записи базы данных по значению (образцу поиска).
• Основной документ слияния — переход в документ Microsoft Word, исполь­
зующий базу данных как источник для слияния с базой данных
Нажатие кнопки Добавить базу данных выводит диалоговое окно База данных, в
котором последовательно выполняются действия:
• определение источника данных — кнопка Получить данные;
• настройка и форматирование данных базы данных — кнопки Отбор записей
и Автоформат таблицы;
• вставка записей базы данных в текстовый документ — кнопка Вставить данные
При нажатии кнопки Получить данные выводится диалоговое окно Открытие ис­
точника данных, в котором выбирается тип формата файлов, имя файла базы
данных, способ преобразования базы данных (переключатель Выбрать способ)
Способ преобразования источника данных зависит от формата файла. Так, для
файла базы данных под управлением СУБД Access после нажатия кнопки От­
крыть требуется выбрать способ преобразования файла:
• DDE (протокол динамического обмена данными между программами, рабо­
тающими в среде Windows) — обеспечивается доступ к таблицам базы дан­
ных, запросам, открывается программное окно СУБД Access;
• ODBC (драйверы доступа к данным внешних источников с использованием
стандартного языка запросов SQL — Structured Query Language) — обеспе­
чивается доступ только к таблицам базы данных без открытия программного
окна СУБД Access.
Кнопка Отбор записей выводит диалоговое окно, содержащее вкладки:

• Отбор записей — ввод условий фильтрации записей базы данных. Каждое ус­
ловие содержит имя поля базы данных, оператор сравнения и значение, с ко­
торым сравнивается поле. Несколько условий отбора может связываться ме­
жду собой с помощью логических операторов И/ИЛИ;
• Сортировка записей — указание от 1 до 3 полей сортировки выводимых записей;
322 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


• Выбор полей — в текстовый документ будут вставлены поля базы данных в
указанной последовательности.
Таблицу текстового документа можно автоформатировать. Кнопка Автоформат
таблицы выводит стандартные форматы таблицы для выбора и дополнительной
настройки.
При нажатии кнопки Вставить данные выводится диалоговое окно, в котором мож­
но задать диапазон номеров записей базы данных, используемых для вставки в
текстовый документ, указать вставку данных в виде кодов полей. Это обеспечи­
вает автоматическое обновление данных в таблице при изменении источника.
Обновление полей БД выполняется с помощью клавиши F9, команды контекст­
ного меню Обновить поле или одноименной кнопки на панели инструментов
Базы данных. База данных вставляется как поле DATABASE [ключи], содержащее
сведения для подключения к базе данных и выполнения запроса на языке SQL
(рис. 4.58).




Рис. 4.58. Диалоговое окно База данных

Например, поле DATABASE для вставки таблицы Продукция из базы данных
С:\Мои документы\Р1ап2000.тс1Ь в составе полей: Код продукции; Наименование
продукции; Цена; Единица измерения:
{DATABASE \ d "С:\\Мои документы\\Р1ап2000.тс1Ь" \ с
"DSN=Ba3a данных M Access;
S
DBQ=C: \\Мои документы\\Р1ап2000.тс)Ь;
DriverId=25;FIL=MS Access;MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5; " \ s
"SELECT "Код продукции','Наименование продукции','Единица
измерения','Цена продукции' FROM 'Продукция'" \ 1 " 7 " \Ь " 1 9 1 " \ h }

Назначение ключей поля DATABASE:
• \d — определяет имя файла базы данных и путь к нему (в кавычках, двойные
обратные косые черты для разделения иерархии пути);
• \с — инструкция по подключению к базе данных;
О \s — инструкция SQL (обратная косая черта перед каждой кавычкой, вклю­
ченной в инструкцию);
323
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


• \h — заголовки столбцов таблицы;
• \1 — автоформат, применимый к таблице;
• \Ь — атрибуты формата, значение атрибута является суммой значений кодов:

1 — Границы 2 — Заливка 4 — Шрифт
8 — Цвет 16 — Автоподбор 32 — Строк заголовка
64 — Последней строки 128 — Первого столбца 256 — Последнего столбца

• \f — номер первой записи базы данных для вставки в текстовый документ;
О \t — номер последней записи базы данных для вставки в текстовый доку­
мент.
ПРИМЕЧАНИЕ
Размещение в текстовом документе фрагмента базы данных может выполняться и со сто­
роны СУБД, но при этом каждый раз будет создаваться новый текстовый документ в
формате .RTF. Далее потребуется скопировать полученные данные в текстовый документ.
При изменении данных источника необходимо повторять все действия по созданию ново­
го текстового документа и копированию результата.

Пример 27
Подготовить список основных средств (ОС) для проведения инвентарного уче­
та товарно-материальных ценностей. В качестве источника данных использует­
ся база данных под управлением СУБД Access 2000, файл БД OC.mdb, таблица
Инвентарный объект ОС. Использовать информационную технологию слияния.
Последовательность действий.
1. Выполнить команду меню Сервис • Слияние, вызвать диалоговое окно Слия­
ние.
2. Подготовить основной документ для слияния, нажать в диалоговом окне Слия­
ние кнопку Создать, указать:
О тип основного документа — Каталог;
О создать основной документ в новом окне.
3. Нажать кнопку Правка для редактирования основного документа.
4. Вставить в основной документ таблицу с помощью команды меню Таблица •
Добавить • Таблица, указав размерность таблицы: 8 столбцов и 1 строка.
5. С помощью кнопки Диалоговое окно «Слияния» на панели инструментов Слия­
ние вызвать окно, нажать кнопку Получить данные и определить источник данных:
О открыть источник данных;
О выбрать тип файлов — Базы данных MS Access;
О указать имя файла — OC.mdb;
О способ преобразования базы данных — DDE-способ;
О выбрать таблицу — Инвентарный объект ОС.
324 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Нажать кнопку Правка основного документа.
1. Разместить в ячейках таблицы поля слияния источника.
2. С помощью кнопки Диалоговое окно «Слияния» на панели инструментов Слия­
ние вызвать диалоговое окно Слияние, нажать кнопку Отобрать записи источ­
ника.
3. Задать условия отбора записей на вкладке Отбор записей (рис. 4.59):
О начальная стоимость основного средства — свыше 120 000 руб.
О шифр нормы амортизации — 04 (группа машин и оборудования).
О остаточная стоимость — свыше 10 000 руб.

Отбор записей



УШЩЫ „
.Ibmi • е**р*Г(ЦК
jrjj120000 '
^•jjioooo >
|и j r ] |остаточмая стоимость J*J ]Больше или равно

^ | J040001
Ли •*] ЗШифр нормы амортизац •*•! зБольше или равно

Л 049999
]и j * j |шифр нормы амортиэац j » j |Меньше или равно

*ii .
J ллЛ \ •••••! i ••-•



„ ж •- •••
Л
I itiiij Я >;Л-4 $ *




<| " Ояин*_, [ Оэ*титкв««
,,.:<*<-.•• - -"т.


Рис. 4.59. Условия отбора записей источника данных

4. Задать на вкладке Сортировка записей ключи сортировки (рис. 4.60):
О код структурного подразделения — по возрастанию;
О дата ввода в эксплуатацию ОС — по возрастанию.

Отбор записей

&$ржатс««г С ^ ^ ^ Ш ю Ш !

Pl
||<олстр*т»ногоподраи;г|' ?**»»<*»•»*
• mLJK#W!K.^
j%T«meji«>K(
<* t*itmti«i?**i&. К
*3
| [Дата ввода в эксплуатации Г тфлшт

1 1«ЙИЯв(*Я»В <




, ожн* -г Оа^тить*»
Рис. 4.60. Порядок сортировки записей источника

5. В диалоговом окне Слияние нажать кнопку Объединить. Указать:
О назначение — Новый документ;
325
Комплексные информационные технологии Microsoft Word



О диапазон записей источника — Все;
О строки, содержащие пустые поля данных, не печатать;
О нажать кнопку Объединить.
В результате слияния создается документ, имеющий стандартное имя — Ката­
логи, в котором представлена таблица, записи которой удовлетворяют сфор­
мулированным условиям отбора. Полученный документ можно сохранить как
файл и вывести на печать.
Пример 28
Вставить в документ выборку из базы данных основных средств в виде табли­
цы. Данные таблицы упорядочить по возрастанию кода структурного подразде­
ления, дате ввода ОС в эксплуатацию. БД находится под управлением СУБД
Access, имя файла — OC.mdb (см. предыдущий пример), исходная БД — таблица
Основные средства.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в текстовом документе в место вставки БД.
2. Выполнить команду меню Вид • Панели инструментов, выбрать панель Базы
данных.
3. Нажать кнопку Добавить базу данных.
4. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Получить данные для опреде­
ления источника данных:
О тип файлов — Базы данных MS Access;
О имя файла — OC.mdb (с учетом местоположения базы данных, например:
C:\BUCH\OS);
О способ преобразования базы данных — Метод DDE;
О таблица — Основные средства.
5. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Автоформат, выбрать формат
преобразования источника.
6. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Отбор записей, задать усло­
вия отбора записей источника для вывода:
О на вкладке Отбор записей ввести условия фильтрации: первоначальная
стоимость ОС — свыше 120 000 руб., шифр нормы амортизации — 04
(группа «Машины и оборудование»), остаточная стоимость ОС — свыше
10 000 руб.
О на вкладке Сортировка записей указать ключи сортировки: код структур­
ного подразделения (по возрастанию), дата ввода ОС в эксплуатацию (по
возрастанию);
О на вкладке Выбор полей отобрать поля таблицы Основные средства.
7. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Вставить данные, указать
вставку всех записей, Вставить данные как поле.
326 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Система управления документами
Microsoft Word поддерживает начальный уровень автоматизации работы с до­
кументами, а именно:
• обработка свойств документа;
• поддержка санкционированного доступа к документу (парольная защита на
чтение и запись информации);
• коллективная работа с документами;
• использование внешних информационных ресурсов для создания документа;
• публикация документов в сети Интернет/интранет и др.
Построение системы управления бухгалтерскими документами происходит в сле­
дующем порядке.
1. Для бухгалтерских документов вводится система обозначений, обеспечиваю­
щая идентификацию хранимых в БД экземпляров документов, следующей
структуры:
<имя_типовой_формы>.<ДД. ММ.ГГГГ>.<порядковый_номер_документа>

Например: М12.12.12.2001.l.doc — файл документа типовой формы «Наклад­
ная на внутреннее перемещение» — М12, дата создания документа —
12.12.2001, порядковый номер документа — 1.
2. Создаются справочники (классификаторы), описывающие свойства докумен­
тов. Состав справочников должен быть ограничен.
Например, справочники «Источник» и «Получатель» содержат обозначения
подразделений и персонала, работающих с документами по учету материалов.
3. Создание шаблонов электронных форм типовых документов.
4. Создание системы паролей на чтение и запись информации бухгалтерских
документов общего пользования.

ПРИМЕЧАНИЕ
Пароли доступа к документам общего пользования должны вводиться централизованно
администратором системы.

5. Создание рабочих мест пользователей КСБУ. В обработке документов по
учету материалов участвуют:
О Кладовщики склада.
О Мастера цеха.
О Бухгалтеры.
6. Организация на файловом сервере системы хранения бухгалтерских доку­
ментов, создание папок с именами форм типовых документов и др.
Работа пользователей с документами имеет защиту на общесистемном уровне.
В первую очередь, это регистрация пользователей в сетевой операционной сие-

<< Пред. стр.

страница 38
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign