LINEBURG




ОГЛАВЛЕНИЕ

В предыдущем номере рубрики "Компьютер-бухгалтеру"* мы рассказали вам о пользовательской функции для Excel, позволшяющей автоматически преобразовать цифровые суммы в рублях (включая белорусские и российские) в текстовые строки прописью. Надстройку для MS Excel-2000 и 2002 (XP) с этими функциями мы разместили на нашем сайте www.gb.by. Многие из вас уже ею воспользовались, о чем говорит наша электронная почта. В некоторых из писем вы просите расширить набор таких функций для других денежных единиц, с которыми бухгалтеру приходится оформлять первичные бухгалтерские документы. Идя вам навстречу, мы уже разместили на нашем сайте еще несколько надстроек для Excel, расширяющих набор функций ПРОПИСЬ. О них и пойдет речь в сегодняшнем материале рубрики.
И снова о функциях ПРОПИСЬ для Excel на сайте www.gb.by
Многие первичные бухгалтерские документы (например, платежные требования и поручения, приходные и расходные ордера, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, ведомости на получение заработной платы, всевозможные акты, прейскуранты и т.д.) содержат в себе различные числовые суммы (в денежных, весовых, товарных и прочих единицах), заполняемые как цифрами, так и прописью. Частое оформление таких документов, даже на компьютере, отнимает много времени у бухгалтера на примитивное дублирование уже написанных им цифр прописью. При этом не редко допускаются ошибки в текстовых суммах.
Многим из вас уже давно стала привычной и понятной универсальная расчетная финансово-экономическая программа MS Excel, с помощью которой вы оформляете различные бухгалтерские документы и ведете даже полный бухгалтерский учет. Но как ни странно, не смотря на мощные математические возможности этой программы, ни в одной из ее версий нет встроенной русскоязычной функции ПРОПИСЬ. Макропрограммы для этих функций, к сожалению, приходится писать самостоятельно. Мы не будем здесь описывать, как создать такую программу – бухгалтеру не обязательно быть программистом (хотя это сейчас не редко встречается, ведь кто-то же пишет программы для бухгалтеров), но постараемся вам помочь установить себе на компьютер готовые программные продукты и расскажем как ими пользоваться.
Для этого скачайте 3 файла надстроек для Excel с 8 функциями ПРОПИСЬ со страницы Файлы настройки форм сайта "Главный Бухгалтер" www.gb.by
  Деньги прописью.xla;
  Вес прописью.xla;
  Цифры прописью.xla.
Установите эти файлы на диск С: своего компьютера в папку AddIns, как это было описано в предыдущей статье нашей рубрики . После установки в окне Надстройки у вас должен быть виден набор подключаемых надстроек как показано на рис. 1. Если вы ранее установили надстройку Функции ПРОПИСЬ БелРубли, РосРубли, то отключите ее (снимите галочку слева от нее). Файл с этой надстройкой позже можно будет удалить из папки AddIns. Надстройки Функции ПРОПИСЬ для Рублей, Долларов и Евро, Функции ПРОПИСЬ для веса в Тоннах и Килограммах и Функция ПРОПИСЬ для Числа с произвольной размерностью подключите, установив слева от них галочки.

После всех произведенных подключений и последующего вызова Мастера функций путем нажатия на кнопку с символом fx,, расположенную рядом со строкой формул слева от нее, в его первом окне вы обнажите дополнительный набор функций, определяемых пользователем (рис. 2).

Опишем более подробно функции подключенных надстроек.
Надстройка Деньги прописью
Данная надстройка включает в себя 5 функций, преобразующих положительные числа от 0,01 до 999999999999,99 в текстовые строки со склоняемыми размерностями для следующих денежных единиц: рубли (включая белорусские и российские) с копейками или без них, доллары США с центами или без них и евро с центами или без них. С функциями БелРуб, РосРуб и Руб вы уже познакомились в прошлом нашем материале, где была подробно описана надстройка для Excel Функции ПРОПИСЬ БелРубли, РосРубли, включающая эти функции. Новая надстройка Деньги прописью полностью замещает старую с функциями для Рублей и дополнительно имеет более расширенный набор встроенных Функций ПРОПИСЬ для Долларов и Евро. О них мы сейчас и поговорим.
Эти функции имеют следующий синтаксис:
=Долл(Сумма; сЦентами);
=Евро(Сумма; сЦентами).
Аргумент Сумма может быть число, цифры в текстовом формате или адрес ячейки, в которой эти значения записаны. При этом, текстовое обозначение цифровой суммы не должно иметь пробелы и может включать в себя разделитель целой и дробной частей одного из 3-х видов: "." (точка), "," (запятая), "=" (знак равенства). Два старших разряда дробной части Суммы с помощью данных функций могут быть преобразованы в цифровое обозначение с размерностью центов. Следует ли отображать центы в результате преобразования функций, зависит от значения второго аргумента этих функций сЦентами. Это значение является логическим и может быть представлено в виде:
числа 0 или значения ЛОЖЬ для отмены отображения центов в результате выполнения функции;
числа 1 или значения ИСТИНА для отображения центов.
Таким образом, записав в ячейку А1 число 1234567, а в ячейку В1 формулу =Долл(А1;0) или =Долл(А1;ЛОЖЬ), вы получите в ячейке В1 текстовую строку "Один миллион двести тридцать четыре тысячи пятьсот шестьдесят семь долларов США". Если же в ячейку А2 внести число 12345,79, а в ячейку В2 формулу =Евро(А2;1) или =Евро(А2;ИСТИНА), то в ячейке В2 будет отображена строка текста "Двенадцать тысяч триста сорок пять евро 79 центов" (рис. 3).
Надстройка Вес прописью
В товарно-транспортных накладных в графе 15 таблицы сведений о грузе должна быть указана масса брутто отгружаемого товара в тоннах (или килограммах). В строке ИТОГО по этой графе указывается суммарная масса всего отгруженного товара. Данная сумма с обратной стороны накладной в строке "Груз массой брутто, т" записывается прописью (рис. 4). Для получения такой текстовой строки можно воспользоваться функцией Тонн или Кг из надстройки Вес прописью. Синтаксис этих функций следующий:
=Тонн(Вес);
=Кг(Вес).


Единственный аргумент этих функций Вес может быть числом, цифрами в текстовом формате или адресом ячейки, в которой его значения записаны. При этом преобразуемые значения этого аргумента лежат в диапазоне от 0,001 до 999,999. Текстовое обозначение цифрового значения Веса не должно иметь внутри себя пробелов и может содержать разделитель целой и дробной частей одного из 3-х видов: "." (точка), "," (запятая), "=" (знак равенства). Если три разряда после разделителя в дробной части содержат нули, то в преобразуемой текстовой строке формируется текст только целой части Веса в тоннах (для функции Тонн) или килограммах (для функции Кг). Если и целая, и дробная части Веса содержат значащие числа (т.е больше 0), то в текстовой строке формируется прописью значение Веса в тоннах и килограммах (для функции Тонн) или в килограммах и граммах (для функции Кг). Если же целая часть цифрового значения Веса равна нулю, но дробная часть имеет значащие числа, то преобразуемая текстовая строка будет содержать только значение прописью в килограммах (для функции Тонн) или граммах (для функции Кг).
Таким образом, записав в ячейку А1 число 1,2, а в ячейку В1 формулу =Тонн(А1), вы получите в ячейке В1 текстовую строку "Одна тонна двести килограммов". Если же в ячейку А2 внести число 0,012, а в ячейку В2 формулу =Тонн(А2), то в ячейке В2 сформируется текст "Двенадцать килограммов". Записав в ячейку А3 число 123, а в ячейку В3 формулу =Кг(А3), вы получите в ячейке В3 текстовую строку "Сто двадцать три килограмма" (рис. 5).

Надстройка Цифры прописью
Данная надстройка содержит в себе универсальную функцию, с помощью которой можно преобразовать в текст любое целое положительное число от 1 до 999999999999 с любой задаваемой размерностью определенного рода (мужского, женского или среднего). Синтаксис этой функции:
=ЧислоТекст(Число;ЕдИзм;Род).
Аргумент Число также, как и во всех вышеописанных функциях ПРОПИСЬ, может быть числом, цифрами в текстовом формате или адресом ячейки, в которой это число записано. Требования к текстовой записи цифр преобразуемого числа аналогичны другим функциям ПРОПИСЬ.
Параметр ЕдИзм задает размерность Числа. Это может быть любой текст типа: "штук", "метров", "километров", "литров", "килограммов", "фунтов стерлингов", либо пробел " " (или две парные кавычки без пробела ""), если размерность Числа указывать не следует. Этот параметр в функции не склоняется, поэтому, если он задается (т.е. это не пробел), то его лучше указывать в сокращенном виде ("шт.", "м", "км", "л", "кг", "?"). Параметр ЕдИзм может быть указан непосредственно в формуле (тогда он должен быть обязательно заключен в двойные кавычки), либо на него должна быть сделана ссылка, если он находится в отдельной ячейке.
Параметр Род задает род для склонения единиц преобразуемого числа в соответствии с родом выбранной размерности. Например, числа 1, 2, и 3 в мужском роде текстом пишутся как "один", "два" и "три" (рубля); в женском роде – "одна", "две" и "три" (штуки); в среднем роде – "одно", "два" и "три" (места). Этот параметр обозначается непосредственно в формуле, либо в ячейке, на которую в формуле делается ссылка, буквами русского алфавита, заключенных в двойные кавычки: "м" или "М" для мужского рода, "ж" или "Ж" для женского рода, "с" или "С" для среднего рода. Вместо букв можно использовать цифры: 1, 2 или 3 соответственно для мужского, женского или среднего рода.
Таким образом, записав в ячейку А1 число 432, в ячейку В1 текст "шт.", а в ячейку С1 формулу =ЧислоТекст(А1;В1;2), вы получите в ячейке С1 текстовую строку "Четыреста тридцать две шт.". Если же в ячейку А2 записать число 4321, в ячейку А4 текст "Кол-во мест:", а в ячейку В4 формулу =ЧислоТекст(А2;"";3), то в строке 4 сформируется текст "Кол-во мест: Четыре тысячи триста двадцать одно" (рис. 6).

Для наглядного примера использования функций ПРОПИСЬ скачайте с той же страницы сайта, где выложены эти функции (В помощь бухгалтеру -> Электронные налоговые формы -> Файлы настройки форм), файл Пример использования функций ПРОПИСЬ.xls и запустите его на своем компьютере после подключения описанных выше надстроек.
Николай Домарёнок, к.т.н., доцент БГУИР
n.domarenok@grevtsov.by



ОГЛАВЛЕНИЕ

Copyright © Design by: Sunlight webdesign