LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 27
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

первой страницы документа, способ выравнивания абзацев текста (по верх­
нему краю, по центру, по высоте).
Текстовый документ состоит из разделов, число которых не ограничено. Новый
документ содержит только один раздел. В документе раздел создается, если из­
меняются:
Q размеры печатной страницы;
О ориентация печатной страницы;
• размеры полей или отступы колонтитулов;
• количество колонок текста на странице;
• содержание колонтитулов печатных страниц;
• нумерация страниц.
Новый раздел документа создается командой меню Вставка • Разрыв с указани­
ем типа разрыва: Со следующей страницы; На текущей странице; С четной страни­
цы; С нечетной страницы. На рис. 4 приведено схематичное расположение разде­
лов в документе. Так, появление раздела 2 связано с изменением ориентации
страницы. На странице 3 содержатся два раздела, что может быть обусловлено
изменением числа колонок в тексте документа и пр.

Страница 1 Страница 3
Раздел 1
Страница 2 Раздел 3
Раздел 2

Раздел 4


8

Рис. 4.4. Схема разделов документа

Параметры печатной страницы могут устанавливаться для каждого раздела, либо
для всего документа.
230 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Для дополнительного графического оформления печатных страниц использует­
ся команда меню Формат • Границы и заливка. На вкладке Страница1 диалогово­
го окна Границы и заливка выбирается:
• тип линий;
• размер полей отступа линий от текста и края печатного листа;
Q сфера действия: весь документ, текущий раздел, первая или все, кроме пер­
вой, страницы.
Команда меню Формат • Фон используется только для Web-страниц и позволя­
ет изменить рисунок и цвет заливки страницы электронного документа. На пе­
чать фон электронного документа не выводится.
Вверху или внизу печатной страницы документа размещаются колонтитулы —
постоянная информация, содержащая произвольный текст, рисунки, номера стра­
ниц, дату, время и т. п. Колонтитулы создаются и редактируются командой
меню Вид • Колонтитулы с помощью кнопок панели инструментов Колонтиту­
лы.
Для нумерации печатных страниц служит команда меню Вставка • Номера стра­
ниц. В диалоговом окне Номера страниц текстовая кнопка Формат позволяет:
• задать начальное значение номера страницы;
• выбрать внешнее изображение номера страницы (римские или арабские циф­
ры, буквенная нумерация);
• включить в нумерацию номер главы документа и др.
Если документ содержит рисунки, таблицы, формулы, их принято нумеровать и
делать к ним надписи. Для нумерации объектов служит команда меню Вставка •
Название. Можно использовать стандартные названия, например Рисунок, Таб­
лица, Формула, либо создать новые названия. В диалоговом окне Название кноп­
ка Создать выводит окно для ввода нестандартного названия. С помощью кноп­
ки Удалить удаляются нестандартные названия. Формат номеров в названии
задается с помощью кнопки Нумерация, номер может использовать определен­
ный тип нумерации: арабские, римские, буквенные номера, включать раздели­
тель и номер главы документа.
При вставке названий рекомендуется выделить фрагмент документа, которому
дается название, а затем выполнить команду меню Вставка • Название. Указыва­
ется местоположение названия — над выделенным объектом или под ним.
СОВЕТ
Если текст документа содержит периодически повторяющиеся объекты (примеры, иллю­
страции, упражнения, задачи и т. п.), целесообразно выполнять их систематическую ну­
мерацию с помощью информационной технологии нестандартных названий.



1
Аналогичные действия производит команда меню Файл • Параметры страницы, вкладка
Макет, текстовая кнопка Границы.
231
Основные понятия и приемы работы с документами


Для создания указателя рисунков, таблиц, формул или нестандартных названий
существует команда меню Вставка • Оглавление и указатели. На вкладке Список
иллюстраций диалогового окна Оглавление и указатели указываются параметры:
• вид названия, по которому создается список: Рисунок, Формула, Таблица,
нестандартные названия;
• вариант названия: полное, сокращенное;
• вывод номеров страниц и тип заполнителя.
Автоматически перечисление названий создается в порядке их следования в
тексте.
СОВЕТ
Для перенумерации названий следует выполнить команду меню Правка • Выделить все
(документ выделяется полиостью) и нажать клавишу F9.

Пример 2
Подготовить документ, содержащий:
• титульный лист, соответствует разделу 1, имеет книжную ориентацию, не со­
держит колонтитулов, 1 страница;
• глава 1, соответствует разделу 2, имеет книжную ориентацию, содержит ко­
лонтитулы, 2 страницы;
• глава 2, соответствует разделу 3, имеет альбомную ориентацию, содержит ко­
лонтитулы, 2 страницы;
• глава 3, соответствует разделу 4, имеет книжную ориентацию, содержит ко­
лонтитулы, 2 страницы.
Каждая глава и титульный лист начинаются с нового раздела. Разделы 2—4 име­
ют колонтитулы:
Q верхний — номер страницы по центру;
• нижний — наименование главы по центру на четных страницах, наименова­
ние организации по центру на нечетных страницах.
Документ представлен на листах формата А4 — 210x297 мм с зеркальными по­
лями, нумерация страниц в документе — продолженная по всем разделам. Со­
хранить документ под именем Example.doc.
Последовательность действий.
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Установить курсор в начале первого абзаца первой страницы текстового до­
кумента.
3. Создать новый раздел документа для главы 1 с помощью команды меню
Вставка • Разрыв • Новый раздел со следующей страницы.
4. Не перемещая курсор в текстовом документе, повторите п. 3 еще два раза. В ре­
зультате документ содержит 4 страницы и 4 раздела.
32 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


5 Перейти в начало раздела 2, используя команду меню Правка • Перейти. В диа­
логовом окне Найти и заменить на вкладке Перейти указать объект перехода
Раздел, номер раздела — 2. Нажать кнопку Перейти.
6. Добавить для раздела 2 новую страницу с помощью команды меню Вставка •
Разрыв • Начать новую страницу.
7. Повторить пп. 5 и 6 для разделов 3 и 4. В итоге текстовый документ содер­
жит 7 страниц и 4 раздела.
8. Выполнить общие настройки печатной страницы и применить ко всему до­
кументу с помощью команды меню Файл • Параметры страницы:
О на вкладке Поля указать Зеркальные поля, верхнее поле — 2,5 см, нижнее
поле — 2,5 см, внутреннее поле — 3 см, наружное поле — 1 см; колонтиту­
лы — 1,25 см от края;
О на вкладке Размер бумаги указать размер 210x297 мм; книжная ориента­
ция печатной страницы;
О на вкладке Макет указать различие колонтитулов для четных и нечетных
страниц, а также для первой страницы.
9. Перейти к разделу 3 с помощью команды меню Правка • Перейти. В диалого­
вом окне Найти и заменить на вкладке Перейти указать объект перехода Раз­
дел, номер раздела — 3, нажать кнопку Перейти, а затем кнопку Закрыть.
10. Изменить настройку печатной страницы с помощью команды меню Файл •
Параметры страницы. Указать на вкладке Размер бумаги альбомную ориента­
цию. Заданные параметры применить к текущему разделу.
11. Установить курсор в начало документа с помощью «горячих» клавиш Ctrl +
Home.
12. Для создания колонтитулов документа выполняется команда меню Вид •
Колонтитулы, которая выводит панель инструментов Колонтитулы:
О для перехода в верхний колонтитул раздела 2 четной страницы нажать
кнопку Переход к следующему;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, установить курсор в верхний
колонтитул раздела 2 четной страницы;
О отжать кнопку Как в предыдущем разделе;
О для вставки номера страницы нажать кнопку Номер страницы. Для пере­
мещения номера в центр страницы выполняется команда меню Формат •
Абзац. На вкладке Отступы и интервалы следует указать Выравнивание по
центру;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, установить курсор в нижний
колонтитул раздела 2 четной страницы;
О отжать кнопку Как в предыдущем разделе;
О ввести колонтитул — название главы «Глава 1». Для перемещения назва­
ния главы в центр страницы выполнить команду меню Формат • Абзац.
На вкладке Отступы и интервалы следует указать Выравнивание по центру;
233
Основные понятия и приемы работы с документами


О для перехода в верхний колонтитул раздела 2 нечетной страницы нажать
кнопку Переход к следующему;
О нажать кнопку Номер страницы для вставки номера страницы в верхний
колонтитул раздела 2 нечетной страницы. Для перемещения номера в центр
страницы выполнить команду меню Формат • Абзац. На вкладке Отступы
и интервалы следует указать Выравнивание по центру;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, установить курсор в нижний
колонтитул раздела 2 нечетной страницы. Ввести название организации.
Для перемещения названия в центр страницы выполнить команду меню
Формат • Абзац. На вкладке Отступы и интервалы следует указать Вырав­
нивание по центру;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, курсор устанавливается в верх­
ний колонтитул раздела 2 нечетной страницы;
О нажать кнопку Переход к следующему. В результате курсор устанавлива­
ется в верхний колонтитул раздела 3 четной страницы;
О нажать кнопку Как в предыдущем разделе. Автоматически формируется
верхний колонтитул раздела 3 четной страницы — номер страницы;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, курсор устанавливается в ниж­
ний колонтитул раздела 3 четной страницы;
О отжать кнопку Как в предыдущем разделе. Внести необходимые измене­
ния в текст колонтитула — «Глава 2»;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, курсор устанавливается в верх­
ний колонтитул раздела 3 четной страницы;
О дважды нажать кнопку Переход к следующему. В результате курсор уста­
навливается в верхний колонтитул раздела 4 четной страницы;
О нажать кнопку Как в предыдущем разделе. Автоматически формируется
верхний колонтитул раздела 4 четной страницы — номер страницы;
О нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитулы, курсор устанавливается в ниж­
ний колонтитул раздела 4 четной страницы;
О отжать кнопку Как в предыдущем разделе. Внести необходимые измене­
ния в колонтитул — «Глава 3»;
О нажать кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.
13. Просмотреть схемы расположения печатных страниц и колонтитулов доку­
мента с помощью команды меню Файл • Предварительный просмотр.
14. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Фрагменты документа
Большинство операций обработки текстового документа, такие как копирова­
ние, перемещение, удаление, форматирование и т. п., выполняется над фрагмен­
тами. Существуют два вида фрагментов документа:
• строчный — совокупность строк текстового документа;
• блочный — прямоугольный блок текста.
234 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Размер фрагмента текстового документа не ограничен — от одного символа до
документа в целом. Фрагменты документа выделяются с помощью мыши (табл. 4.4)
или клавиш (табл. 4.5). Команда меню Правка • Выделить все или «горячие»
клавиши Ctrl + (на цифровой клавиатуре) 5 выделяют весь текстовый документ.

Таблица 4.4. Выделение фрагментов документа с помощью мыши

Способ выделения
Фрагмент
Двойной щелчок левой кнопкой мыши на
Слово
слове
Одинарный щелчок левой кнопкой мыши при
Предложение
одновременном нажатии клавиши Ctrl
в любом месте предложения
Абзац Тройной щелчок левой кнопкой мыши
в любом месте абзаца
Произвольный фрагмент При нажатой левой кнопки мыши
протаскивание курсора по тексту
Строчный фрагмент При нажатой левой кнопки мыши
протаскивание курсора слева от текста
Прямоугольный (блочный) фрагмент При нажатии клавиши Alt и левой кнопки
мыши протаскивание курсора по тексту

Таблица 4 . 5 . Выделение фрагментов документа с помощью клавиш

Клавиши
Действие
Перемещение в начало строки НОМЕ
Перемещение в конец строки END
Перемещение на один символ влево/вправо < •


Перемещение на одно слово влево CTRL + <-
Перемещение на одно слово вправо CTRL + -•
Выделение от места вставки до начала ввода SHIFT + HOME
Выделение от места вставки до конца ввода SHIFT+ END
Выделение символов влево (отмена выделения) SHIFT + <-
Выделение символов вправо (отмена SHIFT + ->
выделения)
Выделение слов влево (отмена выделения) CTRL + SHIFT + <-
Выделение слов вправо (отмена выделения) CTRL + SHIFT + ->
235
Основные понятия и приемы работы с документами


Операции над фрагментами документа.
1. Копирование фрагментов.
Выделенный фрагмент с помощью команды меню Правка • Копировать копи­
руется в буфер обмена. В Microsoft Word 2000 используется новый буфер
обмена, который может хранить до 12 фрагментов в течение всего сеанса ра­
боты, при этом копия 13-го фрагмента вытесняет копию 1-го фрагмента.
Работа с буфером обмена осуществляется с помощью панели инструментов
Буфер обмена (рис. 4.5), вызываемой командой меню Вид • Панели инстру­
ментов.




чД|.>|Г.И11^1^ Il'fi i> ..» tfrtl,


Рис. 4 . 5 , Панель инструментов буфера обмена


Если выведена панель инструментов Буфер обмена, выделенный фрагмент до­
кумента можно копировать в буфер обмена при помощи кнопки Копировать.
Для очистки буфера обмена служит кнопка Очистить буфер обмена.
2 Перемещение фрагментов.
Перемещение фрагмента предполагает его удаление в прежнем месте и встав­
ку в другое место. Команда меню Правка • Вырезать помещает фрагмент в
буфер обмена.
3. Вставка фрагментов.
Буфер обмена можно вставлять в любые открытые текстовые документы лю­
бое число раз. Для вставки последнего сформированного буфера использует­
ся команда меню Правка • Вставить.
Для вставки копии фрагмента из буфера обмена курсор устанавливается в мес­
то вставки, а на панели инструментов Буфер обмена выбирается кнопка бу­
фера. Кнопка Вставить все обеспечит вставку всех фрагментов в место уста­
новки курсора.
Если вставка/перемещение выделенного фрагмента документа осуществляется
в пределах одного документа на достаточно близком расстоянии, можно исполь­
зовать графический способ копирования или перемещения.
1. Выделить исходный фрагмент документа.
2. Установить курсор в область выделенного фрагмента документа.
3. Нажать левую кнопку мыши. Для копирования фрагмента дополнительно
нажать клавишу Ctrl.
4. Перетащить выделенный фрагмент в место вставки.
5. Отпустить левую кнопку мыши и клавишу Ctrl.
236 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


СОВЕТ
Можно перемещать/копировать фрагменты различных документов, открытых в различ­
ных окнах, графическим способом. Для этого окна документов следует расположить на
экране рядом с помощью команды настройки Панели задач.

Пример 3
Выполнить копирование, перемещение и вставку фрагментов текстового доку­
мента Example.doc.
Последовательность действий:
1. Открыть файл Example.doc с помощью команды меню Файл • Открыть.
2. Проверить все способы выделения фрагментов текстового документа (соглас­
но табл. 4.4 и 4.5).
3. Вывести панель инструментов Буфер обмена с помощью команды меню Вид •
Панель инструментов.
4. Сформировать буферы обмена для всех абзацев текста в разделе 4. После
выделения абзаца выполнить команду меню Правка • Копировать.
5. Перейти в начало раздела 2 документа с помощью команды меню Правка •
Перейти, выбрать объект перехода Раздел. Указать номер раздела 2. С помо­
щью панели инструментов Буфер обмена вставить буферы 1 и 3.
6. Перейти в начало раздела 3 документа с помощью команды меню Правка •
Перейти, выбрать объект перехода Раздел. Указать номер раздела 3. С помо­
щью панели инструментов Буфер обмена вставить буферы 2 и 1.
7. Поменять местами абзацы раздела 3 документа, используя графический спо­
соб перемещения фрагмента.
8. Закрыть документ с сохранением с помощью команды меню Файл • Закрыть.

Автотекст и автозамена
Элемент автотекста — произвольный фрагмент текстового документа, запом­
ненный под определенным именем. Элементы автотекста хранятся на уровне шаб­
лона документа длительное время и могут вставляться в документы по указа­
нию пользователя. Примеры элементов автотекста:
• стандартные фразы большого объема (названия фирм, банковские реквизиты
организаций, сведения о должностных лицах: наименование должности, фа­
милия, имя, отчество, служебный телефон, адрес электронной почты и др.),
часто используемые при заполнении документов.
• графические объекты (рисунки, логотипы, фотографии и пр.);
• бланки типовых документов, содержащие текст и графику;
• стандартные перечисления — состав приложений, список исполнителей, спи­
сок документов и т. д.
Microsoft Word содержит набор стандартных элементов автотекста, например:
237
Основные понятия и приемы работы с документами


• элементы для оформления колонтитулов (номер границы, дата, имя файла,
дата создания и т. п.);
• стандартные фразы типа: До свидания, С уважением, В ответ на и др.
Для создания нового элемента автотекста следует:
• подготовить и выделить фрагмент текстового документа;
• выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автотекст ввести имя нового элемента автотекста и нажать кноп­
ку Добавить, указать сферу действия элемента: все активные шаблоны либо
только общий шаблон.

ПРИМЕЧАНИЕ
Элементы автотекста не редактируются, их можно только удалять и заново создавать.


Для вставки элемента автотекста в документ следует повторно выполнить ко­
манду меню Сервис • Автозамена, на вкладке Автотекст выбрать элемент авто­
текста и нажать кнопку Вставить.
Другой способ вставки элемента автотекста с помощью панели инструментов
Автотекст:
Q выполнить команду меню Вид • Панели инструментов, выбрать панель инст­
рументов Автотекст;
• установить курсор в место вставки;
Q нажать кнопку Все элементы для вызова списка элементов автотекста;
• выбрать для вставки элемент автотекста.
Для удаления элемента автотекста следует:
Q выполнить команду меню Сервис • Автозамена;
• на вкладке Автотекст выбрать удаляемый элемент;
Q нажать кнопку Удалить.
Особым элементом автотекста является Копилка, предназначенная для хранения
удаленных фрагментов текстового документа. Фрагменты добавляются в копил­
ку в порядке их удаления. Размер копилки в течение сеанса работы с текстовым
документом не ограничен. Копилка «заполняется» при нажатии клавиш CTRL+F3
для выделенного фрагмента документа. Случайно удаленный фрагмент доку­
мента можно восстановить с помощью команды меню Правка • Отменить удаление.
Содержимое копилки вставляется в место установки курсора при нажатии кла­
виш CTRL + SHIFT + F3, при этом копилка очищается. Можно сохранить копилку
как элемент автотекста со стандартным именем Копилка.

СОВЕТ
Для быстрой вставки содержимого элемента автотекста следует ввести его имя (достаточ­
но набрать только первые символы имени) и нажшь клавишу F3.
238 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Элемент автозамены — фрагмент текстового документа, запомненный под опре­
деленным именем (аббревиатурой), который вставляется в текст автоматически
при наборе имени. В отличие от автотекста элементы автозамены не хранятся в
явном виде в шаблоне документа. Ограничений на размер и содержание элемен­
та автозамены нет.

<< Пред. стр.

страница 27
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign