LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 31
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

А
Содержимое поля Найти Нет
& Да


ПРИМЕЧАНИЕ
Для показа специальных символов в текстовом документе выполняется команда меню
Сервис • Параметры. На вкладке Вид указывается вывод Непечатаемых символов — Все.
Для отображения специальных символов (непечатаемых знаков) следует нажать одно­
именную кнопку на панели инструментов Стандартная.


Для удаления образцов поиска или специальных символов в текстовом доку­
менте в диалоговом окне Поиск и замена поле Заменить остается пустым.

Пример 9

Проверить различные виды поиска в документе Example.doc с использованием
подстановочных знаков (см. табл. 4.8), специальных символов (см. табл. 4.9).


Расширения текста документа
Логическим расширением текста являются сноски, примечания рецензентов, пе­
рекрестные ссылки, оглавления и предметные указатели, списки иллюстраций,
позволяющие полнее раскрыть смысловое содержание документа, дать необхо­
димые пояснения и комментарии к тексту документа.
263
Основные понятия и приемы работы с документами


Сноски
Различают обычные сноски (внизу каждой страницы) и концевые сноски (в конце
текста документа). Сноска содержит значок и поясняющий текст. Для создания
сноски следует:
• установить курсор за словом, к которому относится сноска;
• выбрать команду меню Вставка • Сноска;
• в диалоговом окне Сноски можно выбирать тип и символ сноски, задавать
параметры сноски (положение сноски в документе, формат и начальный но­
мер сноски).

ПРИМЕЧАНИЕ
Значок сноски размещается в основном окне текстового документа, а текст сноски — в
служебном окне Сноски.


При подведении курсора в тексте документа к сноске он изменяет форму и на
экран в специальном окне выводится текст сноски. Для редактирования сноски
следует выделить ее значок и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для уда­
ления сноски после выделения значка сноски нажимается клавиша Del.

Примечания
Примечания вводятся рецензентом как скрытый текст, который доступен для
просмотра и редактирования. В месте вставки примечания изменяются цвето­
вые установки текста. Каждое примечание имеет инициалы рецензента. Для
создания примечания следует:
• установить курсор в место вставки примечания;
• выполнить команду меню Вставка • Примечание;
• в окне Примечание в нижней части экрана выбрать или ввести инициалы ре­
цензента, текст примечания, звуковое оформление примечания;
• нажать кнопку Закрыть.
При подведении курсора к месту вставки примечания курсор изменяет форму,
и на экран выводится специальное окно, содержащее текст примечания. Для
примечаний существует контекстное меню, содержащее команды:
• Изменить примечание — открыть окно примечаний для редактирования;
• Удалить примечание.


Перекрестные ссылки
Перекрестные ссылки предназначены для связи объекта ссылки с абзацем, за­
головком структурной части документа, закладкой, сноской, рисунком, табли­
цей, формулой. В зависимости от типа объекта изменяется содержание ссылки.
264 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Например, если объект — таблица, то перекрестная ссылка может включать на­
звание таблицы, стандартное слово Таблица и номер таблицы, номер страницы,
на которой расположена таблица, а также указатель типа выше/ниже относи­
тельно перекрестной ссылки. Наиболее часто перекрестные ссылки использу­
ются в главных документах, объединяющих вложенные документы (см. да­
лее).
Порядок создания перекрестной ссылки:
1. Создать объекты ссылки: закладки, названия таблиц, формул, рисунков
и т. п.
2. Установить курсор в место вставки ссылки.
3. Ввести поясняющий ссылку текст, например, Данные приведены в, См.
4. Выполнить команду меню Вставка • Перекрестная ссылка:
О выбрать Тип ссылки (объект) и объект ссылки;
О выбрать вид ссылки — Вставить ссылку на;
О указать способ вставки — Как гиперссылка;
О добавить слова «выше» или «ниже»;
О нажать кнопку Вставить.
При изменении местоположения объекта, на который сделана ссылка, автомати­
чески изменяется перекрестная ссылка. Перекрестную ссылку можно удалить по­
сле ее выделения — клавиша Del.
Для смены объекта, на который сделана перекрестная ссылка, следует выделить
перекрестную ссылку и повторно выполнить команду меню Вставка • Перекре­
стная ссылка, изменить ее параметры.

Оглавление и указатели
Оглавление создается для документов, содержащих стилизованные заголовки
структурных частей (см. ниже).
Предметный указатель содержит перечень использованных в текстовом доку­
менте терминов с указанием страниц, на которых они упоминаются (рис. 4.2).
Предметный указатель состоит из элементов. Можно создавать предметные
указатели до 3 уровней подчинения типа «Главный» — «Подчиненный 1 уро­
вень» — «Подчиненный 2 уровень».
Для создания элементов предметного указателя выберите пункт меню Вставка •
Оглавления и указатели, вкладка Указатель и в открывшемся диалоговом окне на­
жмите на кнопку Пометить. Для пометки элементов указателя могут использовать­
ся также клавиши Shift + Alt + X. После создания элементов предметного указателя
можно осуществить его «сборку». Для этого в диалоговом окне Вставка • Оглавле­
ния и указатели, вкладка Указатель, нужно нажать на кнопку ОК. После внесения
изменений в текст сначала необходимо обновить элементы предметного указа­
теля вручную, а затем обновить предметный указатель.
265
Основные понятия и приемы работы с документами


Предметные указатель


Б

бухгалтерского учета • 3, 6

Я

Программа • 3, 6
автоматизации • 3, 6


Рис. 4 . 2 1 . Предметный указатель

СОВЕТ
Предметный указатель можно создавать на основе словаря, в котором представлены все
ключевые слова В команде Вставка • Оглавление и указатели на вкладке Указатель следует
нажать кнопку Автопометка и указать файл словаря. Элементы указателя в тексте документа
будут созданы автоматически.

Пример 10

Составить предметный указатель для текстового документа Example.doc, помес­
тить указатель в конец документа. Создать перекрестную ссылку на предмет­
ный указатель в тексте документа.
Последовательность действий:
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Выделить в тексте сочетание слов бухгалтерского учета и нажать клавиши
Shift + Alt + X для пометки элемента указателя.
3. В диалоговом окне Определение элемента указателя для основного элемента
указателя указать параметр — Текущая страница, нажать кнопку Пометить все.
4. Закрыть диалоговое окно Определение элемента указателя с помощью кноп­
ки Закрыть.
5. Повторить п.п. 2-4 для слова Программа.
6 Установить курсор в место вставки предметного указателя.
7. Выполнить команду меню Вставка • Оглавление и указатели. На вкладке Ука­
затель задать параметры команды:
О Тип — с отступами, Колонки — 2, Язык — Русский;
О Номера страниц — по правому краю, Формат — Классический.
8. Выделить в тексте слово автоматизации для дополнительного указателя, на­
жать клавиши Shift + Alt + X для пометки элемента указателя.
9. В диалоговом окне Определение элемента указателя указать Основной — Про­
грамма, Дополнительный — автоматизации, параметр — Текущая страница.
10. Нажать кнопку Пометить все.
266 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


11. Закрыть диалоговое окно Определение элемента указателя с помощью кноп­
ки Закрыть.
12. Выделить предметный указатель и нажать клавишу F9 для обновления пред­
метного указателя.
13. Установить курсор в начало предметного указателя. Выполнить команду ме­
ню Вставка • Закладка, имя — Указатель.
14. Установить курсор в свободное место. Создать перекрестную ссылку на за­
кладку:
О ввести текст ссылки: Предметный указатель см. на стр.;
О выполнить команду меню Вставка • Перекрестная ссылка;
О указать Тип ссылки — Закладка, Вставить ссылку на — Номер страницы, вы­
брать закладку — Указатель, установить флажки — Как гиперссылку, доба­
вить слова «выше/ниже»;
О нажать кнопку Вставить.
15. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Редакторская правка
Microsoft Word позволяет вносить исправления в текст документа типа редак­
торской правки. Подобные исправления доступны автору документа для про­
смотра и окончательного редактирования документа.
Исправления в тексте документа маркируются (помечаются), исправления мож­
но выводить на экран или печать. Вид маркеров задается командой меню Сер­
вис • Параметры. На вкладке Исправления для каждого вида исправлений (уда­
ление, корректировка, вставка нового текста) выбирается цвет шрифта, способ
пометки. Обычно новый текст в документе подчеркивается: Пример маркирова­
ния нового текста. Удаляемый текст зачеркивается: Пример маркирования уда
лення текста.
Для начала записи исправлений документа выполняется команда меню Сервис •
Исправление • Выделить исправления. В диалоговом окне Исправления указыва­
ется Записывать исправления. Для отображения исправлений на экране указыва­
ется Отображать исправления на экране. Исправления можно печатать вместе с
документом, для этого следует указать Печатать исправления вместе с докумен­
том.
Для сохранения исправлений в документе выполняется команда меню Файл •
Сохранить.
Команда меню Сервис • Исправления • Принять/отклонить исправления обеспечи­
вает просмотр документа с исправлениями в следующих вариантах:
• Показать исправления — исходный текст документа вместе с редакторской прав­
кой;
• Показать исправленный документ — окончательная редакторская правка доку­
мента;
• Показать исходный документ — «откат» исправлений в документе.
267
Основные понятия и приемы работы с документами


С помощью дополнительных кнопок в диалоговом окне Просмотр исправлений
можно выполнить окончательную правку документа:
• Принять все — внесение всех исправлений в документ;
Q Отказ от всех — удаление всех исправлений, восстановление исходного текста
документа.
Другие кнопки позволяют избирательно обрабатывать исправления под контролем
пользователя: Принять, Отказаться, Найти (следующее/предыдущее исправление).

Шаблон документа
Шаблон как основа создания текстовых документов объединяет в себе стили,
макросы, панели инструментов, элементы автотекста. Наличие шаблонов эконо­
мит время на подготовку текстовых документов и их обработку, обеспечивает
стандартизацию работы с документами. В комплект поставки Microsoft Word
входят готовые шаблоны, которые обеспечивают создание стилизованных доку­
ментов различного назначения.
Можно создавать новые пользовательские шаблоны, вносить изменения в стан­
дартные шаблоны. Наиболее просто создавать шаблоны путем сохранения гото­
вых текстовых документов При выполнении команды меню Файл • Сохранить
как указывается Шаблон документа, создается файл с расширением .dot. Создан­
ный таким образом шаблон будет содержать, кроме стилей, макросов, панелей
инструментов, элементов автотекста, текст и графику исходного документа, ко­
торые будут воспроизводиться в новых документах.
Другой способ создания нового «нулевого» шаблона — команда меню Файл •
Создать с указанием типа создаваемого документа — Шаблон

Организатор




Обычный
Основной шрифт абзаца
Основной шрифт абзаца




2J
Cf*№tKA3W«ieHf|>t'
Cm!*tttjt*5yw*«tVi.,
JNormal dot (общий шаблон) У[
1документ47 (докунент) jrl ^




Я) ijSKftjitf»


Рис. 4.22. Диалоговое окно настройки шаблонов документов

Если вносятся изменения в существующие шаблоны, они становятся доступны­
ми для всех документов, созданных на их основе Таким образом, можно посте-
268 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


пенно модифицировать базовые шаблоны, а затем вносить изменения и в доку­
менты, созданные на их основе. Работа с шаблонами осуществляется с помощью
команды меню Сервис • Шаблоны и надстройки (рис. 4.22), которая позволяет:
• присоединить к активному документу любые шаблоны — кнопка Присоеди­
нить, флажок Автоматически обновлять стили документа ;
• добавить шаблоны для использования в течение сеанса работы всеми доку­
ментами — кнопка Добавить;
• реорганизовать базовый шаблон — кнопка Организатор. Можно копировать,
переименовывать или удалять элементы шаблона.
СОВЕТ
Для бланков документов сложной структуры данных, содержащих большое число стра­
ниц, имеющих специфику оформления и обработки, можно создавать шаблоны. Если
бланки документов используют одни и те же стили, макросы, панели инструментов и т. п.,
то нецелесообразно дублировать общие элементы шаблонов в различных файлах .dot.
В этом случае бланки стандартных документов можно сохранить в составе одного шабло­
на как элементы авготекста. Если бланки используются достаточно часто, для ускорения
их «развертывания» можно создать элементы автозамены.


Сохранение документа
Все документы сохраняются как файлы определенного формата. Для сохране­
ния нового документа или для изменения параметров хранения существующего
документа служит команда меню Файл • Сохранить как.
В процессе редактирования файл документа сохраняется с помощью команды
меню Файл • Сохранить. Используются «горячие» клавиши Shift + F12 для сохра­
нения документа в процессе его редактирования.
Для закрытия документа выполняется команда меню Файл • Закрыть; для завер­
шения работы Microsoft Word — команда меню Файл • Выход. В обоих случаях
Microsoft Word анализирует наличие изменений в документе и предлагает со­
хранить или не сохранять изменения в документе (при этом можно отказаться
от закрытия файла документа или выхода из программы).
Выбор формата для сохранения файла документа зависит от его размера, нали­
чия свободного дискового пространства, доступного объема оперативной памя­
ти компьютера, установленных на компьютере конверторов файлов, целей даль­
нейшего использования текстового документа.
Конверторы форматов файлов Microsoft Word делятся на внутренние и внеш­
ние. Внутренние конверторы (табл. 4.10) присутствуют в текстовом редакторе
Microsoft Word 2000 всегда.
Внешние конверторы могут дополнительно устанавливаться по мере необходи­
мости (табл. 4.11). Установка внешних конверторов осуществляется при ин­
сталляции Microsoft Word и драйверов ODBC.

1
Постоянный текст и графика присоединенных шаблонов не доступны в активном доку­
менте.
Основные понятия и приемы работы с документами 269


Таблица 4 . 1 0 . Внутренние конверторы форматов файлов
текстового редактора Microsoft Word 2000

Формат
Конвертор

HTML
Hypertext Markup Language (HTML)
Форматированный текст RTF RTF
Только текст Ansi Text
Текст DOS PC Text
Ansi Text CR
Только текст с разбиением на строки
Unicode
Файлы в кодировке Юникод
Кодированный неформатированный текст EncodedText
(с автоматическим определением)
Текст DOS с разбиением на строки PC Text CR


Таблица 4 . 1 1 . Форматы сохранения/чтения файлов текстовых документов
в текстовом редакторе Microsoft Word 2000

Формат файла Примечание

Преобразует документы в формат HTML (2.0)
HTML
Версии 2.x, 3.x и 4.0
Lotus 1-2-3
Lotus Notes Word 6.0, Word 95 и Word 97/2000 (данный конвертор
применяется в версиях Lotus Notes 3.x—4.x для импорта
документов Word; он не применяется в Word).

Microsoft Excel Версии 2.x, 3.0—5.0, 95 и 97/2000 (можно только открывать
документы)
Microsoft Word Открывает документы Word 97/2000 в приложениях Word 6.0,
Word 95, PowerPoint, Works и Publisher
Microsoft Word Версии 4.x и 5.x (для сохранения файлов; для открытия
для Macintosh документа в Word 2000 не требуется программа преобразования)
Версии 2.x
Microsoft Word
для Windows
Microsoft Works Версии 3.0 и 4.0 для Windows
Microsoft Works 4.0 Открывает и сохраняет документы в формате версии 4.0
для Windows для Windows 95
Word 6.0/95, 97, RTF Сохраняет файл Word 6.0/95 двоичного формата
с расширением .doc. и в формате RTF с расширением .doc.
Версии 5.x и 6.0
WordPerfect
для MS-DOS
Продолжение ^
270 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000

Таблица 4 . 1 1 . Продолжение

Формат файла Примечание

WordPerfect для Версии 5 х и 6 0
Windows
Текст MS-DOS Разбиение на строки сохраняется Для эмуляции отступов,
с сохранением макета таблиц, интервалов, интервалов между абзацами и табуляции
используются пробелы Разрывы страниц и разделов
преобразуются в символы конца абзаца
Текст в формате RTF Все форматирование сохраняется, преобразуется в команды,
которые позволяют открывать и просматривать документ в
других программах

Текст с разбиением Сохранение текста без форматирования Все символы конца
на строки, текст строки, разрывы страниц и разделов преобразуются в символы
MS-DOS с разбиением конца абзаца
на строки
Только текст Сохранение текста без форматирования Все разрывы страниц,
разделов и строк преобразуются в символы конца абзаца
Текст записывается в кодировке ANSI
Текст записывается в кодировке ASCII, которая является
Только текст
стандартной для npoipaMM MS-DOS, возможен обмен текстами
MS-DOS
между Word и программами, не предназначенными для Windows
Файл автосохранения Восстанавливает текст поврежденных документов


Сохранение файла выполняется с учетом параметров сохранения команды меню
Сервис • Параметры На вкладке Сохранение можно указать

<< Пред. стр.

страница 31
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign