LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 37
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

устанавливается в основной документ, выполняется команда меню Сервис • Слияние. На­
жимается кнопка Создать и выбирается действие Преобразовать в обычный документ

В основном документе выводится панель инструментов Слияние (рис. 4.48).




Рис. 4 . 4 8 . Панель инструментов Слияние

Панель инструментов содержит набор кнопок, расположенных слева направо на
нескольких уровнях:
• Добавить поле слияние — выбор полей источника для размещения в основ­
ном документе (кнопка доступна только после определения источника); До­
бавить поле WORD — выбор полей для размещения в основном документе
(см. далее).
• Поле/данные — подстановка значений полей источника в основной документ
(только после размещения полей слияния в основном документе); Переме­
щение по записям источника (в начало — первая запись, предыдущая, запись с
указанным номером, следующая, в конец — последняя запись); Диалоговое
окно Слияние — вызов окна команды Сервис • Слияние.
• Поиск ошибок — проверка и формирование протокола слияния; Слияние в но­
вый документ — запись результата слияния в новый документ WORD; Слия-
311
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


ние при печати — печать результатов слияния, Слияние — задание установок
для выполнения операции слияния, Найти запись — найти запись источника
по условию, Правка источника данных — вызов источника данных на редакти­
рование
При нажатии в диалоговом окне Слияние кнопки Правка выполняется переход в
окно основного документа
Создание основного документа сводится к размещению в нем некоторой посто­
янной информации (текста, графики и рисунков, полей Word и т п ), одинако­
вой для многих формируемых при слиянии документов, и переменной инфор­
мации, соответствующей полям слияния выбранного источника

Поля Word
Поля Word используются в информационной технологии слияния, предостав­
ляют дополнительные возможности для обработки текстовых документов, а имен­
но изменение содержимого текстового документа, интерактивный ввод данных
в документ, изменение структуры выходного документа и т п
К категории полей W o r d относятся ASK, FILLIN, IF THEN ELSE, MERGEREC,
MERGESEQ, NEXT, NEXTIF, SET, SKIPIF

Поле ASK
Поле ASK создает новую закладку с указанным именем, значение которой при­
сваивается в интерактивном режиме Значение закладки может быть использо­
вано в формулах вычисляемых полей, вставка в документ содержимого закладки
в явном виде выполняется с помощью полей = (равно) или REF (вставка текста,
помеченного закладкой)
В процессе слияния документа с источником поле ASK выводит диалоговое окно,
содержащее стандартное сообщение для пользователя и стандартный ответ (по
умолчанию), который можно изменить Сообщение для пользователя может вы­
водиться один раз для всех документов слияния или для каждого документа в
отдельности
Пример 19
В процессе слияния должно вводиться диалоговое окно для указания значения
минимального размера оплаты труда (МРОТ) Стандартный вопрос «Укажите
размер МРОТ», стандартный ответ — 132 Имя закладки — а1, запрос выдается
только 1 раз
Последовательность действий
1 Создать новый документ с помощью команды меню Файл • Создать, указа ib
шаблон Новый документ
2 Выполнить сохранение документа с помощью команды меню Файл • Сохра­
нить как, указать имя файла — Join doc
3 Выполнить команду меню Сервис • Слияние Нажать кнопку Создать, выбрать
тип основного документа — Документ на бланке, указать активное окно На­
жать кнопку Правка для перехода к созданию основного документа
312 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


4. Установить курсор в произвольное место, нажать кнопку панели инструмен­
тов Слияние — Добавить поле Word, выбрать поле ASK, указать (рис. 4.49):
О имя закладки — а1;
О только один раз;
О сообщение — «Укажите размер МРОТ»;
О ответ по умолчанию — 132.


1 Встав*» поят ASK ШЗ:
Згжяадиэ; ____________ Сарблв*»:
Укажите размер МРОТ
1
1
Зтег «о ^иоячаникв
132



OfS J ©жена \
?;ТО?^о]зЖ|ЯЗ§


Рис. 4.49. Поле ASK в основном документе


При слиянии выводится диалоговое окно поля ASK (рис. 4.50).


Microsoft Woid

Укажите {иаиер МРОТ
Огив»




Рис. 4.50. Диалоговое окно поля ASK


5. Просмотреть код поля ASK с помощью команды меню Сервис > Параметры.
На вкладке Вид установить Коды полей.
Поле ASK в тексте документа имеет вид:
{ASK al "Укажите размер МРОТ" \d "132" \о}
Ключи поля ASK:
О \ d — текст ответа вставляется по умолчанию;
О \ о — запрос выводится только один раз.

ПРИМЕЧАНИЕ
Для вставки значения закладки а1 в текст документа используется команда меню
Вставка • Поле, выбирается категория — Формулы, вводится формула вида =. (равно) с
указанием имени закладки. Код поля = : {= а1 \* MERGEFORMAT}.
Можно также использовать поле {REF a1 \* MERGEFORMAT} категории Связи и ссылки.
313
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


Поле FILLIN
Поле FILLIN обеспечивает вставку в основной документ введенного пользовате­
лем ответа на вопрос. Для поля задается выводимое в диалоговом окне сообще­
ние и стандартный ответ, указывается кратность вывода сообщений.

Пример 20
Обеспечить ввод ставки НДС (налог на добавленную стоимость) в интерактив­
ном режиме в процессе слияния. Введенное значение выводится в документе.
Запрос выдается только один раз.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в место вставки ставки НДС.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле FILLIN, указать (рис.4.51):
О сообщение — «Укажите размер НДС»;
О стандартный ответ — 20%;
О выводить только один раз.


Вставка паля F1LUN
Сообщение:
Укажите размер НДС



Стандартный ОГЙЙТ

20%




^ SffiSP.^ffiff-fHjJ
Рис. 4 . 5 1 . Поле FILLIN в основном документе

После нажатия клавиши ОК появляется диалоговое окно для ввода ответа на
запрос (рис. 4.52). Ответ вставляется в основной документ.


Microsoft Word
Укажите fMsamsp НДС




Рис. 4 . 5 2 . Диалоговое окно для ответа на вопрос FILLIN

3. Просмотреть код поля FILLIN с помощью команды меню Сервис • Параметры.
На вкладке Вид установить флажок. Коды полей:
{FILLIN "Укажите размер НДС" \ d "20%" \ o }
314 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Поле IF...THEN...ELSE
Данный тип поля обеспечивает альтернативный вывод текста в основной доку­
мент. В диалоговом окне поля задаются условия. Для каждого условия опреде­
ляются варианты исхода в случае его истинности или ложности. Результат вы­
водится по месту нахождения поля.
Стандартное условие использует имена полей слияния в следующем виде:
<поле слияния> <оператор сравнения> <значение>
Поле слияния выбирается из списка полей источника данных, оператор сравне­
ния — из списка операторов сравнения (больше, больше или равно, меньше,
меньше или равно и т. д.), значение вводится вручную.
В режиме кодов полей условие можно редактировать (табл. 4.16).
Таблица 4.16. Замена элементов поля IF...THEN...ELSE

Что заменить Чем заменить

Поле слияния Имя закладки
Значение Имя поля слияния: {MERGEFIELD Цена}
Текст AUTOTEXT элемент автотекста
Текст INCLUDETEXT файл1

Пример 21
Вывести в документ слияния текст из файла D:\SERT.DOC, если в текущей за­
писи поле Цена превышает 1000. В противном случае вывести текст из файла
D:\TU.DOC.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в место вставки текста.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле IF..THEN...ELSE, указать:
{IF{MERGEFIELD Цена} >=1000 "{INCLUDETEXT D:WSERT.DOC}"
"{INCLUDETEXT D: WSERT. DOC}"}

Пример 22
Вывести в документ слияния содержимое поля Скидка, если в текущей записи
поле Цена превышает 1000. В противном случае — содержимое поля Накидка.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в место вставки текста.


1
Имя файла текстового документа указывается с помощью двойных символов и обратной
наклонной черты (\).
315
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле IF...THEN...ELSE, указать:
{IF{MERGEFIELD Цена} >=1000 "{MERGEFIELD Скидка}" "{MERGEFIELD ,
Накидка}"}

Поле MERGEREC
С помощью поля MERGEREC в документ слияния можно вставить порядковый
номер записи источника. Код поля: {MERGEREC}. При слиянии печатаются по­
рядковые номера записей, отобранных для слияния.
Поле MERGESEQ

С помощью поля MERGESEQ в документ слияния можно вставить его порядко­
вый номер. Если в каждый документ вставляется только одна запись источника,
значение MERGESEQ совпадает со значением MERGEREC. Если в документ слия­
ния вставляется несколько записей источника, значение поля MERGESEQ мень­
ше значения поля MERGEREC.
Пример 23
Вставить порядковый номер документа слияния.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в место вставки номера документа.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле MERGESEQ.
Код поля MERGESEQ:
{MERGESEQ}

Поле NEXT

В одном экземпляре составного документа могут размещаться поля указанного
числа записей источника. Поле NEXT не отображается при печати, его нельзя ис­
пользовать в сносках, примечаниях, колонтитулах, нельзя вкладывать в любые
другие поля или использовать вместе с полем SKIPIF.
Пример 24
Включить в документ слияния по 3 записи источника. Название полей источни­
ка: Код продукции; Цена; НДС.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в место вставки номера документа.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле слияния. Раз­
местить требуемые поля слияния.
3. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле NEXT.
4. Повторить пп. 2, 3, 2.
316 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Код полей:
{MERGEFIELD Код_продукции}{MERGEFIELD Цена}
{MERGEFIELD НДС}{NEXT}
{MERGEFIELD Код_продукции}{MERGEFIELD Цена}
{MERGEFIELD НДС }{NEXT}
{MERGEFIELD Код_продукции}{MERGEFIELD Цена}
{MERGEFIELD НДС }

СОВЕТ
Если число записей источника для экземпляра документа не может быть определено за­
ранее, следует изменить тип основного документа — Каталог

Поле NEXTIF

Поле NEXTIF обеспечивает проверку условия. Вывод в текущий экземпляр доку­
мента полей слияния записи источника производится в случае истинности ус­
ловия. В случае ложности условия осуществляется переход к следующей записи
источника данных, создается новый составной документ. Код поля NEXTIF:
{NEXTIF Выражение1 Оператор Выражение2}
Выражение 1, Выражение2 образованы полями слияния, закладками, констан­
тами, текстом и пр. Если выражение содержит пробелы, оно заключается в ка­
вычки.
Операторы сравнения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или
равно), < (меньше), <= (меньше или равно). Пробелы перед и после оператора
сравнения обязательны.
Если в качестве выражений используется поле MERGEFIELD, содержимое берет­
ся из текущей записи источника данных. Поля NEXTIF нельзя использовать в
сносках, примечаниях, колонтитулах, а также вкладывать в любые другие поля.
Поле SET

Поле SET изменяет значение закладки, при этом запрос на новое значение за­
кладки не выводится.
Пример 25
Присвоить закладке а1, соответствующей величине МРОТ, новое значение: 200.
Последовательность действий.
1. Установить курсор в произвольное место в документе, до использования за­
кладки с именем а1.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле SET.
3. Выбрать закладку а1 и задать новое значение 200.
Код поля SET:
{SET a l "200" \* MERGEFORMAT}
317
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


Поле SKIPIF
Поле SKIPIF обеспечивает переход к обработке следующей записи источника
и создание нового экземпляра составного документа, если указанное условие
проверки истинно. В противном случае осуществляется переход к следующей
записи источника, но новый составной документ не создается. Код поля SKIPIF:
{SKIPIF Выражение! Оператор Выражение2}
Одним из выражений может быть поле слияния MERGEFIELD. Содержимое этого
поля берется из текущей записи источника. Поле SKIPIF нельзя использовать
вместе с полем NEXT.

Пример 26
Вывести новый составной документ для продукции, цена которой больше или
равна 1000 руб.
Последовательность действий:
1. Установить курсор в произвольное место.
2. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле слияния. Раз­
местить требуемые поля слияния.
3. Нажать кнопку панели инструментов Слияние — Добавить поле Word, вы­
брать поле SKIPIF.
4. Выбрать поле слияния, по которому задано условие — Цена. Выбрать опера­
тор сравнения — больше или равно.
5. Указать значение — 1000.
В основном документе размещается поле SKIPIF:
{SKIPIF {MERGEFIELD Цена} < 1000}

Определение источника данных
Для определения источника данных в диалоговом окне Слияние нажимается
кнопка Получить данные, указываются следующие параметры:
• Создать источник данных — в виде таблицы текстового документа Microsoft
Word;
• Открыть источник данных — открыть файл допустимого формата.
Для нового источника данных задаются имена столбцов таблицы. Имя — непре­
рывная последовательность символов, максимальное количество символов в име­
ни столбца — 20.
Структура данных источника создается в диалоговом окне Создание источника
данных (рис. 4.53). После ввода имени очередного столбца нажимается кнопка
Добавить поле. Поля источника можно удалить — кнопка Удалить поле, изме­
нить порядок их следования — кнопка Порядок. Кнопка ОК завершает определе­
ние источника, который сохраняется в формате текстового документа .doc.
318 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


: Создание источника данных




", Сл»сж*да>уео4^яй«»«>ибшм>жто№1№№^^




Рис. 4.53. Диалоговое окно структуры записи источника

Для открытия существующего источника выбирается файл, указывается способ
преобразования источника (таблицы данных) (рис. 4.54). Например, для СУБД
Access указывается метод:
• DDE (протокол динамического обмена данными между программами, рабо­
тающими в среде Windows) — обеспечивается доступ к таблицам базы дан­
ных, запросам, открывается программное окно СУБД Access;
• ODBC (драйверы доступа к данным внешних источников с использованием
стандартного языка запросов SQL — Structured Query Language) — обеспе­
чивается доступ только к таблицам базы данных без открытия программного
окна СУБД Access.

Преобраэоаание источника данных


I'M III 1 I — J
MS Access 97 Database с помощью ODBC (* mdb)




Ш' J[ Ъшж \'

Рис. 4.54. Диалоговое окно преобразования источника данных

Некоторые источники можно корректировать с помощью экранной формы. Кноп­
ка Правка в диалоговом окне Слияние или кнопка Правка источника данных на
панели Слияние вызывает форму для ввода и редактирования записей источника
При DDE-преобразовании доступны все режимы правки источника, так как они
осуществляются непосредственно в приложении источника.
Для ODBC-драйверов доступны два варианта правки источника:

<< Пред. стр.

страница 37
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign