LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 26
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

шахматная ведомость и др.)
Создание системы предприятия
управ пения документами, Анализ экономической
делопроизводство информации
Решение конкретных
расчетных задач

2. Использование Microsoft Office 2000 в составе КСБУ.

Excel Access
Word

Подготовка текстовых Клиентское приложение Создание загрузочных
документов (различные КСБУ для анализа массивов
отчеты, справки, информации
корреспонденция) Решение конкретных
расчетных задач
ГЛАВА 4 Текстовый
редактор
Microsoft Word
2000
Текстовый редактор Microsoft Word 2000 предоставляет широкие возможности
для работы с текстовыми документами. В табл. 4.1 приведены основные техни­
ческие ограничения, влияющие на работу Microsoft Word 2000.

Таблица 4 . 1 . Ограничения Microsoft Word 2000

Параметр Ограничение
Число одновременно открытых окон Объем имеющейся памяти
Максимальный размер файла документа 32 Мбайт
Максимальное число закладок в документе 16 379
Максимальное число элементов списка 32 000
автотекста в шаблоне документа
Максимальное число стилей в документе 10 000
или шаблоне
Максимальное число полей в документе 32 000
Максимальное число вложенных документов 255
в главном документе
Максимальное число столбцов в таблице 63
Максимальное число колонок в тексте 45 (размер страницы и ширина полей)
Высота печатной страницы документа 0,1-22 дюйма
Ширина печатной страницы документа 0,1-22 дюйма
221
Основные понятия и приемы работы с документами



Параметр Ограничение
Максимальное число знаков в строке 768
1-1638 пунктов (22 дюйма)
Размер шрифта
32 767
Максимальное число шрифтов в документе
Максимальное расстояние между знаками 1584 пункта
Максимальное расстояние, на которое текст 1584 пункта
можно сдвинуть вверх или вниз

Базовыми информационными технологиями обработки текстовых документов в
Microsoft Word являются:
Q Создание и редактирование текстовых документов:
О ввод, поиск и замена текста, форматов, спецсимволов и т. п.;
О форматирование текстового документа;
О вставка расширений текста (примечания, сноски, ссылки);
О структурирование текстового документа;
О создание главного документа;
О составление оглавлений, указателей, списков иллюстраций и т. п.;
О редакторская правка, обеспечивающая сохранение авторского текста и ис­
правлений редактора.
• Слияние постоянной информации основного документа и переменной ин­
формации источника (базы данных):
О подготовка основного документа, содержащего постоянный текст;
О выбор источника переменной информации в виде записей базы данных;
О массовое тиражирование документов, содержащих постоянный текст ос­
новного документа и переменную информацию источника.
• Создание интегрированных документов с включением внешних объектов (ри­
сунков, фрагментов электронной таблицы, формул, звуковых вставок и т. п.);
• Сохранение текстовых документов в выбранных форматах;
• Подготовка к публикации текстового документа, проверка орфографии, пе­
чать, электронная рассылка и др.


Основные понятия и приемы работы
с документами
Интерфейс пользователя
Для ввода текста и выполнения операций обработки документа используется
клавиатура и мышь. Пользовательский интерфейс представлен основным экра­
ном, который содержит:
222 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


• раскрывающееся меню, включающее подменю и пункты меню (команды).
Выбор любого пункта меню приводит к выполнению определенных действий;
• панели инструментов, содержащие кнопки, которым соответствуют команды меню;
• дополнительные элементы (линейки, полосы прокрутки, строка состояния,
указатели режимов работы и др.), облегчающие работу с документом.

Главное меню Панели инструментов




Текстовый редактор Microsoft Word 2000
Текстовый редактор Microioft Word 3000 поддериюаст полньв» хоянеккьвя цикл текстовых документов
1 Проектирование текстового документ*, 1 том числе
• Определение назначения и вида создаваемого документа,
• Выбор/создание базового шаблоивдокумеита,
• Выбор формата файле для хранения документа,
• Определение логической структур»! документа (состав структурных частей и типа нополвзусмаи
объектов),
• Определение физической организации документа (состав разделов документа, параметра, печатной
страницы, отилн и форматы для элементов текстового документа),
• Задание огракнчени* на доступ и редактирование документа,
• Описание документа для системы электронного документооборота,
t Выбор технология работы с текстовым документом, t том числе автоматизация рутинных процсдэ




- Статусная строка Полосы прокрутки •
Рис. 4 . 1 . Основной экран Microsoft Word

Для настройки экрана следует выполнить команду меню Сервис • Параметры.
Эта команда выводит диалоговое окно Параметры, содержащее набор вкладок.
На вкладке Вид задается:
• вывод горизонтальной и вертикальной полосы прокрутки документа (поло­
сы прокрутки используются для перемещения текста документа на экране
вверх/вниз и вправо/влево;
• появление всплывающих подсказок при установке курсора мыши на кнопке
панели инструментов;
• вывод знаков форматирования и разметки документа;
• показ строки состояния и др.
В табл. 4.2 приведены элементы строки состояния и описано их назначение.
С помощью команды меню Вид • Панели инструментов, Настройка1 выводится
диалоговое окно Настройка, в котором можно выполнить настройку панелей ин-

Апалогичное действие выполняет команда меню Сервис • Настройка.
Основные понятия и приемы работы о документами 223


струментов и меню. Диалоговое окно Настройка содержит ряд вкладок: Панели
инструментов, Команды, Настройка.

Таблица 4.2. Элементы строки состояния Microsoft Word
Элемент Назначение
Текущий номер страницы документа
Стр (№)
Разд (№) Номер раздела текущей страницы документа
Номер 1/номер2 Номер 1 — текущей страницы, Номер2 — количество
страниц в документе
Положение курсора от верха страницы
На
Ст Номер строки текста, где расположен курсор
Номер колонки, где расположен курсор
Кол
ЗАП Использование режима записи макроса
Использование режима записи исправлений
ИСПР
вдл Использование режима выделения
ЗАМ Использование режима замены
Состояние проверки правописания. Если ошибок не
Передвигающееся перо
найдено, появляется значок проверки, иначе — знак "X"
Пульсирующий значок диска Индикатор режима фонового сохранения
Индикатор режима фоновой печати
Значок принтера




Рис. 4.2. Диалоговое окно для настройки панелей инструментов
и меню команд
224 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


На вкладке Панели инструментов осуществляется выбор панелей для текущей ра­
боты, создание новых, удаление пользовательских панелей инструментов, вос­
становление («сброс») настроек панелей инструментов.
На вкладке Команды выполняется:
• настройка кнопки панели/пункта меню. Выделить кнопку/пункт меню, на­
жать в диалоговом окне Настройка текстовую кнопку Изменить выделенный
объект. На экран выводится меню команд, с помощью которых можно вы­
полнить требуемую настройку;
• добавление новой кнопки/пункта меню. Следует выбрать категорию и ко­
манду меню, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенный объект
на панель инструментов (появляется новая кнопка) или в строку меню (соз­
дается новый пункт);
• удаление существующей кнопки/пункта меню. Выделить удаляемую кноп­
ку/пункт меню, нажать левую кнопку мыши и перетащить с панели или из
строки меню в область документа;
• назначение «горячих» клавиш кнопкам/пунктам меню. Выделить кнопку/пункт
меню, нажать в диалоговом окне Настройка текстовую кнопку Клавиатура.
В новом диалоговом окне Настройка клавиатуры выбрать категорию и коман­
ду меню, сочетание клавиш Ctrl + <буква> или Ctrl + Shift + <буква>, нажать
кнопку Назначить. Назначение «горячих» клавиш можно удалить с помощью
кнопки Удалить. Отказаться от всех нестандартных назначений клавиш мож­
но с помощью кнопки Сбросить.




Рис. 4 . 3 . Диалоговое окно для настройки клавиатуры

На вкладке Параметры осуществляется дополнительная настройка меню и пане­
лей инструментов, в частности задается более плотное размещение панелей ин­
струментов, способ показа команд меню, вид кнопок (крупные значки) и др.
Все выполненные настройки панелей инструментов и меню команд можно со­
хранить на уровне шаблона или отдельного документа. В первом случае сделан­
ные настройки становятся доступными для всех документов, созданных на базе
Основные понятия и приемы работы с документами


шаблона. В ином случае эти настройки действительны лишь для отдельного до­
кумента.
После завершения настроек в диалоговом окне Настройка нажимается кнопка
Закрыть.

СОВЕТ
В начале освоения текстового редактора Microsoft Word все настройки лучше выполнять
на панели инструментов, созданной пользователем. Кнопки одних панелей инструментов
можно переносить на другие панели.

Обработка текстовых документов выполняются с помощью команд главного ме­
ню или контекстного меню. Контекстное меню содержит список команд, которые
непосредственно относятся к выделенному фрагменту документа или текущей
операции над документом. Для вызова контекстного меню нажимается правая
кнопка мыши или клавиши Shift + F10.

Документ Microsoft Word
В текстовом редакторе Microsoft Word приняты следующие соглашения:
1. Любой документ основан на шаблоне.
2. Шаблон — набор средств для создания документов. В шаблон включены сти­
ли оформления символов и абзацев, параметры форматирования, действую­
щие по умолчанию, параметры печатной страницы и др. С помощью входящих
в шаблон элементов автотекста обеспечивается автоматизация ввода текста в
документ. В шаблоне содержатся макросы, обеспечивающие автоматизацию
выполнения типовых операций. Для унификации пользовательского интер­
фейса в шаблон включаются панели инструментов, «горячие» клавиши. Кро­
ме перечисленных средств шаблон может содержать постоянный для всех
документов текст, внешние объекты (рисунки, формулы, электронные табли­
цы и т. п.).
3. Текст документа — совокупность последовательно расположенных абзацев,
состоящих из предложений. Новый абзац всегда начинается с нажатия кла­
виши Enter.
4. Переход на новую строку или новую страницу внутри одного абзаца при на­
боре текста выполняется автоматически и не требует нажатия клавиши Enter.
5. Для принудительного перехода на новую страницу нужно выполнить ко­
манду меню Вставка • Разрыв • Начать новую страницу либо нажать клавиши
Ctrl+Enter.
6. Для перехода на новую строку в пределах одного абзаца нажимаются клави­
ши Shift+Enter.
7. Отдельное предложение состоит из набора слов, заканчивающихся точкой,
многоточием, восклицательным или вопросительным знаком. Слова в пред­
ложениях разделяются одним символом пробела или знаками пунктуации
226 Глава 4 Текстовый редактор Microsoft Word 2000


(запятая, точка с запятой) Перед этими знаками пунктуации пробел не ста­
вится, но после них должен следовать пробел
8 Текстовый документ может содержать текст и объекты включения1 рисунки,
формулы, набранные в редакторе формул, электронные таблицы, фрагменты
базы данных и т п В таком случае документ является составным
9 Текстовый документ может иметь иерархическую структуру, состоять из от­
дельных частей, имеющих стилизованные заголовки В этом случае документ
является структурно-сложным
10 Главный текстовый документ может объединять несколько документов, кото­
рые существуют и используются как самостоятельно, так и в составе главно­
го документа
Новый документ Microsoft Word создается с помощью команды меню Файл •
Создать, с указанием шаблона По умолчанию выбирается шаблон Новый доку­
мент Документы с помощью команды меню Файл • Сохранить как сохраняются в
виде файлов на магнитном диске При сохранении файлов указывается имя и
формат файла Имя файла документа включает путь и собственно имя Путь со­
держит имя логического диска, имена иерархически вложенных папок (или ка­
талогов — традиционный термин для операционной системы MS-DOS), разде­
ляемых знаком \ (обратная косая черта) Максимальная длина имени файла с
расширением — 255 символов
ВНИМАНИЕ
Имена файлов не должны содержат ь специальных символов обычную и обратную косую
черту (/ и \), знаки «больше» (>), «меньше» (<), звездочку'(*), вопросительный (?), ка­
вычки ( ), вертикальную черту (|), двоеточие ( ) и точку с занятой (,)

Формат файла документа зависит от типа шаблона, на базе которого создается
документ
• обычный текстовый документ, сохраняется как файл с расширением doc,
• документ для размещения на Web-узле в сети Интернет/интранет (так на­
зываемая Web-страница), сохраняется как файл с расширением htm или
html,
• сообщение электронной почты, сохраняется как файл с расширением htm
или html,
• шаблон, сохраняется как файл с расширением dot

Окно документа
Microsoft Word поддерживает многооконный интерфейс В одном сеансе работы
могут обрабатываться несколько документов, каждый из которых открывается
в своем окне При начальном запуске Microsoft Word и выполнении команды

Для каждого вида объектов существуют свои информационные технологии создания, ре­
дактирования и форматирования объектов в текстовом документе Microsoft Word
227
Основные понятия и приемы работы с документами


меню Файл • Создать автоматически создается новое окно с именем Документ*
Microsoft Word. Заголовок окна сохраненного документа содержит имя_файла.с!ос.
Microsoft Word позволяет один и тот же документ одновременно открывать в
разных окнах. Внешнее представление документа, параметры настройки и режи­
мы работы в каждом окне не зависят от других представлений. Переход между
окнами документов осуществляется с помощью команды Окно.

ПРИМЕЧАНИЕ
Microsoft Word создает на Панели задач текстовые кнопки, соответствующие открытым
документам. С помощью этих кнопок или клавиш Alt+Tab возможен переход в окно доку­
мента.

Команды меню для работы с окнами документов:
• Окно • Новое — создать новое окно для активного документа.
• Окно • Упорядочить все — расположить окна документов на рабочем столе в
открытом виде.
Окно документа с помощью специального делителя можно делить на части. Де­
литель окна расположен в верхней части вертикальной полосы прокрутки, он
перетаскивается мышью по вертикали окна в любое место. При делении окна на
части новая текстовая кнопка на Панели задач не создается.

Режимы работы с документом
Документ может обрабатываться в различных режимах, которым соответствуют
информационные технологии. Режим работы с документом устанавливается с
помощью команды меню Вид (табл. 4.3).

Таблица 4.3. Режимы работы с текстовым документом

Режим Назначение
Обычный Минимум возможностей для работы с объектами, «черновой»
набор текста, наибольшая скорость ввода
Web-документ Дизайн Web-страниц
Разметка страницы Просмотр и макетирование печатной страницы, работа
с колонтитулами, колонками текста, рисунками
Структура Работа со структурными частями документа, копирование,
перемещение, изменение их иерархии, просмотр структуры
документа, переход в режим Главного документа
Схема документа Вывод структуры и текста документа; быстрый переход
к структурной части документа
228 Глава 4. Текстовый редактор Microsoft Word 2000


Подготовленный к печати текстовый документ можно просмотреть с помощью
команды меню Файл • Предварительный просмотр. Для просмотра Web-докумен­
тов используется специальная программа Microsoft Internet Explorer. Команда
меню Вид • Во весь экран позволяет скрыть элементы экрана, развернуть доку­
мент во весь экран.

Пример 1
Создать новый текстовый документ, основанный на шаблоне Новый документ.
Сохранить документ под именем Example.doc. Ввести в документ текст. Разде­
лить окно документа на две части. Изменить состав панелей инструментов и ре­
жимы просмотра документа для каждой части окна. Создать новое окно доку­
мента. Сохранить документ.
Последовательность действий.
1. Создать новый текстовый документ с помощью команды меню Файл • Создать,
указать шаблон Новый документ.
2. Сохранить новый документ под именем Example.doc с помощью команды ме­
ню Файл • Сохранить как.
3. Ввести в документ текст (в конце каждого абзаца нажимается клавиша Enter,
номера абзацев не набирать):
1 абзац:
Программа автоматизации бухгалтерского учета должна максимально
соответствовать специфике и требованиям бухгалтерского учета
заказчика, позволять пользователю самостоятельно проводить
индивидуальные настройки на конкретный учет.
2 абзац:
Программа автоматизации бухгалтерского учета должна быть проста в
использовании и изучении.
3 абзац:
Программа автоматизации бухгалтерского учета должна быть открыта
для внесения пользователем изменений, связанных с изменениями в
законодательстве.
4. Установить разделитель окна в произвольном месте.
5. Для каждой части окна документа установить различные панели инструмен­
тов с помощью команды меню Вид • Панели инструментов. Выберите различ­
ные режимы работы с документом с помощью команды меню Вид.
6. Создайте новое окно документа с помощью команды меню Окно • Новое.
7. Выполните упорядочивание окон документов с помощью команды меню Ок­
но • Упорядочить все.
8. Закрыть текстовый документ с сохранением с помощью команды меню Файл •
Закрыть.
229
Основные понятия и приемы работы с документами


Печатная страница документа
Для печати текстовых документов задается формат печатной страницы с помо­
щью команды меню Файл • Параметры страницы. Эта команда выводит диалого­
вое окно Параметры страницы, содержащее вкладки:
• Поля — устанавливается размер полей печатной страницы, тип полей (обыч­
ные или зеркальные — для брошюрованного текста); отступы колонтитулов
сверху и снизу печатной страницы;
• Размер бумаги — задается формат и ориентация печатной страницы (книж­
ная, альбомная);
• Источник бумаги — указывается способ подачи бумаги для первой и после­
дующих печатных страниц;
• Макет — указывается отличие колонтитулов для четных и нечетных страниц,

<< Пред. стр.

страница 26
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign