LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 28
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Наиболее часто элементы автозамены используется для исправления ошибок ти­
па описок при вводе текста. Например, для автоматического преобразования
первой буквы предложения в прописную, перестановки символов в слове, ис­
правления раскладки клавиатуры при вводе текста (в раскладке устанавливается
соответствие клавиш и символов). Кнопка Исключения на вкладке Автозамена по­
зволяет создать списки сокращений, которые не проверяются при вводе текста.

ПРИМЕЧАНИЕ
Не допускается использования имен (аббревиатур) элемента автозамены, совпадающих с
текстом.

Элементы автозамены недоступны при реорганизации шаблона документа в яв­
ном виде. Используемые сочетания символов аббревиатуры всегда расшифро­
вываются одинаково, поэтому не должно быть совпадений аббревиатур. Не до­
пускается использования одних и тех же аббревиатур и как элемента автозамены,
и как текста документа.
Для создания элемента автозамены следует:
• выделить фрагмент текстового документа;
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автозамена задать имя (аббревиатуру) для нового элемента авто­
замены. Если фрагмент текста был форматирован, указать на сохранение фор­
мата текста;
• нажать кнопку Добавить.

ПРИМЕЧАНИЕ
Имена и содержимое элементов автозамены можно вводить строчными буквами. При на­
боре имени элемента автозамены прописными буквами автоматически осуществляется пре­
образование регистра.

Для удаления элемента автозамены:
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автозамена в списке элементов указать удаляемый элемент;
• нажать кнопку Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ
Элементы автозамены не редактируются, их можно только удалять и заново создавать.
Большое число элементов автозамены и большая их емкость замедляют процесс проверки
данных при их вводе
239
Основные понятия и приемы работы с документами


Пример 4
Создать элемент автотекста для расшифровки подписей должностных лиц. Со­
здать элементы автозамены для расшифровки названий организаций.
Последовательность действий.
1. Создать новый документ с помощью команды меню Файл • Создать, выбрать
шаблон Новый документ.
2. Для создания элемента автотекста для должностного лица следует:
О ввести фамилию, имя и отчество должностного лица, указать его должность
и прочие сведения (телефон, электронный адрес и др.);
О с помощью команд меню Формат • Шрифт и Формат • Абзац выполнить
форматирование фрагмента текста;
О выделить отформатированный фрагмент текста;
О выполнить команду меню Сервис • Автозамена. На вкладке Автотекст за­
дать имя элемента автотекста, указать сферу действия — Все активные шаб­
лоны, нажать кнопку Добавить;
О закрыть диалоговое окно Автозамена с помощью кнопки ОК;
О повторить предыдущие действия пункта 2 для создания элемента автотек­
ста для другого должностного лица.
3. Для создания элемента автозамены названия организации:
О ввести название организации, ее банковские реквизиты, почтовый адрес,
телефон, телетайп, электронный адрес;
О с помощью команд меню Формат • Шрифт и Формат • Абзац выполнить
форматирование фрагмента текста;
О выделить фрагмент текст;
О выполнить команду меню Сервис • Автозамена. На вкладке Автозамена в
поле Заменить ввести аббревиатуру названия организации, использовать
форматированный текст. Нажать кнопку Добавить;
О закрыть диалоговое окно Автозамена с помощью кнопки ОК;
О повторить предыдущие действия пункта 3 для создания элемента автоза­
мена для другой организации.
4. Выполнить команду меню Вид • Панели инструментов, выбрать панель инст­
рументов Автотекст. С помощью этой панели вставить в текст элементы авто­
текста.
5. Ввести в текст аббревиатуры элементов автозамены прописными и строчны­
ми буквами.
6. Закрыть документ без сохранения — команда меню Файл • Закрыть.

Объекты документа
Текстовый документ состоит из объектов, которые имеют специфическое назна­
чение. К таким объектам относятся внешние объекты других приложений, за-
240 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


кладки, гиперссылки, сноски, примечания, разделы документа, рисунки, табли­
цы, формулы и т. п.
Одним из назначений объектов документа является возможность быстрой ори­
ентации в документе. Команда меню Правка • Перейти обеспечивает быстрый
переход к объекту определенного типа. Состав объектов перехода приведен в
табл. 4.6.

Таблица 4.6. Переход к объектам текстового документа
Указатель
Объект перехода
Страница Номер страницы или смещение от текущей страницы
(со знаком + или - )
Раздел Номер раздела или смещение от текущего раздела
(со знаком + или - )
Строка Номер строки или смещение от текущей строки
(со знаком + или - )
Закладка Выбор имени закладки из списка
Примечание Выбор инициалов рецензентов из списка
Сноска, концевая сноска Номер сноски
Поле Выбор типа поля из списка
Таблица, рисунок, формула Номер
Объект Тип объекта (приложения)

Microsoft Word использует для быстрого перехода между объектами и графи­
ческое меню, расположенное на вертикальной полосе прокрутки. Графическое
меню вызывается с помощью кнопки Выбор объекта перехода или путем нажа­
тия клавиш Alt + Ctrl + Home. В графическом меню выбирается требуемый значок
определенного вида объекта перехода, с помощью стрелок перемещения обеспе­
чивается переход к следующему или предыдущему объекту выбранного вида.
Для автоматического перехода к фрагменту документа, особенно в больших по
объему документах, наиболее часто используются закладки и гиперссылки.

Закладки
Закладка — именованный фрагмент текстового документа. Закладки участвуют
в выражениях для вычисляемых полей, в создании перекрестных ссылок. Раз­
личают два типа закладок: «закладка-точка» — указатель на определенное место-
в документе и «закладка-блок» — произвольный фрагмент документа.

СОВЕТ
В текстовом документе удобно создавать закладки-блоки на те фрагменты, которые паи'
более часто используются для поиска, копирования, печати и т. п.
241
Основные понятия и приемы работы с документами


Для создания закладки следует:
1. Установить курсор в текст или выделить фрагмент документа.
2. Выполнить команду меню Вставка • Закладка.
3. В диалоговом окне Закладка указать имя закладки. Имя — непрерывная по­
следовательность символов, начинающаяся с буквы, длиной не более 64 сим­
волов.
4. Нажать кнопку Добавить.
Команда меню Вставка • Закладка обеспечивает также выбор закладки из спи­
ска. Для перехода к закладке нажимается кнопка Перейти. Для удаления выде­
ленной закладки нажимается кнопка Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ
Аналогичные действия выполняются с помощью команды меню Правка • Перейти. Для
выбора закладки следует указать объект перехода — Закладка, из списка закладок выбрать
нужную и нажать кнопку Перейти.

В текстовом документе Microsoft Word можно производить вычисления в таб­
лицах или с помощью полей. Поле имеет два представления:
Q результат вычисления, внешнее изображение;
• код, который содержит формулу.
Для выполнения вычислений в текстовом документе выполняется следующая
последовательность действий:
• создание закладок-блоков, которые соответствуют фрагментам текстового до­
кумента;
• курсор устанавливается в место вставки формулы;
Q выполняется команда меню Вставка • Поле;
• в диалоговом окне Поле следует выбрать категорию — Формулы, и в этой ка­
тегории выбрать поле типа =(Formula);

ПРИМЕЧАНИЕ
Поле содержит вычисляемое выражение, в котором могут использоваться знаки математи­
ческих операций, имена закладок, задаваться формат внешнего представления результата.

• ввести формулу в диалоговом окне Поле;
Q нажать кнопку ОК.
Для редактирования формулы необходимо:
• выделить поле;
• нажать клавиши Alt + F9;
• внести исправления в формулу;
• нажать клавиши Alt + F9.
242 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


СОВЕТ
Изменение значений закладок следует выполнять очень аккуратно, не нарушая границ их
выделения. Чтобы проверить границы блока закладки, следует выполнить команду меню
Правка • Перейти, указать объект перехода Закладка, выбрать нужную закладку.

После внесения изменений в закладки или формулы следует повторно вычис­
лить выражение:
• выделить поле;
• нажать клавишу F9.

Пример 5
Выполнить в текстовом документе Example.doc вычисления.
Последовательность действий:
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Установить курсор в раздел 1 с помощью команды меню Правка • Перейти.
Указать объект перехода — Раздел, выбрать Раздел 1.
3. Ввести текст:
РАСЧЕТ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАСХОДОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ И ОБСЛУЖИВАНИЮ
ПРОИЗВОДСТВА
Основная заработная плата производственных рабочих (ЗП) - 154450 руб.
Общепроизводственные расходы (ОПР) - 11462 руб.
Общехозяйственные расходы (ОХР) - 36750 руб.
Коэффициент распределения общепроизводственных расходов (КОПР) -
Коэффициент распределения общехозяйственных расходов (КОХР) -
Общая сумма накладных расходов (HP) -
Коэффициент накладных расходов (КНР) -

4. Создать закладку-блок для числа 154 450 (символы «руб.» не включаются в
закладку):
О выделить блок символов, содержащий только цифры;
О выполнить команду меню Вставка • Закладка;
О ввести имя закладки — ЗП, нажать кнопку Добавить.
5. Создать закладки-блоки с именами ОПР и ОХР соответственно для указан­
ных сумм.
6. Вычисление КОПР:
О установить курсор в место вставки значения коэффициента КОПР;
О выполнить команду меню Вставка • Поле;
О ввести формулу вида: =0ПР/ЗП.
7. Вычисление КОХР:
243
Основные понятия и приемы работы с документами


О установить курсор в место вставки значения коэффициента КОХР;
О выполнить команду меню Вставка • Поле;
О ввести формулу вида: =0ХР/ЗП.
8. Вычисление HP:
О установить курсор в место вставки значения HP;
О выполнить команду меню Вставка • Поле;
О ввести формулу вида: =0ПР+0ХР.
9. Вычисление КНР:
О установить курсор в место вставки значения КНР;
О выполнить команду меню Вставка • Поле;
О ввести формулу вида: =(0ПР+0ХР)/ЗП.
10. Внести изменения в величины ЗП, ОПР, ОХР.
11. Повторно вычислить новые значения полей — клавиша F9.
12. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Гиперссылки
Гиперссылка — поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа
и т. д.). Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа,
например автофигуре или рисунку, или части текста. Гиперссылки обеспечива­
ют самый удобный переход к источнику — двойным щелчком левой кнопки
мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным:
внутри текстового документа, в другом файле, включая и сеть Интернет.

СОВЕТ
С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на документы, содержащие пра­
вовые акты, законы, постановления и другие виды нормативно-справочных данных по
бухгалтерскому учету общего пользования. Вся справочная информация должна одно­
кратно вводиться в БД КСБУ. С помощью гиперссылок можно связывать документы
одного «проекта», одной функции управления, определенной тематической или организа­
ционной принадлежности. В случае использования гиперссылок нет необходимости за­
полнять окно свойств документов и организовывать их поиск по указанным свойствам.

Для создания внутренней гиперссылки на фрагмент текстового документа сле­
дует:
1. Установить курсор в место вставки гиперссылки.
2. Выделить в тексте фрагмент, которому присваиваются свойства гиперссыл­
ки: рисунок, автофигуру, произвольный текст.
3. Выполнить команду меню Вставка • Гиперссылка, выбрать режим Связать с
местом в этом документе.
4. Указать закладку (или заголовок структурной части документа).
5. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора
на гиперссылке, нажать кнопка Подсказка, ввести произвольный текст.
244 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


При создании гиперссылки на другой файл или Web-страницу нужно указать
имя файла и путь к нему, в том числе URL-адрес в Интернете.
Для выделенной гиперссылки можно с помощью команд контекстного меню:
• изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;
• скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной ее
вставки;
• поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа
к источнику;
• удалить гиперссылку (при этом оставив на месте текст или рисунок, кото­
рым была приписана гиперссылка).

ПРИМЕЧАНИЕ
Текстовый редактор Microsoft Word 2000 использует гиперссылки в оглавлении и списке
иллюстраций.

Пример 6
Проверить различные способы перемещения в текстовом документе Example.doc.
Создать закладки-точки для начала каждого раздела. Построить список разде­
лов документа, используя гиперссылки.
Последовательность действий.
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Выполнить команду меню Правка • Перейти, выбрать объект перехода — Раз­
дел, перейти в Раздел 1.
3. Выполнить команду меню Вставка • Закладка, указать имя закладки — Раздел 1.
4. Повторить пп. 2 и 3 для разделов 2-4, создать закладки с именами Раздел2,
РазделЗ, Раздел4.
5. Перейти в конец документа — клавиши Ctrl + End.
6. Построить указатели на начало разделов документа с использованием гипер­
ссылок:
О ввести текст — Раздел 1;
О выделить текст;
О выполнить команду меню Вставка • Гиперссылка, указать вариант гипер­
ссылки — Связать с местом в этом документе. Выбрать закладку Раздел1,
ввести подсказку — Переход к разделу 1.
7. Повторить п. 6 для создания гиперссылок на разделы 2-4.
8. Проверить переход по гиперссылкам.
9. Выполнить команду меню Правка • Перейти, выбрать объект перехода — За­
кладка. Указать имя закладки для перехода.
10. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.
245
Основные понятия и приемы работы с документами


Схема документа
При работе с большими и структурно-сложными документами используется схе­
ма документа, которая обеспечивает наглядность структуры документа и воз­
можность быстрого перехода к определенным частям документа.
Схема создается с помощью команды меню Вид • Схема документа. Окно доку­
мента по горизонтали делится на две части: слева — схема, составленная из сти­
лизованных заголовков структурных частей документа; справа — текст доку­
мента.
Пользуясь схемой документа (рис. 4.6), можно:
Q закрывать/раскрывать заголовки отдельных структурных частей документа
(используются значки + и - перед названием структурной части документа);
• выполнять структурный просмотр документа до определенного уровня иерар­
хии заголовков;
• изменять уровень структурных частей документа.

IV Microsoft Word-WORD BUH
|0бычмый ".Anal •10 * Ш Н ^{ШШ'ШЩ'^В.ЩЩ О* 'I
^J^eftwJ^nSKoJlm'&rsew,"Р»жш ?*тк b&im» j ™ 1 > * -•><"% V* i
&> лШ.2|
Л• . «•'•••W :>• Л л s..-. Л^... • ••••• Л
11,11> I .I .fIJY*/! Iljl.j'l- .(iTll I,I. I.i- I I.I. I. _
.-.-. •-• . А ^ „v.-. Ч . - i - . . • .^
I I Ml i>1- I'M•
•• •* • • * •• -•••-• •«•• .-•••.&-.•- -• ........ -.^^.-Z-^..^.. s.-s. •: :-. •..-.•>• J . - . ^ . - - . . ^ . - . ^ - У . . 1 ••
I



< *,:>itw„"fz-f -tm's. ••
Ниже рассмотрены элементы информацис
гических процэссов подготовки текстовых докуы
ШхФШ^^^г ^чете

! Копирование и переме щение фраг мент i

Текстовый документ содержит фрагментг
скоростного выделения фрагментов текста для i
Шаек» *Ы<мф*1ф&&сmi Ai»i*i ' а Слово -двойной щелчок левой кн
а Предложение - одинарный щелч>
i ши <р{г)» в любом месте предложения,
1
• Дбзвц-тройной щелчок левой кн
а Произвольный фрагмент - при •
S* сту,
а Строчный фрагмент - при нажат
i
сту.
• Прямоугольный фрагмент при ?.
' курсора по тексту Jt
Копирование выделенных фрагментов те_^>
меню ПРАВКА, Копировать. В буфере обмена г к
'«*!
Г^Т W
A/
Рис. 4.6. Схема документа

При работе со схемой документа можно быстро перейти в нужное место доку­
мента, непосредственно щелкнув левой кнопкой мыши на заголовке структур­
ной части.

ПРИМЕЧАНИЕ
При работе в режиме Структура можно видеть документ в свернутом или раскрытом
структурном виде, раскрывать содержимое каждой структурной части документа, но в
пределах одного окна.
246 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Форматирование документа
Существуют два режима форматирования документов Microsoft Word:
• автоформатирование Microsoft Word;
• пользовательское форматирование.
Форматы могут устанавливаться как до ввода текста в документ, так и для выде­
ленных фрагментов документа. Форматы «по умолчанию» сохраняются в шаб­
лоне документа и действуют в течение длительного времени, до следующей ус­
тановки. Стандартные, часто используемые форматы оформляются как стили.
Стили могут входить в шаблон документов. В Microsoft Word 2000 существу­
ют готовые наборы стилевых форматов — темы, библиотеки стилей, с помощью
которых наиболее быстро и эффектно форматируется электронный документ —
страницы Web.
Команда меню Формат • Автоформат автоматически форматирует документ. Воз­
можные изменения форматов элементов документа можно предварительно про­
смотреть, настроить параметры автоформатирования документа.

Формат символа и абзаца
Команда меню Формат • Шрифт позволяет изменить параметры шрифтов для
символов выделенного фрагмента и набора нового текста, а именно: рисунок
шрифта, стиль начертания, размер, цвет, эффекты, плотность символов, смеще­
ние относительно базовой линии строки (вверх, вниз), анимация для просмот­
ра документа на экране (рис. 4.7). Примеры форматов шрифтов приведены в
табл. 4.7.




Times New Roman

<< Пред. стр.

страница 28
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign