LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 32
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• всегда создавать резервную копию — автоматическое сохранение исходного
документа как файла с расширением WBK перед текущим сохранением изме­
ненного документа,
• разрешить быстрое сохранение — записывать только изменения При закры­
тии документа выполняется полное сохранение с помощью команды Файл •
Сохранить1,
• предлагать заполнение свойств документа — вывод окна свойств документа
для просмотра и заполнения (аналог команды меню Файл • Свойства),
• запрос на сохранение шаблона Normal dot — подтверждение изменений, сде­
ланных на уровне шаблона,
• внедрять шрифты True Type — при переносе документов на другие компьюте­
ры используются внедренные шрифты,
• сохранять только данные для форм — заполненные поля формы документа со­
храняются как запись базы данных,


1
Эти режимы сохранения документа являются альтернативными
271
Основные понятия и приемы работы с документами


• разрешать сохранение в фоновом режиме — сохранение документа, не преры­
вая работу с ним;
• автосохранение каждые ... минут — интервал времени для создания файла ав­
тосохранения;
Q формат файла документа — выбор формата файла, который используется по
умолчанию для новых документов;
Q пароль для открытия файла и пароль разрешения записи — 1-15 символов,
строчные и прописные буквы различаются, обеспечивают защиту документа
от несанкционированного доступа;
• рекомендовать доступ только для чтения — формирование предупреждения при
открытии файла, все изменения.
Microsoft Word обеспечивает сохранение различных версий документа в файле с
одним именем. При сохранении версий используется «инкрементный» метод,
когда в файл записываются только отличия от базовой версии.
Порядок сохранения очередной версии документа, которому соответствует файл
на магнитном диске.
1. Установить курсор в окно документа.
2. Выполнить команду меню Файл • Версии.
3. Нажать кнопку Сохранить.
4., Заполнить параметры в диалоговом окне Сохранение версии.
5. Нажать кнопку ОК.
Каждая версия текстового документа идентифицируется датой и временем ее
создания. Версии одного и того же документа открываются в отдельных окнах,
отдельную версию можно удалить из файла, можно задать и вызвать на просмотр
заметки, относящиеся к версии. Microsoft Word позволяет задать режим автома­
тического сохранения очередной версии текстового документа при его закрытии.
ВНИМАНИЕ
При открытии документа команда меню Файл • Открыть всегда открывает последнюю вер­
сию текстового документа.

Свойства документа
Для создания системы управления документами Microsoft Word используются
свойства документов. Свойства документов делятся на две группы:
• Операционные свойства файла документа, обусловленные файловой систе­
мой. К ним относятся:
О специфицированное имя файла, которое содержит путь и собственно имя;
О формат (расширение) файла;
О размер файла в байтах;
О дата создания/модификации файла;
О атрибуты файла (архивный, только для чтения, скрытый, системный).
272 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


ПРИМЕЧАНИЕ
Свойства файла документа автомагнчески обновляются при его сохранении операцион­
ной системой.

• Информационные свойства документа, а именно: сведения об авторе, класси­
фикационные признаки документа, ключевые слова и др.

ПРИМЕЧАНИЕ
Информационные свойства могут бьпь представлены явно в документе с помощью полей
Word

Свойства документа можно просмотре'гь и изменить в специальном диалоговом
окне, вызываемом командой меню Файл • Свойства (рис. 4.23).


I 8$ЙЙ ****** !sta»»**J &кчИ Щ*т\
'к tifi&M**t *• ]1ШЙлон для Kivr (Wcrd 97)

X ЩЯ^,*"^ j r t u o s o f t « t o 2000




и ш и и к щ ^.-,--5T- ^ ,
, * >.Ч ->. ,д?..>.-^..1й5.» ><%У«8Д




v * °. x > .
«<i




«*^
y
^ 4Wv" jOpawm 59
л
* ^JA6MU» I714
;- >< _, ] Строк <^70
??,.>? „ oj слое 19021
>•> № ^Знаков 126672

-^.1 ^
•rVtV •




te.,-.y ;;.ez3^J
Рис. 4.23. Диалоговое окно свойств документа
273
Основные понятия и приемы работы с документами


Диалоговое окно Свойства содержит вкладки:
1. Общие — операционные свойства файла.
2. Документ — свойства документа, используемые при его поиске, а также све­
дения о шаблоне документа.
3. Статистика — подсчет количества страниц, абзацев, строк, слов, символов
и т. п. в документе.
4. Состав — структура документа.
5. Прочие.

Классификационные признаки документа используются при его поиске. Коман­
да меню Файл • Открыть открывает диалоговое окно Открытие документа. В под­
меню Сервис доступны специальные команды работы с файлом (найти файл,
удалить, переименовать и т. д.). Так, для поиска файла выполняется команда
Сервис • Найти. В диалоговом окне Найти можно задать одно или несколько ус­
ловий поиска, связать их логическими связками типа И/ИЛИ. Каждое условие
включает определенное свойство документа, тип отношения, значение.
Поиск файлов осуществляется, начиная с указанной папки, при этом можно
просматривать и все вложенные в нее папки. Условия поиска можно сохранить
под определенным именем — кнопка Сохранить, а затем использовать много­
кратно — кнопка Открыть.

СОВЕТ
Поиск файла документа Microsoft Word может осуществляться и с помощью стандартных
средств операционной системы — например, с помощью программы Проводник. Для этого
используется команда меню Сервис • Поиск • Файлы и папки. Поисковый образ файла мо­
жет быть задан различным образом: по маске имени, включая символы подстановок, по
дате или периоду времени создания/модификации файла, по размеру файла и др. Этот
режим поиска файла документа является стандартным для всех типов файлов, пригоден
для несложных поисковых критериев. Поиск файлов документов в Microsoft Word ис­
пользует более развитые средства для создания поискового образа, с учетом специфиче­
ских свойств документа или его файла. Возможно выполнить контекстный поиск по
содержимому документа. Поэтому поиск файлов документов по сложным условиям эф­
фективнее выполнять непосредственно в Microsoft Word.



Таблицы в текстовом документе
Большинство документов бухгалтерского учета имеют табличную структуру дан­
ных. Текстовый редактор Microsoft Word позволяет создавать стандартные или
рисованные таблицы, а также размещать в текстовом документе рабочие листы
электронной таблицы Excel.
В ячейки таблиц может вводиться: текст, числа, формулы, подтаблицы, графи­
ческие объекты. Отдельная ячейка таблицы может рассматриваться как «ми­
ни-документ», для которого ячейка рассматривается как печатная страница, для
которой задаются отступы слева, справа, сверху, снизу. Текст в ячейке может со­
стоять из абзацев, каждый из которых может иметь собственный формат. К со-
274 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


держимому ячеек применимы все технологии редактирования и форматирова­
ния текстовых документов.
В ряде случаев ячейки таблицы могут содержать графическую информацию (диа­
граммы Microsoft Graph, рисунки, картинки, графические объекты и т. п.), кото­
рая вставляется с помощью команд меню:
• Вставка • Объект, вкладка Создание из файла — выбор файла графического
формата;
• Вставка • Объект, вкладка Создание — выбирается приложение для создания
нового графического объекта;
• Вставка • Рисунок • Картинки — выбирается стандартная картинка из коллек­
ции Microsoft Office 2000;
• Вставка • Рисунок • Из файла — выбор файла графического формата;
• Вставка • Рисунок • Автофигуры — вставка стандартных автофигур, находящих­
ся на панели Рисование;
О Вставка • Рисунок • Объект WordArt — вставка текста в художественном оформ­
лении;
• Вставка • Рисунок • Со сканера или камеры — вставка файла, полученного ска­
нированием или оцифровкой изображения;
Q Вставка • Рисунок • Диаграмма — создание диаграммы в программе Microsoft
Graph;
• Правка • Вставить (из буфера обмена).

Стандартные таблицы
Стандартная таблица имеет прямоугольную структуру. Таблица создается с по­
мощью команды меню Таблица • Добавить таблицу, указывается размерность таб­
лицы — число строк и столбцов. Максимальное число столбцов таблицы — 63,
максимальное число строк таблицы не ограничено.
При создании таблицы можно сразу же выполнить ее автоформатирование. В диа­
логовом окне команды меню Таблица • Добавить таблицу (рис. 4.24) нажимается
кнопка Автоформат, которая выводит окно форматов для выбора. Так, можно
выбрать все или определенные элементы стиля (границы, шрифт, заливку, цвет),
применить их к определенным строкам или столбцам таблицы.
Для перемещения по ячейкам таблицы используются клавиши:
• Tab или -> движение вправо по ячейкам строки;
• Shift + Tab или <— движение влево по ячейкам строки;
• Т движение вверх по ячейкам одного столбца;
О X движение вниз по ячейкам одного столбца.
При вводе текста ячейка может растягиваться и по вертикали и по горизонтали,
в зависимости от заданных свойств таблицы. Новый абзац текста в ячейке соз­
дается нажатием клавиши Enter.
275
Основные понятия и приемы работы с документами



J} ячейке могут применяться различные команды форматирования, например
Абзац имеет отступы слева и справа- 1 см, выравнивание - по
центру
Абзац имеет отступы слева и справа - О с м , выравнивание - по
центру, первая строка- 2 см,
Пспольтуется шрифт Times New Romanic пунктов талуязгрный. э Аатематдааедя бухучета ж &»е
затем - Anal курсив 9 пунктов средств MtCROSOfT Of ПС?
Можно расставлять знаки табуляции, например 2 см влево с заполнителем и ц?яее«о6р»» т итак <
6 см центрирование по десятичной точке предприятием
2$,5б
Jim»» 2 0Д25
_Чк«*»$
Табуляция внутри ячейки вставляется при нажатии клавиш Ctrl+Tab
Внутрь ячейки можно вставить другую таблицу (подтаблицу), сдвинуть ее вправо использовать автофермати
^ование По мере ввода новых строкв таблице происходит растяжка ячейки по вертикали

Стоимость В т ч НДС
Товар
1200 200
Группа Сахар
«Бакалея» Мука 2400 400
Крупа 120 ' 2"0
Макароны 0 0
-
ИТОГО 3720 <Й0




2500

* 2000



,ljooo
,' 500


Макароны
Мука
Сахар Круп*

0 Стоимость О НДС


Р и с . 4 . 2 4 . Стандартная таблица


ВНИМАНИЕ
Для вставки символа табуляции в ячейке нужно нажать клавиши Ctrl+Tab


Многие операции с таблицами выполняются для строк/столбцов или отдельных
ячеек Для выделения ячеек строк/столбцов таблицы выполняются команды меню
Таблица • Выделить строку и Таблица • Выделить столбец При этом учитывается
текущее местоположение курсора в таблице Выделение табличных фрагментов
может выполняться с использованием мыши:
• для выделения всех ячеек столбца курсор устанавливается над столбцом,
• для выделения всех ячеек строки курсор устанавливается слева от строки
При появлении стрелки-указателя делается щелчок левой кнопкой мыши, в ре­
зультате выделяются все ячейки столбца или строки таблицы. Для выделения
смежных столбцов/строк осуществляется протаскивание курсора при нажатой
левой кнопке мыши
276 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Первоначально созданную структуру стандартной таблицы можно легко изме­
нить с помощью команд меню:
• Таблица • Добавить • Таблицу — добавление в ячейку вложенной таблицы за­
данной размерности;
• Таблица • Добавить • Столбцы слева/столбцы справа;
• Таблица • Добавить • Строки выше/строки ниже;
• Таблица • Добавить • Ячейки.

Для продолжения таблицы вниз курсор должен находиться в крайней правой ячей­
ке последней строки таблицы. После нажатия клавиши Tab происходит автома­
тическое добавление строки таблицы, формат которой совпадает с форматом
предыдущей строки (одинаковое число ячеек, фиксированная ширина и высота
ячеек, форматы отдельных ячеек).
Можно изменять число ячеек в строке или число ячеек в столбце путем их объ­
единения или разбиения. Объединение смежных ячеек таблицы осуществляется
по горизонтали (в одной строке) и вертикали (в одном столбце) с помощью ко­
манды меню Таблица • Объединить ячейки. Обратное действие — разбиение ячеек
выполняется по горизонтали (добавление ячеек в строку) и вертикали (добав­
ление ячеек в столбец), выполняется командой меню Таблица • Разбить ячейки.

ПРИМЕЧАНИЕ
При вертикальном разбиении ячейки по строкам весь текст остается в ячейке первой
строки. При горизонтальном разбиении ячейки по столбцам текс1 делится по абзацам.
В отдельную ячейку входит один или несколько исходных абзацев. При объединении
ячеек текст каждой отдельной ячейки представляется в виде одного или нескольких абза­
цев в результирующей ячейке.

Можно разбить таблицу на части и вставить между строками таблицы текст.
Для этого следует:
1. Установить курсор в строку, перед которой должен быть вставлен текст.
2. Использовать команду меню Таблица • Разбить таблицу.
Для удаления выделенного фрагмента таблицы (строк, столбцов, блока ячеек
таблицы) используются команды меню:
а Таблица • Удалить • Таблицу — удаление всей таблицы;
• Таблица • Удалить • Строки/столбцы;
• Таблица • Удалить • Ячейки — при удалении происходит сдвиг заполненных
ячеек таблицы влево или вверх.
Для копирования выделенного фрагмента таблицы (строк, столбцов, блоков ячеек)
служит команда меню Правка • Копировать. Вставка фрагмента выполняется в
место установки курсора с помощью команды меню Правка • Вставить ячейки.
Дополнительное оформление фрагмента таблицы (границы, разделительные ли­
нии, заливка ячеек) выполняется с помощью команды меню Формат • Границы и
заливка.
Основные понятия и приемы работы с документами 277


Таблицы в текстовом документе могут иметь стилизованное название, напри­
мер, слово Таблица, порядковый номер. Для добавления стандартного названия
таблицы используется команда меню Вставка • Название (см. ранее).
Таблицу можно преобразовать в обычный текст, и наоборот, текст, подготовлен­
ный специальным образом, можно преобразовать в таблицу.

ВНИМАНИЕ
Преобразования таблицы в текст и преобразование текста в таблицу не всегда являются
обратимыми.

Для преобразования таблицы в текст следует:
1. Выделить преобразуемый фрагмент таблицы — смежные строки.
2. Выполнить команду меню Таблица • Преобразовать в текст.
3. Указать тип разделителя содержимого ячеек (используемый специальный
символ):
О символ абзаца — каждый абзац в ячейках становится отдельным абзацем
текста;
О символ табуляции — ячейки одной строки разделяются символом табуля­
ции, ячейки разных строк или абзацы внутри одной ячейки — символом
абзаца;
О символ точка с запятой — аналогично использованию табуляции, но раз­
делитель — точка с запятой;
О другой символ — аналогично использованию табуляции, но разделитель —
указанный символ.
Для преобразования текста в таблицу необходимо подготовить текст с исполь­
зованием определенного символа-разделителя содержимого ячеек, например, сим­
вола абзаца, табуляции или др. Далее следует:
1. Выделить строчный фрагмент преобразуемого в таблицу текста.
2. Выбрать команду меню Таблица • Преобразовать в таблицу.
3. Указать используемый разделитель ячеек.
4. Задать число столбцов или строк в таблице.

СОВЕТ
Для длинных списков перечислений, для более компактного представления текста доку­
мента следует использовать табличное представление в несколько колонок. Сначала вво­
дятся все элементы списка как отдельные абзацы или выделяются абзацы документа,
затем выполняется преобразование в таблицу с заданным числом столбцов. При подго­
товке элементов списка следует учитывать, что ячейки таблицы заполняются по строкам,
в каждую ячейку помещается только один абзац.


Пример 11
Преобразовать таблицу в текст (рис. 4.25).
278 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Ячейка 11 Ячейка 12 Ячейка 13 Ячейка 14
Ячейка 21 Ячейка 23 Ячейка 24
Ячейка 22
Ячейка 24А
Ячейка 22А
Ячейка 32 Ячейка 34
Ячейка 31 Ячейка 33
Ячейка 32А
Ячейка 32В

Рис. 4.25. Таблица с исходными данными

Для преобразования таблицы в текст использован знак разделителя точка с за­
пятой (рис. 4.26).

Ячейка 11, Ячейка 12,Ячейка 13, Ячейка 14
Ячейка 21, Ячейка 22
Ячейка 22А, Ячгйка 23 Ячейка 24
Ячейка 24А
Ячейка 31, Ячейка 32
Ячейка 32А
Ячейка 32В, Ячейка 3 3 Ячейка 34

Рис. 4.26. Результат преобразования таблицы в текст

Обратное преобразование текста в таблицу с использованием этого же раздели­

<< Пред. стр.

страница 32
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign