LINEBURG


<< Пред. стр.

страница 10
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Типовая операция

>' >'
^'
Типовые проводки
Хозяйственная операция Типовой документ


^'
Бухгалтерские проводки Учетные документы

Рис. 2.9. Связь учетных регистров

Общий технологический процесс обработки учетной информации (рис. 2.10)
включает два этапа:
• Формирование учетных регистров.
• Использование учетных регистров.
85
Система документов




Формирование
Ввод |
учетных
_§а_
данных
регистров




Обработка
Запрос учетных
на обработку данных
данных /


т
Видеограмма)
Машинограмма


Рис. 2 . 1 0 . Технологический процесс обработки учетной информации

При вводе первичной учетной информации используются справочники, выпол­
няется контроль достоверности и полноты ввода данных. Для документального
подтверждения ввода учетных данных создаются отчеты, которые выводятся на
экран (видеограммы) или на принтер (машинограммы).
Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бух­
галтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки представляют­
ся на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм
и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных
регистров могут быть сформированы все ранее рассмотренные формы учетных
регистров в виде выходных отчетов. Регистр бухгалтерских проводок является
хронологическим учетным регистром, но легко преобразуется в систематиче­
ский регистр. Регистры операций и документов — хронологические и система­
тические одновременно.


Система документов
Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и вы­
ходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хо­
зяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые
служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных
документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных докумен­
тов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем до­
кументации по учету:
Q сельскохозяйственной продукции и сырья;
• труда и его оплаты;
86 Глава 2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета


Q основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• работ в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работ в автомобильном транспорте;
О результатов инвентаризации;
Q кассовых операций;
• торговых операций.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по
учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты при со­
хранении всех реквизитов унифицированных форм. При изготовлении бланков
первичных учетных документов допускается внесение изменений в части рас­
ширения и сужения граф и строк с учетом размерности показателей, включение
дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки
информации. Если форма документа отсутствует в этих альбомах, возможна
разработка новых форм. Новые формы документов должны содержать следую­
щие обязательные реквизиты:
• Наименование документа.
• Дату составления документа.
• Наименование организации, от имени которой составлен документ.
Q Содержание хозяйственной операции.
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления.
• Личные подписи указанных лиц.
В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе доку­
мента. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,
утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами
подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.
По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в мо­
мент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевре­
менное и качественное оформление первичных учетных документов, переда­
чу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность
содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подпи­
савшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские доку­
менты не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления
могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных опера­
ций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали
документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления кон-
87
Система документов


троля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе
первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на
бумажных и машинных носителях информации
Первичные учетные документы, ре1истры бухгалтерского учета и бухгалтерскую
отчетность хранят в течение регламентированных сроков Рабочий план счетов
бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодиро­
вания программы машинной обработки данных хранятся не менее пяти лет по­
сле года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчет­
ности в последний раз
Все организации составляют на основе данных синтетического и аналитическо­
го учета бухгалтерскую отчетность, которая состоит из следующих форм
Q Бухгалтерский баланс — форма 1
• Отчет о прибылях и убытках — форма 2
• Отчет об изменениях капитала — форма 3
• Отчет о движении денежных средств — форма 4
• Приложение к бухгалтерскому балансу — форма 5
• Отчет о целевом использовании полученных средств — форма 6
• Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской от
четности организации (если она в соответствии с федеральными законами
подлежит обязательному аудиту)
• Пояснительная записка
Формы бухгалтерской отчетности организации, а также инструкции о порядке
их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации
Отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января
по 31 декабря включительно Месячная и квартальная отчетность является
промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года
Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам
организации или собственникам имущества, территориальным ортнам государ­
ственной статистики по месту регистрации1 Квартальная бухгалтерская отчет­
ность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая — в
течение 90 дней по окончании года Бухгалтерская отчетность должна быть пуб­
личной (в СМИ, брошюры, буклеты и другие издания)
На формах бухгалтерской отчетности обязательно наличие следующих реквизи­
тов
• Наименование составляющей части
• Указание отчетной даты или отчетного периода за который составлена бух­
галтерская отчетность («на 200 г», «за 200 г » )
• Полное наименование организации
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)


' Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтер­
скую отчетность органам, уполномоченным управлять юсударственпым имуществом
88 Глава 2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета


• Вид деятельности по ОКДП.
• Организационно-правовая форма/форма собственности по ОКОПФ и код
собственности по ОКФС.
• Единица измерения числовых показателей по ОКЕИ (тыс. руб. — 384, млн
руб. - 385).
• Полный почтовый адрес организации.
Q Дата утверждения для годовой бухгалтерской отчетности.
• Дата отправки/принятия почтового отправления бухгалтерской отчетности
или дата ее фактической передачи по принадлежности.
В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета вышеназванные регла­
ментированные требования к документам реализуются с соблюдением следую­
щих требований:
1. Ввод информации первичных учетных документов с использованием элек­
тронных форм документов.
2. Максимально возможное использование нормативно-справочной информа­
ции базы данных для сокращения затрат на ввод данных.
3. Программный контроль достоверности и полноты ввода данных.
4. Санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учет­
ных данных.
5. Формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения
изменений.
Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает
решение учетных задач. В условиях компьютерных сетей удается существенно
сократить время передачи документов на обработку. Отчетные документы явля­
ются результатом решения задач, при постановке которых определены требова­
ния к формам отчетных документов.


Основные направления
компьютеризации
бухгалтерского учета
Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исто­
рический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с измене­
ниями информационных технологий, программных и технических средств обра­
ботки информации, методов и средств разработки, концепцией построения НС.
Рынок КСБУ начал формироваться с конца 80-х годов. Сегодня существует боль­
шое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского
учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до пол­
нофункциональных КСБУ в составе ИС предприятия.
Изучение КСБУ целесообразно начать с анализа признаков, определяющих спе­
цифику их применения в условиях объекта компьютеризации.
89
Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета


Основные характеристики объекта и системы управления, влияющие на осо­
бенности бухгалтерского учета.
О Отраслевая специфика бухгалтерского учета, которая находит отражение
в моделях и алгоритмах учета, элементах учетной политики. В соответст­
вии с этой спецификой существуют законченные отраслевые решения как
для отдельных учетных функций, так и для ИС предприятия в целом.
О Для предприятий одной отрасли существует специфика видов деятельно­
сти, технологических процессов производства продукции, работ и услуг. Это
находит отражение в структуре данных, объемных характеристиках БД
КСБУ (номенклатура используемых материалов, малоценных и быстро­
изнашивающихся предметов, числа видов и групп оборудован* л, профес­
сий работающих, контрагентов хозяйственных операций — поставщиков и
покупателей и т. п.). Кроме того, интенсивность информационных сооб­
щений, состав используемых систем классификации и кодирования важ­
нейших видов информации, формы документов и т. п. также зависят как
от видов, так и от масштабов деятельности .
О Тип и характер производства (дискретный, непрерывный) оказывает су­
щественное влияние на состав и структуру нормативно-справочной ин­
формации БД, формы первичных учетных документов, порядок и перио­
дичность учета затрат и результатов производственного процесса.
О Организационная структура управления предприятия, число и террито­
риальное распределение организационных единиц, наличие централизо­
ванной бухгалтерии, бухгалтерии отдельных подразделений и т. п. Это
определяет требования к информационным технологиям сбора, передачи
и хранения данных, составу и конфигурации КСБУ: изолированные функ­
циональные АРМ бухгалтера, сетевой комплекс взаимосвязанных АРМ
бухгалтеров или КСБУ как неотъемлемая часть корпоративной ИС пред­
приятия.
Общая характеристика КСБУ.
О Используемая модель бухгалтерского учета и учетной политики, соответ­
ствие стандартам международного бухгалтерского учета.
О Адаптационные возможности КСБУ: выбор, настройка или конфигуриро­
вание функций, состава и структуры данных БД КСБУ, форм входных и
выходных документов.
О Структура рабочего плана счетов, структура кода счета, глубина аналити­
ческого учета, виды учетных регистров (бухгалтерских проводок, хозяйст­
венных операций, первичных документов).



В литературе встречается показатель интенсивности информационного потока бухгал­
терской информации — число проводок за день. Согласно этому показателю различают:
малые — до 10 проводок в день, средние — до 100 проводок в день и большие предпри­
ятия — свыше 100 проводок в день. Другой принцип деления — численность работников
бухгалтерии: малые предприятия — до 3 человек, средние предприятия — до 30 человек,
крупные предприятия — свыше 30 человек.
90 Глава 2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета


О Типовая нормативно-справочная база КСБУ, состав типовых хозяйствен­
ных операций, отражаемых в учете.
О Инструментальные средства создания и развития КСБУ (экранных и пе­
чатных форм первичных документов, форм внешней и внутренней бух­
галтерской отчетности, формы управленческой и статистической отчетно­
сти), пользовательского интерфейса.
О Информационная связь КСБУ с другими ИС масштаба предприятия, внеш­
ними И С, форматы обмена данными.
О Методология и технология проектирования, внедрения и сопровождения
КСБУ.
О Аппаратная и программная платформа, информационно-технологическая
архитектура КСБУ.
О Инструментальные средства разработки приложений для развития КСБУ.
О Средства администрирования БД и КСБУ.
О Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего КСБУ.
О Стоимость и затраты на реализацию проекта КСБУ.
Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к ав­
томатизации учета хозяйственных операций.
• Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйст­
венных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных
справочников.
• Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью зара­
нее подготовленного списка «корректных проводок».
• Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их
выборки, редактирования, копирования.

ПРИМЕЧАНИЕ
Бухгалтерские проводки в журнале операций, как правило, независимы друг от друга. От­
сюда возникает проблема редактирования группы связанных проводок. Эта операция тре­
бует значительных трудозатрат, внимания и не гарантирует отсутствие ошибок.

• Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтер­
ских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала)
хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции.
Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм
проводок.
• Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала)
документов. В отличие от типовых операций первичные документы на осно­
ве типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции.
После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Исполь­
зуется электронный документооборот для учетных функций системы управ­
ления.
91
Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета


ПРИМЕЧАНИЕ
Поддерживается автоматическая связь сформированных бухгалтерских проводок и хо­
зяйственной операции, что обеспечивает удобство их редактирования. Запрет непосредст­
венного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как через хозяйственную опера­
цию, гарантирует минимальные затраты и правильность корректировок. Типовые опера­
ции обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, связаны с определенными
функциональными АРМ бухгалтера. Типовая операция может использовать и первичные
документы, но они заполняются, как правило, после учета операции, что не всегда удобно.

ПРИМЕЧАНИЕ
Если типовой документ является «бухгалтерским», то есть создает бухгалтерские провод­
ки, их можно формировать как и проводки типовой операции, подготавливая шаблоны
проводок, либо можно сделать ссылку на типовую операцию. В первом случае шаблоны
проводок типового документа, как правило, закрыты и недоступны для редактирования
пользователем.

В программах КСБУ, использующих типовые операции и шаблоны проводок
для этих операций, осуществляется изменение состава типовых операций (до­
бавление, удаление), модификация шаблонов проводок и настройка алгоритмов
формирования сумм бухгалтерских проводок, а именно:
• Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.
• Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитиче­
ских счетов.
• Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских про­
водок.
Если в КСБУ ведется валютный учет, шаблон проводки содержит реквизиты
кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет
валютной суммы проводки и хозяйственной операции. При этом в КСБУ дол­
жен вестись международный справочник видов валют, курсов валют. В неко­
торых системах обеспечена возможность Независимого ведения курсов валют
в справочнике курсов валюты и оформляемых документах или хозяйственных
операциях. В первом случае автоматизирован пересчет сумм проводок при из­
менении курса валюты, во втором выполняется ручной режим редактирования.
Существует зависимость между масштабом предприятия и типом применяемых
в КСБУ информационных технологий (табл. 2.4). Эта зависимость обусловлена
как потребностями в информационных технологиях для реализации функций
КСБУ, так и возможным уровнем затрат на ее создание и сопровождение.
Чем меньше масштаб предприятия, тем относительно «проще» бухгалтерский
учет, меньше интенсивность информационных потоков. Для этого класса систем
имеется потребность в несложных (а следовательно, недорогих) информацион­
ных технологиях. Для крупных предприятий КСБУ являются неотъемлемой
частью ИС предприятия, поэтому информационные технологии КСБУ «дикту­
ются» ИС предприятия. Наибольший простор для выбора информационных
технологий существует при создании КСБУ средних и некоторых крупных
предприятий.
92 Глава 2. Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета


Таблица 2.4. Соответствие информационных технологий КСБУ
масштабу предприятия

Информационные технологии КСБУ Масштаб предприятия
Малые Средние Большие
Несетевая, централизованная БД
....
Сетевая, файл—сервер, централизованная БД
Сетевая, клиент—сервер, централизованная БД i \


Сетевая, клиент—сервер, распределенная БД
i I

КСБУ различаются по полноте и интеграции учетных функций, а именно:
• КСБУ для отдельных участков бухгалтерского учета.
• Комплексные КСБУ для всех участков бухгалтерского учета.
• КСБУ с расширением функций бухгалтерского учета, например, торговые
системы, складские системы, системы управления продажами, системы заку­
почной деятельности и т. п.
• Полностью интегрированные с функциями управления предприятием КСБУ.
Программные продукты КСБУ, как правило, имеют модульную архитектуру,
которая позволяет автономно использовать отдельные функциональные моду­
ли. Организационно КСБУ включает один или комплекс АРМ (автоматизиро­
ванных рабочих мест) бухгалтеров, которые могут работать как изолированно,
так и в сетевом режиме.
Программные продукты для КСБУ отличаются «степенями» свободы, так, в не­
которых программных продуктах допускается выбор компонентов информаци­
онных технологий — типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств
проектирования, в других — технические и программные решения являются
замкнутыми, не подлежат модификации. Тенденции развития информационных
технологий вообще свидетельствуют о том, что «живучими» оказываются ИС,
ориентированные на многоплатформенность, допускающие замену компонентов-
базового и общего программного обеспечения.
Рынок программных продуктов КСБУ связан с ведущими фирмами-разработ­
чиками (табл. 2.5), которые обеспечивают следующий набор услуг:
• Разработку, распространение (продажу) готовых программных продуктов для
создания КСБУ.
• Консалтинговые услуги по проектированию КСБУ, выбору программных
средств.
• Создание информационно-правовых систем для КСБУ.
• Издание и распространение литературы для КСБУ.
• ^анизация учебных центров для подготовки пользователей КСБУ.
93
Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета


<< Пред. стр.

страница 10
(всего 83)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Copyright © Design by: Sunlight webdesign