LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 34
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• RIGHT — ячейки текущей строки, расположенные справа от ячейки,
• LEFT — ячейки текущей строки, расположенные слева от ячейки
Можно ссылаться и на ячейки из другой таблицы Для таблицы, на которую де­
лается ссылка, создается закладка Обращение к ячейкам этой таблицы выпол­
няется с указанием имени закладки

ВНИМАНИЕ
Ссылки на ячейки другой табчицы в формулах допустимы только для функций AVERAGEQ,
COUNTO M\X() MIN() PRODUCT() и SUM()

Следует помнить, что формула в таблице является нолем, которое имеет код
поля и значение Для просмотра кода поля следует нажать клавиши Alt+F9 При
изменении значений ячеек, на которые имеются ссылки в формулах, следует ус­
тановить курсор в ячейку таблицы, с помощью команды меню Таблица • Выде­
лить • Таблицу выделить всю таблицу, нажать клавишу F9 для автоматического
пересчета всех формул
Если ячейка, например В1, содержит несколько абзацев чисел, формула вида
=В1 или = SUM(Bl) автоматически вычисляет сумму чисел всех абзацев ячейки
В1 Если наряду с числами в ячейке имеется текст перед или после чисел, при
вычислении он игнорируется

Пример 13
Включить в текстовый документ Example doc стандартную таблицу для выпол­
нения расчетов по распределению расходов по управлению и обслуживанию
производст ва
Последовательность действий
1 Открыть файл Example doc с помощью команды меню Файл • Открыть
2 Выполнить команду меню Правка • Перейти, выбрать объект перехода — Раз­
дел, перейти в раздет 2
3 Вставить новую страницу в документ с помощью команды меню Вставка •
Разрыв • Начать новую страницу
287
Основные понятия и приемы работы с документами


4. Ввести текст: Распределение расходов по управлению и обслуживанию про­
изводства.
5. Выполнить команду меню Таблица • Добавить • Таблица, число столбцов — 4,
число строк — 5. Заполнить ячейки таблицы (табл. 4.13).

Таблица 4.13. Исходные данные

Общепроизводст­
Вид изделия Основная заработная Общехозяйственные
венные расходы расходы
плата производственных
рабочих

ИЗДЕЛИЕ А 10000

ИЗДЕЛИЕ В 100000

ИЗДЕЛИЕ С 64450

36750
ИТОГО 31462


6. В ячейки таблицы ввести формулы:
О формула ячейки В5 (Итого Зарплата): =Sum(Above);
О формула ячейки С2 =С5/В5*В2
О формула ячейки СЗ =С5/В5*ВЗ
О формула ячейки С4: =С5/В5*В4
О формула ячейки D2 =D5/B5*B2
О формула ячейки D3 =D5/B5*B3
О формула ячейки D4 =D5/B5*B4.
7. Выделить таблицу с помощью команды меню Таблица • Выделить • Таблицу.
Создать закладку для таблицы. Имя закладки — ТаЬИ. Команда меню для
создания закладки — Вставка • Закладка.
8. Создать новую таблицу в документе Example.doc. Выполнить команду меню
Таблица • Добавить • Таблицу, указать число столбцов — 2, число строк — 5.
Заполнить ячейки таблицы (табл. 4.14).
9. Ввести формулы в ячейки:
О формула ячейки В2: = S M (Tablel c2;d2)/SUM(Tablel c5;d5)*100.
U
Выбрать формат числа — 0,00%;
О формула ячейки ВЗ: = S M (Tablel сЗ;d3)/SUM(Tablel c5;d5)*100.
U
Выбрать формат числа — 0,00%;
О формула ячейки В4: = S M (Tablel c4;d4)/SUM(Tablel c5;d5)*100.
U
Выбрать формат числа — 0,00%;
О формула ячейки В4: = SUM(ABOVE) *100.
Выбрать формат числа — 0,00%.
10. Закрыть файл Example.doc с сохранением.
288 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Таблица 4 . 1 4 . Структура распределения накладных расходов по изделиям

Вид изделия % от общих накладных расходов
ИЗДЕЛИЕ А
ИЗДЕЛИЕ В
ИЗДЕЛИЕ С
ИТОГО

СОВЕТ
Вычисления в таблицах нестандартной структуры требуют правильного указания ссылок
на ячейки, что весьма сложно. Вычисления в таблицах Microsoft Word оправданы, если на
компьютере не установлена электронная таблица Microsoft Excel, таблица создается в со­
ставе шаблона для многократного применения. Если таблица имеет сложную структуру
ячеек, при указании ссылок на ячейки следует придерживаться левостороннего обхода
ячеек таблицы: слева направо по одной строке, затем переход на другую строку.

Электронные таблицы Microsoft Excel
Текстовые документы могут содержать вставки внешних объектов в виде лис­
тов электронной таблицы Microsoft Excel (рис. 4.34). Эти таблицы обеспечива­
ют более удобный режим вычислений за счет доступности всех вычислительных
ресурсов Microsoft Excel. Объем информации в электронной таблице, включен­
ной в текстовый документ, может быть сколь угодно большим.
Существует несколько способов вставки электронных таблиц в текстовый доку­
мент Microsoft Word.
1. Вставка электронной таблицы с помощью панели инструментов Стандартная:
О установить курсор в место вставки электронной таблицы;
О нажать кнопку Добавить таблицу Excel;
О при нажатой левой кнопке мыши выделить требуемое число строк и столб­
цов видимой части электронной таблицы;
О отпустить кнопку мыши.
2. Вставка электронной таблицы как внедренного объекта с помощью команды
меню Вставка • Объект.
Для начала работы с электронной таблицей, находящейся в текстовом доку­
менте, ее «активизируют»: с помощью мыши выделяется рамка электронной
таблицы и выбирается команда меню Правка • Объект лист. Другой способ
активизации электронной таблицы в составе текстового документа — двой­
ной щелчок левой кнопкой мыши на рамке электронной таблицы.
Команда правки объекта (в данном случае — электронной таблицы Microsoft
Excel) имеет следующие варианты:
О Изменить — меню программы Microsoft Word заменяется на меню про­
граммы Microsoft Excel. В текстовый документ внедрена рабочая книга,
состоящая из рабочих листов, которая не сохраняется отдельно от тексто-
289
Основные понятия и приемы работы с документами


вого документа. Доступны все функции обработки информации Microsoft
Excel. Для возврата в документ Microsoft Word 2000 следует щелкнуть
мышью в любом месте текстового документа. Внешнее изображение элек­
тронной таблицы в текстовом документе соответствует последнему состоя­
нию рабочей книги при завершении редактирования. Так, можно перейти
на другой лист, сместить ячейки таблицы.


Активизированная электронная таблица
i | а L В 1 ; „ , | • 9 , .-*^"j
\ Л ^Продукция Ед изм Цена Запас ˜^
• :РА кг 125.66 127 ''
Б
'•• 2 Р I i «<|

Не активизированная электронная таблица

Продукция Ед изм Цена Запас
А кг 125,66 127
Б


Рис. 4.34. Рабочий лист Microsoft Excel в текстовом документе



О Открыть — выводится новое программное окно для Microsoft Excel, в ко­
тором выполняются все функции обработки информации Microsoft Excel.
При выполнении команды Файл • Закрыть и вернуться в документ рабочая
книга сохраняется внутри текстового документа, а внешнее изображение
электронной таблицы соответствует ее последнему состоянию в окне Micro­
soft Excel. В отличие от предыдущего варианта, рабочая книга Microsoft
Excel может быть сохранена независимо от текстового документа — ко­
манда меню Файл • Сохранить как. При этом связь рабочей книги и элек­
тронной таблицы в текстовом документе не поддерживается.
О Преобразовать — внедренный объект электронной таблицы преобразуется
в объект другого типа.
3. Вставка электронной таблицы с помощью команды меню Вставка • Объект:
О на вкладке Создание выбрать тип объекта Лист Microsoft Excel. Электрон­
ная таблица внедряется в текстовый документ, самостоятельно как рабо­
чая книга Microsoft Excel не существует;
О на вкладке Из файла выбрать файл рабочей книги для внедрения в тексто­
вый документ (в текстовом документе создается полная копия рабочей
книги);
О на вкладке Из файла выбрать файл рабочей книги для связывания с тек­
стовым документом (в текстовом документе создается только ссылка на
рабочую книгу), необходимо указать Связь с файлом.
Объект-лист Microsoft Excel может отображаться полностью либо в виде гра­
фического значка. Для этого указывается — В виде значка.
Связи текстового документа с внешними объектами можно просмотреть и
изменить с помощью команды меню Правка • Связи (рис. 4.35).
290 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000




Рис. 4.35. Диалоговое окно настройки связей с объектами

Для каждого связанного объекта указывается файл-источник и режимы исполь­
зования:
• кнопка Обновить (или клавиша F9) — обновление связи с объектом;
• кнопка Открыть — открывает объект (файл источника) в отдельном программ­
ном окне для редактирования;
• кнопка Сменить источник — изменяет ссылку на объект (файл источника);
• кнопка Разорвать связь — отменяет связь с объектом (текстовый документ
вместо объекта будет включать его графическое изображение).
Пример 14
Включить в текстовый документ Example.doc электронную таблицу Microsoft
Excel для выполнения расчетов по распределению расходов по управлению и
обслуживанию производства между различными изделиями.
Последовательность действий.
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Перейти в раздел 2 документа с помощью команды меню Правка • Перейти,
выбрать Объект перехода — Раздел, ввести номер раздела — 2.
3. Вставить новую страницу с помощью команды меню Вставка • Разрыв • На­
чать новую страницу.
4. Ввести заголовок — Расчет распределения расходов по управлению и об­
служиванию производства.
5. Выбрать команду меню Вставка • Объект, на вкладке Создание выбрать —
Лист Microsoft Excel.
6. В среде Microsoft Excel подготовить таблицу исходных данных (см. табл. 4.13),
ввести формулы:
О выполнить вычисление итога по столбцу «Основная зарплата» — ЗП, фор­
мула =СУММ(В2:В4), где В2:В4 — адреса исходных ячеек;
О вычислить общепроизводственные(ОПР) и общехозяйственные (ОХР) рас­
ходы, приходящиеся на каждое изделие по формулам:
291
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


ОПР изделия =ОПР общий итог/ЗП общий итог * ЗП изделия;
ОХР изделия =ОХР общий итог/ЗП общий итог * ЗП изделия.
7. Щелкнуть мышью вне электронной таблицы и закончить редактирование.
8. Для добавления новой таблицы (см. табл. 4.14) следует активизировать лист
электронной таблицы с помощью команды меню Правка • Объект лист • Из­
менить.
9. В среде Microsoft Excel подготовить таблицу исходных данных (см.
табл. 4.14), ввести формулы расчета процента накладных расходов в ячейки:
О для изделия A: =(C2+D2)/($C$5+$D$5);
О для изделия В: =(C3+D3)/($C$5+$D$5);
О для изделия С: =(C4+D4)/($C$5+$D$5).
10. Ввести формулы расчета суммы итога: =СУММ(В9:В11).
11. Задать процентный формат всем ячейкам, содержащим формулы.
12. Щелкнуть мышью вне электронной таблицы и закончить редактирование.
13. Закрыть файл с помощью команды меню Файл • Закрыть с сохранением.

СОВЕТ
Размер файла документа Microsoft Word с внедренными электронными таблицами резко
увеличивается. Если таблицы используются как разовые, вспомогательные, которые за­
тем не будут редактироваться, то можно использовать другую технологию, а именно: вы­
полнить все необходимые расчеты в Microsoft Excel, а затем перенести готовые таблицы с
помощью буфера обмена в текстовый документ. При этом таблицы допускают дополни­
тельное форматирование. Недостаток подобной технологии — потеря расчетных формул
Microsoft Excel.



Комплексные информационные
технологии Microsoft Word
Автоматизация бухгалтерского учета на базе программного продукта Microsoft
Word предполагает использование комплексных информационных технологий,
обеспечивающих:
• высокое качество, надежность и удобство работы с электронными докумен­
тами;
• сокращение трудозатрат на работу с бухгалтерскими документами;
• создание системы управления бухгалтерскими документами и документообо­
ротом;
• групповую работу коллектива пользователей с электронными документами
и др.
Microsoft Word обеспечивает решение большинства перечисленных задач в ком­
плексе с другими программами автоматизации бухгалтерского учета.
Средствами Microsoft Word осуществляется:
292 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


1. Создание стандартизированных шаблонов (электронных форм) типовых бух­
галтерских документов.
2. Унификация стилей оформления, создание элементов автотекста и автозаме­
ны для бухгалтерской документации.
3. Описание бухгалтерских документов с помощью классификационных при­
знаков, обеспечивающих поиск информации.
4. Создание пользовательского интерфейса для работы с бухгалтерскими доку­
ментами (меню команд, панели инструментов).
5. Защита электронных документов от несанкционированного доступа.


Электронная форма
Электронными формами называются документы, содержащие элементы управ­
ления, которые обеспечивают интерактивный режим работы с документом.
Существуют различные виды электронных форм:
• типовые бланки документов, предназначенные для заполнения полей и вы­
вода на печать, в том числе для заполнения типографских бланков;
• Web-формы для публикации, распространения с помощью электронной поч­
ты или сети Интернет, обеспечивающие сбор и последующий анализ инфор­
мации в СУБД Access или Microsoft Excel.
Для вставки элементов управления в форму используются панели инструмен­
тов: Формы, Элементы управления, Web-компоненты, которые вызываются с по­
мощью команды меню Вид • Панели инструментов (рис. 4 36).


» Формы

ырттлз&тт
» Элементы управления
т и * шШ г М $ А ^ 1 ^ .
;,й*Ф ? *
F
" web-компонекгы
т\Р f Швв&ЩчьтЪГ. F. ** Ва •
Рис. 4 . 3 6 . Панели инструментов Формы, Элементы управления,
Web-компоненты

Типовые элементы управления электронных форм:
• Текстовое поле — обеспечивает ввод произвольной инфорамции;
• Флажок — выбор/отказ от выбора;
• Переключатель — выбор/отказ от выбора;
• Выключатель — выбор/отказ от выбора;
• Список — перечисление элементов для выбора без расширения списка эле­
ментов;
293
Комплексные информационные технологии Microsoft Word


• Поле со списком — перечисление элементов для выбора с расширением спи­
ска элементов;
• Рамка — объединение элементов в группу;
• Кнопка — командная кнопка, которой приписывается программное действие
(макрос);
• Счетчик — подсчет числа элементов;
• Полоса прокрутки — для перемещения по окну формы;
• Надпись (метка) — ввод произвольного текста;
• Объект ActiveX — дополнительные элементы управления других программ;
О Объекты (рисунок, фильм, звук, пароль, бегущая строка и др.).
Для элементов управления могут разрабатываться макросы на языке програм­
мирования Visual Basic for Applications.
Электронные формы типовых документов разрабатываются и сохраняются как
шаблоны Microsoft Word. На их основе создаются электронные документы, ко­
торые можно сохранять как документ Microsoft Word (.doc) или текстовый файл
(.txt).
Данные, вводимые в электронный документ, можно сохранить и как отдельную '
запись базы данных в текстовом формате. Для этого делается специальная на­
стройка в команде меню Сервис • Параметры: на вкладке Сохранение указывает­
ся Сохранять только данные для форм.
Заполненные в форме поля могут печататься в типографских бланках. В коман­
де меню Сервис • Параметры на вкладке Печать устанавливается: Печатать толь­
ко данные для форм.

П р и м е р 15

Создать шаблон электронной формы «Лицевая карточка выдачи спецодежды».
Заполнить лицевые карточки, сохранить их как документы Microsoft Word.
Последовательность действий.
1. Создать шаблон электронной формы с помощью команды меню Файл • Соз­
дать, указав вид создаваемого документа — Шаблон.
2. Ввести постоянную информацию электронной формы (рис. 4.37).
3. С помощью команды меню Вид • Панели инструментов вызвать панель инст­
рументов Формы.
4. Добавить текстовые поля: Номер карточки, Фамилия, Имя, Отчество, Рост, Та­
бельный номер, Дата поступления на работу, Количество.
5. Задать свойства полей формы:
О выделить поле;
О выполнить команду контекстного меню Свойства (или нажать кнопку на
панели инструментов Параметры поля формы);
О указать тип и формат данных поля, значение по умолчанию (если оно су­
ществует), макросы, выполняемые при входе и выходе из поля, имя за-
294 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000



кладки для поля, запрет на изменение элемента, справку для пояснения
работы с полем.

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА М
УЧЕТА СПЕЦОДЕЖДЫ, СПЕЦОБУВИ
И ПРЕДОХРАНИТЕЛЬНЫХ ПРИСПОСОБЛЕНИИ



Фамилия _____ Пои М
Имя ____ Отчество Рост
Табельный номер Размер одежды 4 4 _ Размер обуви 36
Цех (отдел) цех 1 Участок J Размер головы 54
Должность тохАрь Дата поступления на работу
Предусмотрено по утвержденным нормам
Кол-во Срок службы
Наименование спецодежды, Параграф Ед.
шм.
спецобувн,
предохранительных
приспособлений
1 24
шт.
ватник ми 2
шт. 12
комбинезон ЛЬ 12
4 6
шт.
жп
рукавицы
1 18
шт.
резиновые сапоги жп
Начальник ОТБ Бухгалтер
Инженер по охране труда и технике безопасности
Начальник цеха

<< Пред. стр.

страница 34
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign