LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 35
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Рис. 4 . 3 7 . Электронная форма Лицевая карточка учета спецодежды
и спецобуви

ВНИМАНИЕ
Поля формы могут быть вычисляемыми. Для таких полей вводится формула, которая мо­
жет ссылаться на другие поля формы.

6. Добавить поля со списками:
О в шапку документа: Пол, Размер одежды, Размер обуви, Цех, Участок, Раз­
мер головы, Должность;
О в ячейки первой строки таблицы: Наименование спецодежы, Параграф, Еди­
ница измерения, Срок службы.

7. Для каждого поля со списком:
О выделить поле со списком;
О выполнить команду контекстного меню Свойства или нажать кнопку на
панели инструментов Параметры поля формы;
О задать значения элементов списка, макросы, выполняемые при входе и
выходе из поля со списком, имя закладки поля со списком, запрет изме­
нения элемента, справку для пояснения работы.
8. Выделить ячейки первой строки таблицы. Выполнить их копирование с по­
мощью команды меню Правка • Копировать.
295
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


9. Выделить пустые строки таблицы, в которые осуществляется вставка копии
ячеек.
10. Выполнить команду меню Правка • Вставить ячейки.
11. Установить защиту для формы с помощью команды меню Сервис • Устано­
вить защиту:
О выбрать флажок Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля
формы;
О ввести пароль.
12. Закрыть файл формы с сохранением с помощью команды меню Файл • За­
крыть, указать папку с шаблонами, ввести имя шаблона — Форма.с!о1
13. Создать на основе шаблона электронной формы новый документ с помощью
команды меню Файл • Создать, выбрать шаблон Форма, dot.
14. Заполнить поля карточки, выбор элементов полей со списком выполняется
с помощью клавиши F4.
15. Сохранить новый документ с помощью команды меню Файл • Сохранить как,
указать тип файла — Microsoft Word.

СОВЕТ
Все формы бухгалтерских документов целесообразно перевести в машинное представле­
ние для их заполнения с помощью средств вычислительной техники, если это не преду­
смотрено другими программными средствами автоматизации бухгалтерского учета.

Пример 16
Создать типовой документ Накладная для оформления движения товарно-мате­
риальных ценностей (рис. 4.38).
Последовательность действий.
1. Создать с помощью команды меню Файл • Создать шаблон Новый документ.
2. Установить с помощью команды меню Файл • Параметры страницы: формат
печатной страницы — 210x297, размер для всех полей — 2 см, колонтиту­
лы — 1,25 см, ориентация — книжная.
3. Задать форматы шрифтов и абзацев, табуляции — команда меню Формат:
О Формат шрифта: верхняя часть документа — Arial, 9 пт; название докумен­
та — Arial, 12 пт; основная табличная часть документа — Arial, 8 пт;
О шапка документа содержит три абзаца. Выполнить команду меню Фор -
мат • Табуляция, установить табуляторы: 8 см вправо, с заполнителем; 10
см влево для первых двух абзацев, 10 см влево для третьего абзаца.
Последовательность действий.
1. Создать с помощью команды меню Файл • Создать шаблон Новый документ.
2. Установить с помощью команды меню Файл • Параметры страницы: формат
печатной страницы — 210x297, размер для всех полей — 2 см, колонтиту­
лы — 1,25 см, ориентация — книжная.
296 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Организация Типовая форма №19
Предприятие Утверждена Министерством
торговли РФ
Шифр

Грузополу Поставщика Склада Вида
чателя (секции) операции



НАКЛАДНАЯ №
Отправитель
Получатель
Основание

Количество (вес
Сорт Цена Сумма
Номер Артикул или Шифр Наименование Ед
прейскуранта порядковь и товара изм
товарно
и дополнения тары
номер материальных
к нему ценностей
по прейскуранту
брутто нетто



0

0

0
0
0


ОТПУСТИЛ РАЗРЕШИЛ
ПРИНЯЛ

Рис. 4 . 3 8 . Форма документа Накладная

3 Задать форматы шрифтов и абзацев, табуляции — команда меню Формат
О Формат шрифта верхняя часть документа — Anal, 9 пт, название докумен­
та — Anal, 12 пт, основная табличная часть документа — Anal, 8 пт,
О шапка документа содержит три абзаца Выполнить команду меню Формат •
Табуляция, установить табуляторы 8 см вправо, с заполнителем, 10 см вле­
во для первых двух абзацев, 10 см влево для третьего абзаца
4 Шапка документа
О таблица для ввода шифров — стандартная таблица, 6 столбцов на 3 стро­
ки — команда меню Таблица • Добавить • Таблицу,
О в первой строке объединить 4 ячейки (Al D1) с помощью команды меню
Таблица • Объединить ячейки,
О в последнем столбце второй и третьей строки таблицы удалить ячейки с
помощью команды меню Таблица • Удалить ячейки со сдвигом влево
5 Выделить блоки ячеек для вставки границ — команда меню Формат • Грани­
цы и заливка, вкладка Границы
6 Заполнить шапку таблицы
7 Ввести название документа
8 Выделить номер документа — команда меню Формат • Границы и заливка, вклад­
ка Границы, применительно к выделенному тексту
9 Установить табуляторы для абзацев, содержащих наименование отправителя,
получателя и основания — команда меню Формат • Табуляция, 16 см вправо,
с заполнителем
297
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


10 Создать таблицу с помощью команды меню Таблица • Добавить • Таблицу, раз­
мерность 10 столбцов и 20 строк
11 Ввести названия столбцов
12 Изменение шапки таблицы
О выделить ячейки первой строки в столбцах 7 (брутто) и 8 (нетто),
О команда меню Таблица • Объединить ячейки,
О выделить верхнюю объединенную ячейку,
О команда меню Таблица • Разбить ячейки — число столбцов — 1, число
строк — 2,
О ввести название ячейки Количество,
О выделить нижнюю объединенную ячейку,
О команда меню Таблица • Разбить ячейки — число столбцов — 2, число
сгрок — 1,
О ввести названия столбцов — брутто и нетто

Сорт
Сорт Количество Количество
Сорт
брутто нетто




Рис. 4 . 3 9 . Последовательность изменения конфигурации таблицы

13 Ввести формулы
О курсор установить в ячейку столбца Сумма,
О команда меню Таблица • Формулы, формула вычисления суммы = 13*НЗ,
О ввести формулы для ячеек столбца Сумма, строки 4—6
14 Формула итоговой суммы по документу = SUM(G3 G6), G3-G6 — адреса яче­
ек, содержащих суммы по каждой строке накладной
15 Для абзацев подписей с помощью команды меню Формат • Табуляция устано­
вить табуляцию
О 6 см вправо с заполнителем,
О 9 см влево,
О 16 см вправо с заполнителем
16 Формирование элемента автотекста для готового бланка документа Наклад­
ная
О выполнить команду меню Правка • Выделить все,
О выполнить команду меню Правка • Копировать,
О выполнить команду меню Сервис • Автозамена, на вкладке Автотекст вве­
сти имя нового элемента — Накладная, нажать кнопку Добавить
17 Проверить элемент автотекста
298 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


О выполнить команду меню Файл • Создать, указать шаблон Новый документ;
О выполнить команду меню Сервис • Автозамена, на вкладке Автотекст вы­
брать элемент Накладная, нажать кнопку Вставить.
18. Создать шаблон документа Накладная:
О для оформленного бланка документа выполнить команду меню Файл •
Сохранить как, указать тип файла — Шаблон (.dot), ввести имя шаблона —
Накладная;
О проверить шаблон с помощью команды меню Файл • Создать. Для нового
документа указать шаблон Накладная.

Пример 17
Создать титульный лист документа Бухгалтерский баланс. Сохранить титульный
лист как элемент автотекста — Титул_Баланс (рис. 4.40).

Утвер.адена Министерством финансов Российской Федерации
дня периодической бухгалтерской отчетности за 200 г



ИНН |1|2|3|4|5|6|7|8|9|10




БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС
коды
0710001
Фирма № 1 по ОКУД
'За 2000 г Длта (год, месяц, число)
Организация по ОКПО
Отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ
Организационно-правовая фирма по КОПФ
Орган управления государственным имуществом по КОПФ
Единица измерения по СОЕН
Контрольная сумма
Адрес

Дата высылки
Дата получения
|Срок представления

Рис. 4 . 4 0 . Бухгалтерский баланс (титульный лист)

Последовательность действий.
1. Создать новый документ с помощью команды меню Файл • Создать, указать
шаблон Новый документ.
2. Ввести абзац 1 — гриф документа. Абзац содержит две строки, переход на
новую строку выполняется с помощью клавиш Shift + Enter.
299
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


3. Выполнить форматирование абзаца 1 с помощью команды меню Формат •
Абзац, указать Выравнивание по правому краю. Интервал после — 42 пт.
4. Для абзаца 2 — код ИНН следует:
О выполнить команду меню Формат • Абзац, указать Выравнивание по лево­
му краю. Интервал после — 0 пт;
О выполнить команду меню Таблица • Добавить • Таблица для добавления
таблицы, число столбцов — 10, число строк — 1, ширина столбца — 0,48 см;
О выполнить команду меню Таблица • Свойства таблицы для настройки свойств
таблицы (курсор должен находиться внутри таблицы). На вкладке Табли­
ца указать Обтекание — вокруг, нажать кнопку Размещение, Размещение
по горизонтали — снаружи относительно поля, Размещение по вертикали —
О см относительно абзаца, Перемещать вместе с текстом;
О выполнить команду меню Формат • Табуляция для установки табуляции.
Предварительно установить курсор в начало абзаца 2. Задать Позиция та­
буляции — 10 см, Выравнивание по правому краю;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — ИНН.
5. Ввести абзац 3 (название документа — Бухгалтерский баланс). Выделить аб­
зац. Выполнить форматирование абзаца с помощью команды меню Формат •
Абзац. Указать Выравнивание по центру, Интервал перед — 160 пт, Интервал
после — 18 пт. Выбрать команду форматирования шрифта — Формат • Шрифт,
указать Начертание — полужирный, Размер — 16, Все прописные.
6. Для абзаца 4:
О выполнить команду меню Формат • Абзац. Указать Выравнивание по лево­
му краю, Интервал перед — 0 пт, Интервал после — 0 пт. Выполнить команду
форматирования шрифта — Формат • Шрифт, указать Начертание — обыч­
ный, Размер — 10;
О для установки табуляции выполнить команду меню Формат • Табуляция.
Позиции табуляции: 5 см, выравнивание по левому краю, 12 см, выравнива­
ние по правому краю;
О нажать дважды клавишу Tab и ввести текст — Форма № 1 по ОКУД.
7. Для абзаца 5:
О нажать клавишу Tab и ввести текст За 200 г;
О нажать клавишу Tab и ввести текст Дата (год, месяц, число).
8. Для абзаца 6:
О для установки табуляции выполнить команду меню Формат • Табуляция.
Установить Позиция табуляции: 12 см, выравнивание по правому краю, за­
полнитель — черта;
О ввести текст — Организация;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — по 0КП0.
9. Для абзаца 7:
О ввести текст — Отрасль;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — по 0K0HX.
300 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


10. Для абзаца 8:
О ввести текст — Организационно-правовая форма;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — по К0ПФ.
11. Для абзаца 9:
О ввести текст — Орган управления государственным имуществом;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — по 0КП0.
12. Для абзаца 10:
О ввести текст — Единица измерения;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — по С0ЕИ.
13. Для абзаца 11:
О нажать клавишу Tab дважды и ввести текст — Контрольная сумма.
14. Для абзацев 12 и 13:
О для установки табуляции выполнить команду меню Формат • Табуляция.
Установить Позиция табуляции: 15 см, выравнивание по правому краю, за­
полнитель — черта;
О ввести текст — Адрес;
О нажать клавишу Tab;
О нажать клавишу Enter;
О нажать клавишу Tab.
15. Для абзацев 14-16:
О для установки табуляции выполнить команду меню Формат • Табуляция.
Установить Позиция табуляции: 12 см, выравнивание по правому краю.
О нажать клавишу Tab и ввести текст — Дата высылки;
О нажать клавишу Enter;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — Дата получения;
О нажать клавишу Enter;
О нажать клавишу Tab и ввести текст — Срок представления.
16. Вставить рисованную таблицу с помощью команды меню Таблица • Нарисо­
вать таблицу:
О обвести карандашом таблицу для кодов. Установить курсор в таблицу,
выбрать команду меню Таблица • Разбить таблицу, указать число столбцов — 1,
число строк — 9. Повторить эти действия для других ячеек. Заполнить таб­
лицу;
О обвести рисованную таблицу для дат документа. Установить курсор в
таблицу, выбрать команду меню Таблица • Разбить таблицу, указать число
столбцов — 1, число строк — 3.
17. Ввести 4 абзац. Выделить абзац. Выбрать команду форматирования абзаца —
Формат •Абзац. Указать Выравнивание по центру, Интервал перед — 160 пт,
интервал после — 18 пт. Выбрать команду форматирования шрифта — Формат •
Шрифт, указать Начертание — полужирный, Размер — 16, Все прописные.
301
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


18. Выделить весь документ с помощью команды меню Правка • Выделить все.
19. Создать элемент автотекста с помощью команды меню Сервис • Автозамена,
на вкладке Автотекст указать имя элемента — Титул_Баланс.
20. Закрыть документ без сохранения с помощью команды меню Файл • Закрыть.
21. Создать новый документ с помощью команды меню Файл • Создать, выбрать
шаблон Новый документ.
22. Вставить элемент автотекста с помощью команды меню Вставка • Автотекст •
Обычный, выбрать элемент автотекста — Титул_Баланс.
23. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Структурно-сложный документ
Microsoft Word обеспечивает работу с большими по размеру документами, дос­
тигающими десятков мегабайт1, что составляет несколько тысяч печатных стра­
ниц. Для удобства работы эти документы структурируются на части типа глава,
раздел, параграф. Каждая структурная часть документа должна иметь заголовок
определенного иерархического уровня — Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3
и т. д. Структурные части могут быть вложенными в другие части, максималь­
ная глубина вложений — 9 уровней.
Для работы со структурными частями документ переводится в режим структу­
ры с помощью команды меню Вид • Структура. Основной единицей обработки в
документе становится структурная часть, которую можно:
• перемещать по вертикали в пределах одного уровня иерархии;
• повышать/понижать уровень иерархии;
• копировать, перемещать или удалять закрытые структурные части документа.
Режим структуры документа удобен для планирования структуры новых доку­
ментов, выполнения структурных просмотров больших документов, создания
оглавлений и др.
Работа со структурным документом выполняется с помощью кнопок панели ин­
струментов Структура (рис. 4.41).




Рис. 4 . 4 1 . Панель инструментов Структура

Панель содержит функциональные кнопки-
• Первый ряд кнопок (слева направо) Повысить/Понизить уровень заголовка
(изменение уровня иерархии структурной части); Понизить до обычного текс-

1
1 Мбайт = 1024 Кб 1 Кбайт = 1024 байт 1 байт я 1 символ 1 страница текста * 2 Кбайта
302 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


та заголовок (убрать выделение структурной части), Переместить вверх/ вниз
структурную часть, Свернуть/Развернуть структурную часть
• Второй ряд кнопок 1-7 — показ структуры документа до заданного уровня
иерархии, Все заголовки (полный показ всего документа), Показать только пер­
вую строку заголовков, Отобразить форматирование заголовков, Главный доку­
мент, Свернуть/Создать/Удалить/Вставить/Объединить/Разбить/Заблокировать
вложенные документы (действие этих кнопок описано ниже)

Заголовок структурной части документа состоит только из одного абзаца Каж­
дому заголовку приписывается стиль определенного уровня Заголовок 1, Заго­
ловок 2 и т д Для создания заголовков структурных частей документа можно
использовать клавиши

• Shift +Alt + -> понижение уровня иерархии заголовка,
• Shift +Alt + <- повышение уровня иерархии заголовка,
• Shift +Alt + t перемещение вверх по структуре,
• Shift +Alt + i перемещение вниз по структуре

ВНИМАНИЕ - ^
Команда меню Формат • Стиль позволяет приписать стиль выделенному заголовку тек­
стового документа



Для нумерации заголовков структурного документа служит команда меню Формат •
Список, вкладка Многоуровневый В заголовок можно включать текст, располагае­
мый до или после номера, номера предыдущих иерархических уровней (рис 4 42)
Для создания оглавлений структурных документов используется команда меню
Вставка • Оглавление и указатели, вкладка Оглавление Можно ограничить уро­
вень иерархии заголовков, включаемых в оглавление документа, изменить фор­
мат оглавления Последовательность действий по созданию оглавления документа

<< Пред. стр.

страница 35
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign